Accord d'entreprise "Accord portant sur le droit à la déconnexion" chez ADIE - ASS POUR DROIT A L INITIATIVE ECONOMIQUE (Siège)

Accord portant sur le droit à la déconnexion

PREAMBULE :

Depuis plusieurs années, le développement et la multiplication des Technologies de l’information et de la Communication (TIC – notamment messagerie électronique, ordinateurs portables, tablettes, téléphonie mobile et smartphones, ou encore application) ont opéré un véritable bouleversement des habitudes et des modes d’organisations du travail.

Ainsi, s’il est acquis aujourd’hui que le rôle des TIC est déterminant pour l’activité professionnelle quotidienne des salariés, pour l’organisation et le bon fonctionnement des entreprises, et qu’elles sont également porteuses de lien social facilitant les échanges et l’accès à l’information, elles doivent néanmoins être utilisées à bon escient, dans le respect des personnes et de l’équilibre nécessaire entre leur vie professionnelle et leur vie privée.

Consciente qu’une attention particulière devait être portée aux conditions d’utilisation des outils numériques, l’Adie a toujours pris des engagements forts en la matière afin de préserver les salariés en leur garantissant de bonnes conditions et un bon environnement travail.

Aussi, pour rappel, avant même la « Loi Travail » et l’inscription du principe de « droit à la déconnexion » parmi les négociations obligatoires, l’Adie avait pris en compte cette thématique via un guide des bonnes pratiques et tout particulièrement via la charte d’utilisation des moyens informatiques et de télécommunication en date du 12 octobre 2015.

Dans la continuité de ces engagements, et en vue de formaliser des actions concrètes sur ce sujet, les parties signataires se sont réunies afin de fixer un cadre structuré destiné à assurer la pleine effectivité de l’exercice du « droit à la déconnexion ».

Aussi, conformément à l’article L.2242-8,7° du Code du travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016, le présent accord a pour objectif de définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion par le biais notamment de la mise en place de mesures précises et d’actions de sensibilisation.

En outre, cet accord témoigne de la détermination de l’Adie à poursuivre et amplifier les actions en faveur du bon usage professionnel des outils numériques et des communications professionnelles, et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre indispensable entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

Il remplace tout accord, engagement unilatéral ou usage traitant du même objet.

PARTIE 1 : Affirmation du « Droit à la déconnexion »

ARTICLE 1 : Définition du « Droit à la déconnexion »

Défini par la loi n°2016-1088 du 8 août 2016, à l’Adie, le « droit à la déconnexion » peut être considéré comme le droit pour tout salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels et à ne pas être contacté, en dehors de son temps de travail, et ce afin d’assurer le respect des « temps de repos » et l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale ».

Etant précisé qu’il convient d’entendre par :

• « outils numériques professionnels » : les outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent au salarié d’être joignable à distance à tout moment ;

• « temps de travail » : les horaires de travail du salarié durant lesquelles il demeure à la disposition de son employeur, à savoir les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires.

En revanche, en sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaires, les congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps d’absences autorisées, de quelque nature que ce soit (maladie, maternité, paternité etc.).

ARTICLE 2 : « Droit à la déconnexion », un droit reconnu à tous les salariés

L’exercice du « Droit à la déconnexion » s’inscrit, par sa finalité, dans une démarche de protection de la santé et du bien-être de chaque salarié, en leur garantissant le respect de « leurs temps de repos » et de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale.

Aussi, ce droit est reconnu à l’ensemble des salariés de l’Adie quelle que soit leur métier, leur qualification, leur statut et leur positionnement hiérarchique.

PARTIE 2 : Modalités pratiques de mise en œuvre du « Droit à la déconnexion » à l’Adie

A l’Adie, au regard de l’étendue de son réseau (salariés basées en Outre-Mer et donc sur d’autres fuseaux horaires), il a été décidé de ne pas opter pour une solution « radicale » qui consisterait à bloquer l’accès à l’ensemble des outils numériques sur des périodes prédéterminées (le soir par exemple).

En effet, pour les parties au présent accord, le droit à la déconnexion doit être appréhendé comme un réel droit et ne pas se résumer à une édiction et une addition de règles strictes qui pourraient ne pas correspondre au mode de travail souhaité par les salariés et/ou entraver leur autonomie et leur responsabilisation individuelle.

Par conséquent, les accès aux outils numériques resteront ouverts en permanence aux salariés de l’Association.

Aussi, face à cette possibilité de connexion quel que soit le lieu et le temps, les parties s’accordent sur le fait que la mise en œuvre du « droit à la déconnexion » au sein de l’Association doit s’articuler autour des 4 mesures suivantes :

• les mesures visant à s’assurer de la non-utilisation des outils numériques hors temps de travail

• les mesures visant à réguler l’utilisation des outils numérique pendant le temps de travail

• les mesures visant à sensibiliser les salariés et les managers au droit à la déconnexion

• les mesures visant à assurer le respect du droit à la déconnexion

Etant précisé que l’implication et l’exemplarité de la ligne managériale est essentielle.

ARTICLE 1 : Mesures visant à s’assurer de la non utilisation des outils numériques hors temps de travail

1. Principe

Conformément au « Droit à la déconnexion » tel qu’il a été défini à l’Article 1- Partie 1, le salarié n’a aucune obligation de se connecter aux outils numériques en dehors de son temps travail.

Autrement dit, en dehors de son temps de travail (repos congés, absences, etc.), le salarié n’est pas tenu :

• d’adresser ou de prendre connaissance ou de répondre à des courriels/sms

• d’appeler ou de répondre au téléphone

• de se connecter à distance aux applications ou intranet

Ainsi :

• le respect de son droit à la déconnexion ne pourra avoir aucun impact négatif sur l’évaluation professionnelle du salarié et ne pourra notamment donner lieu à aucune sanction à son encontre

• le salarié qui se connecterait en dehors de son temps de travail ne saurait être considéré comme effectuant une activité professionnelle à la demande de l’employeur, et cette pratique n’aura ainsi aucun impact positif sur sa situation.

Cela étant, l’urgence peut être de nature à permettre une dérogation à ce principe.

Etant précisé que, par « urgence », il est entendu, dans le présent accord, un fait qui ne pourrait attendre le retour du salarié sans générer un préjudice important pour l’association.

2. Mesures mises en place

Les mesures suivantes sont instaurées par les parties au présent accord afin de s’assurer de la non utilisation des outils numériques non seulement en dehors des horaires de travail mais également pendant une absence.

1. Droit à la Déconnexion en dehors des horaires de travail (hors urgence)

Les parties rappellent qu’en dehors des horaires de travail, les salariés sont tenus de laisser les outils de communication professionnelle (téléphone, ordinateur, etc.) sur leur lieu de travail et à défaut, de les éteindre.

Cela étant, face à la possibilité d’accéder à distance à sa messagerie et aux applications, à tout moment et en tout lieu, il était déjà énoncé dans la charte informatique en vigueur au sein de l’Adie, en son article IV-5-« Utilisation de la messagerie hors du temps de travail» : « L’Adie ne demande pas à ses collaborateurs d’utiliser leur messagerie professionnelle en dehors du temps de travail ».

Outre cette mention, et pour aller plus loin, les parties ont souhaité que le présent accord rappelle à :

• l’ensemble des collaborateurs de s’interroger sur le moment opportun pour adresser à leur interlocuteur un courriel, une notification via une application, un sms ou un appel téléphonique, afin de ne pas provoquer une perception d’urgence qui ne serait pas justifiée.

De plus, concernant précisément le message électronique, pour les salariés qui décident exceptionnellement de se connecter en dehors des heures habituelles de travail, il est fortement recommandé de :

• Privilégier l’enregistrement des messages tardifs dans leurs « brouillons », ou bien utiliser les options « différer » ou « programmer un envoi » (si elles existent sur l’application utilisée) afin de l’envoyer au destinataire durant le temps de travail

• Veiller à ce que le message envoyé tardivement n’appelle pas de réponse immédiate, car par définition, les communications reçues en dehors des heures de travail n’ont pas à donner lieu à réponse immédiate de la part des salariés.

A ce titre, pour sensibiliser l’ensemble des collaborateurs, les salariés peuvent, s’ils le souhaitent préciser en signature de leur mail la mention suivante : « par nature et sauf mention contraire explicite et exceptionnelle liée à l’urgence, si vous recevez ce mail en dehors de vos horaires habituels de travail, vous n’êtes pas tenu d’y répondre immédiatement ».

• Aux responsables hiérarchiques de ne pas contacter leurs collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l’horaire collectif.

Aussi, à titre exemplarité, la Direction s’engage à ce que les messages all.sites ne soient pas envoyés au-delà de 19h.

En outre, en tout état de cause, sauf urgence avérée, les collaborateurs ne peuvent pas être contactés via mail, téléphone/sms entre 20h et 7h du matin.

2. Droit à la déconnexion durant les absences

Afin d’assurer le droit à la déconnexion des salariés durant leurs absences les parties rappellent les mesures suivantes :

• Concernant la messagerie électronique, il est rappelé au salarié absent pour quelque raison que ce soit (congé, maladie, etc.) ou en temps partiel (jour non travaillé) de paramétrer le gestionnaire d’absence de sa messagerie électronique en indiquant la personne à contacter en cas d’urgence.

Un rappel pourra être fait par les encadrants avant les périodes de congés.

Dans ce cadre, suite à une absence de longue durée, les parties invitent fortement le salarié, à son retour, à bloquer dans son agenda une plage d’une demi-journée à son retour durant laquelle il pourra se consacrer au traitement des courriels reçus pendant sa période d’absence. Ceci afin d’éviter que ce dernier ne soit contraint de traiter ses mails avant son retour de congés ou d’être surchargé à son retour. Les encadrants sont les garants de la mise en place de cette bonne pratique au sein de leurs équipes.

En outre, pour rappel, en matière d’absence des mesures sont également prévues dans la charte informatique en vigueur à l’Adie puisqu’en son Article 8 – Fin d’accès à la messagerie, il est prévu que la messagerie soit suspendue en cas de :

• absence prévue excédant 5 mois

• absence non maitrisable (ex : maladie) à compter du premier jour du sixième mois consécutifs d’absence

• Concernant le matériel (téléphonie, ordinateur, etc.,),

Il est rappelé au salarié absent pour quelque raison que ce soit (congé, maladie, etc.) ou en temps partiel (jour non travaillé) d’indiquer sur sa messagerie téléphonique sa durée d’absence et, dans la mesure du possible, indiquer la personne à contacter en cas d’urgence.

Pour certaines absences, conformément aux dispositions de la Charte informatique de l’Adie, le matériel doit être restitué et l’accès au système d’information est suspendu.

A défaut, les parties rappellent qu’ils doivent être éteints.

Enfin, il est conseillé aux salariés en lien avec le public de rappeler les horaires d’ouverture d’agence sur leur message téléphonique.

ARTICLE 2 : Mesures visant à réguler l’utilisation des outils numérique pendant le temps de travail

1. Principe

Les parties s’accordent sur le fait qu’une régulation doit également pouvoir s’exercer pendant le temps de travail : une utilisation trop intensive voire abusive de ces outils pouvant créer une surcharge cognitive.

Dans ce cadre, ce droit à la déconnexion se matérialise essentiellement par un usage raisonné et pertinent des outils pendant le temps de travail.

En particulier, pour les tâches nécessitant une concentration soutenue, il est conseillé de s’instaurer des plages dite de « déconnexion » aux outils sus-mentionnés.

2. Mesures mises en place

Le droit à la déconnexion durant le temps de travail suppose ainsi que chaque salarié et plus particulièrement chaque encadrant :

• S’interroge sur la pertinence des outils numériques par rapport aux autres outils de communications. Autrement dit, l’utilisation de outils numériques ne doit pas systématiquement se substituer au dialogue et aux échanges directs pendant le temps de travail.

• Respecte la finalité de ces outils, et précisément pour la messagerie, en transmettant aux bons interlocuteurs la juste information, amenant à être vigilant quant à :

• la pertinence des destinataires des messages électroniques

A ce titre, il pourra être vu au niveau des services supports du siège la pertinence de certaines adresses groupées.

• l’utilisation modérée des fonctions « répondre à tous » et « copie à »

• la précision de l’objet du mail afin de permettre au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du mail

• le respect des règles élémentaires de politesse lors de l’envoi de courriers électroniques, de même que la proscription de mails polémiques, ou encore de courriels appelant de nombreux « aller-retours »

Ces règles liées à la gestion de la messagerie électronique pourront être rappelées par les encadrants aux collaborateurs lors de réunions d’équipe

En outre, il pourra être préconisé par l’encadrement en local, de ne pas consulter sa messagerie électronique ainsi que d’émettre ou de recevoir des appels pendant certains réunions (ex : formation, réunions de travail, etc.).

ARTICLE 3 : Mesures visant à sensibiliser les utilisateurs à l’importance des temps de déconnexion

1. Principe

L’effectivité du droit à la déconnexion des outils numériques requérant l’exemplarité de l’encadrement mais également l’implication de tous les salariés, des actions d’information et de sensibilisation seront mis en œuvre afin de rappeler à chacun ce qu’implique ce droit à la déconnexion au quotidien, et ainsi assurer le respect des temps de repos et de l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle.

2. Mesures mises en place

La Direction s’engage à inclure dans les formations « Management » des actions destinées à sensibiliser le personnel encadrant au droit à la déconnexion.

En outre, afin que le « Droit à la Déconnexion » s’ancrent dans les pratiques de l’Adie, différentes actions pourront être mise en place telle que :

• Information sur cet accord dans un message « all.sites » destinés à l’ensemble des salariés

• Communication sur l’intranet des dispositifs relatifs au droit à la déconnexion des outils numériques (ex : messages de sensibilisation sur les écrans informatiques, fiche pratique sur le droit à la déconnexion)

• Mention de cet accord dans le livret d’accueil remis à l’embauche

• Rappel des bonnes pratiques avant les congés annuels d’été

Le choix de ces communications annuelles pourra se faire en lien avec les membres du CHSCT.

ARTICLE 4 : Mesures visant à s’assurer du droit à la déconnexion

1. Principe

L’effectivité du droit à la déconnexion implique que lorsque ce droit n’est pas respecté, le collaborateur puisse alerter sa ligne hiérarchique afin que des solutions soit identifiées dans les meilleurs délais.

2. Mesures mises en place

Les parties au présent accord rappellent que l’utilisation des outils numériques pourra être abordée lors de l’entretien annuel des salariés dans le cadre de l’articulation vie personnelle et vie professionnelle.

Au-delà de cet échange annuel, il est précisé qu’un salarié peut, à tout moment, interpeller son responsable hiérarchique sur ses éventuelles difficultés à faire respecter son droit à la déconnexion pendant ses temps de repos.

En cas de dialogue infructueux avec le manager direct et de non-respect persistant, le salarié peut avoir recours à son N+2 et/ou à la Direction des Ressources Humaines.

Dans ce cas, la Directrice des Ressources Humaines évaluera la nature et l’importance du problème rencontré et prendra, après analyse de la situation, les mesures nécessaires afin d’y apporter une solution dans les meilleurs délais (échange avec le manager, proposition de formation etc.).

En outre, les managers pourront également remonter à la DRH, un non-respect du droit à la déconnexion par le salarié lui-même afin que des solutions soit envisagées (telles que la formation « gestion du temps »).

et qu’il ne soit pas plus amené à envoyer des mails hors temps de travail.

PARTIE 3 : Dispositions diverses

ARTICLE 1 : Champs d’application 

Le présent accord d’applique à l’ensemble des salariés de l’Association

ARTICLE 2 : Entrée en vigueur – Durée

Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans.

Il prend effet au 16 mai 2018 et ces dispositions cessent automatiquement et de plein droit le 15 mai 2021.

ARTICLE 3 – Révision

Les parties se réservent le droit de réviser les dispositions de cet accord dans les conditions prévues aux articles L.2261-7 et suivants du code du travail.

Toute demande de révision obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par tous moyens à chacune des autres parties concernées.

Le plus rapidement possible et, au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la demande de révision, les parties devront se rencontrer en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision.

Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

ARTICLE 4 : Formalités de dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé :

• en deux exemplaires (une version papier sous forme d’un exemplaire original et une version électronique) auprès de la Direccte de Paris

• un exemplaire auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris

Fait à Paris, en 6 exemplaires, le ………………………………

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Directeur Général Déléguée syndicale SNB-CGC

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Délégué syndical CGT-Adie