Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral 2019" chez MAIF SOLUTIONS FINANCIERES (Siège)

ÉLECTIONS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL 2019

Entre,

MAIF Solutions Financières, représentée par Madame **** *******, Responsable des Ressources Humaines, d’une part,

Et les Organisations syndicales UNSA, SNB-CFE-CGC, FO, prises en la personne de leurs représentants qualifiés, d’autre part,

Est intervenu l’accord préélectoral ci-dessous en vue de l’élection Comité Social et Économique de MAIF Solutions Financières.

PREAMBULE

Le présent protocole d’accord préélectoral a pour objet l’organisation des prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Économique qui sera mis en place au sein de MAIF Solutions Financières.

Conformément aux dispositions légales, les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par lettre recommandée avec accusé de réception, et par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.

L'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l'arrêté du Ministère de l'Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour les élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise.

L'accord d'entreprise intervenu le 16/07/2019 a autorisé l'utilisation du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Article 1 – Champs d’application

Les dispositions du présent accord concernent tous les salariés de l’entreprise.

Article 2 – Objet de l’accord

Conformément aux dispositions légales, le présent accord a pour objet de déterminer la répartition du personnel dans les collèges électoraux et la répartition des sièges entre les différentes catégories du personnel et de définir les modalités d’organisation et de déroulement des élections au Comité Social et Économique de MAIF Solutions Financières qui se dérouleront en 2019.

Article 3 – Nombre de sièges à pourvoir et composition des collèges électoraux

L’effectif, calculé conformément aux dispositions légales en vigueur, est de 138.80 ETP, projeté au 29 novembre 2019.

A la date des élections, l’effectif étant compris entre 125 et 149 salariés, il sera procédé à l'élection de 7 membres titulaires et de 7 membres suppléants, pour le Comité Social et Economique de MAIF Solutions Financières.

Conformément à l'article L2314-1 du Code du travail, il est élu autant de représentants suppléants que de titulaires.

• Nombre de collèges

Conformément aux articles L. 2324-11 et suivants du Code du travail, et suite à la négociation du protocole avec les Organisations Syndicales, il est convenu qu’en fonction de la répartition des effectifs par catégorie, les sièges à pourvoir seront partagés entre un premier collège non-cadres, dit « ETAM », (employés, techniciens et agents de maîtrise de niveaux I à VI de la CCN) et un second collège « Cadres » (cadres de niveaux VII à IX de la CCN). Sur le PV des élections, le 1^er collège sera mentionné dans la catégorie « autre collège » en cochant la case 7 de l’imprimé Cerfa.

Dans ce cadre, les effectifs et nombres de sièges à pourvoir par collège et par type de siège sont établis comme suit :

Collège	Effectif en ETP	Nombre de sièges
		Titulaires	Suppléants
ETAM	60.70 (44%)	3	3
Cadres	78.10 (56%)	4	4
TOTAL	138.80 (100%)	7	7

• Nombre de sièges

Compte-tenu de la répartition des salariés, celle des sièges entre les collèges électoraux est ainsi convenue :

• Collège ETAM : 3 titulaires et 3 suppléants

• Collège Cadre : 4 titulaires et 4 suppléants

• Représentation équilibrée des femmes et des hommes

La proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège se compose de la manière suivante :

Base des calculs : liste électorale

Collège	Proportion de femmes	Proportion d'hommes	Total
ETAM	75,41%	24,59%	100%
Cadres	29,57%	70,43%	100%

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées autant que possible d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes présentée ci-dessus, et sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes, conformément à l’article L. 2324-22-1 du Code du travail.

Si ce calcul n’aboutit pas à un nombre de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il sera procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimal supérieur ou égal à 5,

• Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimal strictement inférieur à 5.

Article 4 – Électeurs éligibles

Sont électeurs :

• Les salariés âgés de 16 ans révolus, inscrits aux effectifs et ayant au moins trois mois d’ancienneté dans l’entreprise, ayant au moins trois mois d’ancienneté dans l’entreprise, à la date du dernier jour du 1er tour du scrutin.

• Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure qui rempliraient les conditions et auraient choisi de voter à ces élections (avoir travaillé 12 mois au moins en continu dans nos locaux).

L'ancienneté sera calculée à la date de clôture du premier tour de scrutin

Sont éligibles :

• Les salariés électeurs, âgés d’au moins 18 ans, inscrits aux effectifs et ayant au moins un an d’ancienneté (consécutif ou non) dans l’entreprise, à la date du dernier jour du 1er tour du scrutin.

• Les salariés qui travaillent à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Les salariés cadres qui détiennent une délégation d’autorité permettant de les assimiler à un chef d’entreprise ou ayant reçu délégation pour représenter l’employeur auprès des Institutions Représentatives du Personnel actuelles (CE, DP, CHSCT) à la date du scrutin n'ont pas qualité d'électeurs.

Article 5 - Mode de scrutin – Date et lieu des élections

Le scrutin est de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Tous les votes ont lieu à bulletin électronique secret.

Pour le 1^er tour, les votes seront ouverts du :

Mercredi 27 novembre 2019, à 9h00, au Vendredi 29 novembre 2019, 17h00.

Les ratures de noms sont autorisées. Toutefois, la loi privilégie l'ordre de présentation de la liste. Les ratures qui affectent le nom d'un candidat ne sont pas prises en compte pour établir la proclamation des élus si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat.

Le panachage est interdit.

Pour chaque scrutin (titulaires et/ou suppléants), en cas de carence des organisations syndicales, ou si le quorum (nombre de suffrages valablement exprimés au moins égal à la moitié des électeurs inscrits) n'est pas atteint au premier tour, ou si certains sièges sont restés vacants, un second tour sera organisé. Les candidatures autres que celles présentées par les organisations syndicales seront alors admises.

Pour le 2d tour, les votes seraient ouverts du :

Mercredi 11 décembre 2019, à 9h00, au Vendredi 13 décembre 2019, 17h00.

Article 6 – Liste des électeurs

Les listes des électeurs, établies par collège, seront éditées par le service Ressources Humaines et affichées sur les panneaux et supports électroniques habituels (Agora+, espace MSF) au plus tard le 21 octobre 2019.

Article 7 – Liste des candidats

Les organisations syndicales représentatives, seules habilitées à présenter des candidatures au premier tour, déposeront leur liste de candidats ainsi que leur propagande électorale, auprès du service Ressources Humaines au plus tard le 18 novembre 2019, avant 12h00.

Le dépôt est obligatoirement effectué par un courrier signé ou par mail à *********. En cas d’usage du mail, sa réception sera confirmée par le service Ressources Humaines avant la date limite de dépôt des candidatures.

Les listes seront portées à la connaissance du personnel de l’entreprise au plus tard le 18 novembre 2019, pour le 1er tour.

En cas de second tour, sauf déclaration contraire, le maintien des candidats présentés au 1^er tour par une organisation syndicale est prévu. Les candidatures autres que celles présentées par les organisations syndicales ayant été invitées à négocier le présent protocole, sont admises.

Dans ce cas éventuel, les listes de candidat et les propagandes électorales devront être déposées auprès du Service Ressources Humaines au plus tard le 06 décembre 2019.

Article 8 – Communication électorale

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.

1) Mise en ligne des professions de foi sur le site Internet de vote électronique

Les organisations syndicales présentant des candidats pourront constituer un document de communication qui sera mis en ligne sur le site web de vote le 18 novembre 2019. Dans le cadre d’un éventuel second tour, la communication des listes sans étiquette syndicale pourra elle aussi être mise en ligne.

Le document devra être transmis en format PDF et ne pas dépasser 5 Mo. De plus, les candidatures pourront être accompagnées de logos, de photographies et de vidéos de présentation des listes de candidats ou des candidats.

Les fichiers correspondants communiqués à la direction, pour publication sur le site de vote devront respecter les formats suivants :

• Logos : seules les images aux formats jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et inférieures à 500Ko sont acceptées

• Photographies : seules les images aux formats jpg, png, bmp ou gif et de moins de 2Mo sont acceptées, format photo d’identité

• Vidéos : les vidéos doivent être communiquées aux formats mp4 et ogv, de taille inférieure à 32 Mo et de préférence avec une définition de 854 par 480 pixels

2) Rappel sur l’utilisation de la messagerie Outlook dans le cadre de la campagne électorale

Il est rappelé que les candidats ou les organisations syndicales, ne sont pas autorisés à utiliser la messagerie pour envoyer des messages collectifs.

Article 9 – Vote électronique

Pour l’organisation de ces élections, le Système de vote électronique accessible par le réseau Internet sera mis en œuvre et confié au prestataire NEOVOTE, dans le respect du cahier des charges prévu par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par Neovote pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa date de naissance pour se connecter au site de vote.

À tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote. Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter. Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.

A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver. Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

Les conclusions du rapport d’expertise du Système de vote dans le cadre des obligations auxquelles est contraint le prestataire sont communiquées aux organisations syndicales sur demande.

Ce Système étant accessible par l’ensemble des électeurs, sur le site de travail ou en dehors du site de travail, aucun autre moyen de vote ne sera mis à disposition.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique garantissent notamment le respect des principes suivants :

• Vérification de l’identité des électeurs,

• Sincérité et impossibilité de falsifier les votes,

• Sécurité et possibilité de contrôle à posteriori en cas de besoin (scellement de l’ensemble), confidentialité, anonymat et secret du vote électronique,

• Publicité du scrutin, notamment dans les phases de contrôle du scellement avant ouverture et à la clôture, et de dépouillement des urnes électroniques (qui ne peut être activé que par les membres du bureau de vote possesseurs des « clés » nécessaires).

• Chaque électeur pourra voir le taux de participation de l’élection.

Article 10 - Organisation et déroulement des opérations électorales

1. Transmission des identifiants et des mots de passe

Pendant la période du scrutin par voie électronique, chaque électeur aura le choix de voter anonymement et à tout moment sur son site de travail, à son domicile ou son lieu de villégiature, ou à partir de tout autre poste informatique équipé d’une connexion Internet. Le vote pourra s’effectuer librement en dehors ou pendant le temps de travail, selon les règles habituelles pour les élections dans l’entreprise.

Le prestataire NEOVOTE adressera à chaque électeur, le 29 octobre 2019, les identifiants permettant l’accès au site du vote via leurs adresses électroniques préalablement enregistrées dans le Système de vote.

Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :

• L’électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans l'email - en saisissant son identifiant et sa date de naissance ;

• L’électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.

2. Cellule d’assistance téléphonique

Une cellule d’assistance téléphonique dédiée du prestataire (hotline), sera mise en service pendant le scrutin 24h/24. Une assistance via un espace internet dédié sera également mise à disposition des salariés pendant le scrutin, 24h/24.

En cas de perte de son identifiant, chaque électeur pourra demander à la hotline la transmission de nouveaux codes. L’électeur s’identifiera en communiquant :

• Son nom,

• Son prénom,

• Sa date de naissance

• Son lieu de naissance

Une fois identifié, l’électeur communiquera à la hotline un numéro de téléphone mobile, une adresse mail, ou un numéro de téléphone fixe. Il recevra alors ses nouveaux codes par sms, par email, ou via un serveur vocal.

La procédure prévoit en outre l’envoi systématique d’un email de confirmation à l’adresse mail professionnelle d’un électeur dont l’identifiant et/ou le mot de passe a été re-généré.

Article 11 – Bureaux de vote

1. Organisation et composition des bureaux de vote

Compte-tenu des modalités de vote électronique, il est constitué un bureau de vote général et unique, composé d'un président et de deux assesseurs, pour l'ensemble des collèges. Dans la mesure du possible, le même bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.

Seul un électeur pourra être membre du bureau du vote. La présidence appartiendra au plus âgé. Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du bureau de vote.

Les électeurs feront connaître au Gestionnaire de l'élection leur volonté de faire partie du bureau de vote. L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote. La composition du bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.

Il est également demandé la désignation d’un remplaçant pour chaque titulaire désigné. Il est entendu que seuls les membres titulaires constitueront le bureau de vote, les membres remplaçants n’étant habilités à intervenir au sein du bureau de vote qu’en cas d’absence du membre titulaire.

Les membres du bureau de vote garantissent une parfaite simultanéité lors des opérations d’ouverture et de fermeture des scrutins.

• Rôle des membres du bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

A ce titre :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;

• Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le Système de vote (voir ci-après) ;

• Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;

• Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

• Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;

• Ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• Les listes électorales

• Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos)

• La composition du Bureau de vote

• Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation

• Les listes d'émargement

• Le journal des événements

• Le code de scellement du Système de vote

Tous les membres désignés pour le bureau de vote, titulaires et remplaçants, bénéficient du temps d’absence nécessaire à l’accomplissement de leurs fonctions, y compris pour participer à la séance de formation spécifique. Ce temps est assimilé à du temps de travail effectif et donne lieu au maintien de la rémunération. Il n’est pas décompté dans le cadre des enveloppes horaires dont ils bénéficient, le cas échéant, en tant que représentants du personnel.

2. Formation des membres du bureau de vote général et informations transmises à l’ensemble des salariés

Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :

• La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, le mardi 26 novembre à 14h00 et dans le cas du déroulement d’un 2d tour, le mardi 10 décembre 2019 à 14h00 ;

• Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;

• L’annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du Système de vote ;

• La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d'Aide de l'espace de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Les courriels contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote. Une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera à disposition de chaque salarié.

• Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;

• Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

• Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire (www.neovote.com).

Un guide pratique détaillant les règles relatives au dépouillement des votes sera remis à chaque membre du bureau de vote (cf. annexe 2).

Article 12- Observateurs

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d’« observateur ».

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :

• Les listes électorales

• Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos)

• La composition du Bureau de vote

• L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours du scrutin :

• Le Gestionnaire de l'élection

• Les représentants de l'employeur

• Les représentants des listes de candidats

• Neovote

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

Article 12 – Ouverture et fermeture des scrutins

1. Séances d’ouverture des scrutins

Les contrôles de données, tests et scellements en vue de la préparation à l’ouverture du scrutin auront lieu au moment de la formation des membres du bureau de vote, le 26 novembre 2019 à 14h00 pour le premier tour, et le 10 décembre 2019 à 14h00 pour le 2nd tour éventuel.

L’ouverture et la fermeture des scrutins se réaliseront sous le contrôle des membres du Bureau de Vote aux dates et heures prévues dans le présent accord.

Dans le respect des principes généraux du droit électoral, les membres du bureau de vote contrôleront le déroulement du scrutin.

 Remise des clés de déchiffrement

Au sein de chaque bureau de vote, le Président et les assesseurs détiendront chacun une clé de déchiffrement des urnes. Trois clés de déchiffrement au minimum permettront de dépouiller les urnes.

La société prestataire NEOVOTE transmettra les clés de déchiffrement par courrier sécurisé au service Ressources Humaines dans une enveloppe contenant les plis scellés adressés à chaque titulaire de clé.

Le service Ressources Humaines ne peut prendre connaissance du contenu des enveloppes scellées contenant les codes d’accès, lesquelles sont remises uniquement aux membres des bureaux de vote concernés.

• Contrôle des données, test et scellement du Système

Avant chaque tour de vote, les membres des bureaux de vote, en présence des représentants du service Ressources Humaines et avec le soutien de la cellule d’assistance technique procèderont aux vérifications et opérations suivantes :

• Vérification du paramétrage du Système de vote (notamment : droits d’accès aux informations des différentes catégories d’acteurs, dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins, nombre de sièges à pourvoir par instance, collège et type de siège) ;

• Vérification des listes électorales ;

• Vérification des candidatures ;

• Vérification de la composition de chaque bureau de vote ;

• Test du bon fonctionnement des serveurs et de l’absence de vote et d’émargement ;

• Vérification des modalités de génération des clés de déchiffrement, puis génération des clés à l’attention des membres des bureaux de vote ;

• Scellement du Système de vote.

Le scellement du Système aura pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées pour toute la durée des opérations de vote pour le tour considéré. L’opération se traduira également par l’édition et l’affichage du code de scellement, que les membres du bureau de vote pourront vérifier tout au long du scrutin, afin de s’assurer que l’application ne subit aucune modification.

• Cellule d’assistance technique

Aux fins d’assurer le bon déroulement des opérations de vote, une cellule d’assistance technique sera constituée. La cellule d’assistance technique sera composée :

• D’un représentant du prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

• D’un représentant de l’entreprise, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l’élection » ;

Le représentant du prestataire sera chargé du bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales. A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

Le Gestionnaire de l’élection sera chargé de l’organisation des opérations électorales au sein de l’Entreprise. A ce titre :

• Il communiquera au prestataire l’ensemble des données et des documents destinés à être importés au sein du Système de vote et contrôlera l’importation de ces éléments au sein du Système de vote ;

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par l’entreprise, à l’efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du prestataire au sein de l’entreprise et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l’utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l’élection ne donnera aucun droit d’accès à des informations confidentielles dans le cadre de l’élection, telles que les identifiants et mots de passe des utilisateurs et les listes d’émargement pendant et à l’issue des opérations électorales. Seul le statut d’électeur et/ou d’observateur donne accès au site de vote.

2. Clôture et dépouillement des scrutins

La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le Système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du Système de vote). Elle sera pour le 1^er tour le 29 novembre 2019 à 17h00 et pour le deuxième tour éventuel, le 13 décembre 2019 à 17h00.

La cellule d’assistance technique, en présence du Président et des assesseurs du bureau de vote animera la séance de dépouillement. Afin de permettre le dépouillement des urnes, les membres des bureaux de vote titulaires de clés de déchiffrement révèleront publiquement leurs clés, qui seront saisies dans le Système de vote.

Les bureaux de vote procéderont au dépouillement le 29 novembre 2019 à partir de 17h00 et, en cas de second tour, le 13 décembre, à partir de 17h00.

Article 13 – Attribution des sièges et proclamation des résultats

Les sièges sont attribués aux listes respectives par application de la règle du quotient et, le cas échéant, de la règle de la plus forte moyenne

Le scrutin est un scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les ratures qui affectent le nom d’un candidat ne sont pas prises en compte pour établir la proclamation des élus, si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat.

Après validation par les bureaux de vote, le Système de vote électronique est complètement scellé. Il est rappelé que les copies de tous les fichiers, y compris les programmes sources et les programmes exécutables, sont conservés sous scellés par le prestataire, conformément à la loi.

A l’expiration des délais légaux, les fichiers sont détruits.

Après contrôle de conformité et vérification, le Président du bureau de vote de chaque collège proclamera publiquement les noms des représentants élus au 1er tour des élections du Comité Social et Economique et, si nécessaire, il précisera qu’un second tour de scrutin sera organisé.

Les procès-verbaux définitifs, comportant la désignation des élus, seront ensuite signés par les membres du bureau de vote, avant transmission aux Inspecteurs du Travail conformément aux obligations légales. Une copie des Cerfa signés sera remise à chaque organisation syndicale.

Les procès-verbaux des élections seront affichés par l'employeur sur les panneaux habituels ainsi que sur le site intranet de MSF. Ils seront remis aux organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du présent protocole d’accord préélectoral.

Article 14 – Date de prise d’effet et durée des mandats

Les mandats des représentants du personnel élus à ces élections prendront effet le mercredi 1^er janvier 2020 suite à la fin des mandats des représentants du personnel de la DUP élargie.

La durée des mandats des membres du Comité Social et Economique est de 4 ans.

Article 15 - En cas de second tour

Un second tour devra être organisé dans les situations suivantes, appréciées collège par collège :

• Si le quorum n’a pas été atteint ;

• S’il y a eu carence totale ou partielle de candidats au premier tour ;

• Si tous les sièges n’ont pas été pourvus.

Si un second tour devait être organisé, celui-ci aura lieu du mercredi 11 décembre 2019, à 9h au vendredi 13 décembre 2019 à 17h.

Les dispositions ci-dessus prévues pour le premier tour s'appliqueront également au second tour.

Les candidatures autres que celles présentées par les organisations syndicales représentatives seront alors admises et aucun quorum ne sera requis.

Les candidatures devront être déposées auprès du service Ressources Humaines, au plus tard le 06 décembre 2019, avant 14h00. Les candidats pourront remettre au service RH leur propagande électorale au même moment.

Les bureaux de vote procéderont au dépouillement le vendredi 13 décembre à partir de 17h00.

Article 16 – Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole d’accord est conclu pour l'élection prévue au mois de novembre et décembre 2019. Il fera l’objet d’une nouvelle négociation au terme des mandats des représentants ou en cas d’élections partielles. Il sera transmis à l’Inspecteur du Travail.

Il sera affiché le 21 octobre 2019 sur les panneaux et supports électroniques par la direction.

Le présent protocole d’accord préélectoral est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires.

Fait à Niort, le 18 octobre 2019, en 5 exemplaires originaux,

Pour les Organisations Syndicales	Pour MAIF SOLUTIONS FINANCIERES
	La R.R.H
SNB / C.F.E.-C.G.C.
L’U.N.S.A FO

Annexe 1 : Calendrier des élections

Etapes	Dates et heures
Annonce de l'élection	Mardi 1 octobre
Affichage et publication des listes électorales	Lundi 21 octobre
Diffusion de la note d'information	Lundi 21 octobre
Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs	Lundi 18 novembre
1er tour	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Lundi 18 nov. à 12h00
	Envoi des codes d'accès aux électeurs	Mardi 19 novembre
	Formation, test et scellement du Système de vote	Mardi 26 nov. à 14h00
	Ouverture du vote	Mercredi 27 nov. à 09h00
	Clôture du vote	Vendredi 29 nov. à 17h00
	Dépouillement	Vendredi 29 nov. à 17h05
2eme tour	Appel à candidature	Vendredi 29 novembre
	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Vendredi 6 déc. à 12h00
	Formation, test et scellement du Système de vote	Mardi 10 déc. à 14h00
	Ouverture du vote	Mercredi 11 déc. à 09h00
	Clôture du vote	Vendredi 13 déc. à 17h00
	Dépouillement	Vendredi 13 déc. à 17h05
Date limite d'envoi des résultats à l'inspection du travail	Vendredi 27 décembre

Annexe 2 : Notice du système de vote proposé par NEOVOTE

ANNEXE DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL

FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE

1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :

• Organisation des élections ;

• Préparation des scrutins ;

• Opérations de vote ;

• Dépouillement et clôture des élections.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.

Le système de vote respecte :

• les principes généraux du droit électoral ;

• la loi sur l'informatique et les libertés ;

• le décret et l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail ;

• les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération du 21 octobre 2010 ;

• les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE, inscrites dans le Code du travail.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.

2 - FONCTIONNALITES

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :

• les règles des scrutins ;

• les modalités de vote ;

• le calendrier prévisionnel ;

• les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation des scrutins

Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

• Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral.

• Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

• Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi, des photographies des candidats et de vidéos de présentation.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatiques des scrutins, selon le calendrier enregistré.

• Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

• Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

• Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.

• La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.

• La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).

• A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.

3 - ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE

Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet usuels.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

• Les navigateurs Internet suivants peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :

	Pour les ordinateurs :
	- Internet Explorer : V7 et suivantes - Firefox : V2 et suivantes - Safari : V1 et suivantes - Chrome : V1 et suivantes - Opera : V9 et suivantes - Avant Browser : V11.7 et suivantes	- Flock : V2.5 et suivantes - Green : Browser V5.3 et suivantes - Maxthon : V1.6.7 et suivantes - K-Meleon : V1.5.4 et suivantes - Sleipnir : V2.9.3 et suivantes - SlimBrowser : V4.12 et suivantes
	Pour les smartphones et tablettes :
	- iOS (iPhone et iPad) - Android	- Blackberry : V4 et supérieures - Windows Phone

Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :

• Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;

• Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;

• A l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.

En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

• L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.

4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité et l'inaltérabilité du vote.

Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.

• Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.

• Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.

Secret du vote

Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

• Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.

Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

• L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la re-génération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de re-générer le mot de passe de l'électeur (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.

5 - ILLUSTRATIONS

Connexion à l'espace de vote

L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa date de naissance.

Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.

L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Pour voter, l'électeur est d'abord invité à retirer son mot de passe, en cliquant sur le bouton correspondant.

Ayant retiré son mot de passe selon la procédure prévue, l'électeur peut accéder au vote.

Expression du vote

Pour chacun des scrutins le concernant (c.à.d chaque instance et chaque type de siège dans son collège), l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).

Nota :

• Selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral, des photographies peuvent être attachées aux candidats.

• La sélection d'une liste de candidats conduit à sélectionner tous les candidats de la liste. La rature d'un candidat est cependant possible : elle s'effectue en décochant le candidat.

Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de 5 chiffres sur le pavé numérique.

A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».

Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.

Informations à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.

Le tableau les renseigne sur :

• l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;

• le taux de participation pour chaque scrutin ;

• le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.

Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.

Les évènements retracés sont notamment :

• les événements du cycle de vie du scrutin ;

• les régénérations de codes d'accès ;

• la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;

• toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.

Informations à l'attention des observateurs

Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné).

Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote.

Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.

L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.