Accord portant sur la mise en place du vote électronique comme moyen exclusif de vote aux élections des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de l’UES Univi Seniors

Entre l’UES UNIVI Seniors, représentée par ……………………………., Directeur des Ressources Humaines UNIVI, dûment habilité à cet effet, dont les membres sont :

• L’Association OMEG’AGE GESTION, dont le siège social est situé 30-32 rue de Chabrol 75010 PARIS ;

• La société ALPH’AGE GESTION, SAS, dont le Siège social est 30-32 rue de Chabrol 75010 PARIS ;

• La UES FONTAINE - 54 rue H-G Fontaine - 92600 ASNIERES-SUR-SEINE

• La SAS SAINT-PAUL - 3 rue Raymonde Martin - 13013 MARSEILLE

• L’Association ARMAPAD (REGAIN) - 2-4 quai d’Arenc 13002 MARSEILLE

Ci-après dénommés « La Direction »

D’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales Représentatives d’ALPH’AGE GESTION :

• Le syndicat C.F.D.T, représenté par ………………………, déléguée syndicale,

• Le syndicat C.G.T, représenté par ……………………….., déléguée syndicale,

Les Organisations Syndicales Représentatives d’OMEG’AGE GESTION :

• Le syndicat C.F.D.T, représenté par ……………………….., déléguée syndicale,

• Le syndicat C.G.T, représenté par ……………………………., déléguée syndicale,

Les Organisations Syndicales Représentatives de l’UES FONTAINE :

• Le syndicat C.F.D.T, représenté par ………………………………, déléguée syndicale,

• Le syndicat C.G.T, représenté par ………………………………, déléguée syndicale

L’Organisation Syndicale Représentative de l’Association ARMAPAD (REGAIN) :

• Le syndicat C.G.T, représenté par ………………………………, déléguée syndicale

D’autre part,

Préambule

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur au sein de l’UES Univi Seniors, il apparaît à la Direction et aux Organisations syndicales que la mise en place d’un système de vote électronique offre, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Economique.

De plus, prenant en considération les nouvelles dispositions relatives à l’organisation du dialogue social dans l’entreprise et notamment l’article 2314-26 du Code du travail, modifié par ordonnance, instaurant le vote électronique comme moyen d’organisation légitime pour l’élection du CSE, les partenaires sociaux ont choisi de mettre en place, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression, le procédé de vote électronique pour l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de l’UES Univi Seniors.

Article 1. Champ d’application du présent accord de recours au Vote électronique

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES Univi Seniors ayant la qualité d’électeur.

A l’ère du numérique et dans une préoccupation de développement durable, le vote électronique devant être favorisé, le présent accord est à durée indéterminé et régira l’ensemble des élections à venir, jusqu’à ce qu’une disposition législative vienne en contradiction ou une personne le conteste.

Article 2. Objet

Le vote électronique offrant une solution d’organisation plus simple, favorisant la participation tout en étant sécurisé et garantissant la sincérité du scrutin, les parties ont décidés de le fixer comme unique mode d’expression. Le vote à bulletins papiers étant définitivement exclus.

Article 3 : Modification éventuelle du présent accord

Le présent document peut être modifié à l’initiative des parties signataires, qui se réuniront dans les meilleurs délais. Toutes modification fera l’objet d’un avenant, signé par les parties et soumis aux mêmes formalités de publicité que l’accord initial.

Article 4 : Recours à un prestataire

Au regard des dispositions en vigueur, la société fera appel à un prestataire spécialisé pour la mise en œuvre d’une solution de vote électronique, conforme aux principes régissant ce type de scrutin et au cahier des charges.

Le nom du prestataire sera communiqué aux parties signataires du présent accord ainsi qu’à l’ensemble des salariés.

Le cahier des charges figurera en annexe du protocole d’accord pré-électoral ou à défaut de la décision unilatérale de l’employeur concernant l’organisation de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique.

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.

Article 5 : modalités de mise en œuvre

• Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote. Les fragments de clés attribués à chaque détenteur sont conservés sur la plateforme chiffrés à l'aide des mots de passe saisis par chaque membre du bureau de vote.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

• Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée à l’aide des fragments de clés attribués à chaque membre du bureau de vote, qui sont conservés sur la plateforme chiffrés à l'aide des mots de passe saisis par chaque membre du bureau de vote ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

• Expertise et inscription au registre pour le respect du RGPD

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales notamment RGPD.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

• Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 5 – Déroulement des Opérations de Vote

5.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, la société engage une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Après signature, celui-ci sera affiché pour que l’ensemble des salariés en prennent connaissance avant le premier tour du scrutin.

5.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

5.3 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

5.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts, avant le premier tour des élections :

•son identifiant personnel de connexion par un premier canal ;

•son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal ;

•l'adresse de connexion au site de vote ;

•la date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

5.5 Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

5.6 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Afin de procéder au dépouillement, il sera demandé à chaque membre du bureau de vote d’entrer le code secret strictement confidentiel choisi lors de la procédure de scellement afin de procéder au dépouillement. Il sera nécessaire d’en rentrer au moins deux. Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Article 6 : Dépôt et publicité

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité auprès de la DREETS et du Conseil de Prud’hommes conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Fait à Paris, le 26 avril 2022

(en autant d’exemplaires originaux que de parties à l’accord ainsi que d’exemplaires légaux à déposer)

Pour les Directions :

• …………………..

Pour la CFDT :

• …………………. (UES FONTAINE)

• …………………….. (ALPH’AGE GESTION)

• ………………………. (OMEG’AGE GESTION)

Pour la CGT :

• ……………………….. (ALPH’AGE GESTION)

• ……………………….. (UES FONTAINE)

• …………………….. (OMEG’AGE GESTION)

• ………………………………… (ARMAPAD)