Accord d'entreprise "Accord collectif d’entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles au sein de Sennheiser France" chez SENNHEISER - SENNHEISER FRANCE

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE

SENNHEISER FRANCE

ENTRE :

La société SENNHEISER FRANCE SAS, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro B 348 997 164, ayant son siège social sis 151-159 rue de Silly - 92100 Boulogne Billancourt, représentée par, dûment habilité aux fins des présentes en sa qualité de Directeur des Opérations,

Ci-après dénommée « la Société »,

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de la Société :

• le syndicat CFTC, représenté par, agissant en qualité de délégué syndical,

• le syndicat CGT, représenté par, agissant en qualité de délégué syndical,

• le syndicat CFE-CGC, représenté par, agissant en qualité de délégué syndical,

Ci-après dénommées ensemble « les Organisations syndicales »,

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties »,

Il a été conclu le présent accord.

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les Parties ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les Parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Société, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les Parties sont convenues de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

1. Caractéristiques du système électronique retenu

1.1 Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants:

- Vérifier l’identité des électeurs,

- S’assurer de l’intégrité du vote,

- S’assurer de l’unicité du vote,

- S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

- S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

- Permettre la publicité du scrutin.

1.2 Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la Société dans le cadre des effectifs votants aux élections professionnelles) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe, pendant toute la durée du scrutin.

La Société aura recours au vote électronique aux premier, et le cas échéant, second tours des élections professionnelles.

1.3 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

La Société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Le Prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

1.4 Cahier des charges

Conformément aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement nommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Il aura fait l’objet d’une expertise indépendante conformément à l’article 2.2 du présent accord.

L’ensemble de ces prescriptions forme le cahier des charges que le Prestataire retenu s’engagera à respecter. Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés de la Société et annexé au protocole d’accord préélectoral (ou, le cas échéant à la décision unilatérale de l’employeur sur les modalités des élections).

2. Modalités d’organisation des opérations électorales

2.1 Protocole d’accord préélectoral

Le principe du recours au vote électronique devra être prévu dans le protocole d’accord préélectoral (ou, le cas échéant, dans la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités des élections), sur la base des dispositions du présent accord. À défaut, il ne pourra pas être mis en place.

En cas de recours au vote électronique, le protocole d’accord préélectoral (ou, le cas échéant, la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités des élections), mentionnera également la conclusion du présent accord et, s’il a été arrêté, le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

2.2 Expertise indépendante

Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système électronique proposé par le Prestataire aura préalablement été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier que le dispositif est de nature à garantir le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et notamment l’intégrité des données, la sincérité et l’unicité du vote, sa confidentialité et la sécurité des opérations.

2.3 Notice d’information détaillée

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’utilisation du vote électronique par les salariés.

La Société établira ainsi, conjointement avec le Prestataire, une note d’information explicative, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin par lettre recommandée avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception.

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le Prestataire ainsi qu’un mot de passe. La communication de ces identifiants sera effectuée de manière à garantir la sécurité et la confidentialité de ces données.

Le matériel de vote électronique envoyé aux électeurs comportera l’indication précise de la date et de l’heure de clôture du scrutin.

Seul le Prestataire aura connaissance du code d’identification et du mot de passe.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code d’identification et de mot de passe vaudra ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

À l’aide de ces codes, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le Prestataire.

Lorsque l’électeur aura exprimé son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

Il est rappelé que le vote est strictement personnel et qu’un salarié ne saurait aucunement transmettre ses codes à un autre salarié pour voter à sa place.

2.4 Formation au système de vote électronique

Lors de chaque élection, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

2.5 Cellule d’assistance technique

Conformément aux articles R. 2314-10 et R. 2314-15 du Code du travail, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant, le cas échéant, des représentants du Prestataire, sera mise en place.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique doit :

1. procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés saisies à cet effet ;

2. procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

3. contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

3. Déroulement des opérations de vote

3.1 Etablissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire sera effectué sous la responsabilité de la Société.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, seront effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront le cas échéant transmises à la Société.

3.2 Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant toute la période du scrutin, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral (ou, à défaut, à la décision unilatérale de l’employeur fixant les modalités du scrutin).

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Les électeurs auront la possibilité de voter :

• depuis leur poste de travail pendant leur temps de travail dans la plage d’ouverture du scrutin,

• à distance, depuis un quelconque poste informatique, pendant l’intégralité de la plage d’ouverture du scrutin à partir d’un poste connecté à internet depuis leur domicile ou leur lieu de villégiature par exemple.

Le scellement des urnes interviendra avant l’ouverture du vote et sera périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote électronique, jusqu’à la proclamation des résultats, aucun résultat partiel ne sera accessible.

3.3 Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

4. Clôture et résultats

4.1 Clôture et décompte des résultats

À l'heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatés et scellés dans le serveur. La cellule d’assistance technique contrôlera, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. Le protocole d’accord préélectoral (ou à défaut la décision unilatérale sur les modalités de scrutin) déterminera, le cas échéant, les membres du bureau de vote ayant connaissance de ces clés.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement.

Les membres du bureau de vote procèderont à une édition sécurisée de la liste d’émargement et du décompte des voix afin qu’ils soient portés aux procès-verbaux.

4.2 Délais de recours et destruction des données

Le Prestataire retenu conservera sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l’expiration de ces délais, le Prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

5. Sécurité et confidentialité

La sécurité et la confidentialité des données sera assurée conformément aux dispositions ci-dessous.

5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages

La Société associera, le cas échéant, son délégué à la protection des données à la mise en place du système de vote électronique.

Le système de vote électronique figurera dans le registre des activités de traitement des données personnelles.

Par ailleurs, le rapport de l’expert établi conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en ferait la demande auprès de la Direction.

Les électeurs seront informés des conditions dans lesquelles leurs données personnelles seront traitées.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales seront enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote feront l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement et ne comporteront aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

5.2 Existence et contenu des fichiers

Conformément à l’article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, les données devant être enregistrées sont :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans la Société, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l'article 5 de l’arrêté du 25 avril 2007.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont, conformément à l’article 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

5.3 Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

6. Dispositions finales

6.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le lendemain de son dépôt.

6.2 Suivi et interprétation de l’accord

Afin d’assurer le suivi du présent accord, les Parties conviennent qu’elles se réuniront, en cas de difficulté particulière d’application ou d’interprétation, soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite des organisations syndicales signataires.

Les Parties s’engagent à ce que, en cas d’apparition d’un litige sur la mise en œuvre du présent accord, elles se rencontrent dans les meilleurs délais, afin d’analyser ensemble les voies de règlement amiable permettant d’éviter toute action judiciaire.

6.3 Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord peut être révisé, conformément aux dispositions légales actuellement prévues aux articles L.2222-5 et suivants du Code du travail.

En outre, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés, conformément aux dispositions légales en vigueur, par l’une ou l’autre des Parties signataires, sur notification écrite aux autres Parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l’issue d’un préavis d’une durée de 3 mois. Le courrier de dénonciation donne également lieu à un dépôt sur la plateforme de Téléprocédure du ministère du travail. Pendant la durée du préavis, la Direction s’engage à réunir les Parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

6.4 Notification et dépôt de l’accord

Le présent accord sera notifié par courrier électronique avec accusé de réception ou par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise.

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, le présent accord est déposé par la Société sur la plateforme de Téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire est remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes compétent.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord est, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans la base de données nationale des accords collectifs.

Le présent avenant sera porté à la connaissance du personnel par affichage, par email, ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Fait à Boulogne-Billancourt, en 3 exemplaires originaux, le 28 octobre 2022.

Pour la société SENNHEISER FRANCE

Directeur des Opérations

Pour la CFTC

Délégué Syndical

Pour la CGT

Délégué Syndical

Pour la CFE-CGC

Délégué Syndical