ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE PORTANT SUR LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE L’UES IMS

ENTRE :

La société IQVIA OPERATIONS FRANCE SAS, dont le siège social est situé 17 bis place des Reflets, Tour D2, 92400 Courbevoie, identifiée sous le numéro 347 939 415 RCS Nanterre,

La société IQVIA INFORMATION SOLUTIONS FRANCE SAS, dont le siège social est situé 17 bis place des Reflets, Tour D2, 92400 Courbevoie, identifiée sous le numéro 318 024 338 RCS Nanterre,

La société IQVIA HOLDING FRANCE SAS, dont le siège social est situé 17 bis place des Reflets, Tour D2, 92400 Courbevoie, identifiée sous le numéro 302 695 432 RCS Nanterre,

La société REPORTIVE SA, dont le siège social est situé 17 bis place des Reflets, Tour D2, 92400 Courbevoie, identifiée sous le numéro 388 447 179 RCS Nanterre,

Représentées par Monsieur ****** en sa qualité de Président et Madame ******en sa qualité de Directrice des Relations Sociales ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

ci-après désigné « l’Entreprise » ou « « UES IMS »,,

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES IMS :

• La CFDT, représenté par Monsieur*****, délégué syndical,

• L'UNSA, représenté par Madame *****déléguée syndicale,

ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des titulaires au Comité d’Entreprise.

ci-après désignées les « Syndicats »,

D’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

Dans le cadre de l’organisation des élections des représentants du personnel au sein de l’Unité Economique et Sociale IMS et afin de s’assurer de permettre au maximum de collaborateurs de pouvoir participer au vote, y compris et notamment les collaborateurs dont l’activité ne s’exerce pas sur le site de la Tour D2, il a été décidé après échanges entre les organisations syndicales et la Direction de mettre en place un vote électronique, dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant au présent accord.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Les parties rappellent que ce dispositif s’inscrit dans le processus de négociation du protocole préélectoral, organisé lors de l’élection du Comité Sociale et Economique.

Article 1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections des membres du comité sociale et économique de l’UES IMS composé des sociétés précitées. Toutefois le principe du recours au vote électronique devra être, pour chaque élection, expressément prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales, le nom du prestataire de service et fera référence au présent accord autorisant le recours au vote électronique.

Le vote électronique se déroule à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès à internet.

Le système retenu par la Société doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :

- l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré,

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- la confidentialité : le secret du vote.

Le dispositif de vote électronique respectera les conditions fixées par la CNIL dans sa délibération N° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur. Il s’agit de la société NEOVOTE, 25 Rue Lauriston, 75116 PARIS.

Le prestataire retenu est spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet. Il se verra confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Les coordonnées du prestataire seront également précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Ce dernier comportera en outre la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 : Communication syndicale

Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction des Ressources Humaines le logo de son organisation en vue de le faire figurer lors du processus du choix de la liste sur le site de vote par Internet.

Il est convenu que le prestataire peut mettre en ligne, sur le site de vote, une profession de foi par organisation syndicale présentant des candidats si l’organisation syndicale le souhaite. Il sera également possible de mettre en ligne une vidéo clip de campagne de l’organisation syndicale sous format MP4- taille maximale 32 Mo.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et de leur profession de foi.

Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier qui leur seront précisés par le prestataire.

Article 5 : Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 5.1. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article 5.2. Contenu des fichiers et destinataires de ces informations

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement :

• les noms et prénoms des inscrits,

• leur durée d’ancienneté (mois et années),

• leur date de naissance,

• le collège d’appartenance.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et la Direction des Ressources Humaines

Le fichier « électeurs » comporte exclusivement :

• Les civilités, noms, prénoms des électeurs,

• leur collège d’appartenance,

• leur moyen d’authentification,

• leurs coordonnées postales pour la transmission des codes de vote

• l’adresse mail professionnelle

• leur matricule ADP

• leur date de naissance

• leur date d’ancienneté

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir.

Ce moyen d’identification devra lui permettre :

• de s’identifier et de voter,

• de compléter la liste d’émargement.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement :

• le collège des électeurs,

• leurs noms et prénoms.

• Les informations uniquement relatives à l’émargement : date / heure / n° accusé de réception du vote.

Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et la Direction des Ressources Humaines à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement :

• le collège des candidats,

• la mention «titulaires » ou « suppléants »,

• leurs civilités, noms et prénoms,

• leur date de naissance en cas d’égalité de voix,

• leur rang au sein de la liste,

• l’ordre d’affichage des listes les unes par rapport aux autres,

• le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente,

• le cas échéant, leur appartenance syndicale.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats et la Direction des Ressources Humaines.

Article 5.3. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et à celles du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et de l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret susvisé qui précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture garantissant l’intégrité du vote en cours de scrutin et sauvegardé à la clôture du scrutin jusqu’au terme des délais de recours.

Article 5.4. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 5.5. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Article 5.6. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément aux articles L 2314-24 et L 2324-22 du code du travail.

Les professions de foi au format PDF seront accessibles à tous les électeurs par simple accès au site de vote.

Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.

Article 5.7. Dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Article 5.8. Conservation des fichiers après le scrutin

La société NEOVOTE devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R. 2314-20 et R. 2324-16 du Code du travail.

A l’expiration des délais de recours, le prestataire, procède, à la demande de l’entreprise, à la destruction des fichiers supports.

Article 5.9. Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5.10. Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 5.11. : Gestion des données à caractère personnel

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engage à se conformer aux exigences du règlement européen n° 2016/679.

.

Article 5.12. Formation du bureau de vote

Une formation aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique sera dispensée, avant le premier tour de scrutin, par le prestataire :

• aux représentants de l’entreprise,

• à un représentant de chacune des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

• aux membres du bureau de vote.

Article 6 : Information du personnel et de ses représentants

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera transmise par courrier en même temps que les codes de vote.

Les organisations syndicales de salariés seront informées par la direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès du Correspondant informatique et libertés.

Article 7 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’à l’issue des élections des représentants du personnel prévue en Novembre/ Décembre 2019.

Il entre en vigueur à compter du jour de sa signature.

Il pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Il pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Article 8 : Dépôt et publicité

Un exemplaire signé du présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’Unité Economique et Sociale IMS.

Cette obligation ouvrira le délai d’opposition aux organisations syndicales non signataires.

Il sera déposé dans les 15 jours au plus tard suivant sa conclusion en deux exemplaires, dont l’un sur support papier signée des parties et l’autre sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi du siège de la société, sis 13 Rue de Lens à 92000 Nanterre et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil des Prud’hommes du siège de la société.

Fait en 5 exemplaires, dont un pour chacune des parties.

A Courbevoie, le 03/10/2019

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Pour la Direction

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Directrice des Relations Sociales

_____________________________

Pour la CFDT

******

Délégué syndical

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Pour l’UNSA

********

Déléguée syndicale

*Faire précéder les signatures de la mention manuscrite « lu et approuvé »