Accord d’entreprise à durée déterminée relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles 2022

ENTRE :

D’une part,

L’Association AIDES, dont le siège social est situé au 14 rue Scandicci – 93508 PANTIN CEDEX, représentée par XXXX en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines et Militantes, dûment mandaté pour conclure les présentes,

Ci-après désignée « l’Association »,

ET :

D’autre part,

La Fédération SUD Santé-Sociaux représentée par XXXX, en sa qualité de Délégué Syndical,

Ci-après désignée « La Fédération »,

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

PREAMBULE : 3

CHAPITRE 1 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE VOTE ELECTRONIQUE 4

Article 1 - Objet et champ d’application 4

Article 2 - Définition et choix du moyen de vote électronique 4

Article 3 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique 4

Article 3.1. Recours au tiers de confiance Neovote 4

Article 3.2. Etablissement des fichiers 4

Article 3.3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 5

Article 3.4. Expertise indépendante et formalités CNIL 5

CHAPITRE 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 6

Article 4 - Cellule d’assistance technique et sécurité 6

Article 5 - Information et formation 6

Article 6 - Déroulement des opérations de vote 6

Article 6.1. Protocole d’accord préélectoral 6

Article 6.2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 7

Article 6.3. Caractéristiques du site de vote 7

Article 6.4. Modalités d’accès au serveur de vote 7

Article 6.5. Suivi des opérations de vote 8

CHAPITRE 3 – CLOTURE ET RESULATS DES VOTES 9

Article 7 - La clôture des votes 9

Article 8 - Le décompte et l’attribution des sièges 9

Article 9 - Les délais de recours et la destruction des données 9

CHAPITRE 4 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD 10

Article 10 - Durée de l’accord 10

Article 11 - Dépôt légal et publicité 10

PREAMBULE :

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés-es, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections de la délégation du personnel au comité social et économique, le vote électronique par Internet.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Les précédentes élections professionnelles de 2019, pour lesquelles les opérations de votes s’étaient déroulées par voie électronique, ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, l’entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

CHAPITRE 1 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE VOTE ELECTRONIQUE

Article 1 - Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés-es de l’Association (ainsi qu’aux éventuels-les salariés-es mis-es à disposition de l’Association) appelés-es à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Article 2 - Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans la présente décision du vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 3 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 3.1. Recours au tiers de confiance Neovote

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par Neovote, mandaté par la Direction.

L’Entreprise confiera à Neovote la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions de la présente décision et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Article 3.2. Etablissement des fichiers

Conformément aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, les données enregistrées dans le système de vote sont les listes électorales, les fichiers d’électeurs-rices établis à partir des listes électorales, les listes d’émargement, les listes de candidats-es et les listes de résultats.

Les listes électorales, les listes d’émargement et les listes de candidats-es sont transmises par le gestionnaire des élections via une plateforme de transfert de fichiers sécurisés à la Société NEOVOTE qui se chargera de son intégration dans le système.

Les conditions pour être électeur-rice et éligible sont rappelées dans le protocole d’accord préélectoral. Elles s’apprécient à la date du dépouillement du premier tour du scrutin et valent pour l’organisation du premier tour et pour le second tour éventuel.

Article 3.3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système Neovote assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de Neovote, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 3.4. Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

CHAPITRE 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 4 - Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 - Information et formation

L’Association met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés-es, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié-e dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 6 - Déroulement des opérations de vote

Article 6.1. Protocole d’accord préélectoral

Les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Article 6.2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs et électrices auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés-es seront informés-es, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Article 6.3. Caractéristiques du site de vote

Le prestataire Neovote assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats-es et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats-es seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats-es seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Neovote veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats-es.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats-es associés-es) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats-es sur la liste sélectionnée.

Article 6.4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur et électrice recevra par mail :

• l'adresse de connexion au site de vote ;

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour ;

• son identifiant personnel de connexion ;

• le rappel de son matricule.

L’électeur-rice accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi que son numéro de matricule.

Une fois connecté-e, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur-rice se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur-rice validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

Ce mot de passe personnel, sera généré de façon aléatoire par le prestataire, et devra être retiré selon une procédure à effectuer via le site de vote.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs-rices pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée, visée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Article 6.5. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

CHAPITRE 3 – CLOTURE ET RESULATS DES VOTES

Article 7 - La clôture des votes

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Article 8 - Le décompte et l’attribution des sièges

Conformément à l’article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007, le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote.

Le décompte des voix électroniques apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, puis proclameront les résultats.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 9 - Les délais de recours et la destruction des données

Conformément aux dispositions de l’article R.2314-17 du code du travail, la Société NEOVOTE conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, la Société NEOVOTE demande à l’Association AIDES l’autorisation de procéder à la destruction des fichiers supports.

En cas d’absence de réponse de l’Association, la destruction des données par la Société NEOVOTE sera effective 1 semaine après la demande d’autorisation envoyée à l’Association.

CHAPITRE 4 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD

Article 10 - Durée de l’accord

Les dispositions du présent accord entreront en vigueur à compter de sa date de signature pour les opérations électorales liées au prochain processus électoral de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, ayant lieu au sein de l’Association AIDES.

Le présent accord est à durée déterminée et prendra fin à l’issue du mandat des membres du Comité Social et Economique, soit à compter du 28 novembre 2025.

Article 11 - Dépôt légal et publicité

La Direction remettra en mains propres contre décharge le présent accord à la Fédération signataire.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure nationale www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, ainsi qu’auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Bobigny.

Les salariés-es seront informés-es de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Pantin, le 13 juillet 2022

En 3 exemplaires originaux

Pour SUD Santé Sociaux XXXX Délégué syndical

Pour l’employeur XXXX Directeur des Ressources Humaines et Militantes