Accord d'entreprise "accord d'entreprise sur la mise en place du vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique" chez CLINIQUE TOULOUSE LAUTREC (Siège)

Accord d’entreprise sur la mise en place du vote électronique pour l’élection des membres du comité social et économique (CSE)

Entre les soussignés :

• La SA CLINIQUE TOULOUSE LAUTREC, au capital de 9 566 386.40 € dont le siège est sis 2 rue Jacques Monod – 81000 ALBI.

Représentée par Monsieur ……………. agissant en qualité de Directeur.

D’UNE PART

Et

L’organisation Syndicale représentative de salariés :

• Le syndicat CGT, représenté par Madame………………., Déléguée Syndicale

D’AUTRE PART

Préambule :

L’employeur et les représentants du personnel, ont souhaités, par le présent accord, prendre en considération les nouvelles dispositions relatives à l’organisation du dialogue social dans l’entreprise et notamment l’article 2314-26 du Code du travail, modifié par ordonnance, instaurant le vote électronique comme moyen d’organisation légitime pour l’élection du comité social et économique.

Article 1 : Champ d’application du présent accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Clinique Toulouse Lautrec ayant la qualité d’électeur.

A l’ère du numérique, le vote électronique devant être favorisé, le présent accord est à durée indéterminé et régira l’ensemble des élections à venir, jusqu’à ce qu’une disposition législative vienne en contradiction ou une personne le conteste.

Article 2 : Objet

Le vote électronique offrant une solution d’organisation plus simple, favorisant la participation tout en étant sécurisé et garantissant la sincérité du scrutin, les parties ont décidés de l’imposer comme unique mode d’expression. Le vote à bulletins papiers étant définitivement exclus.

Article 3 : Modification éventuelle du présent accord

Le présent document peut être modifié à l’initiative des parties signataires, qui se réuniront dans les meilleurs délais. Toutes modification fera l’objet d’un avenant, signé par les parties et soumis aux mêmes formalités de publicité que l’accord initial.

Article 4 : Recours à un prestataire

Au regard des dispositions en vigueur, la société fera appel à un prestataire spécialisé pour la mise en œuvre d’une solution de vote électronique, conforme aux principes régissant ce type de scrutin et au cahier des charges annexé à la présente décision.

Le nom du prestataire sera communiqué aux parties signataires du présent accord ainsi qu’à l’ensemble des salariés.

Article 5 : Modalités d’organisation du vote électronique

Un protocole d’accord préélectoral viendra préciser les modalités d’organisation, prise en accord avec les organisations syndicales qui seront présentes pour la négociation. Après signature, celui-ci sera affiché pour que l’ensemble des salariés en prennent connaissance avant le premier tour du scrutin.

Article 6 : Dépôt et publicité

Le présent accord, après signature, fera l’objet d’un dépôt auprès de la DIRECCTE, via la procédure en ligne. Il entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement de ces formalités et pourra être affiché dans l’entreprise.

Fait à Albi,

Le 29/09/2022

En 4 exemplaires originaux

Pour la Clinique Toulouse Lautrec

Monsieur ……………..

Directeur

Pour le syndicat CGT

Madame ……………….

Déléguée syndicale

Cahier des charges : Modalités pratiques du recours au vote électronique

Selon les dispositions de l’article R2314-6 du Code du travail, la conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le présent cahier des charges, reprendra donc un à un les différents points énoncés dans le code du travail afin d’être parfaitement conforme aux attentes réglementaire.

Article 1 : Objet

Ce cahier des charges a pour finalités d’établir les modalités pratiques du recours au vote électronique.

Article 2 : Date prévisionnelles

Le premier tour des élections se tiendra le 21/11/2022

Dans l’hypothèse d’un second tour, celui-ci se tiendra le 05/12/2022

Article 3 : Mission du prestataire

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la Clinique Toulouse Lautrec souhaite recourir à un système de vote électronique par Internet.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra s'inscrire dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales.

En cela, il devra être conforme en tous points aux prescriptions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique ainsi qu'aux prescriptions de la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.

Le prestataire aura pour mission :

La préparation des élections en tenant compte du protocole d'accord préélectoral,

La formation des membres du bureau,

L’envoi des moyens d'authentification aux électeurs,

La mise en œuvre du système de vote par Internet,

D’émettre les listes d'émargement, les procès-verbaux et tous documents justificatifs relatif au bon déroulement du scrutin,

De procéder au scellement des urnes et au dépouillement des bulletins électroniques,

La mise en place d’une cellule d'assistance téléphonique pendant le vote,

La destruction des données et des fichiers à l’issue des délais de recours.

Article 4 : Modalités pratiques du vote électronique

• 4.1 Matériel de vote

Chaque électeur recevra des identifiants personnels de connexion, dans les jours précédant l'ouverture du vote. Ces identifiants seront strictement personnels et confidentiels, ils ne devront en aucun cas être transmis à un tiers et devront être générés de manière aléatoire. Conformément aux dispositions de la CNIL, le prestataire devra être en mesure de proposer une seconde étape d’authentification intégrant une question non triviale et un second canal de communication.

L'adresse de la plateforme de vote, les dates et heures d'ouverture seront précisées dans ce même courriel ainsi que le numéro de la cellule d’assistance en cas de problème de connexion.

• 4.2 Protocole en cas de perte ou de non-réception

Dans le cas où un électeur se trouverait dans l’incapacité d’accès au courriel contenant ses identifiants ou dans le cas où il ne l’aurait pas reçu, le prestataire de vote devra être en mesure de fournir de nouveaux accès sécurisés.

Après vérification de l’identité de l’électeur, par tout moyen garantissant son effectivité, le prestataire doit pouvoir envoyer à l’adresse déclarée dans le système ou par un autre canal sécurisé, un nouveau matériel de vote. Si une donnée erronée d’un électeur a été importée empêchant celui-ci de voter, le prestataire devra prévoir un dispositif lui permettant de demande la rectification de ses données sous le contrôle des membres du bureau

• 4.3 Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants du prestataire et de la société sera mise en place.

• 4.4 Membres du bureau de vote

Il sera constitué un bureau de vote centralisateur pour l’ensemble des collèges.

Avant l’ouverture du vote, ils devront procéder à un test du système de vote électronique et du système de dépouillement et vérifier que l'urne électronique est vide avant de sceller le système.

A l’issue des opérations de vote et avant l’opération de dépouillement, ils devront contrôler le scellement du système.

Durant toute la durée du scrutin, les membres du bureau de vote, devront avoir accès à une interface leur permettant de suivre les opérations électorales, notamment :

- Suivre la participation

- Avoir accès à la liste électorale et d’émargement

- Pouvoir déclencher manuellement un contrôle de l’intégrité de la plateforme

• 4.5 Assistance aux électeurs

Chaque salarié devra disposer d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, fournie par le Prestataire sélectionné.

En cas de problème de connexion à la plateforme de vote, chaque électeur devra pouvoir contacter une hotline prévue à cet effet.

• 4.6 Affichage sur la plateforme de vote

La plateforme de vote sera entièrement disponible en français.

Après avoir suivi les étapes d’authentification, l’électeur aura accès à son espace votant où il pourra prendre connaissance des listes pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant), en fonction de son collège électoral.

L’étiquette syndicale de la liste sera affichée. Idéalement, il en sera de même du logo de l’organisation syndicale. Les listes devront être présentées dans un ordre aléatoire, c’est-à-dire que l’ordre pourra être différent entre chaque affichage de la page de présentation des candidatures.

Une fois le choix effectué, l’électeur devra voir clairement à l’écran son bulletin avant de le valider définitivement. Plus aucune modification ne sera possible après cela.

• 4.7 Listes d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 5 : Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place, ou à toute modification substantielle, le système de vote électronique devra faire l’objet d’une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8.

Le rapport de l’expert devra par ailleurs être tenu à la disposition des autorités compétentes.

Article 6 : Confidentialité

Le dispositif de vote doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges.

Il doit également garantir la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 7 : Formation

Le prestataire fournira une formation aux membres du bureau sur le système de vote électronique, par visio-conférence. Une notice d'utilisation leur sera également transmise.

Article 8 : Procès-verbaux

A la suite du dépouillement, les membres du bureau devront être en mesure de télécharger les procès-verbaux correspondants à leur collège dûment remplis afin qu’ils puissent directement les signer.

Article 9 : Conservation des données

Aucune donnée ne devra être conservée par le prestataire de vote après l'expiration des délais de recours.

Les documents ayant servis à constituer les fichiers électeurs ne devront en aucun cas être utilisés à d’autres fins que l’organisation du scrutin.

Un procès-verbal de destruction des données devra être émis par le prestataire.