ACCORD COLLECTIF RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE L’ORGANISATION DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE LES SOUSSIGNES,

L’Unité Economique et Sociale (UES) DISTRICENTER, composée des sociétés détaillées dans l’Annexe 2 et représentée par XXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines,

ET

L’organisation syndicale CFTC, représentée par XXX et XXX, agissant en tant que délégués syndicaux,

L’organisation syndicale CFDT, représentée par XXX et XXX, agissant en tant que délégués syndicaux,

SOMMAIRE

Préambule

Article 1 – Objet

Article 2 – Recours à un prestataire

Article 3 – Modalités d’organisation du vote électronique

Article 4 – Information et formation

Article 5 – Garanties relatives au vote électronique

Article 6 – Champ d’application du présent accord

Article 7 – Révision ou dénonciation du présent accord

Article 8 – Dépôt et publicité

Annexe 1 – Cahier des charges

Annexe 2 – Liste des sociétés composant l’UES

PREAMBULE

A l’ère du numérique, la volonté de l’Entreprise et des partenaires sociaux est de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité social et économique (CSE) dans la mesure où ce procédé présente de nombreux avantages.

Il s’agit d’un système de vote qui encourage la participation, permet de répondre à la logique de dématérialisation (pas d’impression de papiers en masse), garantit la fiabilisation des résultats, et facilite l’organisation logistique des élections. L’intérêt est également de confier la gestion du processus à un prestataire externe indépendant et expert en la matière.

Le recours au vote électronique se réalise en respectant nécessairement les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment la sincérité, l’intégrité, l’unicité, la liberté, le secret et l’anonymat du vote.

Ainsi, compte tenu de ce qui précède et conformément à l’article R.2314-26 du Code du travail, l’Entreprise et les partenaires sociaux se sont réunis le 21 juin 2023 dans le but de mettre en place le vote électronique dans le cadre des élections professionnelles et de formaliser les garanties associées.

Cette réunion a abouti sur la conclusion du présent accord. Un cahier des charges est également annexé à cet accord, lequel sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE DE QUI SUIT :

Article 1 : Objet

Le présent accord a pour objet de formaliser le recours au vote électronique au sein de l’UES DISTRICENTER pour les élections professionnelles des membres du CSE.

Les parties décident que le vote électronique sera l’unique moyen d’expression. Le vote à bulletins papiers sera donc exclu.

Le système de vote dématérialisé retenu devra nécessairement répondre aux principes généraux du droit électoral afin de garantir la sincérité et la régularité du scrutin.

Article 2 : Recours à un prestataire

Pour garantir la sécurisation et la fiabilisation du processus électoral, l’Entreprise choisira un prestataire extérieur qui répond aux dispositions des articles R. 2314-5 à 22 du Code du travail, du présent accord et du cahier des charges annexé.

Le prestataire devra nécessairement avoir fait l’objet d’une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales et dont le rapport sera déclaré auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

En somme, le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

Le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique sera mentionné dans le Protocole d’accord préélectoral.

Article 3 : Modalités d’organisation du vote électronique

Le présent accord a pour objet de formaliser le recours au vote électronique lequel est distinct du Protocole d’accord préélectoral.

En effet, l’ensemble des modalités d’organisation précises des élections professionnelles seront définies ultérieurement dans le cadre de la négociation du Protocole d’accord préélectoral auxquelles seront invités les partenaires sociaux, conformément à l’article L. 2314-5 du Code du travail.

Le protocole d’accord préélectoral qui fera référence à la conclusion du présent accord, comportera en annexe la description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 : Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter le recours au vote électronique pour les électeurs, et ce, conformément à l’article R. 2314-12 du Code du travail.

Ainsi, une notice d’information détaillée sur le déroulement des élections sera transmise préalablement à l’ouverture du scrutin, à chaque électeur, afin de leur permettre de prendre part au vote en toute connaissance de cause.

Aussi, préalablement à l’ouverture du vote, le bureau de vote et le CSE bénéficieront d’une formation sur le fonctionnement du vote électronique retenu afin d’assister et accompagner les salariés le cas échéant lors du processus de vote.

Article 5 : Garanties relatives au vote électronique

Le système retenu devra nécessairement garantir une confidentialité et une sécurité :

• Des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

• De l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Ainsi, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne puisse pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dispositif de vote électronique mis en place permettra aux membres du bureau de vote ainsi qu’à toutes personnes désignées ou habilitées, de contrôler les différentes étapes du processus électoral.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, une cellule d’assistance technique sera mise en place par le prestataire.

Par ailleurs, une cellule d’assistance téléphonique sera mise à la disposition des électeurs, à compter de l’envoi des identifiants de connexion et jusqu’à l’issue du scrutin, afin de les accompagner au mieux dans le cadre du processus de vote.

Le prestataire se conformera à l’ensemble des dispositions relatives au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Dans ce cadre, à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports contenant notamment les données personnelles ayant servis au processus électoral.

Article 6 : Champ d’application du présent accord

Le présent accord est conclu au nom et pour le compte de l’ensemble des sociétés qui composent l’UES DISTRICENTER et s’applique à l’ensemble des salariés qui en font partie.

Il est conclu pour une durée indéterminée et régira l’ensemble des élections professionnelles au sein de l’UES DISTRICENTER.

Article 7 : Révision ou dénonciation du présent accord

La révision du présent accord s’effectuera dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties.

Aussi, conformément aux dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels pourront être dénoncés, par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

Article 8 : Dépôt et publicité

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, l’Entreprise remettra le texte du présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’Entreprise.

Le présent accord sera tenu à disposition des salariés qui pourront le consulter sur simple demande.

Aussi, le présent avenant sera, à la diligence de l’UES DISTRICENTER, adressé de manière dématérialisée à l'unité départementale de la DREETS.

Il sera également remis un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes de Rennes.

Enfin, conformément à la loi, le présent avenant sera publié sur la base de données nationale dans une version anonymisée conformément aux dispositions légales.

Fait à Cesson Sévigné,

Le 21 juin 2023

Pour l’UES DISTRICENTER : XXX

Pour l’organisation syndicale de la CFDT, XXX

Pour l’organisation syndicale de la CFDT, XXX

Pour l’organisation syndicale de la CFTC, XXX

Pour l’organisation syndicale de la CFTC, XXX

ANNEXE 1 CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Le présent cahier des charges est annexé, conformément aux dispositions règlementaires, à l’accord collectif relatif au recours au vote électronique dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles signé le 21 juin 2023.

SOMMAIRE

1 – Dispositions générales

2 – Champ des élections professionnelles

3 – Prestation attendue

3.1 – Préparation et mise en place des opérations électorales

3.2 – Configuration de la plateforme de vote

3.3 – Scellement du système de vote

3.4 – Fonctionnement du vote

3.5 – Assistance aux électeurs

3.6 – Scellement de clôture, dépouillement, et proclamation des résultats

4 – Modalités techniques du système de vote

4.1 – Expertise indépendante

4.2 – Sécurité de l'adressage des moyens d'authentification

4.3 – Chiffrement des bulletins et horodatage

4.4 – Incident et résolution

5 – Modalités pratiques du vote électronique

5.1 – Réception du matériel de vote

5.2 – Authentification

5.3 – Procédure de réassort

5.4 – Interface électeur

6 – Données personnelles

1 - Dispositions générales

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par l’UES DISTRICENTER mais chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet. Le prestataire mettra tout en œuvre pour assurer un service continu sans rupture.

Le prestataire s’engage, pendant toute la durée du contrat, et notamment durant le processus électoral, à exercer sa prestation dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Le système doit dans ces conditions garantir :

• La sincérité et l’intégrité du vote ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• Le secret et l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• La confidentialité et la liberté du vote.

Le dispositif retenu permet de respecter strictement :

- La délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.

- L’ordonnance n°20l7-1386 du 22 septembre 2017 relative à « la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales », notamment en son article L.2314-26 du code du travail.

- Le décret n°20l7-1386 du 29 septembre 2017 relatif au « comité social et économique », notamment en ses articles R.2314-6 à R.2314-21 du code du travail.

- Le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 14 avril 2016.

2 - Champ des élections professionnelles

L’élection faisant l’objet du présent accord, dont le présent cahier des charges est annexé en application des dispositions règlementaires, est l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique (CSE), titulaires et suppléants.

Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.

Dans ce cadre, le vote électronique est le moyen exclusif d’expression pour les élections professionnelles, autrement-dit, le vote à bulletins papiers est exclu.

3 - Prestation attendue

3.1 - Préparation et mise en place des opérations électorales

Afin d’organiser convenablement les élections professionnelles, un chef de projet devra être mis à disposition du responsable de traitement de l’Entreprise afin d’être l’interlocuteur privilégié.

Durant la première réunion, un retroplanning devra être mis en place afin d’avoir une vue d’ensemble des élections, tenant compte des normes juridiques en vigueur et notamment le Code du travail.

3.2 - Configuration de la plateforme de vote

Le prestataire devra fournir les différents documents qui permettront de collecter les données par le responsable de traitement de l’Entreprise et notamment :

- Fichier des électeurs 

- Fichier de modification des listes électorales 

- Fichier des candidatures 

- Fichier de constitution des bureaux de vote

Les documents devront ensuite pouvoir être déposés sur un espace sécurisé transitent via un canal chiffré, avec des droits d'accès permettent de limiter les accès à cet espace aux seules personnes nécessitant la consultation.

Chaque fichier déposé dans cet espace de partage qui contient des données personnelles devra être supprimé dès qu’il aura été traité par le chef de projet. Tous les autres documents seront automatiquement détruits en même temps que la plateforme.

Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique.

Dans le cadre de la configuration de la plateforme, des phases de test sont organisées avec la cellule d’assistance technique et les représentants des listes des candidats (test du système de vote, de dépouillement, de scellement).

3.3 - Scellement du système de vote

Quelques jours avant le début du scrutin, la plateforme de vote devra être scellée par les membres du bureau de vote, après avoir contrôlé que les urnes électroniques étaient vides.

A cet effet, les membres du bureau de vote devront recevoir une formation à l’utilisation de la plateforme de vote par le chef de projet.

Le scellement du système entraîne l'impossibilité de modifier la configuration du vote, les listes électorales, les listes de candidats ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture des votes. Ce scellement devra s’effectuer concrètement par la génération de clés de chiffrement qui permettent le cryptage et le décryptage du système de vote électronique.

Au moins trois clés de chiffrement devront être éditées. Le scellement est effectué par la combinaison d'au moins deux clés de chiffrement, dont celle du président du bureau de vote (ou son représentant) et celle d'au moins un assesseur.

3.4 - Fonctionnement du vote

Lors des élections, le vote des électeurs fonctionnera de la manière suivante :

• Une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un mot de passe ainsi qu’une question défi-réponse non triviale qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;

• Une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ou « nul » ;

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;

• La confirmation par l’électeur du choix effectué ;

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• L’émargement après confirmation du vote par l’électeur afin d’empêcher ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection ;

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote et son émargement.

3.5 - Assistance aux électeurs

En cas d’erreur dans ses coordonnées (email, information non-triviale, numéro de téléphone…), l’électeur ne sera pas reconnu par le système et ne pourra pas se connecter à la plateforme. Il devra pouvoir, via un formulaire disponible depuis l’interface de connexion, générer un ticket pour une demande d’assistance.

Le ticket sera modéré, dans un premier temps, par les équipes du prestataire et pourra ensuite être assigné au responsable de traitement de l’Entreprise notamment si le ticket concerne l’information non triviale.

Par ailleurs, une cellule d’assistance téléphonique devra être disponible dès l’envoi des identifiants de connexion et jusqu’à l’issue des scrutins pour aider les électeurs dans leur processus de connexion et de vote. Elle devra être accessible gratuitement aux électeurs et joignable 7j/7 et 24h/24.

3.6 - Scellement de clôture, dépouillement, et proclamation des résultats

A la fermeture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants devront être figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les empreintes numériques permettant ces scellements devront être automatiquement envoyées par email aux membres du bureau de vote.

La liste d'émargement est accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Le dépouillement ne pourra être déclenché qu’en présence du Président (ou son représentant) et d’au moins un assesseur détenteur de clé.

Immédiatement après le dépouillement, un tableau récapitulatif de l’état de l’urne sera mis à notre disposition, sur lequel il sera possible de consulter, entre autres, le nombre de bulletins dans l’urne, le taux de participation, le nombre de bulletins blancs, ainsi qu’un tableau décomptant les voix obtenues liste par liste avec le pourcentage associé.

A la fin des opérations de dépouillement, l’ensemble des documents nécessaires à attester de la bonne conformité des élections ainsi les procès-verbaux complétés et conformes aux modèles CERFA seront générés et récupérables dans la zone de partage de documents par le responsable de traitement de l’Entreprise.

4 - Modalités techniques du système de vote

4.1 - Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante.

Le rapport d’expertise, mené par un expert indépendant et qui est destinée à vérifier le respect des prescriptions légales, attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Cette expertise devra être réalisée par un expert indépendant n’ayant aucun intérêt dans la société émettrice de la demande d’expertise ou dans celle du prestataire de vote.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL et fourni à l’UES DISTRICENTER.

Conformément à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, le prestataire retenu devra être en mesure de fournir une version simplifiée du dernier audit effectué en dehors de tout cadre électoral, afin de témoigner de la conformité de sa solution.

4.2 - Sécurité de l'adressage des moyens d'authentification

En plus des méthodes standard SPF / DKIM / DMARC permettant d’identifier l’expéditeur des emails, le prestataire devra parfaire la sécurité de l'adressage et notamment utiliser le protocole de sécurité TLS (Transport Layer Security) qui chiffre les e-mails lors de leur transfert pour améliorer la confidentialité.

Quelques soient les protocoles de sécurité complémentaires mis en place, ils devront garantir l’acheminement sécurisé des moyens d’authentification.

4.3 - Chiffrement des bulletins et horodatage

La plateforme de vote devra être en mesure de chiffrer les bulletins afin que le vote reste anonyme. Aussi, aucune relation entre le bulletin de l’électeur et son identité ne devra être possible.

L’horodatage devra être utilisé sur la plateforme de vote électronique pour sécuriser les registres d’activité, sceller les empreintes numériques prises au moment du scellement ou au moment de la fermeture des urnes et enregistrer les émargements.

4.4 - Incident et résolution

Une procédure de gestion des incidents permettant de détecter, qualifier, analyser et corriger les dysfonctionnements devra être prévu par le prestataire conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Si un incident venait à être détecté sur la plateforme de vote les organisateurs devraient, par ailleurs, être immédiatement prévenus. Dans le cas où l’incident venait à entrainer une fuite de données personnelles constituant un risque au regard de la vie privée des personnes concernées, le prestataire reconnait avoir conscience qu’un signalement à la CNIL deviendra obligatoire dans un délai de 72h.

Les incidents seront répertoriés dans le registre d’activité de la plateforme de vote.

5 - Modalités pratiques du vote électronique

5.1 - Réception du matériel de vote

Chaque électeur devra recevoir avant l’ouverture le début du vote, un identifiant généré aléatoirement. Il recevra également une notice de vote lui détaillant la procédure au préalable. En cas de perte ou de non-réception il pourra rentrer en contact avec le prestataire afin de permettre un réassort.

5.2 - Authentification

Le prestataire devra être en mesure d’apporter des conseils sur la méthode d’authentification qui sera retenu en fonction du niveau de sécurité adéquat pour ce type de scrutin.

En outre, la procédure devra s’appuyer sur les recommandations de la CNIL, demandant deux canaux distincts et la réponse à une question non triviale, afin de renforcer l’authentification et de réduire les risques d’usurpation d’identité.

5.3 - Procédure de réassort

Le prestataire devra prévoir une procédure de réassort pour permettre à tout électeur d’obtenir, en cas de perte, la réédition de son identifiant et de son mot de passe par l’intermédiaire d’une assistance téléphonique ou d’un formulaire en ligne.

Cette procédure doit en tout état de cause garantir l’exercice personnel du droit de vote et la sincérité du scrutin.

La cellule d’assistance devra notamment s’assurer de bien identifier l’électeur avant de procéder à quelconque action.

5.4 - Interface électeur

Une fois identifié, l’interface électeur devra permettre :

Avant le scrutin :

• Consulter les candidatures, professions de foi

• Consulter la liste des membres du bureau de vote

Pendant le scrutin :

• Voter

• Télécharger l’accusé de réception de vote

Après proclamation des résultats :

• Consulter les résultats le cas échéant

6 - Données personnelles

Le prestataire devra se conformer aux recommandations de la CNIL en matière de vote électronique et au Règlement Général sur la Protection des Données notamment son article 28 relatif à la sous-traitance.

Par ailleurs, un onglet accessible avant et après connexion devra définir de manière claire et précise le traitement et la manière dont les électeurs pourront faire valoir leurs droits.

Aussi, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Fait à Cesson Sévigné,

Le 21 juin 2023