Accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place du comité social et économique et au dialogue social

ENTRE LES SOUSSIGNES :

- La SELAS EUROFINS INTERLAB, dont le siège social est situé au 6 Rue Jacques Monod - 81000 ALBI, représenté par Président,

D’une part,

ET

• L’organisation syndicale CGT représentée par , en sa qualité de Délégué Syndical ;

• L’organisation syndicale FO représentée par , en sa qualité de Déléguée Syndicale.

D’autre part,

IL A AINSI ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Table des matières

PREAMBULE 4

Titre 1 - Cadre de mise en place du CSE et durée de la mandature 5

Article 1. Détermination du périmètre de mise en place du CSE 5

Article 2. Durée des mandats 5

Titre 2 – Le Comité social et économique 6

Article 3. Articulation entre les dispositions du présent accord et des autres textes déterminés au niveau de l’entreprise 6

Article 4. Composition du CSE 6

4.1. Représentants de l’employeur 6

4.2. Représentants élus : la délégation du personnel aux CSE 6

4.3. Représentants syndicaux au CSE 6

4.4. Autre(s) représentant(s) 6

Article 5. Les réunions du CSE 7

5.1. Nombre de réunions 7

5.2. Déroulement des réunions 7

5.3. Temps passé aux réunions 7

5.4. Règles de suppléance 8

Article 6. Moyens attribués au CSE 8

6.1. Heures de délégation 8

6.2. Liberté de circulation des membres 9

Titre 3 – Les représentants de proximité 9

Article 7. Désignation 9

Article 8. Mission 10

Article 9. Fonctionnement 10

Article 10. Moyens 10

10.1. Information 10

10.2. Heures de délégation 10

Titre 4 – Les consultations obligatoires et récurrentes du CSE 11

Article 11. Dispositions générales 11

11.1. Transmission des informations 11

11.2. Déroulement de la consultation 11

11.3. Délais de consultation 12

Article 12. Organisation des consultations récurrentes 12

Article 13. Consultations ponctuelles ayant un caractère d’urgence 12

Titre 5 – Règles communes à l’ensemble des instances représentatives du personnel élues ou désignées garantes d’un dialogue social de qualité 13

Article 14. La gestion des absences au titre du mandat 13

Article 15. Communication par voie électronique 14

Article 16. Règles de confidentialité 14

Article 17. Promotion du dialogue social 14

Article 18. Accompagnement et valorisation du parcours des représentants du personnel 14

18.1. Principe de non-discrimination 14

18.2. Entretiens spécifiques 15

Titre 6 – Recours au vote électronique pour les élections du CSE 16

Article 19. Principes généraux 16

Article 20. Objet et champ d’application de l’accord 16

Article 21. Modalités de mise en œuvre du vote électronique 17

21.1. Recours à un prestataire extérieur 17

21.2. Expertise indépendante 17

21.3. Cellule d’assistance technique et sécurité 17

21.4. Information et formation au système de vote électronique 17

Article 22. Préparation et déroulement des opérations de vote 18

22.1. Établissement des listes électorales et transmission 18

22.2. Protocole d’accord préélectoral 18

22.3. Fichier des candidats 18

Article 23. Déroulement des opérations de vote 18

23.1. Lieu et temps du scrutin 18

23.2. Modalités d’accès au site de vote 19

23.3. Déroulement du vote 19

Article 24. Clôture et résultats 19

24.1. Clôture 19

24.2. Dépouillement 19

Article 25. Sécurité et confidentialité 20

25.1. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 20

25.2. Dispositif de secours 20

Titre 7 – Dispositions finales 21

Article 26. Suivi de l’accord 21

Article 27. Durée - Entrée en vigueur 21

Article 28. Révision – Dénonciation 21

Article 29. Dépôt – Publicité 21

ANNEXE

PREAMBULE 

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise a réformé profondément le paysage de la représentation du personnel dans l’entreprise en créant le Comité Social et Economique (ci-après « CSE »).

Cette instance a désormais seule compétence sur les sujets économiques, sociaux ainsi que sur la santé, la sécurité et les conditions de travail et reprend l’ensemble des prérogatives jusqu’ici dévolues au Comité d’Entreprise, au Comité d’Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail et aux Délégués du Personnel.

Les parties ont donc saisi cette opportunité pour repenser le cadre du dialogue social au sein de l’entreprise.

Ainsi, les parties ont souhaité mettre en place un mode de fonctionnement du CSE adapté à la réalité de l’entreprise, qui répond à ses enjeux avec des moyens adaptés pour un dialogue social constructif et de qualité en fonction des besoins de l'entreprise, de son activité et des salariés.

Le présent accord intervient en vue de la mise en place du CSE lors des élections qui auront lieu au cours du dernier trimestre 2019.

Le présent accord se substitue en intégralité à tout usage, accord ou disposition ayant le même objet actuellement en vigueur au sein de la SELAS EUROFINS INTERLAB.

Titre 1 - Cadre de mise en place du CSE et durée de la mandature

Détermination du périmètre de mise en place du CSE

Conformément aux dispositions légales, compte tenu de l’absence d’autonomie de gestion des établissements de la SELAS EUROFINS INTERLAB, notamment en matière de gestion du personnel, les parties conviennent qu’un CSE unique sera mis en place au sein de la SELAS EUROFINS INTERLAB.

Le CSE unique de la SELAS EUROFINS INTERLAB ainsi mis en place exercera ses prérogatives, missions et attributions à l’égard de l’ensemble des salariés de la SELAS EUROFINS INTERLAB.

Durée des mandats

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-33 du code du travail, les membres du CSE sont élus pour quatre ans.

Titre 2 – Le Comité social et économique

Articulation entre les dispositions du présent accord et des autres textes déterminés au niveau de l’entreprise

Le présent Titre a notamment vocation à règlementer la composition, les conditions et modalités de fonctionnement générales du CSE.

En revanche, les parties conviennent que les modalités plus spécifiques seront décrites :

• Dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de chaque élection, pour ce qui concerne les modalités de mise en place,

• Dans le cadre du règlement intérieur du CSE, pour ce qui concerne les modalités de fonctionnement pratique de l’instance, conformément aux dispositions du code du travail. Il traitera à minima des thématiques suivantes : désignation et rôle des membres du bureau ; convocation aux réunions, ordre du jour et procès-verbal ; budget ; matériel et local à la disposition du CSE.

Composition du CSE

Représentants de l’employeur

L’employeur sera représenté de façon permanente par le représentant légal ou son délégataire dument mandaté, assisté, le cas échéant, de 3 membres de la Direction au maximum avec voix consultative.

En fonction des sujets abordés et au-delà de la présence de la Délégation Patronale, les Parties acceptent que la Direction puisse inviter un ou plusieurs collaborateurs de l’entreprise ayant la connaissance du sujet abordé, pour ce seul sujet, lors de la réunion afin de permettre aux élus d’avoir la meilleure compréhension du projet ou du sujet traité. Ces interventions seront validées lors de l’établissement de l’ordre du jour et la Direction s’engage à préciser sur la convocation les nom(s) et prénom(s) ainsi que le poste de la (ou des) personne(s) invitée(s). En tout état de cause, le nombre de personnes composant la Délégation Patronale, en ce compris les invités, ne pourra excéder le nombre d’élus siégeant à la réunion.

Représentants élus : la délégation du personnel aux CSE

Le nombre de représentants élus au sein du CSE sera déterminé conformément aux dispositions des articles L.2314-1 et R. 2314-1 du code du travail, en fonction de l’effectif de l’entreprise, par le protocole d’accord préélectoral à conclure dans le cadre de la mise en place du CSE et de ses renouvellements.

La délégation du personnel comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants.

Représentants syndicaux au CSE

Conformément aux dispositions légales, le délégué syndical est de droit, représentant syndical au CSE. Il assiste aux séances avec voix consultative.

La loi interdit toutefois de cumuler ces fonctions avec celles de membre élu du CSE.

Autre(s) représentant(s)

Lorsqu’il sera inscrit à l’ordre du jour des points portant sur la santé, la sécurité et les conditions de travail et pour ces seuls points, seront convoqués les membres de droit, c’est-à-dire :

• le médecin du travail (ou toute personne à qui il aura valablement délégué ses pouvoirs dans le respect des dispositions légales),

• les agents des services de prévention des organismes de Sécurité Sociale,

• l’agent de contrôle de l’inspection du travail,

• ainsi que le responsable interne du service de santé, sécurité et des conditions de travail.

Les réunions du CSE

Nombre de réunions

Par dérogation aux dispositions légales, le CSE se réunira jusqu’à 9 fois par an, à un rythme d’environ une réunion toutes les 6 semaines.

Un calendrier prévisionnel des réunions du CSE sera déterminé entre le Président et le Secrétaire, en fonction des périodes de vacances, de l’activité et des besoins de l’entreprise.

Au moins quatre réunions par année civile seront consacrées à la santé, sécurité et aux conditions de travail.

Si les sujets ou les circonstances le nécessitent, des réunions extraordinaires pourront être organisées à l’initiative de la Direction ou de la majorité de ses membres titulaires ou à la demande motivée de deux de ses membres sur les sujets relevant de la santé, sécurité et conditions de travail.

Le CSE est également réuni à la suite de tout accident ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves, et en cas d’évènement grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement.

Déroulement des réunions

Il est entendu que l’ensemble des sujets portés à l’ordre du jour seront abordés lors de la réunion prévue, et qu’un soin tout particulier sera apporté aux sujets nécessitant davantage de temps, tout en respectant, dans la mesure du possible, un format de réunion raisonnable. La réunion prendra fin à l’épuisement de l’ordre du jour. En cas de contrainte de temps pour épuiser l’ordre du jour, une suspension de séance sera décidée et la suite de la réunion reportée à une date ultérieure.

Par ailleurs, afin d’assurer l’effectivité des réunions, l’ordre du jour sera organisé en plusieurs parties pour s’assurer que l’ensemble des thématiques soit abordé (exemple : partie 1 sujets portant sur les conditions de travail, l’hygiène et la sécurité (le cas échéant) / partie 2 : sujets portant sur la marche générale de l’entreprise / partie 3 : sujet relatifs au quotidien et aux demandes collectives et individuelles des salariés).

L’ensemble de ces thèmes pourra être mis à l’ordre du jour de chaque réunion, même si les parties s’engagent à rassembler dans la mesure du possible les sujets portant sur les conditions de travail, l’hygiène et la sécurité sur 4 réunions dans l’année.

Dans le cadre des sujets portant spécifiquement sur les conditions de travail, et dans l’hypothèse d’une problématique spécifique soulevée en CSE et pour laquelle une analyse poussée s’avérerait nécessaire, il pourra être décidé par le Président et les membres élus du CSE la mise en place d’un groupe de travail dont la composition, les moyens, les missions et les objectifs seront fixés au cours de cette réunion. La participation d’un intervenant extérieur à ce groupe de travail pourra également être décidée dans ce cadre.

Ce groupe de travail devra ensuite rapporter ses conclusions et sa proposition de plans d’actions au CSE.

Temps passé aux réunions

Le temps passé par les représentants du personnel au CSE aux réunions avec l’employeur n’est pas déduit du crédit d’heures mensuel et est payé comme temps de travail effectif. Cette règle s’applique aux membres élus (titulaires ou suppléants en cas d’absence de titulaires) du comité et aux représentants syndicaux participant aux réunions du CSE (ordinaires et extraordinaires).

Règles de suppléance

Conformément aux dispositions légales, les membres suppléants assistent aux réunions uniquement pour remplacer un titulaire absent.

Les suppléants ont accès aux mêmes informations que les titulaires et, afin de pouvoir participer aux réunions en cas d’absence des titulaires, reçoivent les convocations à titre indicatif. Les courriers de convocations préciseront que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire.

Afin d’organiser au mieux le déroulement des réunions du CSE, chaque titulaire informe de son absence à une ou plusieurs réunions du CSE dès qu’il en a connaissance, par tout moyen, le suppléant de droit, le secrétaire ainsi que le président du CSE. Le titulaire absent est remplacé par le suppléant pour toute la durée de la réunion. Sauf circonstances exceptionnelles (absence imprévue par exemple), cette information est réalisée au plus tard sept jours avant la date de la réunion.

Il est précisé que, dans le cas où un titulaire absent n’aurait pu être remplacé par un suppléant lors d’une réunion du CSE, les votes et délibérations réalisés par l’instance à la majorité des membres présents sont réputés valides.

Enfin, il est rappelé que, conformément à l’article L.2314-37 du code du travail, lorsqu'un membre titulaire du CSE cesse ses fonctions ou est momentanément absent pour une cause quelconque, il est remplacé par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire. La priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie.

S'il n'existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l'organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation.

Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.

A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.

Le suppléant devient titulaire jusqu'au retour de celui qu'il remplace ou jusqu'au renouvellement de l'institution.

Moyens attribués au CSE

Heures de délégation

Les membres titulaires de la délégation du personnel au CSE disposent d’un crédit mensuel et individuel d’heures de délégation pour l’exercice de leurs fonctions.

Ce crédit d’heure est déterminé conformément aux dispositions de l’article R. 2314-1 du code du travail, en fonction des effectifs de l’entreprise au moment de la mise en place de l’institution ou de son renouvellement.

Toutefois, conformément aux dispositions légales en vigueur, les membres titulaires peuvent chaque mois répartir entre eux et avec les suppléants le crédit d’heures dont ils disposent. La répartition ne peut toutefois conduire l’un d'eux à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont bénéficie normalement un titulaire par mois.

Les heures de délégation peuvent également être reportées d’un mois sur l’autre, dans la limite de 12 mois. Cette règle ne peut pas conduire un membre du CSE à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie.

Dans l’hypothèse où les membres titulaires souhaiteraient utiliser des heures de délégation mutualisées ou cumulées, ils doivent en informer l’employeur au plus tard huit jours avant la date prévue pour leur utilisation dans un écrit précisant l’identité et le nombre d’heures mutualisé pour chacun d’eux.

Concernant les salariés bénéficiant d’un forfait-jours, leur crédit d’heures de délégation sera regroupé en demi-journées qui se déduiront du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle de forfait. Une demi-journée correspond à quatre heures de mandat. Lorsque le crédit d’heures ou la fraction du crédit d’heures restant est inférieur à quatre heures, les représentants du personnel disposent d’une demi-journée qui vient en déduction du nombre annuel de jours travaillées fixé dans sa convention individuelle.

Le temps passé en délégation est de plein droit considéré comme temps de travail et payé à l’échéance normal.

Liberté de circulation des membres

Pour l’exercice de leurs fonctions, les représentants du personnel élus peuvent, durant les heures de délégation, se déplacer hors de l’entreprise (par exemple pour rencontrer des prestataires).

Ils peuvent également, tant durant les heures de délégation qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans l’entreprise et y prendre les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne à l’accomplissement du travail des salariés.

Titre 3 – Les représentants de proximité

Le CSE se situant à un niveau de proximité suffisant, les parties conviennent de ne pas recourir à la mise en place de représentants de proximité.

Toutefois, dans l’hypothèse où il y aurait carence partielle de suppléants élus au cours des élections de CSE, la Direction accepterait que le CSE puisse désigner jusqu’à 2 représentants de proximité, sans toutefois que le nombre de suppléants élus et de représentants de proximité ne dépasse le nombre maximum de sièges de suppléants à élire.

En outre, il est convenu que ces représentants de proximité ne seront désignés que dans l’hypothèse où aucun salarié n’est élu sur chacun des territoires géographiques définis (Tarn Ouest, Albi et Tarn Nord (Carmaux)).

Désignation

Le CSE désignera les représentants de proximité si les conditions précédentes sont remplies.

La direction organise la désignation des représentants de proximité dans un délai de 8 semaines suivant les résultats des élections. Elle fixe un calendrier de désignation et lance un appel à candidatures via les moyens d’information de l’entreprise.

Les candidats doivent répondre aux mêmes critères d’éligibilité que les membres du CSE.

Les parties conviennent du respect de certains délais :

• Au moins 10 jours calendaires entre l’appel à candidature et la clôture des candidatures ;

• Transmission de la liste des candidats aux membres du CSE dans les 3 jours calendaires suivant la clôture ;

• Au moins 8 jours calendaires entre la communication de la liste des candidats et la désignation des représentants de proximité en séance plénière du CSE.

Les parties choisissent pour cette désignation le scrutin uninominal majoritaire à un tour.

Si un départage doit être opéré entre des candidats ayant recueilli le même nombre de suffrages, les parties conviennent que le critère de départage sera l’ancienneté du salarié.

Ils sont désignés pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.

Si le représentant de proximité sort du cadre de sa représentation en cours de mandat (exemple changement d’affectation), cela entraîne la perte de sa désignation. Une nouvelle désignation pourra avoir lieu dans les conditions précédemment énoncées.

Mission

Les représentants de proximité ont pour mission :

• De contribuer à la remontée d’informations entre les salariés et leurs représentants au CSE ;

• De constituer pour les salariés des interlocuteurs alternatifs aux managers, RRH, pour relayer leurs questions, difficultés ou attentes ;

• De participer au soutien des salariés par l’écoute ;

• De relayer le CSE localement pour la gestion des activités sociales et culturelles.

Fonctionnement

Les représentants de proximité feront remonter les éventuelles réclamations aux membres du CSE. Pour les réclamations présentant un caractère d’urgence, les représentants de proximité feront remonter leurs points directement à la Direction qui s’engage à répondre dans un délai maximum de 5 jours ouvrés.

Moyens

Information

Les représentants de proximité nommés seront invités au cours d’une séance plénière du CSE pour comprendre leur rôle et les modalités d’échange entre eux et les élus CSE.

Heures de délégation

Un crédit d’une heure par mois est alloué à chaque représentant de proximité désigné pour réaliser ses missions.

Titre 4 – Les consultations obligatoires et récurrentes du CSE

Pour rappel, en application de la loi « Rebsamen » du 17 août 2015 modifiée par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, les consultations récurrentes et obligatoires du CSE ont été profondément modifiées. Ainsi, selon l’article L. 2312-17, le CSE est obligatoirement consulté sur trois grands blocs de consultation suivants :

• Les orientations stratégiques de l’entreprise ;

• La situation économique et financière de l’entreprise ;

• La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

Le législateur a permis aux partenaires sociaux de s’approprier ces différents thèmes de consultation, d’adapter leur contenu, leur périodicité et leur calendrier par voie d’accord collectif.

Les parties signataires du présent accord ont souhaité se saisir de cette opportunité pour organiser les consultations obligatoires de façon cohérente et transparente.

Ainsi, les articles du présent titre définissent les thèmes de consultation organisés dans le cadre d’un calendrier social qualitatif et efficace en vue de la promotion du dialogue social au sein de la société.

Dispositions générales

Transmission des informations

Les consultations obligatoires auront lieu sur la base des rapports produits annuellement, mis à disposition dans la Base de Données Economiques et Sociales (BDES).

L’ensemble des informations contenues dans la base de données contribuent à donner une vision claire et globale de l’entreprise dans ses aspects stratégiques, financiers et sociaux.

En outre, les parties conviennent que des prévisions précises à 3 ans ne peuvent systématiquement être établies pour chacun des indicateurs. Ainsi, lors des consultations périodiques obligatoires, la Direction communiquera, s’agissant des prévisions et en fonction des indicateurs, soit des données précises, soit des orientations et tendances.

Déroulement de la consultation

Le CSE est une instance délibérative qui fonctionne selon la règle de la majorité des membres titulaires (ou suppléants remplaçant des titulaires absents) présents. Le vote des résolutions ou avis a lieu en séance plénière et il est retranscrit dans le procès-verbal de la réunion. Dans le cas où le comité est réputé avoir rendu un avis négatif faute d’avis rendu dans le délai imparti, cet avis est également mentionné dans le PV de séance.

Il est rappelé qu’aucun quorum n’est exigé pour la validité des délibérations du CSE ; ainsi le CSE peut rendre un avis même en l’absence de plusieurs de ses membres.

Tous les membres titulaires du comité (et les suppléants remplaçant des titulaires absents) ainsi que les représentants syndicaux ont le droit de prendre la parole pour exprimer leur opinion en séance.

Le président du CSE ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du comité en tant que délégation du personnel.

Toute consultation du CSE donne lieu à une première réunion. Les documents doivent être communiqués à tous les membres du CSE dans un délai raisonnable, permettant au CSE d’étudier les éléments en amont de la réunion.

La Direction privilégiera une réunion dite « réunion zéro » permettant de présenter elle-même les éléments aux membres du CSE. La date de la réunion dite « zéro » pourra ainsi correspondre à la date de remise des éléments aux membres du CSE. Il ne s’agit toutefois pas d’un préalable obligatoire.

En toute hypothèse, le point de départ du délai de consultation courra à compter de la communication par l'employeur des informations prévues par le Code du Travail nécessaires à la consultation.

Délais de consultation

Conformément aux dispositions légales, le CSE dispose d’un délai d’un mois à compter de la communication par l’employeur des informations nécessaires à la conduite de la consultation pour rendre son avis ou de l’information par l’employeur de leur mise à disposition dans la BDES. Ce délai est porté à deux mois lorsque le CSE fait appel à un expert.

En l’absence d’avis rendu dans ces délais, le CSE sera réputé avoir rendu un avis négatif.

Organisation des consultations récurrentes

Dans la mesure où la stratégie de l’entreprise s’inscrit à moyen et long terme et n’a pas vocation à évoluer de manière significative tous les ans, les parties conviennent que cette consultation sera réalisée tous les trois ans. La première consultation sera réalisée en 2020.

La consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise, ainsi que la consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et d’emploi seront effectuées de façon annuelle afin d’avoir une analyse régulière de la situation.

Dans le respect des périodicités, le contenu et les modalités de cette consultation sont celles définies par les dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Il est précisé que les rapports servant de support à la consultation sont établis annuellement et font l’objet d’une information du CSE en séance chaque année, qu’une consultation soit prévue ou non cette année-là.

Consultations ponctuelles ayant un caractère d’urgence

Les parties conviennent que pour une information et consultation du CSE ponctuelle, présentant un caractère d’urgence (au regard d’un calendrier à respecter ou d’échéances très proches), l’information et la consultation avec rendu d’avis peuvent se faire au cours d’une seule réunion à condition que le document d’information consultation ait été transmis aux membres du CSE au plus tard 5 jours ouvrés avant la réunion. Ce délai pourra exceptionnellement être diminué si le secrétaire du CSE a donné expressément son accord pour un délai de transmission plus court.

Ce caractère d’urgence s’apprécie par la Direction en accord avec le secrétaire du CSE.

Titre 5 – Règles communes à l’ensemble des instances représentatives du personnel élues ou désignées garantes d’un dialogue social de qualité

Afin de maintenir un dialogue social de qualité au sein de la SELAS EUROFINS INTERLAB, les parties au présent accord ont tenu à prendre des engagements réciproques.

Ainsi, la Direction s’engage à toujours respecter l’exercice du mandat de l’ensemble des représentants du personnel, à assurer à ces derniers un traitement identique à l’ensemble des salariés et à respecter la réglementation en vigueur.

En contrepartie, les représentants du personnel s’engagent à observer la confidentialité des informations présentées comme telles par la Direction, à réserver une discrétion certaine sur l’ensemble des dossiers traités et des documents fournis dans le cadre de leur mandat, ainsi qu’à respecter les principes définis pour les modalités de prise et de déclaration des heures de délégation.

Le présent titre s’applique à tout représentant du personnel, qu’il s’agisse de mandats désignatifs ou électifs.

La gestion des absences au titre du mandat

Afin de permettre au responsable de service d’organiser l’activité de son service, d’en assurer le bon fonctionnement et de comptabiliser les heures de délégation effectivement prises au cours du mois, les représentants du personnel informent au plus tôt, et dans un délai raisonnable, par courrier électronique de leurs absences qu’elles soient imputables ou non sur le crédit d’heures.

Cette information comporte les mentions prévisionnelles suivantes :

• Jour de l’absence ;

• Horaires de l’absence ;

• Nombre d’heures posées si connu;

• Type d’absence (heures de délégation, réunion de l’employeur) ;

• Le cas échéant, le mandat au titre duquel l’absence est prise (CSE, délégué syndical, …).

Il est convenu que la pratique actuelle (information d’absence prévisionnelle sur les plannings de travail), permet de satisfaire à cette nécessité d’information.

Le responsable hiérarchique accuse réception de cette information.

Il est rappelé que cela ne constitue ni un contrôle a priori, ni une autorisation préalable. Cela ne constitue pas non plus la reconnaissance par l’employeur de l’utilisation des heures conformément à leur objet.

Une confirmation des heures de délégation réellement prises devra être effectuée à postériori.

De la même manière, dans le respect des libertés syndicales et afin de faciliter la gestion de la charge de travail, chaque salarié titulaire d’un mandat s’engage à communiquer à sa hiérarchie dans la mesure du possible en début de mois, le planning prévisionnel de ses absences, étant précisé que ce planning peut être ajusté en cours de mois.

Cette information sur les prévisions d’utilisation d’heures ne fait pas obstacle, au moment où le représentant du personnel s’absente, à l’information de son supérieur hiérarchique de la prise effective des heures de délégation.

Si l'employeur conteste la conformité de l'utilisation des heures de délégation, il lui appartiendra de démontrer, à l'appui de sa contestation, cette non-conformité.

En cas de difficulté sur les modalités de prise des heures de délégation, le représentant du personnel ou le manager pourra solliciter un point, en présence d’un membre de la Direction des ressources humaines.

Communication par voie électronique

Dans un souci d’optimisation administrative, il est convenu que la communication entre la Direction et les membres élus d’une part, et les délégués syndicaux d’autre part, peut se faire par la messagerie électronique avec accusé de réception pour diffuser aux représentants du personnel notamment les documents suivants :

• Convocations aux réunions des différentes instances représentatives du personnel ;

• Ordres du jour des réunions du CSE dès lors qu’ils sont établis et signés conjointement par le président et le secrétaire du CSE ;

• Procès-verbaux du CSE ;

• Diffusion de documents servant de support aux réunions de travail ;

• Ordres du jour des réunions de négociation avec les délégués syndicaux, projets d’accords collectifs etc.

Règles de confidentialité

Les représentants du personnel sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel, présentées explicitement comme telles par l’employeur ou par le CSE ou suivant la législation en vigueur.

Il est expressément rappelé que les échanges et informations partagées à l’occasion des réunions du CSE ou avec des délégués syndicaux doivent rester confidentiels lorsque ceux-ci ont été indiqués ou identifiés formellement comme confidentiels.

Promotion du dialogue social

Soucieux de promouvoir un dialogue social de qualité, les parties ont pour objectif de favoriser une meilleure compréhension des nouvelles instances représentatives du personnel par tous les collaborateurs de l’entreprise.

Les parties ont convenu de communiquer auprès des collaborateurs, sur les différentes instances représentatives du personnel incluant notamment leurs rôles et leur fonctionnement.

Accompagnement et valorisation du parcours des représentants du personnel

Les parties au présent accord reconnaissent que le développement d’un dialogue social efficace est étroitement lié à la valorisation de l’engagement de ses acteurs. La société s’engage donc à respecter le principe de non-discrimination et à proposer aux représentants du personnel des entretiens spécifiques de début et de fin de mandat.

Principe de non-discrimination

La Direction s’engage, conformément à l’article L. 1132-1 du Code du travail, à ne pas prendre en considération le fait d’appartenir à une organisation syndicale, de solliciter ou d’exercer une activité syndicale ou un mandat de représentant du personnel pour arrêter les décisions relatives au recrutement, à la mobilité, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle, à l’évolution professionnelle, à la rémunération et à l’octroi d’avantages sociaux, aux mesures de discipline et de congédiement du salarié.

La non-discrimination envers les représentants du personnel s’appuie sur le maintien d’un lien avec l’activité professionnelle, sur un niveau d’exigence de l’entreprise équivalent à celui des autres salariés et sur une organisation des services adaptée à l’exercice des mandats.

La Société s’assure que ses pratiques salariales pour ses institutions représentatives du personnel ne sont pas discriminantes. L’exercice d’un mandat électif ou désignatif par un salarié ne peut pas être pris en compte pour arrêter toute décision concernant sa rémunération.

Par ailleurs, en vertu de l’application de l’article L.2141-5-1 du code du travail, les représentants dont le nombre d’heures de délégation sur l’année dépasse 30 % de la durée contractuelle de travail bénéficient d'une évolution de rémunération au moins égale, sur toute la durée de leur mandat, aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant cette période par les salariés relevant de la même catégorie professionnelle et dont l'ancienneté est comparable ou, à défaut de tels salariés, aux augmentations générales et à la moyenne des augmentations individuelles perçues dans l'entreprise.

Entretiens spécifiques

Entretien de début de mandat

Conformément aux dispositions légales, au début de leur mandat, les représentants du personnel au CSE titulaires, les délégués syndicaux et les titulaires d'un mandat syndical bénéficient, à leur demande, d'un entretien individuel avec leur responsable hiérarchique et, si nécessaire, un membre de la Direction des ressources humaines. Le représentant peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise.

Pour rappel, cet entretien ne se substitue pas à l'entretien professionnel prévu à l'article L. 6315-1 du code du travail. Il a pour objectif de permettre au représentant du personnel avec son manager d’aborder les modalités pratiques d'exercice de son mandat au sein de l'entreprise au regard de son emploi et, notamment, de permettre au salarié de concilier sa vie personnelle, sa vie professionnelle et ses fonctions syndicales et/ou électives.

Au cours de cet entretien seront notamment abordés les points suivants :

• Droits et devoirs du salarié mandaté,

• Droits et devoirs du manager à l’égard de son collaborateur investi d’un mandat,

• Echange sur les temps d’absence liés au mandat : réunions, heures de délégation,

• Aménagement éventuel du poste de travail.

  1. Entretien en cours de mandat à l’initiative du représentant

Si en cours de mandat, le représentant éprouve des difficultés à concilier l’exercice de son/ses mandat(s) avec son activité professionnelle, il pourra solliciter le Responsable des ressources humaines pour faire le point au cours d’un entretien auquel sera convié le manager.

Entretien de fin de mandat

Conformément aux dispositions légales, au terme de leur mandat, les représentants du personnel titulaires ou les titulaires d'un mandat syndical disposant d'heures de délégation sur l'année représentant au moins 30 % de la durée du travail fixée dans leur contrat de travail bénéficient d'un entretien avec leur employeur, afin de procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat, préciser les modalités de valorisation de l'expérience acquise et organiser la reprise de l’activité professionnelle ainsi que son suivi.

Cet entretien est réalisé par un membre de la direction des ressources humaines, dans les 3 mois qui suivent la fin du mandat. Il sera formalisé, selon une trame commune à l’ensemble de la société. Une copie du compte rendu de l’entretien, une fois remplie, sera remise au représentant concerné.

Cet entretien permet aussi d’apprécier le cas échéant, les besoins de formation nécessaires à la reprise totale de l’activité professionnelle.

Si le représentant est à nouveau élu lors des élections professionnelles suivantes, cet entretien de fin de mandat fusionne avec celui de début de mandat.

Titre 6 – Recours au vote électronique pour les élections du CSE

Conformément aux dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, les élections du CSE peuvent avoir lieu par voie électronique.

Les Parties au présent accord ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel de la Société en vue d’améliorer le processus électoral et permettre, notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• de faciliter le processus de vote dans la mesure où le scrutin électronique ne nécessite pas de déplacement et permet de voter à tout moment et de n’importe quel endroit ;

• d’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés dans des délais réduits ;

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

C’est dans ces conditions que les parties signataires sont convenues de la mise en place du vote électronique dans le cadre des conditions et modalités exposées ci-après.

Principes généraux

Les Parties rappellent que le vote électronique sera mis en œuvre dans le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : identité du bulletin choisi par le salarié et du bulletin enregistré ;

• l’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure ;

• la publicité du scrutin.

Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la SELAS EUROFINS INTERLAB pour les prochaines élections professionnelles, étant souligné que le principe du recours au vote électronique doit être également prévu, pour chaque scrutin, par le protocole d’accord préélectoral.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à sa disposition) ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles.

Le présent accord concerne les élections du Comité social et économique (CSE) de la Société.

Les Parties conviennent expressément que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société spécialisé dans la conception et la mise en place du système de vote électronique.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions des articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et, plus spécifiquement, les prescriptions exposées au sein du cahier des charges annexé au présent accord.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le prestataire retenu de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le nom du prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Expertise indépendante

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique est soumis, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Ce rapport est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Il est également accessible à la consultation pour les organisations syndicales qui en formuleraient la demande.

Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

La cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique dématérialisé et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

À cet égard, chaque salarié disposera d’une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Par ailleurs, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des Bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Préparation et déroulement des opérations de vote

Établissement des listes électorales et transmission

La liste des électeurs établie par la Société est transmise au prestataire retenu qui en assure le traitement pour les intégrer dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système à la liste électorale est effectué sous la responsabilité de la Société.

Protocole d’accord préélectoral

Préalablement aux élections professionnelles, les Parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral.

Conformément aux dispositions du Code du travail, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique au sein de la Société.

Fichier des candidats

Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la Société dans le respect des délais qui seront fixés dans le protocole d’accord préélectoral.

À la réception de ces listes, la Société les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Société.

Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisée, soit d’un type uniforme pour toutes les listes.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Une fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms sera intégrée dans le moyen de vote électronique.

Déroulement des opérations de vote

Lieu et temps du scrutin

Afin d'assurer un taux de participation optimum, le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel outil équipé d’Internet, de leur lieu de travail (connexion sur un ordinateur professionnel), ou à distance de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin doivent pouvoir être contrôlées par les membres du Bureau de vote.

Les salariés seront informés des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin, selon des modalités qui seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l’adresse du site de vote ;

• son code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire et dont lui seul aura connaissance ;

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations.

À l’aide de cet identifiant, l’électeur pourra alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections professionnelles.

Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au site de vote de vérifier l’identité des électeurs et garantira l’unicité du vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège pour l’élection des titulaires et des suppléants.

Lorsque l’électeur accède aux listes des candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur à la possibilité de conserver.

Clôture et résultats

Clôture

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs.

Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

La cellule d’assistance technique, en présence des membres du Bureau de vote, procède alors au contrôle du scellement de ce système.

Dépouillement

Une fois le scrutin clôturé, le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement afin d’établir de manière irréfutable que seuls les membres du Bureau de vote en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Les membres du Bureau de vote seront identifiés conformément au protocole d’accord préélectoral.

Le Président et ses assesseurs reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est ensuite scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.

Le prestataire conserve les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde jusqu’à l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

À l’expiration de ces délais, il est procédé à la destruction des fichiers supports.

Sécurité et confidentialité

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Les Parties rappellent que le système de vote électronique retenu doit assurer la confidentialité des données transmises s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de la transmission des moyens d’authentification, d’émargement, d’enregistrement et de dépouillement des votes.

Ainsi, conformément aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

Par conséquent, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Dispositif de secours

Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique, notamment, chaque Bureau de vote a compétence, après avis de la cellule d’assistance technique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Titre 7 – Dispositions finales

Suivi de l’accord

La Direction et les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise prévoient la possibilité de se réunir à la demande de l’une des Parties signataires, dans la limite d’une réunion par an, pour opérer un bilan relatif à l’application du présent Accord. Une réunion sera alors organisée par la direction dans les 2 mois qui suivent la demande.

Un bilan de cette réunion sera présenté au CSE.

Les parties se sont également entendues pour prévoir la faculté de se réunir sans délai en cas d’évolution légale ou réglementaire nécessitant la révision du présent accord, ou en cas de modification organisationnelle de la société.

Durée - Entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Les titres 1 et 6 du présent accord entreront en vigueur à compter du 15 octobre 2019.

Conformément à leur objet, les autres dispositions du présent accord trouveront à s’appliquer à l’issue des renouvellements des Instances Représentatives du personnel au sein de la société, selon le calendrier électoral prévu dans le Protocole d’Accord Préélectoral de l’entreprise.

Le présent accord se substitue en intégralité à toute pratique, tout usage, tout engagement unilatéral ou tout accord collectif ou atypique antérieur à son entrée en vigueur et ayant un objet identique.

Révision – Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par toute partie signataire ou réunissant les conditions légales, après un préavis de 3 mois. La dénonciation sera notifiée par voie de lettre recommandée AR aux autres parties signataires, ainsi qu’à la DIRECCTE compétente.

Toute partie réunissant les conditions légales peut demander à tout moment la révision de tout ou partie du présent accord d’entreprise, par voie de lettre remise en main propre contre décharge remise aux autres parties signataires. A ce titre, la partie souhaitant une révision devra transmettre aux autres parties signataires, au moins un mois avant l’ouverture de la négociation, un relevé écrit des points sur lesquels porte son projet de révision.

Dépôt – Publicité

Conformément aux dispositions des articles D.2231-2 et suivants du Code du Travail, le présent accord sera déposé, à la diligence de la Direction, sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail.

Il sera également déposé en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes.

En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie.

Enfin, en application de l’article L 2262-5 du Code du Travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à cet effet.

Fait à Albi, le 17 octobre 2019 (en 5 exemplaires)

Pour INTERLAB Pour l’organisation syndicale CGT

Pour l’organisation syndicale FO

ANNEXE – Cahier des charges pour le vote électronique

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Le prestataire choisi par la société s’engage à respecter le présent cahier des charges visant notamment à assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

1.1. Anonymat

1.1.1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès et un mot de passe uniques.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Le mot de passe est également généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

1.1.2 L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

1.1.3 La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, il est entendu aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

1.2. Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place : le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement, la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission.

Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

1.3. Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final».

L’application assure l’intégrité des votes : après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection, un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit, une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

1.4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme du prestataire.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, le prestataire met à disposition des comptes ECOLE (identifiants et mots de passe attribués à des fins de test).

1.5. Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un identifiant unique, un code d’accès unique et un mot de passe.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe est généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plateforme de vote du prestataire est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions du prestataire avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

Le prestataire a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.