Accord d'entreprise "LE VOTE ELECTRONIQUE - LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE RENOUVELLEMENT DU CSE" chez SOUFFLET BIOTECHNOLOGIES (Siège)

Elections professionnelles

Accord vote électronique

1. Préambule 3

2. Recours à un prestataire extérieur 4

3. Modalités d’organisation du vote 4

4. Révision de l’accord 7

5. Durée 7

6. Dépôt de l’accord 7

ACCORD VOTE ELECTRONIQUE – ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE RENOUVELLEMENT DU CSE

SOUFFLET BIOTECHNOLOGIES SAS

Entre les soussignés

La société SOUFFLET BIOTECHNOLOGIES SAS située 11 Avenue du pays de Caen – ZAC Normandial – 14460 COLOMBELLES, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de CAEN, sous le numéro 350 155 024 00036, représentée par Monsieur en qualité de Directeur Général.

d’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives et représentées au niveau de l’entreprise,

• FO, représentée par , Déléguée Syndicale

• CFE-CGC, représentée par , Déléguée Syndicale

d’autre-part

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-602 du 25 avril 2007, le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016, le décret 2011-595 du 26 mai 2011 et le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.

Il est rappelé que le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles organisées au sein de Soufflet Biotechnologies SAS et de définir un cahier des charges à cet effet.

Il n’a pas vocation à se substituer au protocole d’accord préélectoral lequel fera l’objet d’une négociation ultérieure entre les Parties aux fins de définir notamment le calendrier des opérations électorales, la composition des collèges électoraux, la répartition des sièges à pourvoir, les modalités de constitution des bureaux de vote etc …

Recours à un prestataire extérieur

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, SLIB SA à conseil d’administration (Société Anonyme) située 1 Boulevard Haussmann 75009 Paris 09 – Siret N° 380 059 113 00122 au capital social de 3 795 355€ immatriculée sous le SIREN 380 059 113 au RCS de Paris. (ci-après dénommée « le prestataire »)

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux dispositions du code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Modalités d’organisation du vote

3.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidat fournira le logo de son organisation en vue de la faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Le prestataire mettra en ligne sur le site de vote un tract par organisation syndicale présentant des candidats ; ce tract devant être adressé par les organisations syndicales à la Direction.

3.2 Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisée soient d’un type uniforme pour toutes les listes proposées.

3.3 Déroulement de l’opération de vote

Les parties conviennent que pour le premier tour et un éventuel second tour de scrutin les élections auront lieu sur deux jours au total et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de manière confidentielle et anonyme pendant les jours et horaires d’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal internet de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toute facilité sera accordée aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps consacré à cet effet sur les horaires de travail habituels n’entrainera aucune réduction de salaire. Par ailleurs, un ordinateur en libre-service sera mis à la disposition des salariés électeurs pour leur permettre d’accéder au site sécurisé des élections. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

3.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Il est précisé que le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

L’électeur recevra préalablement son identifiant et son mot de passe reçu par courrier et courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur).

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

3.5 Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences légales du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employeur désignés au protocole d’accord préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.

3.6 Assistance

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les salariés de cette technique de vote.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

3.7 Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008. A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Révision de l’accord

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.

Durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Economique (CSE). Il prendra fin à l’expiration dudit processus.

6. Dépôt de l’accord

Il fera l’objet d’un dépôt sous-forme électronique sur la plateforme du ministère du travail accessible à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire original sera également transmis pour dépôt auprès du greffe du conseil de prud’homme de Caen.

Il entrera en vigueur le lendemain de son jour de dépôt.

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage aux emplacements réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel. Un exemplaire sera remis à chaque membre du personnel qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Fait à Colombelles, le 07 mars 2022 en 5 exemplaires.

A faire signer par les mandatés des deux parties précédé de la mention « lu et approuvé »

Pour FO Pour CFE-CGC Pour Soufflet Biotechnologies

(*) : Signature précédée de la mention « lu et approuvé, bon pour accord »