ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DU CSE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société PRECOM située 10 rue du Breil 35081 RENNES Cedex, représentée par xxx en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité aux fins des présentes

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives ci-dessous désignées :

xxx, délégué syndical F3C C.F.D.T. (Communication, Conseil, Culture),

xxx, délégué syndical SNCTPP / CFE- CGC (Syndicat national des cadres et des techniciens de la publicité et de la promotion - C.F.E.- C.G.C.),

Respectivement représentants de leurs organisations syndicales et habilités à la négociation et à la signature du présent accord

D’autre part,

Les parties ont convenu et arrêté le présent accord collectif sur le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique, conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 et des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.

SOMMAIRE

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DU CSE 1

Préambule 3

1. CHAMP D’APPLICATION 3

2. PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE 3

3. RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES ET DU RGPD 4

4. EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE 4

5. PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL 4

6. COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS 4

7. BULLETINS DE VOTE – PROGRAMMATION DU SITE 4

8. TEMPS ET LIEU DU SCRUTIN 5

9. MODALITES D'ACCES AU SERVEUR DE VOTE 5

10. DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 6

11. GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN 6

12. CELLULE D’ASSISTANCE 6

13. DEPOUILLEMENT - PROCES-VERBAUX – RESULTATS 7

14. DISPOSITIONS FINALES 7

14.1 Durée 7

14.2 Interprétation 7

14.3 Suivi et rendez-vous 8

14.4 Dépôt et publicité 8

15. Signatures des parties 9

Préambule

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles du comité social et économique, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Société, en permettant notamment :

● De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

● De faciliter le vote pour les salariés,

● D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

● D’augmenter le niveau de participation,

● D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

CECI ETANT PRECISE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT ;

1. CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société, ainsi qu’aux éventuels salariés d’entreprises extérieures, mis à disposition au sein de la Société, ayant choisi d’exercer leur droit de vote au sein de la Société.

2. PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La Société présentera aux organisations syndicales représentatives dans l'entreprise (et/ou celles ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise) le prestataire de vote électronique qu’elle a choisi et ce, avant de négocier le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire sera choisi pour organiser le scrutin sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-7 à R. 2314-18 du code du travail.

Le système retenu respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

3. RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES ET DU RGPD

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la Société sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise dans le respect des dispositions relatives à la loi informatique et libertés et au RGPD.

La Société se conformera aux dispositions relatives à la protection générale des données.

Pour cela, elle s’engage à :

• Informer sur leur demande les électeurs des conditions dans lesquelles leurs données sont traitées ;

• Prévoir des mesures de sécurité adaptées au regard des risques, dans le cadre des règles de sécurité existantes en la matière.

4. EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les parties sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

5. PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités techniques et fonctionnelles de vote, les modalités de constitution du bureau de vote, etc.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

6. COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, sera faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs (importées sur le système de vote électronique) aux listes électorales transmises au prestataire sera effectué sous la responsabilité de la Société. Il en est de même concernant l’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi.

7. BULLETINS DE VOTE – PROGRAMMATION DU SITE

Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote.

Le prestataire reproduira sur le site de vote les listes des candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

8. TEMPS ET LIEU DU SCRUTIN

Les salariés électeurs pourront voter dans les conditions spécifiées dans le cahier des charges présenté par le prestataire sélectionné.

Une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Afin d’assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront ainsi avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes interviendra à l’ouverture du vote et sera périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de la Société et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

9. MODALITES D'ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra l’adresse du site et les moyens d’authentification, avant chaque tour des élections, soit par courriel sur son adresse mail professionnelle, soit à son domicile par courrier simple en cas d’absence constatée, conformément aux modalités déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.

10. DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaudra ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôturera définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

- par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

- par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Le prestataire contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

11. GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. L'opinion émise par l'électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

12. CELLULE D’ASSISTANCE

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de fournir un support à tout salarié électeur en difficulté.

Les modalités de fonctionnement de cette cellule seront définies avec le prestataire sélectionné.

Dans le cadre de l’article R. 2314-12, une formation spécifique sera dispensée aux membres des bureaux de vote en vue du bon déroulement des opérations de dépouillement.

13. DEPOUILLEMENT - PROCES-VERBAUX – RESULTATS

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et des représentants de la Société.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifiera l'exactitude des procès-verbaux préremplis, indiquera la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signera.

Les autres membres du bureau de vote signeront également les formulaires précités.

14. DISPOSITIONS FINALES

14.1 Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.

14.2 Interprétation

En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, une commission d’interprétation pourra être saisie.

Celle-ci sera composée des membres suivants :

• les délégués syndicaux,

• des représentants de la Société (en nombre égal).

Cette saisine sera formulée par écrit et adressée à toutes les parties à l’accord.

Au plus tard un mois après sa saisine, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis. Ce rapport sera transmis à l’ensemble des membres du CSE, ainsi qu’à la Direction, le lendemain de l’expiration de ce délai.

La difficulté d’interprétation, ayant fait l’objet de l’étude par la commission, sera fixée à l’ordre du jour de la réunion mensuelle du CSE la plus proche pour être débattue.

14.3 Suivi et rendez-vous

Afin d’examiner l’application du présent accord et ses éventuelles difficultés de mise en œuvre, il est créé une commission de suivi composée des membres suivants :

• deux membres du CSE désigné par les élus en réunion,

• deux représentants de la Société.

Cette commission de suivi se réunira une fois pendant la durée du mandat du CSE avant la mise en place des élections professionnelles, à l’initiative de l’une des parties.

Ces réunions donneront lieu à l’établissement d’un procès-verbal par la Direction. Une fois adopté par la majorité des membres présents de la commission, il pourra être publié sur les panneaux d’affichage réservés à cet effet ainsi que, le cas échéant, sur l’intranet de l’entreprise.

Les parties au présent accord seront tenues de se réunir sur convocation écrite (lettre ou mail) du représentant de la Société, notamment avant chaque élection professionnelle, afin de discuter de l’opportunité de réviser ce dernier.

14.4 Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail appelée « TéléAccords » et accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le présent accord sera également déposé auprès du Conseil de prud’hommes de Rennes.

Il fera l’objet, par ailleurs, d’un affichage destiné à assurer l’information de l’ensemble du personnel.

15. Signatures des parties

Fait à RENNES, le 9 juin 2022

Pour PRECOM

xxx

Directeur des ressources humaines

Pour les organisations syndicales représentatives

xxx

Délégué syndical CFDT

xxx

Délégué syndical SNCTPP/CFECGC