Accord d'entreprise "accord sur le vote électronique" chez YVELIN SAS

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ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE SUR LES CONDITIONS ET LES MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société YVELIN, société par actions simplifiées dont le siège est situé 355 rue Vendémiaire Immeuble LE BELEM – 34967 MONTPELLIER Cedex 2,

Représentée par, dûment mandaté.

Ci-après dénommée « La Société »

D’une part

ET :

L’organisation syndicale sa qualité de délégué syndical de la société YVELIN.

D’autre part.

Ci-après désignées ensemble les « Parties signataires ».

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R.2314-5 et suivants du code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (« CSE »).

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Les parties au présent accord sont convenues des modalités d’organisation et de déroulement du vote électronique dans le cadre des élections des membres du CSE, conformément aux articles R.2314-5 et suivants du code du travail.

Dans ce cadre, l’entreprise a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté l’entreprise dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, l’entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES :

PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de l’intégrité du vote: identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• s’assurer de l’unicité du vote: impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote: impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique: exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure,

• permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet d'autoriser le vote électronique pour les élections des membres du CSE au sein de la société YVELIN.

Préalablement aux élections professionnelles, les parties engageront une négociation en vue de signer un protocole d’accord préélectoral auquel le présent accord sera annexé.

Cet accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) disposant de la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles et appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au CSE.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les Parties conviennent que le recours au vote électronique est le mode exclusif de vote dans le cadre des élections professionnelles. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours au tiers de confiance Neovote

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote et des données transmises, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé (le « Prestataire »), choisi par la société YVELIN en concertation avec les représentants syndicaux présents dans l’entreprise ou à défaut les membres du CSE. En cas de désaccord sur le choix du prestataire, il reviendra à l’employeur, responsable de l’organisation des élections, d’effectuer le choix final.

A titre informatif, le prestataire retenu pour les élections professionnelles qui auront lieu en 2023 est la société Neovote.

La société YVELIN se réserve le droit de faire appel à un prestataire différent pour les prochaines opérations électorales à venir.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du code du travail, modifiés par le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du CSE ainsi qu’aux prescriptions de la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le prestataire retenu de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système Neovote assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de Neovote, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellé jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive par l’entreprise et/ou le prestataire retenu. À l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et des représentants du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictées par la CNIL.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Le prestataire certifie de la conformité de ce système à l’ensemble des dispositions légales et règlementaires en vigueur.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

6. Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Déroulement des opérations de vote

   7. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections, l’entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

8. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Tout salarié qui rencontrera des difficultés matérielles pour se connecter pourra se rapprocher du service des ressources humaines pour trouver le moyen le plus adapté pour lui permettre de voter et en préservant toujours la confidentialité du vote.

9. Caractéristiques du site de vote

Neovote assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Neovote veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

10. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :

• son identifiant personnel de connexion par un premier canal,

• son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,

• l'adresse de connexion au site de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

11. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

12. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

DISPOSITIONS FINALES

5. Durée d’application de l’accord et prise d’effet

Le présent accord permettant l’utilisation du vote électronique est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du mandat lié aux élections professionnelles et prend effet à compter du lendemain de son dépôt. Au terme de l’accord, les parties pourront décider de reconduire les modalités pour les prochaines élections.

Le présent accord se substitue, en tout point, aux décisions unilatérales de la société YVELIN, usages, engagements unilatéraux et plus généralement toute pratique applicable aux salariés de la société ayant le même objet.

6. Suivi de l’accord

En cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible d'impacter significativement ou de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai d’un mois afin, le cas échéant, d’envisager toute modification du présent accord rendue et jugée nécessaire par ladite évolution.

Le délai d’un mois mentionné à l’alinéa précédent court à compter de la date de publication des dispositions légales ou règlementaires.

7. Révision et dénonciation de l’accord

Cet accord pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail.

Les demandes de révision ou de modification du présent accord doivent être présentées par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord pourra également être dénoncé conformément aux dispositions légales applicables.

8. Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé, dans les formes et délais légaux, en deux exemplaires dont une version déposée sur la plateforme de téléprocédure Téléaccords.

Un exemplaire sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes de Montpellier.

Un exemplaire original sera établi pour chaque partie signataire.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Enfin, le présent accord devra faire l’objet d’une publication en ligne, sans mentionner les noms et prénoms des signataires, conformément à l’article R. 2231-1 du code du travail.

Fait à Montpellier, le 7 juillet 2023

en deux exemplaires originaux, un pour chaque partie) (*)

Pour la société YVELIN

Pour l’organisation syndicale

(*) Parapher chaque page et faire précéder chaque signature de la mention manuscrite "Lu et approuvé, Bon pour accord".