Accord d'entreprise "Vote électronique" chez SOTHOFERM (Siège)

Accord sur le vote électronique

A durée déterminée

La Société SOTHOFERM,

Dont le siège social est situé ZI La Croix d'Ingand à MAUZE-THOUARSAIS 79100,

Immatriculée à l’URSSAF de NIORT sous le n° 790 814 527 214 et répertoriée sous le

code NAF 203Z, représentée par Monsieur Matthieu PAINEAU, agissant en qualité de Président, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes

La société SOTHOGAM,

société par actions simplifiée, au capital de 1.050.434,71 €, dont le siège social est à MAUZE-THOUARSAIS (79100) ZI de la Croix d’Ingand, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de NIORT sous le numéro B 414.640.508, représentée par M. M P, agissant en qualité de Président, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes

d’une part,

Et :

L’organisation syndicale représentative CFDT,

représentée par Monsieur,

d’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

En effet, la Direction considère que le vote électronique est de nature à simplifier le processus de vote et à favoriser la participation aux élections professionnelles.

Ainsi, la présente décision a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et les modalités de sa mise en œuvre.

Un cahier des charges conforme aux dispositions des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail sera également établi préalablement à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Article 1 – Objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein des sociétés Sothogam et Sothoferm pour l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique devant se dérouler les 15 novembre et 29 novembre 2023.

Le système de vote électronique tel que défini dans la présente décision couvre le moyen exclusif de vote par internet.

Article 2 – Principes de recours au vote électronique et à un prestataire

2.1 – Choix du prestataire et principes généraux

L’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique sera confiée à la société AKG Solution (ci-après dénommée « le prestataire ») choisie par la Société, dans le respect du cahier des charges, en tenant compte des prescriptions énoncées aux articles R. 2314 et suivants du Code du travail.

Le prestataire qui sera retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra s’engager à garantir l’observation des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :

• La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par l’électeur et le vote enregistré dans l’urne électronique ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

En outre, le prestataire garantit :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• La sécurité de l’émargement ;

• La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement du vote.

La société AKG Solution (ci-après dénommée "le prestataire") dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires ainsi que les principes généraux du droit électoral précités.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion de la présente décision et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

2.2 – Caractéristiques du système

De plus, le système doit également répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé et l’ouverture et à la clôture du scrutin ;

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

2.3 – Etablissement du fichier des électeurs

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

La Direction établira ce fichier comprenant notamment les mentions suivantes :

• Nom et prénoms des électeurs ;

• Date de naissance ;

• Date d’entrée dans l’entreprise ;

• Ancienneté ;

• Collège d’appartenance ;

• Adresse mail et/ou numéro de téléphone.

Ce fichier sera chargé dans le système.

Les mentions affichées sur la liste électorale seront quant à elles déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral ou à défaut, par une note unilatérale de la décision.

2.4 – Emargement

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle et de déroulement du scrutin.

L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un double chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

2.5 – Urne électronique

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d’une ou des organisations syndicales représentatives ou de la direction de la Société.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Article 3 – Sécurité du système

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction, les délégués de listes ainsi qu’un représentant du prestataire.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• Procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, le prestataire devra mettre en place un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du personnel, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information ou de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

Article 4 – Formation et information

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

Chaque salarié disposera, suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin, d’une notice d’information détaillée précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote électronique.

En outre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu avant l’ouverture du scrutin.

Article 5 – Modalités de vote

La Direction veillera à ce que tous les électeurs puissent avoir un accès à un outil informatique leur permettant de voter.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période à définir dans le protocole d’accord préélectoral.

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel/courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Article 6 – Bulletins de vote

Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les listes seront présentées sur les écrans de manière aléatoire.

Article 7 - Déroulement des opérations de vote

Avant que le scrutin ne soit ouvert, il sera procédé par le prestataire à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé.

Les membres du bureau de vote procéderont avant l’ouverture du scrutin à la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée par les clés délivrées à cet effet.

Le scellement des urnes interviendra à l’ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé pendant la durée du scrutin.

Article 8 – Dépouillement – Procès-verbaux – Résultats

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs.

Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement sera effectué par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de manière irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 9 – Protocole d’accord préélectoral

Conformément à l’article R.2314-13 du Code du travail, le protocole d’accord préélectoral prévu à l’article L. 2314-13 du Code du travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place s’il est déjà arrêté. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 10 – Conservation des données

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. 

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. 

Conformément à l’article R.2314-11 du Code du travail, la Direction informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL. 

Conformément à l’article R.2314-9 du Code du travail, une expertise préalable du système de vote électronique retenu est prévue pour vérifier le respect des prescriptions légales. 

La réalisation de cette expertise est confiée à un prestataire extérieur déterminé par la Direction à l’issue d’une procédure de mise en concurrence. Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL dans l’entreprise. 

Article 11 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 6 mois maximum dans le cadre de la période électorale se finissant le 29/11/2023.

Il sera communiqué et affiché sur les tableaux prévus à cet effet.

Article 12 – Modification de l’accord

Toutes dispositions modifiant le statut du personnel, tel qu’il résulte de la présente convention et qui ferait l’objet d’un accord entre les parties signataires donnera lieu à l’établissement d’un avenant au présent accord.

Article 13 – Révision de l’accord

Pendant sa durée d'application, le présent accord peut être révisé dans les conditions légales en vigueur.

Article 14 – Dépôt

Le présent accord sera, à la diligence de l’entreprise, déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, envoyée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et une version sur support électronique, à la DREETS compétente.

Il sera également remis en un exemplaire au greffe du Conseil de prud'hommes compétent.

Fait à Mauzé-Thouarsais, le 11/09/2023

en 3 exemplaires

Le Président

M P…………………………………………………………………………………………………………………………

Le délégué syndical CFDT

YB…………………………………………………………………………………………………………………………………