ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN œuvre D’UN DISPOSITIF DE VOTE ELECTRONIQUE

Entre les soussignés

Les Sociétés BARRY CALLEBAUT France (BCF) & Barry Callebaut Manufacturing France (BCMF) représentées par, en qualité de Directrice Ressources Humaines France, les Directeurs d’Usine et de Site, , Directeur Usine et Site de LOUVIERS et, Directeur Usine et Site de Meulan,

D'une part,

Et,

Les organisations syndicales représentatives de salariés :

• Le Syndicat CGT (présent à Louviers et Meulan), représenté par, Délégué Syndical Central et Délégué Syndical Etablissement pour l’Etablissement de Louviers,

• Le Syndicat FO (présent à Meulan), représenté par, Délégué Syndical Etablissement pour l’Etablissement de Meulan,

D'autre part,

Ci-après conjointement dénommées les « parties ».

Article 1 - Préambule

Afin de simplifier le processus électoral et augmenter le taux de participation en permettant à tout salarié de voter de n'importe quel endroit et à tout moment au cours de la période d'ouverture du scrutin, les parties signataires ont souhaité recourir au vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Il est rappelé que les modalités d’organisation de ces élections seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, qui rappellera par ailleurs l’existence du présent accord.

Les parties signataires ont convenu des modalités suivantes :

Article 2 – Mise en place du vote électronique

Le présent accord précise le cadre général de la mise en œuvre du vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de Barry Callebaut France.

Il est ainsi convenu que la mise en place et la conception du vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur.

La mise en place du vote électronique sera réalisée sur la base des dispositions légales et réglementaires applicables.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, une ou plusieurs relances via la messagerie électronique de l’Entreprise pourront être adressées à l’ensemble des électeurs afin de leur rappeler la tenue des élections professionnelles et ce, afin d’augmenter le taux de participation.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de n’importe quel terminal Internet au sein de l’Entreprise ou depuis tout autre lieu.

Dans ce cadre, la Direction fournira des ordinateurs en libre-service afin de faciliter l’accès au vote électronique. L’emplacement de ces postes informatiques sera précisé au sein du protocole d’accord préelectoral.

Article 3 – Accès au vote électronique

L’identifiant et le mot de passe personnel permettant à chaque salarié de formaliser son vote électronique en tout sécurité seront envoyés au domicile personnel de chaque salarié (base bulletin de paye), conformément au calendrier défini par le protocole d’accord préélectoral.

Le salarié admis à voter électroniquement recevra ainsi à son domicile les conditions et la procédure de vote électronique lui permettant d’y participer facilement. L’adresse du site de vote (URL) sera précisée dans le protocole d’accord préelectoral.

II retrouvera sur son accès électronique :

• un bulletin de vote virtuel électronique de chaque liste de candidats titulaires et suppléants du collège auquel ils appartiennent ;

• les tracts électoraux ou profession de foi des listes candidates (format A4 ou PDF maximum 2mo ; logo format PNG 200x200)

Les bulletins de vote virtuels électroniques seront d'un type uniforme et seront édités électroniquement par la Société prestataire retenue pour la mise en place du vote électronique, sous le contrôle de la Direction.

Ils porteront la date du scrutin, la mention 1er ou 2^nd tour, l'instance du Comité Social Economique (CSE) de Louviers ou de Meulan, le collège visé et le type de mandat : Titulaire ou Suppléant.

Les bulletins de vote virtuels électroniques porteront distinctement la mention de l'organisation syndicale qui présente la liste ou la mention « candidats libres » (2^nd tour).

La saisie de l’identifiant et du mot de passe personnel vaut signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé et un accusé de réception de la transmission du vote et de l’émargement pourra être conservé par le salarié.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Les votes électroniques seront recevables jusqu'à la date de clôture de la période de vote électronique déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. Les votes électroniques reçus postérieurement à cette date ne seront pas valables.

Durant la période de vote électronique, les membres du bureau de vote et la direction pourront suivre le taux de participation au scrutin.

A la clôture du vote, le Président du bureau de vote, en présence des membres du bureau et le cas échéant des délégués de liste présents, procèdera au dépouillement des votes électroniques.

Article 4– Bureau de vote

Le bureau de vote veille à la régularité des opérations électorales.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote et les représentants du personnel au système de vote électronique, une formation portant notamment sur le fonctionnement du logiciel, sur les modalités d’ouverture du scrutin et les modalités de dépouillement sera organisée.

Cette formation sera réalisée dans les jours qui précèdent l’ouverture du scrutin.

Par ailleurs, un test à blanc du dispositif prévu par le présent accord sera effectué avec le bureau de vote et les organisations syndicales représentatives.

Le temps passé au bureau de vote pour ces électeurs sera assimilé à du temps de travail effectif.

Article 5 – Durée, Révision et Dépôt

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa date de signature et pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé selon les conditions prévues légalement.

Cet accord est établi en 5 exemplaires originaux et sera déposé par la Direction auprès de la DDEETS sur la plateforme TéléAccords et auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes de Poissy. Le dépôt sera accompagné des pièces listées à l’article D. 2231-7 du Code du Travail.

Un exemplaire sera mis à disposition pour chacun des représentants du personnel (Comité Social & Economique d’Etablissement de chaque Site), et affiché sur les panneaux prévus à cet effet et/ou sur le site Intranet.

La Direction notifiera le présent accord dès sa signature à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Fait à Meulan, le 19 août 2021

Pour les Sociétés

Barry Callebaut France (BCF)

Barry Callebaut Manufacturing France (BCMF)

Pour le Syndicat CGT

Délégué Syndical Central & Site Louviers

Pour le Syndicat FO

Délégué Syndical de Site Meulan

Directrice Ressources Humaines France

Barry Callebaut France & Barry Callebaut Manufacturing France

Directeur Usine et Etablissement de LOUVIERS Barry Callebaut France

Directeur Usine et Site MEULAN Barry Callebaut Manufacturing France

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Principe du vote électronique

Le système retenu par la Société Barry Callebaut doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité des données transmises et le secret du vote, notamment par l’attribution de moyens d’authentification personnels,

• La sécurité de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les représentants du personnel, les membres du bureau de vote et la Direction bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique répondant aux exigences de la CNIL et aux dispositions légales et réglementaires.

Cellule d'assistance technique

L'entreprise met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l'entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, a un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, a un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Déroulement des opérations de vote

• Etablissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d'électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'entreprise.

Il en est de même pour l’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi.

• Lieu et temps du scrutin

Le scrutin se déroulera conformément au calendrier défini par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du scrutin, depuis n'importe quel terminal, pc personnel ou professionnel, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes est assuré par le prestataire du vote électronique au plus tard à la veille de l'ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu'à sa clôture.

Tous les moyens sont mis en oeuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par les salariés. Dans ce cadre, une note d'information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique est adressée par courrier au domicile personnel des salariés.

• Modalités d’accès au site internet de vote électronique

Chaque électeur reçoit à son domicile, l'adresse du site internet URL, déterminé dans le protocole d’accord préélectoral, lui permettant d’accéder au vote électronique et ses moyens personnels d'authentification (identifiant et mot de passe personnel mis à disposition pour le 1^er comme pour le 2^ème tour).

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L'électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l'électeur vaut signature de la liste d’émargement de l'instance concernée et clôt définitivement l'accès au scrutin.

Le Service Support du prestataire, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

• Déroulement du vote

Le moyen d'authentification permet au serveur de vérifier l'identité de l'électeur et garantit l'unicité de son vote.

Lorsque l'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaitre clairement à l'écran et peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

• Matériel de vote

Le matériel de vote est envoyé conformément au calendrier défini par le protocole d’accord préélectoral.

• Séance de validation et formation du bureau de vote

Une séance de formation et de validation à destination des membres du bureau de vote et des représentants du personnel et de la Direction de l’entreprise sera réalisée par le prestataire concernant les procédures d’ouverture, de clôture et dépouillement.

Lors de cette séance, les membres du bureau de vote valideront le dispositif de vote.

Les clés de dépouillement seront remises publiquement au Président et aux deux assesseurs, soit un total de trois clés, de manière à garantir que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs, à l'exclusion de toute autre personne.

Durant la période de vote taus les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement.

Ce mécanisme garantit l'impossibilité de connaitre le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

• Programmation du site de vote électronique

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des choix possibles de vote à l'écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu'elles ont été présentées par leurs auteurs.

• Clôture et Résultats

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

• Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux des trois clés de déchiffrement différentes qui doivent être éditées.

Le système de vote électronique est scellé avant ouverture du site par le prestataire et les scellés restent posés jusqu’à la clôture des opérations de vote après le 1^er tour puis le 2^ème tour, afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

• Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu'à l’expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée jusqu'a la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l'expiration de ces délais, l'entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

• Sécurité et confidentialité

Anonymat et confidentialité des suffrages : les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique dénommé « contenu de l'urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l’'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les donnees de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs, afin de garantir la confidentialité du vote.

Existence et contenu des fichiers :

Les donnees devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège, site ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, sexe, date de naissance, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;

• Pour les listes d'émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, service RH ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations !es concernant.

• Pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote, service Rh,

• Pour les résultats : électeurs, services du Ministère charge de l’emploi, syndicats, entreprises et service Rh.

• Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d'une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.