Accord d'entreprise "UN ACCORD SUR LES MOYENS ET LE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE" chez LECLERC - SOC ROMANDIS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LES MOYENS ET LE FONCTIONNEMENT DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL

Si la loi fixe dans les articles L2312-1 et suivants du code du travail, les règles générales applicables à la constitution du CSE, le législateur a laissé aux partenaires sociaux une large marge de manœuvres afin que les modalités de fonctionnement de l’instance représentative du personnel puissent tenir compte des spécificités de l’entreprise.

Dans cette perspective, la direction et les membres titulaires du CSE ont convenu d’adopter le présent accord relatif aux modalités de fonctionnement du Comité Social Economique (CSE).

ARTICLE 1 : OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de fonctionnement et les moyens alloués au Comité Social Économique. Il s’applique à l’ensemble des salariés de la société ROMANDIS pour ce qui concerne la représentation du personnel.

ARTICLE 2 : ATTRIBUTION DU CSE

Préliminairement, il est rappelé que les membres du CSE sont élus pour une durée de 4 ans, renouvelable dans les conditions fixées à l’article L2314-33 du code du travail.

2.1 Les attributions générales

En application des dispositions des articles L2312-5, L2312-8, L2312-9 et L2312-12 du code du travail le CSE a pour mission générale de :

• présenter à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise,

• promouvoir la santé, la sécurité et l'amélioration des conditions de travail dans l'entreprise et réaliser des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel,

• assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise, à l'organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.

Dans ses attributions relatives à la santé, sécurité et conditions de travail le CSE

• Procède à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1,

• Contribue notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle,

• Peut susciter toute initiative qu'il estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis à l'article L. 1142-2-1. Le refus de l'employeur est motivé.

Enfin, le CSE formule, à son initiative, et examine, à la demande du chef d’entreprise, toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail, d'emploi et de formation professionnelle des salariés, leurs conditions de vie dans l'entreprise ainsi que les conditions dans lesquelles ils bénéficient de garanties collectives complémentaires mentionnées à l'article L. 911-2 du code de la sécurité sociale.

2.2 Les Consultations et informations récurrentes

Chaque année le CSE sera consulté sur :

• les orientations stratégiques de l’entreprise,

• la situation économique et financière de l’entreprise,

• la politique sociale de l’entreprise les conditions de travail et de l’emploi.

Les informations récurrentes seront mises à la disposition des membres du CSE via la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementale (BDESE) . Cette mise à disposition vaut communication des rapports et informations nécessaires aux consultations.

2.3 Les consultations ponctuelles

Le CSE sera consulté sur tout projet ou action visé par les dispositions de l’article L2312-39 du code du travail. Les délais préfixe applicables au terme desquels le comité est réputé avoir donné un avis seront ceux prévus à l’article R2312-6 du code du travail. Ils seront décomptés à compter de la communication faite aux membres du CSE des documents d’information nécessaires à la consultation.

2.4 Les délais de consultation

Pour l'ensemble des consultations pour lesquelles la loi n'a pas fixé de délai spécifique, le délai maximal dans lesquels les avis du CSE sont rendus est fixé à un mois. Ce délai est porté à 2 mois en cas d’intervention d’un expert.

Ces délais courent à compter de la communication par l'employeur de l’ordre du jour mentionnant la consultation du CSE et des informations en vue de sa consultation ou de l'information par l'employeur de la mise à disposition des informations dans la base de données économiques et sociales.

A l'expiration de ces délais, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

ARTICLE 3 : LES REUNIONS DU CSE

3.1 Périodicité des réunions

Le CSE se réunit 6 fois par an. En cas de nécessité, des réunions extraordinaires du CSE pourront être organisées conformément aux règles légales.

Sur les 6 réunions annuelles du CSE, quatre à raison d’une par trimestre portera sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

3.2 Convocation et ordre du jour

L'ordre du jour est élaboré conjointement entre le président de l'instance ou la personne mandatée à cet effet et le secrétaire, ou le secrétaire-adjoint en cas d'absence de ce dernier s’il existe.

Il doit être communiqué aux membres de l'instance, titulaires et suppléants, au moins 3 jours calendaires avant la réunion en cas d'information-consultation, sauf circonstances exceptionnelles.

Sous réserve des points inscrits de plein droit à l’ordre du jour, le président de l'instance ou la personne mandatée à cet effet et le secrétaire, ou le secrétaire-adjoint en cas d'absence de ce dernier s’il existe, se transmettent mutuellement et en amont les points envisagés à l’ordre du jour, sauf circonstances exceptionnelles.

Les parties fixent un délai de 7 jours calendaires avant la date de la réunion envisagée pour communiquer les points à l’ordre du jour entre :

• le président de l'instance ou la personne mandatée à cet effet,

• le secrétaire, ou le secrétaire-adjoint en cas d'absence de ce dernier s’il existe.

Ce délai apparait nécessaire pour pouvoir établir l’ordre du jour en amont de sa transmission aux élus.

Il est rappelé que, pour les réunions qui comporteraient des thèmes liées à l’hygiène, la santé, la sécurité et les conditions de travail, l’ordre du jour est élaboré suffisamment en amont pour permettre la transmission de l’ordre du jour aux tiers au moins 15 jours avant la réunion.

3.3 Procès-verbaux

Lors de chaque réunion, un procès-verbal est établi dans un délai de quinze jours par le secrétaire de l'instance.

Le projet de procès-verbal est adressé aux membres titulaires et suppléants par le secrétaire de l'instance ou, en son absence au secrétaire-adjoint s’il existe.

Le projet de procès-verbal est alors communiqué à l’employeur par le secrétaire de l'instance ou, en son absence par le secrétaire-adjoint s’il existe, pour que la Direction ou son représentant puisse préparer les remarques qu’elle souhaite apporter au projet lors de la réunion d’approbation du procès-verbal.

Le procès-verbal est soumis pour approbation lors de la réunion plénière suivante.

3.4 Participants aux réunions

Conformément aux dispositions de l’article L2314-1 du code du travail, seuls les titulaires sièges lors des réunions du CSE.

Les suppléants sont destinataires des ordres du jour afin de leur permettre de pourvoir au remplacement d’un titulaire absent. Ils ont également accès aux mêmes informations que les titulaires afin d’être en mesure de participer le cas échéant aux réunions.

Afin d’organiser au mieux le déroulement des réunions du CSE, chaque titulaire informe de son absence à une ou plusieurs réunions du CSE dès qu’il en a connaissance et par tout moyen le secrétaire et le président du CSE.

Il est précisé que, dans le cas où un titulaire absent n’aurait pas pu être remplacé par un suppléant lors d’une réunion du CSE, les délibérations adoptées par l’instance à la majorité des membres présents sont réputées valides.

Le temps de déplacement et de présence en début de réunion des élus suppléants, est considéré comme du temps de travail effectif et payé comme tel.

ARTICLE 4 : LES MOYENS DU CSE

4.1 Les heures de délégations

Les membres titulaires du CSE bénéficient du crédit d’heures mensuel légal pour remplir leurs missions.

Pour la société ROMANDIS, compte tenu des effectifs, le nombre légal d’heures de délégation est de 21 heures par mois par titulaire.

Ces derniers peuvent transmettre tout ou partie de leurs heures de délégation à d’autres titulaires ou suppléant selon les conditions légales et les modalités définies ci-après. Il est ici rappelé que la répartition de ces heures entre les membres de la délégation du personnel au CSE ne peut conduire un membre de l’instance à disposer au cours d’un mois donné de plus d’une fois et demie le crédit d’heure mensuel de délégation dont bénéficie le titulaire.

4.2 : Les modalités d’utilisation des heures de délégations

1. recours obligatoire au bon de délégation

Les heures de délégation sont utilisées librement par les élus et représentants syndicaux.

Toutefois, des bons de délégation sont mis en place pour permettre un équilibre entre la continuité de gestion des services à destination d’usagers, et la liberté d’action des représentants du personnel.

Ainsi, quel que soit la nature de son mandat, il est convenu la rédaction par le représentant du personnel d’un bon de délégation, préalablement à l’absence à son poste pendant les heures de service à l’intérieur ou à l’extérieur de la société ROMANDIS.

L’usage du bon de délégation est personnel.

Le bon de délégation est délivré sur demande du représentant du personnel auprès de la Directrice des ressources humaines avant qu’il n’utilise son crédit d’heures.

Toutefois, une intervention non prévisible et dans un cas d’urgence dans le cadre de sa fonction doit permettre à l’élu de s’exonérer de la rédaction d’un bon de délégation.

Dans ce cas et malgré tout, afin de permettre à l’employeur de réaliser les missions auprès des usagers, les élus et représentants syndicaux préviennent directement le chef de service ou la Directrice des Ressources Humaines de son absence.

Il est convenu de l’utilisation par le représentant du personnel du modèle de bon de délégation en annexe du présent accord.

2. Délai de prévenance

Le crédit d’heures est précédé d’un délai de prévenance suffisant pour des raisons de nécessités de service.

Dans le cadre des fonctions des élus et représentants syndicaux un délai de prévenance de 5 jours calendaires est mis en place.

Une intervention non prévisible ou urgente dans le cadre de leurs fonctions les dispensera de ce délai de prévenance, sous réserve de prévenir directement de l’absence le chef de service ou la Directrice des Ressources Humaines.

Dans le cadre de la mise en commun d’heures de délégation entre élus titulaires au CSE ou avec les élus suppléants au CSE dans les limites prévues par la loi, il est rappelé que l’élu au CSE transmet à sa hiérarchie le bon de délégation au moins 8 jours calendaires pleins avant l’utilisation des heures de délégation.

3. Contenu du bon de délégation

Il est convenu l’utilisation du bon de délégation qui contient :

- le nom et prénom du représentant du personnel,

- le service,

- le mandat exercé au titre de la délégation,

- l’heure de départ,

- l’heure de retour présumée (ou ajoutée à la fin de la délégation),

- la date de l’absence,

- la durée présumée de l’absence,

- le crédit d’heures restant.

Outre ces mentions, il est impératif que ce bon soit signé par le représentant du personnel.

Un récapitulatif du nombre d’heures de délégation utilisées, signé par le représentant du personnel et le supérieur hiérarchique, sera établi mensuellement.

4.3 Subvention de fonctionnement

Le CSE perçoit de l’employeur une subvention de fonctionnement annuelle d’un montant équivalent à 0,20 % de la masse salariale.

Le CSE peut décider, par délibération, de transférer une partie de l’excédant annuel du budget de fonctionnement à la subvention destinée aux activités sociales et culturelles.

4.4 Contribution aux activités sociales et culturelles

Les parties au présent accord décident de fixer la contribution de l’entreprise à 0,35 % de la masse salariale.

Le CSE peut décider, par délibération de transférer une partie de l’excédant annuel du budget des activités sociales et culturelles dans la limite de 10% de cet excédent au budget de fonctionnement.

ARTICLE 5 : BASE DE DONNEE ECONOMIQUE ET SOCIALE

5.1 Contenu de la BDESE

La BDESE est le support des consultations périodiques du CSE sur les orientations stratégiques, la politique sociale et la situation économique et financière de la société ROMANDIS.

Seules les informations et documents devant légalement être transmis au CSE doivent nécessairement être mis à disposition sur la BDESE.

La mise à disposition sur la BDESE est considérée comme un acte de communication des rapports et informations qui sont transmis de manière récurrente au CSE, conformément à l’article L.2323-7-3 du code du travail et qui ne sont plus adressés sous quelque autre forme que ce soit aux représentants du personnel, sous réserve du respect des conditions énoncées à l’article R. 2323-1-9.

Les informations figurant dans la BDESE portent sur l’année en cours (année n), sur l’année précédente (n-1) et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur l’année à venir (n+1).

Pour l’année n+1, au regard du caractère aléatoire des perspectives, les données pourront être communiquées sous la forme de « grandes tendances ».

L’architecture et les grands thèmes de la BDES sont définis comme suit :

- orientations stratégiques,

- informations économiques et financières,

- investissement social,

- investissement matériel,

- égalité femmes/hommes,

- rémunérations,

- activités sociales,

- flux financiers.

5.2 Format de la Base de Données Economiques et Sociales

La Base de Données Économiques Sociales et Environnementale a un support papier.

Afin que chaque donnée puisse être exploitée et consolidée, des unités de référence sont définies par le présent accord.

Il a été ainsi retenu les unités suivantes :

• les effectifs s'expriment en nombre de salariés (équivalents temps plein ETP)

• la durée du travail s'exprime en heures et/ou en jours.

Aucun document contenu dans la BDESE ne peut être modifié par les utilisateurs élus et les délégués syndicaux.

Certains documents ou données annotés « projets » ne peuvent être utilisés et/ou rapportés à d’autres salarié(e)s ou utilisés contre la société ROMANDIS.

La BDESE est accessible en permanence aux élus du CSE, aux délégués syndicaux, ainsi qu’aux représentants syndicaux au CSE.

Au vu de l’importance stratégique et de la confidentialité des informations intégrées dans la BDESE, un processus d’accès a été mis en place garantissant le niveau de sécurité défini par la société ROMANDIS.

Le processus d’accès se définit de la manière suivante :

Un support papier sera mis à disposition dans une armoire fermée à clé auprès de la Directrice des Ressources Humaines. Les utilisateurs précités titulaires d’un mandat en cours solliciteront la Directrice des Ressources Humaines en vue de se faire remettre pour consultation la BDESE.

Les documents comportant tout ou partie de la mention « confidentiel » ne peut pas être mentionnés ou portés à la connaissance d’un tiers ou d'un salarié dans quelque circonstance que ce soit. En vertu de l’article R. 2323-1-8 du Code du travail, le document est considéré comme confidentiel jusqu’à ce qu’il soit publié ou communiqué à l’ensemble des salariés.

Une information ne peut être considérée comme confidentielle si elle est déjà largement connue du public ou des salariés.

L‘article R. 2323-1-8 du code du travail prévoit en outre, que lorsque des informations sont présentées comme confidentielles, l'employeur doit préciser la durée du caractère confidentiel de ces informations, que les personnes ayant accès à la BDESE sont tenues de respecter.

5.3 Mise à jour de la Base de Données Economiques et Sociales

Certaines données économiques ont un caractère définitif en raison de leur historisation.

Les données économiques, au titre de l’année en cours, sont mises à jour de façon semestrielle.

Quant aux données économiques portant sur les années futures pouvant être amenées à évoluer en fonction des choix stratégiques, les mises à jour peuvent être effectuées de manière semestrielle ou éventuellement au moment de la connaissance d’éléments probants et déterminants pouvant affectés la prise de décision sur une décision stratégique de l’année en cours.

La société ROMANDIS désigne les personnes habilitées à mettre à jour la Base de Données Économiques Sociales et Environnementale. Elle a la possibilité de désigner un/une salarié(e) référent(e) comme personne en charge de cette mise à jour.

5.4 Obligation de confidentialité

Toutes les personnes ayant accès à la BDESE sont tenues à une obligation de confidentialité à l’égard des informations contenues dans la base de données, sauf indication contraire de l’employeur.

Cette obligation de confidentialité concerne l’ensemble des utilisateurs/trices, des représentants du personnel titulaires ou suppléants, mais aussi des experts pouvant intervenir. Cette obligation de confidentialité s'applique également aux services gestionnaires de la BDESE, qui pourraient de par leurs missions avoir accès à des données strictement confidentielles.

ARTICLE 6 : DISPOSITIONS FINALES

6.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans. Il prend effet à compter du jour de sa signature et cessera automatiquement à la fin du processus électoral au cours duquel il a été conclu.

6.2 Dénonciation et révision

Le présent accord pourra être dénoncé, en totalité ou partiellement, par l’une ou l’autre des parties signataires en respectant un délai de préavis de trois mois.

Le présent accord pourra également être révisé à tout moment par avenant à la demande de l’une des parties signataires. Il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision dans les conditions légales en vigueurs.

6.3 Dépôt

Le présent accord fait l’objet d’un dépôt en ligne sur la plateforme « télé procédure » du ministère du travail par le représentant légal de l’entreprise.

Un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil des prud’hommes du lieu du siège social de l’entreprise.

Fait à Montélimar, le 11 mai 2023

Signature de l’entreprise

Signatures des élus titulaires du CSE