Accord d'entreprise "l'accord relatif à la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections pour le CSE d'EFFICO" chez EFFICO (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS POUR LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’EFFICO

Entre les soussignés :

La société EFFICO – Société par actions simplifiée au capital social de 1.664.480 euros,

Ayant son siège social au 186, avenue du Grammont, 37000 Tours, immatriculée au RCS de Tours, sous le numéro 348 884 594 00063, représentée par , agissant en qualité de Directeur Général,

ci-après « EFFICO » ou « l’Entreprise »,

D’UNE PART

ET

Les organisations syndicales signataires

ci-après « les organisations syndicales »,

D’AUTRE PART

Ensemble ci-après « les parties » ou « les signataires »

PREAMBULE

A la suite de l’adoption de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, le Comité Social et Economique (CSE) se substitue au Comité d'entreprise, au Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail et aux Délégués du personnel.

Les parties sont convenues de l’opportunité de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles du CSE, conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail, de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail, et à la délibération de la CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

CECI ETANT EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1. RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE

Par le présent accord, les parties conviennent de recourir au vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel au Comité social et économique, par le biais d’une solution reconnue sur le marché et ayant fait la preuve de sa fiabilité et de sa conformité aux règles applicables en matière électorale et de sécurité informatique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord s’effectue par Internet à distance ou sur place, à partir d’un terminal privé ou professionnel. Aucune autre possibilité de vote n’est ouverte.

ARTICLE 2. EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les signataires conviennent de recourir exclusivement au vote électronique et de ne pas utiliser le vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 3. CAHIER DES CHARGES ET PRINCIPES GENERAUX DU DROIT ELECTORAL

Conformément aux prescriptions des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail, de l’arrêté du 25 avril 2007, de la délibération de la CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral à savoir :

- intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par l'électeur et celui enregistré dans l'urne électronique ;

- caractère personnel, libre et anonyme du vote : impossibilité de relier un vote à l'électeur qui l'a émis ;

- unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- sincérité du vote et surveillance effective des opérations électorales ;

- confidentialité et secret du vote : possibilité pour un électeur d'exercer personnellement son droit de vote sans pression extérieure ;

- et, le cas échéant, contrôle a posteriori des opérations électorales par le juge.

Il est rappelé que le dispositif de vote électronique retenu permet d’assurer :

- la confidentialité des données transmises et notamment les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

- la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

- l’émargement ;

- l’enregistrement et le dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement " fichier des électeurs " est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé " contenu de l'urne électronique " recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

- pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

- pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Par ailleurs, il est rappelé que :

- le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantit que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement ;

- le vote émis par chaque électeur est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée ;

- le vote électronique se déroule pour chaque tour de scrutin, pendant une période déterminée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin peuvent être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales ;

- aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin ;

- seules les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ont accès aux fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ;

- le dépouillement et le décompte des voix sont faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007 ;

- le scellement du système de vote électronique peut être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique est également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés peut être déroulée de nouveau.

- Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports sont détruits.

ARTICLE 4. RECOURS A UN PRESTATAIRE

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que la mise en place du vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel au CSE est confiée à un prestataire choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges.

ARTICLE 5. PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral qui précisera les modalités pratiques d’organisation du vote électronique.

Le protocole préélectoral mentionne :

- le présent accord d’entreprise autorisant le recours au vote électronique à l’exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe;

- s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place ;

- en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 6. DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

ARTICLE 6.1. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales notamment les organisations syndicales ayant présenté des candidats.

ARTICLE 6.2. Modalités d’accès au serveur de vote et vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée dans le protocole d’accord préélectoral.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis par le prestataire conformément aux modalités définies dans le protocole préélectoral de manière à garantir sa confidentialité.

Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote.

Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Conformément aux dispositions de l’article R.2314-16 du Code du travail, la liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

ARTICLE 6.3. Clôture du vote et opérations de dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et ses deux assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les organisations syndicales ayant présenté des candidats pourront être présentes lors de la clôture du vote et des opérations de dépouillement.

ARTICLE 7. GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engage à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prend toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

ARTICLE 8. EXPERTISE INDEPENDANTE DE LA SOLUTION DE VOTE

Le système de vote électronique, préalablement à sa conception initiale, à chaque scrutin recourant au vote électronique ou à toute modification de sa conception, est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné est tenu à la disposition de la CNIL.

ARTICLE 9. CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur.

Cette cellule comprendra les représentants du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

- procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

- contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote , pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 10. INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS

L’employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise, de l’accomplissement des formalités déclaratives préalable auprès de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés.

Chaque salarié se verra remettre une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Enfin, les membres de la délégation du personnel ainsi que les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote retenu.

ARTICLE 11. ENTREE EN VIGUEUR, DUREE D’APPLICATION ET FORMALITES ADMINISTRATIVES

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de publicité et de dépôt. Il s’applique aux élections qui interviendront au sein de la Société en juin 2019, ainsi qu’aux élections de la délégation du CSE suivantes.

Le présent accord est notifié par la Direction d’EFFICO à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, en application des dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Il est déposé par la Direction en version électronique, sous format PDF, revêtue du lieu de signature et des signatures originales des partenaires concernés par l’accord, auprès de la DIRECCTE de Tours, via la plateforme de télé-procédure.

Un exemplaire est également déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Tours.

Par ailleurs, en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord est rendu public (dans une version anonymisée) et versé dans la base de données nationale mise en place par les autorités publiques, aucune des parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet accord préalablement à son dépôt.

Le présent accord sera mis en ligne sur le partage RH PUBLIC afin d’assurer l’information de l’ensemble du personnel.

ARTICLE 12 REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord peut, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Les demandes de révision ou de modification du présent accord sont présentées par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.

Par ailleurs, le présent accord peut être dénoncé, totalement ou partiellement, par l’une des parties signataires ou adhérentes selon les modalités suivantes.

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge aux autres parties signataires et déposée auprès de la DIRECCTE et au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes.

Elle précise obligatoirement, dans l’hypothèse d’une dénonciation partielle, le ou les articles qui feront l’objet de cette dénonciation.

La dénonciation totale ou partielle de l’accord par l’une des parties entraine l’obligation pour les parties signataires de se réunir le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation, en vue de déterminer le calendrier des négociations.

Durant les négociations, l’accord reste applicable dans toutes ses dispositions et sans aucun changement.

A l’issue de ces négociations, est établi soit un avenant ou un nouvel accord, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.

Ces documents signés font l’objet de formalités de dépôt auprès de la DIRECCTE et au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes.

Les dispositions du nouvel accord se substituent intégralement à celles dénoncées, avec pour prise d’effet soit la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut, à compter de la date de réalisation des formalités de publicité et de dépôt.

En cas de procès-verbal constatant le défaut d’accord, l’accord ou les dispositions ainsi dénoncées restent applicables sans aucun changement pendant un délai d’un an à compter de l’expiration du délai de préavis de trois mois. A l’issue de ce délai de quinze mois, l’accord ou les dispositions ainsi dénoncées cessent de produire tout effet.

***

Il est établi autant d’exemplaires de l’accord que de signataires.

En 3 exemplaires originaux dont un pour chacune des parties à la négociation.

Fait à Tours, le 30 avril 2019,

Pour EFFICO :

Pour les organisations syndicales représentatives :

Pour la CFDT	– Délégué syndical
Pour la CGT	– Déléguée syndicale