Accord d'entreprise "Un Accord relatif aux modalités d'organisation du vote électronique pour les élections du CSE" chez INSTITUT MEDICO-EDUCATIF - ASSOCIATION JEAN BAPTISTE THIERY (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

relatif aux modalités d’organisation par

VOTE ELECTRONIQUE

des élections du COMITE SOCIAL et ECONOMIQUE

ENTRE :

L'Association « Institution Jean-Baptiste Thiéry », 13 Rue de la République – 54320 MAXEVILLE

Représentée par son Président, Monsieur *******

D’UNE PART

ET

Les Sections Syndicales d’Entreprise, représentées par leur Délégué(e) :

- Pour la C.G.C. :

- Pour la C.G.T. :

- Pour F.O. :

D’AUTRE PART

Vu l’article L. 2314-26 du Code du Travail et les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du Travail, relatifs au vote électronique,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’organisation du vote électronique dans le cadre des élections des membres du Comité Social et Economique en 2019.

Afin de faciliter l’organisation de ces élections, et après étude de la modalité proposée par le Code du Travail qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, il est convenu, par le présent accord, de mettre en place le dispositif qui suit.

Association J-B Thiéry 

13, rue de la République – B.P. 40071– 54320 MAXEVILLE –  : 03 83 17 66 66 – Fax. 03 83 35 67 45 – www.jbthiery.asso.fr

Article 1 – Modalités d’organisation et de préparation des opérations électorales par voie électronique

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote électronique par Internet pour la première fois à l’occasion de la mise en place du Comité Social et Economique.

Parallèlement au présent accord, les parties ont prévu de négocier un Protocole d'Accord Préélectoral, définissant notamment le calendrier, la répartition du personnel dans les collèges électoraux et la répartition des sièges entre les collèges.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Article 1.1 - Prestataire retenu

Au regard des garanties apportées en matière de confidentialité et de sécurisation des opérations liées au vote électronique, le prestataire retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral est la société DOCAPOST BPO (siège social : 10 avenue Charles de Gaulle – 94220 CHARENTON LE PONT).

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote.

Les opérations de vote ayant lieu pour élire les membres du Comité Social et Economique, le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins telle que cela sera défini dans le Protocole d’Accord Préélectoral et par collège.

Article 1.2 - Fichier Electeurs

A des fins de préparation de l’élection par DOCAPOST, l’Association doit établir un fichier des électeurs, à partir des listes électorales, comportant les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’Association, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale.

Le fichier des électeurs a pour finalité de :

• délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir pour qu’il puisse :

• s’identifier sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles de l’Association « Institution Jean-Baptiste Thiéry »

• prendre part aux votes

• compléter la liste d’émargement

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Article 1.3 - Liste des candidats

Pour intégration sur le site dédié aux élections, les listes de candidats prévoiront les données suivantes : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et, le cas échéant, l'appartenance syndicale (obligatoire pour le 1^er tour du fait du monopole des organisations syndicales pour la présentation de candidats).

Chaque organisation syndicale présentant des candidats :

• doit fournir un logo de son organisation syndicale sous format JPG (taille inférieure à 200 Ko)

• dispose de la faculté de fournir :

• une profession de foi (sous format PDF obligatoirement),

• une photo des candidats,

afin qu’elles soient enregistrées avec la liste des candidats sur le site dédié aux élections.

Sur le site de vote, les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique des organisations syndicales.

Par ailleurs, le prestataire s’engage à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 2 – Modalités d’accès au serveur de vote

Article 2.1. - Authentification de l’électeur et vote

Avant chaque tour, chaque électeur recevra à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par DOCAPOST.

L’authentification de l’électeur sur le site dédié aux élections du CSE se fera par :

• la saisie de l’identifiant de vote,

• et la saisie de la date de naissance de l’électeur.

La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Seuls les votes correspondants à son collège lui seront proposés.

Chaque vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel, suivie d’une validation ; l’ensemble vaut ainsi signature de la liste d’émargement.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Une notice explicative (mode opératoire) précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera transmise aux électeurs avant l’ouverture du scrutin.

Pour toute difficulté liée aux opérations de vote (non-réception du courrier, perte de l’identifiant et/ou du code confidentiel, difficulté à se connecter), les électeurs auront la possibilité de s’adresser à Madame BENEY (par téléphone : 03.83.17.66.66 ou par mail : celine.beney@jbthiery.asso.fr).

Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.

Article 2.2 - Lieux et temps du scrutin

Pour le 1^er comme pour le 2^nd tour de scrutin, les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP).

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le PAP.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site dédié aux élections de l’Association « Institution J-B Thiéry ».

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter pendant leurs heures de travail. Ainsi, pendant la période d’ouverture du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé dédié aux élections professionnelles pour l’Association « Institution J-B Thiéry » seront mis à disposition des électeurs dans chaque établissement et installés de manière à préserver la confidentialité du vote pour chaque électeur.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 3 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

L’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur sont séparés sur le site dédié.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 4 – Contrôle du système de vote électronique

Article 4.1 - Cellule d’assistance technique interne

En application de l’article R. 2314-10 du Code du Travail, une Cellule d’Assistance Technique interne est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle est composée :

• d’un représentant de l’employeur,

• du Bureau de Vote désigné dans le Protocole d’Accord Préélectoral.

En application de l’article R. 2314-15 du Code du Travail, en présence des représentants des listes de candidats, la Cellule d’Assistance Technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le scellement s’effectue par le biais de clés USB fournies par DOCAPOST.

Les dates de scellement des urnes électroniques seront définies dans le Protocole d’Accord Préélectoral.

Après scellement, le système de vote ne pourra plus être modifié : les clés USB transmises à la Cellule d’Assistance Technique serviront au dépouillement de l’urne électronique, à la clôture de chaque scrutin.

Article 4.2 - Accès des organisations syndicales au taux de participation

Un code d’accès spécifique sera délivré par organisation syndicale (pour une personne désignée nominativement) afin de pouvoir visualiser, pendant la période de scrutin et pour chaque scrutin, le nombre de votants, en temps réel. En revanche, aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 4.3 - Accès aux listes d’émargement

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin (Article R. 2314-16 du Code du travail).

Article 5 – Opérations de dépouillement

Le dépouillement de l’urne électronique s’effectuera par introduction des clés USB remises.

Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Les procès-verbaux d’élections sont générés de manière automatique et sont à signer par les membres du Bureau de Vote.

Les données seront conservées pendant 15 jours calendaires après le dépouillement du 2^nd tour de scrutin, et conservées au-delà en cas de contentieux durant toute la période de celui-ci.

Article 6 – Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature. Il est conclu pour une durée déterminée liée à l’élection des membres du Comité Social et Economique de l’Association « Institution Jean-Baptiste Thiéry » en 2019.

Il cessera donc de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive.

Article 7 – Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord sera affiché dans les établissements de l’Association dès sa signature et fera l’objet des mesures de publicité légales et réglementaires.

à MAXEVILLE, le 24 juin 2019

En 1 exemplaire original

Le Président de l’Association

Les Organisations Syndicales

Pour la C.F.E.-C.G.C. Pour la C.G.T.

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Pour F.O.