ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE,

La Société FEDERAL EXPRESS CORPORATION, société de droit étranger au capital de 1.524.490.17 euros, située Route de l’Arpenteur - Zone d’entretien - 95702 Roissy CDG Cedex, immatriculée au RCS de Bobigny sous le numéro 351 630 371 représentée par M., Responsable des Relations Sociales,

Ci-après « FedEx » ou l’Entreprise,

D’une part ;

Et

Les Organisations syndicales représentatives suivantes, représentées au sein de l’Entreprise :

• Pour la CFDT, représentée par : M. Délégués Syndicaux

• Pour la CGT, représentée par : M., Délégués Syndicaux

• Pour la CFE – CGC, représentée par : M., Délégués Syndicaux

• Pour le SNAA-UNSA, représenté par : M., Délégués syndicaux

• Pour le STAAAP, représenté par : M., Délégués Syndicaux.

Ci-après « les Organisations syndicales représentatives »,

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble les « Parties »

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique, sur le lieu de travail ou à distance, sont fixées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Sans préjudice des articles L. 2314-5 et suivants du Code du travail, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise.

La délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Le présent accord a pour objectif d’autoriser le recours au vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (ci-après dénommé « CSE » ou le « comité social et économique ») conformément à l’article L.2314-26 du Code du travail et aux dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Dans ce cadre, les Parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections portant renouvellement des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique Federal Express Corporation dit FRT.

Le recours au vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Société, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les Parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Article 1 Objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet d’autoriser le vote par voie électronique pour les élections des membres du CSE Federal Express Corporation (dit FRT) et s’applique à l’ensemble des salariés de la Société Federal Express Corporation (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la Société) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Article 2 Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote notamment la conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique

• S’assurer de l’unicité du vote notamment l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote notamment l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• S’assurer de la confidentialité des données, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux et respecter le secret du vote électronique,

• S’assurer de la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 3 Définition et choix du moyen de vote électronique

Les Parties conviennent de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections des membres du CSE FRT à travers le moyen du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 4 Modalités de mise en œuvre du vote électronique

4.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

La Société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R 2314-6 et suivants du Code du travail, précisé en annexe n°1 du présent accord.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

4.2 Établissement des fichiers électoraux

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

4.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de chiffrement et de déchiffrement de sauvegarde et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours conformément aux dispositions de l’article R 2314-24 du code du travail ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4.4 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique Relations Sociales FRT chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

En présence des représentants des listes de candidats, elle aura notamment pour missions de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura la compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4.5 Expertise indépendante et formalités de déclaration

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert (Annexe 2) est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

4.6 Information et formation

La Société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 5 Déroulement des opérations de vote

5.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de l’élection du comité social et économique, les Parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités d’organisation du scrutin et de constitution des bureaux de vote, la répartition du personnel et des sièges entre les collèges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’Entreprise.

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

5.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui sera définie par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs présents auront la possibilité de voter sur toute la durée d’ouverture dans les lieux de vote prévus à cet effet pendant la période de vote précitée.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.

5.3 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique dans les conditions prévues par le protocole préélectoral.

5.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Sous réserve de modalités différentes retenues par le protocole d’accord préélectoral, les électeurs présents dans l’entreprise les jours et heures d’ouverture des bureaux de vote se verront remettre, par des membres des bureaux de vote désignés, lorsqu’ils se présenteront sur leur lieu de vote et après vérification de leur identité et de leur inscription sur les listes électorales, contre émargement, une enveloppe cachetée contenant des codes d’accès personnels constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, et d’une question dite « Défi », correspondant à un élément connu de l’électrice/teur uniquement à savoir la date de naissance selon le format suivant : JJ/MM/AAAA soit jour, mois année.

Seul le personnel du « prestataire fournisseur » en charge de l’élection et à la maintenance du système aura connaissance des codes d’accès personnels d’identification et du mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devrait être organisé

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront demander la réédition de leurs codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée auprès de la cellule technique.

Les salariés absents le jour des opérations électorales, sans que cette absence n’ait été prévue au préalable pourront obtenir en contactant la cellule technique visée à l’article 4.4 la transmission par le « prestataire fournisseur » de manière sécurisée des codes d’accès personnels leur permettant de procéder aux opérations de vote sous forme électronique via une procédure qui sera définie dans le protocole pré-électoral.

Les membres du bureau de vote pourront consulter tout au long du scrutin les listes d’émargement et le taux de participation grâce à une clef d’accès.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

5.5 Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

5.6 Opérations de dépouillement

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées par les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence des assesseurs, et le cas échéant des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur).

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges attribués par liste.

Ainsi, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Les membres du bureau de Vote éditent et signent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

5.7 Conservation et destruction des fichiers

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 6 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur, conformément aux dispositions légales, à compter du lendemain de son dépôt.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée à compter de sa date d’entrée en vigueur. Il prendra automatiquement fin à la date de proclamation des résultats définitifs des prochaines élections professionnelles.

Article 7 : Publicité et communication

Le présent accord fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.

Le présent accord fera également l’objet d’un dépôt en ligne sur la plateforme de « Télé procédure » du ministère du travail par la Direction.

Un exemplaire de l’accord signé sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Le présent accord sera affiché sur les panneaux réservés à cet effet.

Fait à Roissy CDG, le 28 février 2023 en sept exemplaires originaux.

Pour la Société,

M.

Pour les Syndicats :

CFDT: Délégués Syndicaux

M.

CFE – CGC: Délégués Syndicaux.

M.

SNAA-UNSA, Délégués Syndicaux.

M.

STAAAP : Délégués Syndicaux

M.