Protocole d’Accord Préélectoral concernant les élections

du Comité Social et Economique

au sein de l’U.E.S. du Groupe Ageas en France

ENTRE LES SOUSSIGNES :

• La société Ageas France

• La société Ageas Patrimoine

• La société Sicavonline

• Le GIE Ageas Services

Constituant l’Unité Economique et Sociale du Groupe Ageas en France ;

Ci-après dénommées collectivement « les entités de l’UES » ou « l’UES », ou encore « l’employeur » ;

Représentées par XXXXXXXXXXX, dûment habilité et mandaté à cet effet par toutes les entités susmentionnées ;

D'UNE PART

ET :

Les Organisations Syndicales Représentatives ci-après dénommées :

• L’organisation syndicale C.F.D.T., représentée par XXXXXXXXXXX, en qualité de Délégué Syndical ;

• L’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C., représentée par XXXXXXXXXXXXX, en qualité de Déléguée Syndicale ;

D’AUTRE PART

Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des membres du Comité Social et Economique.

Table des matières

1. RAPPEL 3

1.1. DUREE DES MANDATS 3

1.2. CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE 3

2. DATE DES ELECTIONS 4

3. LISTES ELECTORALES 4

4. EFFECTIF DE REFERENCE 4

5. NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR 5

6. COLLEGES ELECTORAUX 5

7. REPARTITION DES SIEGES 5

8. LISTES DE CANDIDATS 6

9. DEPÔT DES CANDIDATURES 6

10. PROPAGANDE ELECTORALE 7

11. BULLETINS DE VOTE 7

12. VOTE PAR CORRESPONDANCE 8

13. OUVERTURE DU SCRUTIN 9

14. FERMETURE DU SCRUTIN ET DEPOUILLEMENT 9

15. ORGANISATION MATERIELLE 9

16. BUREAU DE VOTE 9

17. MODE DE SCRUTIN 10

18. QUORUM 11

19. PROCLAMATION DES ELUS 11

20. PROCES-VERBAL 11

21. Durée, dépôt et publicité de l’accord 11

1. RAPPEL

1.1. DUREE DES MANDATS

Conformément aux dispositions de l’accord du 30 juillet 2019 portant sur le Dialogue social au sein de l’UES Groupe Ageas en France, signé entre la Direction de l’UES et les Organisations Syndicales représentatives, la durée des mandats est fixée à :

4 ANS

1.2. CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE

Les conditions présentées ci-après s’apprécient à la date du 1^er tour des élections.

Les ELECTEURS doivent :

- être salariés dans l’une des entités composant l’UES

- être âgés de 16 ans accomplis

- avoir travaillé au moins 3 mois dans l’une des entités composant l’UES à la date du premier tour de scrutin

- ne pas avoir fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Les personnes mises à la disposition de l’une des entités composant l’UES par une entreprise extérieure qui sont présentes dans les locaux desdites entités depuis au moins un an, peuvent choisir l’Entreprise dans laquelle elles souhaitent voter.

Les CANDIDATS doivent :

- être électeurs

- être âgés de 18 ans accomplis à la date du premier tour de scrutin

- ne pas être parent du chef de l’une des entreprises de l’UES

- travailler au sein de l’UES sans interruption depuis 12 mois

- ne pas avoir été déchus de leurs fonctions syndicales, en application des Ordonnances des 27 juillet et 26 septembre 1944

- ne pas avoir été condamnés pour indignité nationale.

Un salarié ne peut se présenter que dans son collège.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles.

Les collaborateurs ayant un statut de Directeur Général, Directeur Général Délégué ou Administrateur de l’une des entités de l’UES ne sont ni électeurs ni éligibles.

2. DATE DES ELECTIONS

Le premier tour est fixé pour les membres du Comité Social et Economique (CSE), Titulaires et Suppléants, quel que soit le collège, au :

Lundi 18 novembre 2019

Le second tour éventuel est fixé au mardi 3 décembre 2019.

3. LISTES ELECTORALES

Les listes électorales pour chaque collège et chaque scrutin, établies par la Direction, seront mises en ligne sur l’Intranet et affichées sur les panneaux réservés à la Direction, le :

Mardi 22 octobre 2019

Elles préciseront le nom, le prénom et la date d’entrée de chaque collaborateur, et confirmeront s’il respecte ou non les conditions d’éligibilité.

Pour des raisons de confidentialité, les éléments nécessaires à la vérification des conditions d’électorat ou d’éligibilité ne seront pas affichés, mais ils pourront être consultés à la Direction des Ressources Humaines.

Les contestations qui pourraient naître à la suite de cet affichage devront être adressées dans les trois jours suivant la date d’affichage.

4. EFFECTIF DE REFERENCE

L’effectif de référence est calculé du 1^er novembre 2018 au 31 octobre 2019 et permet de calculer le nombre de postes à pourvoir.

5. NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR

L’effectif de référence servant au calcul du nombre de sièges à pourvoir est de 213,58 salariés.

En conséquence, le nombre de sièges à pourvoir est théoriquement de 10 titulaires et 10 suppléants.

Cependant, les signataires du présent protocole s’accordent sur le fait que, tenant compte du fonctionnement de l’entreprise et pour répondre aux besoins de la vie sociale de l’entreprise, le nombre de sièges à pourvoir sera ramené à :

8 titulaires et 8 suppléants

6. COLLEGES ELECTORAUX

L’ensemble du personnel des entités composant l’UES sera réparti en 2 collèges :

1^er Collège Non cadres

2^ème Collège Cadres

7. REPARTITION DES SIEGES

Le calcul de la répartition des sièges entre les deux collèges est réalisé sur base de l’effectif de l’UES Groupe Ageas en France présent au 30 septembre 2019.

L’effectif est ainsi réparti entre les catégories professionnelles :

1. Non cadres 39 dont 26 Femmes et 13 Hommes

2. Cadres 165 dont 72 Femmes et 93 Hommes

Soit au total 204 dont 98 Femmes et 106 Hommes

En conséquence, les sièges seront répartis comme suit entre les deux collèges :

1^er Collège « Non Cadres »

- 2 Titulaires

- 2 Suppléants

2^ème Collège « Cadres »

- 6 Titulaires

- 6 Suppléants

8. LISTES DE CANDIDATS

Au premier tour, chaque liste est établie par les Organisations Syndicales.

En sus du respect des critères d’éligibilité mentionnés précédemment, il est rappelé expressément que les listes de candidats doivent se conformer aux obligations de représentation équilibrée entre les hommes et les femmes conformément à l’article L 2314-24-1 du Code du travail.

Afin d'obtenir une représentation équilibrée d’hommes et de femmes, les listes des candidatures comporteront une proportion d’hommes et de femmes équivalente à celle constatée dans chaque collège électoral. Chaque liste de candidats présentera un candidat homme ou femme alternativement, jusqu’à épuisement des candidats de l’une des deux catégories.

Compte-tenu de la répartition entre les sexes, les listes devront présenter :

1^er Collège « Non Cadres »

- 2 Titulaires dont 1 Femme et 1 Homme

- 2 Suppléants dont 1 Femme et 1 Homme

2^ème Collège « Cadres »

- 6 Titulaires dont 3 Femmes et 3 Hommes

- 6 Suppléants dont 3 Femmes et 3 Hommes

Si les syndicats n'ont présenté aucun candidat, si le quorum n'a pas été atteint ou si les sièges n'ont pas tous été pourvus, la direction affichera avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges restant à pourvoir et les collèges concernés.

Il sera alors procédé à un second tour dans un délai maximum de 15 jours.

En cas de second tour, les électeurs pourront voter pour des listes autres que celles présentées par les Organisations Syndicales. Les candidatures libres seront alors possibles. Un candidat qui se présente seul est considéré comme une liste à lui tout seul.

9. DEPÔT DES CANDIDATURES

Pour des raisons d’ordre matériel, tenant à l’organisation du vote par correspondance, la date limite de dépôt des candidatures est fixée, pour le premier tour, au :

Mercredi 30 octobre 2019 à 11H00

Pour l’éventuel second tour, cette date limite est fixée au mercredi 20 novembre 2019, à 10H00.

Les listes de candidats établies par collège en distinguant titulaires et suppléants seront :

• soit déposées contre récépissé auprès du Directeur des Ressources Humaines et de l’Organisation ou de la Responsable du Département Ressources Humaines,

• soit adressées par courrier recommandé à la Direction des Ressources Humaines au plus tard en date de présentation le 29 octobre 2019 pour le premier tour, et le 19 novembre 2019 pour l’éventuel second tour.

La Direction diffusera les listes via l’Intranet et les affichera sur ses panneaux :

• le mercredi 30 octobre 2019 pour le premier tour,

• le mercredi 20 novembre 2019 pour le second tour éventuel.

10. PROPAGANDE ELECTORALE

Chaque liste de candidats valide pourra diffuser un et un seul message de propagande électorale par voie électronique pour chaque tour de scrutin.

Chaque liste pourra également prévoir une profession de foi, qui sera jointe au matériel de vote par correspondance. Pour des raisons liées à l’organisation du vote par correspondance, la profession de foi devra être adressée à la Direction des Ressources Humaines avant :

• le mercredi 30 octobre 2019 à 11H00 pour le premier tour,

• le mercredi 20 novembre 2019 à 11H00 dans l’éventualité d’un second tour.

Passée cette heure limite, les documents ne seront pas joints au matériel de vote par correspondance.

Les messages de remerciement via la messagerie électronique sont interdits.

L’affichage et la distribution de tracts, par les Organisations Syndicales intéressées, sont possibles dans le respect des règles légales.

Chaque Organisation Syndicale pourra également organiser une réunion d’information dans le respect de l’article 4.5.3 de l’Accord sur le dialogue social.

11. BULLETINS DE VOTE

La Direction assurera l'impression des bulletins, qui sera confiée à Docapost.

Ces bulletins seront distincts pour chaque collège et à l’intérieur de chaque collège pour l’élection des titulaires et celle des suppléants.

a) Les bulletins de vote porteront les indications suivantes :

• Indication de l’Organisation Syndicale au premier tour ou du nom de la liste au second tour

• Intitulé de l’élection : CSE, collège, date

• Mention en gros caractères « Titulaires » ou « Suppléants »

• Liste des candidats

Couleurs choisies :

• « Titulaires » du premier collège : la couleur verte

• « Suppléants » du premier collège : la couleur jaune

• « Titulaires » du second collège : la couleur bleue

• « Suppléants » du second collège : la couleur rose

b) Les enveloppes de taille et de qualité uniformes porteront les indications suivantes :

• Intitulé de l’élection : CSE, collège, date

• Mention en gros caractères « Titulaires » ou « Suppléants »

Couleurs choisies : identiques aux bulletins de vote.

12. VOTE PAR CORRESPONDANCE

Le personnel dont le lieu de travail principal n’est pas le site de la Défense est admis à voter par correspondance. En conséquence, les Responsables de Développement Partenariats CGPI, le Responsable Développement Commercial et les salariés basés au studio, avenue Hoche, seront admis à voter par correspondance.

Par ailleurs, d’autres électeurs seront également admis à voter par correspondance, sous réserve que la Direction ait été informée de leur situation préalablement à l’envoi du matériel de vote par correspondance.

Il s’agit des électeurs en situation d’absence pour :

• Maternité ou paternité, maladie, accident du travail ou de trajet, dans la mesure où leur situation a été justifiée par certificat ad’hoc

• Jour habituel non travaillé pour les collaborateurs à temps partiel

• Jour de télétravail

• Mission hors des locaux de l’entreprise, congés payés, congés sans solde, formation à l’extérieur ou RTT, dans la mesure où cela a été renseigné et validé dans l’outil de gestion des absences

Dans le cadre du vote par correspondance, la Direction fera appel aux services de La Poste via Docapost, qui adressera directement aux collaborateurs un kit de vote par correspondance le jeudi 31 octobre 2019.

Ce kit sera envoyé dans une enveloppe en Lettre Prioritaire et comprendra l’ensemble du matériel de vote, à savoir :

• Bulletins et enveloppes de vote

• Professions de foi, sous réserve d’avoir été transmises dans les délais

• Lettre d’accompagnement

• Carte d’émargement

• Notice explicative

• Enveloppe retour préaffranchie

Au dos de la page relative à la carte d’émargement se trouvera une notice expliquant aux électeurs par correspondance comment voter.

Une enveloppe retour (enveloppe T) sera mise à disposition des électeurs votant par correspondance afin de renvoyer leurs bulletins de vote.

L’électeur devra insérer dans son enveloppe retour : ses enveloppes de vote (comprenant chacune un bulletin de vote), ainsi que sa carte d’émargement dûment signée.

A défaut de signature, le vote ne sera pas valable. L’électeur sera alors considéré comme non votant.

Le jour du scrutin, l’ensemble des votes par correspondance seront livrés par La Poste, pour être insérés dans les urnes correspondantes à la clôture du scrutin. En cas de double vote d’un électeur, le vote physique prévaudra sur le vote par correspondance.

13. OUVERTURE DU SCRUTIN

Lieu : 4^ème étage dans la Salle Lisbonne.

Horaires pour le vote : de 9H00 à 13H00.

En cas de second tour, les mêmes dispositions s’appliqueront à la date du mardi 3 décembre 2019.

14. FERMETURE DU SCRUTIN ET DEPOUILLEMENT

La fermeture du scrutin, interviendra le :

Lundi 18 novembre 2019 à 13H00

Les membres du bureau de vote procéderont au dépouillement à 14H00.

En cas de second tour, les mêmes dispositions s’appliqueront à la date du mardi 3 décembre 2019.

15. ORGANISATION MATERIELLE

L’organisation matérielle du vote revient à la Direction de l’UES, qui fournira :

• les bulletins de vote, y compris les bulletins blancs,

• les enveloppes nécessaires au vote,

• une urne par scrutin.

Des isoloirs seront aménagés, avec des stylos et poubelles mis à disposition.

16. BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote sera constitué pour chaque collège.

Chaque bureau de vote sera composé de 3 membres des électeurs présents du collège.

Ceux-ci seront choisis sur base du volontariat : les volontaires peuvent se signaler auprès de la Direction des Ressources Humaines à compter de la diffusion du présent protocole, et seront retenus selon l’ordre d’arrivée des demandes.

Les candidats ne pourront être membres d’un bureau de vote.

Le président sera désigné par le bureau.

Le bureau devra s’assurer de la régularité et du secret du vote.

Les membres du bureau de vote seront informés, préalablement au scrutin, de leur rôle. La Responsable du Département Ressources Humaines sera présente dans la salle de dépouillement pour assister aux opérations électorales en toute neutralité.

17. MODE DE SCRUTIN

Les élections auront lieu au scrutin secret et sous enveloppe.

Il est procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants dans chacun des collèges électoraux.

Les électeurs devront utiliser obligatoirement les bulletins de vote et les enveloppes mis à leur disposition.

Il est rappelé que :

Sont considérés comme VOTES NULS :

• les cartes d’émargement des votes par correspondance non signées par le votant

• les bulletins portant une mention, annotation ou signe de reconnaissance

• les bulletins mentionnant le nom d’un candidat d’une autre liste (vote panaché) ou le nom d’une personne qui n’est pas candidate dans le collège concerné

• les bulletins déchirés, maculés ou illisibles

• les bulletins introduits dans la mauvaise urne

• les bulletins trouvés dans l’urne sans enveloppe

• un bulletin titulaire dans une enveloppe suppléant, ou le contraire

• les bulletins dont l’ordre de présentation des candidats aura été interverti

• un bulletin blanc et un bulletin nominatif dans la même enveloppe

• plusieurs bulletins de candidature individuelle

• les enveloppes contenant plusieurs bulletins de listes différentes

• les enveloppes différentes de celles mises à la disposition des électeurs ou portant des signes de reconnaissance.

Sont considérés comme VOTES BLANCS :

• les enveloppes contenant un bulletin blanc

• les bulletins dont tous les noms de candidats sont barrés

• les enveloppes vides

Ces votes NULS ou BLANCS ont le même effet que l’abstention.

A contrario, sont considérés comme VOTES VALABLES les bulletins dont le nom d’un ou plusieurs candidats a été raturé, dès lors que tous les noms de candidats ne sont pas barrés.

18. QUORUM

Si, au premier tour de scrutin, le nombre de suffrages valablement exprimés par les votants dans un collège est inférieur à la moitié des électeurs inscrits dans ce même collège, il sera procédé dans un délai maximum de 15 jours à un second tour.

Les électeurs qui ont mis dans l’urne un bulletin blanc ou nul ne peuvent pas être considérés comme votants pour la détermination du quorum. Le nombre des électeurs ayant voté blanc ou nul vient s’ajouter à celui des électeurs qui n’ont pas pris part au vote.

Même si le quorum n’a pas été atteint au premier tour, il sera procédé à un dépouillement. Celui-ci permettra notamment de déterminer la représentativité des Organisations Syndicales au sein de l’UES.

19. PROCLAMATION DES ELUS

Lorsque les candidats d’une même liste ont obtenu le même nombre de voix, les sièges attribués à la liste seront attribués selon l’ordre de présentation de la liste.

Lorsque le nom d’un candidat a été raturé sur certains bulletins de vote :

• si le nombre de ratures est inférieur ou égal à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat, les ratures ne sont pas prises en compte et les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation.

• si le nombre de ratures est supérieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat, le candidat en question ne pourra être proclamé élu ; ce sont les candidats qui le suivent dans l’ordre de présentation de la liste qui le seraient le cas échéant.

20. PROCES-VERBAL

Pour chaque scrutin, un procès-verbal sera établi et signé par tous les membres du bureau de vote.

Un exemplaire sera adressé à chaque Organisation Syndicale, à l’Inspection du Travail, ainsi qu’au prestataire du ministère du travail, le CTEP.

21. Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée aux élections du CSE 2019.

Un exemplaire du présent accord sera déposé à la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi de Nanterre et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature.

Chaque Organisation Syndicale recevra par ailleurs un exemplaire du présent accord.

Fait à Paris La Défense, le 17 octobre 2019

En 6 exemplaires originaux

Pour les entités constitutives de l’UES Pour les Organisations Syndicales

XXXXXXXXXXXXXX Pour la C.F.D.T.

XXXXXXXXXXXX

Pour la C.F.E-C.G.C.

XXXXXXXXXXXXXXX