ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE :

La Société Cisco Systems France, sise au 11 rue Camille Desmoulins 92130 Issy les Moulineaux, représentée par XX dûment mandatée pour conclure les présentes,

D'une part,

ET :

L’organisation syndicale représentative définie ci-dessous :

• XX, représentée par XX

D'autre part,

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n°2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise.

La délibération n° 03-036 du 1^er juillet 2003 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les processus de vote, notamment les élections des représentants du personnel.

Les informations et les témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés en mission, en déplacement ou absents pour toute autre raison,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES ONT CONVENU DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique

• Permettre la publicité du scrutin.

Article I. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés et des prestataires de la société appelé à voter aux élections Comité Social et Economique.

Article II. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article III. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Section 3.01 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par Election Europe, sis au 1, place Verlaine - 92100 Boulogne mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise a pris contact avec Election Europe, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Section 3.02 Etablissement des fichiers

Le vote par voie électronique a lieu dans le respect des dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. En conséquence, les données qui pourront être enregistrées (et leurs destinataires) dans le cadre de la mise en œuvre des élections par vote électronique sont celles définies à l’article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, site, adresse postale et électronique ;

• Pour le fichier d’émargement : site, nom et prénoms des électeurs, horodatage du vote et adresse IP utilisé lors du vote ;

• Pour les listes des candidats : site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance à une liste syndicale le cas échéant ;

• Pour les listes des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance à une liste syndicale le cas échéant, destinataires tels que mentionnés ci-après. 

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi ou tout autre organisme habilité, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Section 3.03 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours qui est de 2 semaines ou jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Section 3.04 Cellule d’assistance technique et de sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

Section 3.05 Conformité RGPD

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.

Election Europe privilégie une architecture 100% propriétaire apportant des garanties fortes dans le cadre de sa conformité au RGPD.

Section 3.06 Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote pour les salariés. En particulier, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les délégués du personnel, les membres du comité d’entreprise, les délégués syndicaux de l’entreprise ainsi que les membres des bureaux de vote concernés bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article IV. Déroulement des opérations de vote

Section 4.01 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection et/ou consultation des salariés, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les élections.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Section 4.02 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou sur leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront informés par le prestataire, par courrier électronique, des dates et heures relatives à l’ouverture et la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Section 4.03 Caractéristiques du matériel de vote

Election Europe assure la programmation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site dédié par simple lien identifié. Cependant, ces professions de foi devront être normées en lecture pour ne favoriser aucune des listes. En conséquence les professions de foi seront limitées à deux pages maximum. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité. Les professions de foi seront stockées sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’une ou l’autre des professions de foi.

Le « prestataire fournisseur » reproduira sur le serveur les listes de nom des candidats dans l’ordre où elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la DRH avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Election Europe veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront stockés sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’un ou l’autre logo.

Afin de limiter les erreurs, le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

Section 4.04 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• L’adresse du serveur de vote,

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur »,

• Les dates et heures de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour le cas échéant.

Les modalités d’envoi (envoi postal et/ou électronique) seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant et mot de passe personnels.

Une fois connecté :

• Pour l’élection tant des membres du Comité d’Entreprise que l’élection des Délégués du personnel et pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

• Pour une consultation, l’électeur se verra présenter la ou les questions sur lesquelles il devra donner son avis.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation

Section 4.05 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2321-18 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du Bureau de Vote (Président, Assesseurs).

Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article V. Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Fait à Issy les Moulineaux, le 7 mars 2019

Pour la Direction Pour XX

Directeur des Ressources Humaines Délégué syndical

XX XX