Accord d'entreprise "Accord vote électronique" chez IMA TECHNOLOGIES - INTER MUTUELLES ASSISTANCE TECHNOLOGIES
Cet accord signé entre la direction de IMA TECHNOLOGIES - INTER MUTUELLES ASSISTANCE TECHNOLOGIES et les représentants des salariés le 2018-05-14 est le résultat de la négociation sur l'exercice du droits syndical, les instances représentatives du personnel et l'expression des salariés.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et les représentants des salariés
Numero : T04418000340
Date de signature : 2018-05-14
Nature : Accord
Raison sociale : INTER MUTUELLES ASSISTANCE TECHNOLOGIE
Etablissement : 35325992200030
Droit syndical : les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur le thème Droit syndical, IRP, expression des salariés
un accord relatif à la durée des mandats (2018-05-14)
Conditions du dispositif droit syndical pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2018-05-14
Accord d’Entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection du Comité Social et Economique
Entre :
La société IMA Technologies située 1, impasse Claude Nougaro - BP 40327 - 44803 Saint-Herblain CEDEX, Représentée par , Responsable des Ressources Humaines.
D’une part,
Et :
Les membres du comité d’entreprise d’IMA Technologies
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Table des matières
Article I. Principes généraux 3
Article II. Modalité d’organisation des opérations 3
Section 2.01 Protocole d’accord préélectoral 3
Section 2.02 Expertise et déclaration CNIL 4
Section 2.03 Formation au système de vote électronique 4
Section 2.04 Cellule d’assistance technique 4
Article III. Déroulement des opérations de vote 4
Section 3.01 Établissement des listes électorales et transmission 4
Section 3.02 Lieu et temps du scrutin 5
Section 3.03 Modalités d’accès au site de vote 5
Section 3.04 Déroulement du vote 5
Section 3.05 Programmation du site 6
Article IV. Clôture et Résultats 6
Section 4.01 Clôture et dépouillement des votes 6
Section 4.02 Délais de recours et destruction des données 6
Article V. Sécurité et confidentialité 6
Section 5.01 Anonymat et confidentialité des suffrages 6
Section 5.02 Le dispositif de secours 7
Article VI. Suivi de l’accord 7
Section 6.01 Durée d’application 7
Section 6.02 Suivi et rendez vous 7
Préambule
Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place, pour les élections de ses représentants du personnel, un système de vote électronique, rendu possible par la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 et dont les modalités et les conditions pratiques d’application ont été fixées, respectivement, par le décret n°2007- 602 du 25 avril 2007 et un arrêté du 25 avril 2007.
En effet, ce système de dématérialisation du vote correspond mieux aux objectifs de l’entreprise en matière de développement durable, tout en permettant une économie en moyens matériels et humains et en favorisant la participation des salariés.
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.
De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale
Les parties présentes sont en effet conscientes du fait que les élections professionnelles représentent un enjeu important pour tous les acteurs sociaux (employeur, syndicats, salariés).
Dans ce cadre, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie électronique et dont les solutions seront conformes aux recommandations de la CNIL et à la législation en vigueur garantissant la confidentialité, l’anonymat, l’unicité et l’intégrité des scrutins.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Les parties sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.
Principes généraux
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein d’IMA Technologies pour l'élection du Comité Social et Economique.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment:
• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 18 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Modalité d’organisation des opérations
Protocole d’accord préélectoral
Préalablement à chaque élection et conformément à l’article L 2314-5 du code du travail, IMA Technologies invitera les organisations syndicales intéressées à négocier un protocole d’accord préélectoral.
Ce dernier définira notamment le calendrier des opérations électorales, le nombre et la composition des collèges électoraux ; la répartition du personnel et des sièges dans ces collèges ; les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Expertise et déclaration CNIL
Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.
En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.
Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
Formation au système de vote électronique
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.
En particulier, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.
Cellule d’assistance technique
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique:
1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par 3 clés délivrées à cet effet ;
2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement des opérations de vote
Établissement des listes électorales et transmission
Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la ou les listes(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Le site dédié au vote électronique sera accessible aux électeurs 24h/24h pendant toute la durée du scrutin. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel poste informatique, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
L’heure d'ouverture des opérations de vote et celle de la fermeture du scrutin électronique à la date déterminée doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote composé d’un président et de deux assesseurs, et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Seul le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Modalités d’accès au site de vote
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.
A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
Lors de la validation du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Déroulement du vote
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Programmation du site
Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.
Clôture et Résultats
Clôture et dépouillement des votes
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Sécurité et confidentialité
Anonymat et confidentialité des suffrages
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».
Seuls le bureau de vote et les personnes habilitées auront accès en cours de scrutin aux informations relatives au taux de participation en temps réel. Les listes d’émargement ne seront accessibles qu’à la clôture du scrutin afin de garantir à chaque électeur sa liberté de vote.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Suivi de l’accord
Durée d’application
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature.
Suivi et rendez vous
En cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai de 3 mois après la publication de ces textes, afin d'adapter lesdites dispositions.
Révision
Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant, sur demande écrite émanant d’une partie signataire, et dans les conditions définies par le Code du travail. Un préavis de 1 mois devra être respecté.
Dénonciation
Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues par le Code du travail moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.
Publicité
Le présent accord sera déposé par IMA Technologies, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la DIRECCTE et remis également en un exemplaire, au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes de Nantes.
Le présent accord entrera en vigueur à compter du 14 mai 2018.
Fait à Saint-Herblain, en 4 exemplaires originaux, le 14 mai 2018.
Directrice des Ressources Humaines Les membres du comité d’entreprise
ANNEXE : Cahier des charges imposé au prestataire choisi pour la mise en place du vote électronique
Sommaire
3. PRÉSENTATION DU GROUPE INTER MUTUELLES ASSISTANCE 12
4. OBJET DE L’APPEL D’OFFRES 1
7. PRESENTATION DE L’EXISTANT 1
8. DESCRIPTION DES FONCTIONNALITÉS ATTENDUES 2
8.2. DESCRIPTION FONCTIONNELLE DU BESOIN : 2
8.3. DESCRIPTION DES PRÉREQUIS TECHNIQUES : 3
9. ORGANISATION DU PROJET DE MISE EN OEUVRE 4
10. PLANNING DE LA CONSULTATION : 6
11. CONDITIONS GÉNÉRALES DE L’APPEL D’OFFRES : 6
11.2. PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTÉ : 6
11.3. PROPOSITION COMMERCIALE ET TECHNIQUE : 7
11.4. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES : 8
11.5. CRITÈRES DE SÉLECTION : 9
11.6. PARTENARIAT ENVISAGÉ AVEC D’AUTRES FOURNISSEURS : 10
11.7. CONDITIONS ET MODALITÉS DE RÈGLEMENT : 10
11.8. RESPECT DU CAHIER DES CHARGES : 10
12. MODALITÉS DE REMISE DE L’OFFRE : 12
CONTACTS IMA
Pour la partie achats : Pour les aspects techniques :
Pour les aspects fonctionnels :
Pendant la période de l’appel d’offres, les demandes de renseignements et/ou d’informations complémentaires devront se faire par email au contact mentionné ci-dessus. L’intégralité des questions posées par les soumissionnaires et les réponses apportées seront adressées à tous les candidats.
OBJET DU DOCUMENT
Ce document est réalisé conjointement par les services Achat et les Directions des ressources Humaines IMA GROUPE.
Il décrit d’une manière détaillée les besoins fonctionnels et techniques recherchés.
Il formalise les enjeux, les objectifs et fournit une présentation du Groupe IMA, le contexte du projet et le descriptif de l’existant.
Il précise également l’organisation du projet.
Ce document permet de cadrer le projet et d’organiser la relation avec le soumissionnaire tout au long du projet.
Il constitue un livrable du projet.
Il s’adresse :
• aux différents responsables métiers impactés par le projet
• aux soumissionnaires
Ce document est contractuel et fera l’objet d’une signature de la part du fournisseur retenu.
Il sera joint au contrat.
PRÉSENTATION DU GROUPE INTER MUTUELLES ASSISTANCE
Le Groupe IMA conçoit, assemble et met en œuvre des solutions d’assistance adaptées aux Actionnaires et aux clients qui utilisent ses services.
De l’assistance d’urgence à l’accompagnement dans la durée de ses bénéficiaires, IMA propose une offre complète dans les domaines de l’automobile, du déplacement, du voyage, de l’habitation, de la santé, des services à la personne, de la mobilité internationale, du conseil et de la relation client.
IMA a été créé en 1981, à l’initiative de 3 grandes mutuelles d’assurance (MAAF, MACIF, MAIF) ensuite rejointes par la MATMUT, l’Assurance Mutuelles des Motards, l’AGPM, la MAPA…
Acteurs majeurs de l’économie sociale, nos actionnaires ont affirmé, dès le premier jour, leur ambition : offrir un service de haut niveau à leurs assurés.
Fidèle à ses origines et à son histoire, IMA S.A., société à Directoire et Conseil de Surveillance, conserve son siège social et une part majeure de ses activités à Niort (France)
En 2010, Inter Mutuelles Assistance a fait le choix de s’engager volontairement dans une démarche de Responsabilité Sociale de l’Entreprise (RSE) afin de généraliser à l’ensemble du Groupe les bonnes pratiques sociales, sociétales, environnementales et économiques, piliers d’un développement durable.
La RSE est un moyen pour IMA de formaliser des comportements et une éthique déjà fortement ancrés dans l’entreprise, fondés sur les valeurs de l’économie sociale dont le Groupe est issu.
Les chiffres clés 2016 du Groupe IMA :
Effectif moyen : 3 518
Activité : IMA au service de + de 45 millions de personnes
-2 476 980 dossiers d’assistance traités (IMA G.I.E. et filiales) dont 127 000 « appels d’urgence géolocalisés / eCall » et dont 41 578 dossiers médicaux
-439 400 dossiers traités par Inter Mutuelles Habitat
-Plus de 68 000 sites télésurveillés, 270 000 alarmes traitées et 17 500 interventions d’agents de prévention et de sécurité gérées par IMA Protect
-1,76 millions de services et contacts traités en multicanal par IMA Technologies
Chiffres d’affaires : 641 millions €
Résultats
- 13,9 millions d’euros de résultat net consolidé sur le chiffre d’affaire
marchand de 201,6 millions d’euros
La force du Groupe IMA réside dans sa capacité à assembler les meilleurs services afin d’accompagner les clients dans chaque situation de vie :
Réparation en nature par délégation de l’assureur : mise en place de prestations nécessaires à la réparation des dommages (couvreur, plombier, plâtrier…)
Télé expertise : évaluation à distance des dégâts occasionnés consécutivement à un sinistre
Services à l’habitat : diagnostic immobilier, travaux d’embellissement…
Centre de support et de relation clients (gestion de la relation client, information juridique multicanal, helpdesk informatique, assistance technique automobile)
Conseil et formation dans le domaine de la relation clients
Ingénierie des centres de contacts
Télésurveillance des habitations et locaux professionnels
Services pour accompagner les personnes fragilisées dans leur quotidien
Développement de solutions d’accompagnement spécifiques et complètes (conseil social, ergothérapie, télé assistance…)
Le Groupe IMA fédère 11 entités filiales réparties sur le continent européen (France, Allemagne, Belgique, Espagne, Portugal, Italie, UK) et au Maroc.
Ces implantations sur les marchés nationaux permettent une réelle compréhension des cultures et des attentes locales.
La présence multi-sites d’IMA se double d’un Système d’Information commun et partagé.
Et de proposer une couverture mondiale :
• 252 correspondants techniques et médicaux IMA
• 23 langues parlées sur nos plateaux pour répondre
7 jours/ 7 24/24
OBJET DE L’APPEL D’OFFRES
Le présent appel d’offres a pour objectif de permettre à IMA de sélectionner la société qui lui permettra de mettre en œuvre une solution de vote électronique.
IMA se réserve le droit de ne pas donner suite à tout ou partie de la consultation.
Dans le cas où IMA ne donne pas suite à la réponse fournie par le soumissionnaire, IMA se réserve toutefois le droit d'utiliser par lui–même ou via d’autres sociétés tout ou partie des options, idées, concepts, proposés par le soumissionnaire sans limite ni restriction, et sans que celui-ci puisse revendiquer une quelconque propriété.
PERIMETRE DU PROJET
Ce projet a pour vocation à être déployé à l’ensemble des filiales françaises de plus de 100 salariés du groupe IMA.
LES ENJEUX DU PROJET
Globalisation du système de vote électronique au niveau du groupe IMA.
L’objectif est d’avoir un seul et même prestataire pour chacune des filiales qui vont demeurer autonomes dans la mise en œuvre de leur processus électoral.
PRESENTATION DE L’EXISTANT
Chacune des filiales (sauf SERENA) utilise un système de vote électronique.
DESCRIPTION DES FONCTIONNALITÉS ATTENDUES
PRÉAMBULE :
Le groupe IMA souhaite une solution de vote par internet.
DESCRIPTION FONCTIONNELLE DU BESOIN :
Les acteurs du projet ont procédé à un recensement de différents points concernés par ce projet.
La liste présentée ci-dessous n’est pas exhaustive mais permet de définir l’offre minimale souhaitée. Le soumissionnaire pourra dans le cadre de la réponse le compléter par des offres en option. Les exigences fonctionnelles et techniques sont détaillées ci-dessous :
| Filiales | Caractéristiques des élections | Urnes | Procès-verbaux à éditer | Période des campagnes |
|---|---|---|---|---|
| IMA GIE | ||||
| IMA TECH |
|
pas d’urnes physiques car vote électronique | oui | juin-18 |
| IMH | ||||
|
DESCRIPTION DES PRÉREQUIS TECHNIQUES :
Toutes les propositions de mise en place de nouvelles technologies ne seront possibles qu’avec l’accord des DOSI de chacune des filiales et après validation des architectes systèmes/réseaux de chacune des filiales du réseau IMA.
Un dossier sécurité sera rédigé conjointement entre IMA et le soumissionnaire retenu.
Le soumissionnaire devra compléter son offre des points suivants :
Temps moyens de paramétrage : en fonction du contexte, de l’environnement informatique d’IMA, des choix technique et du nombre de processus à automatiser.
Moyenne constatée : Retour expérience d’entreprise de taille similaire à IMA.
Nombre de jours de formation pour prise en main Débutant / Expert
ORGANISATION DU PROJET DE MISE EN OEUVRE
INTERVENANTS :
Le fournisseur proposera et détaillera l’organisation adaptée au projet IMA. : Mise en œuvre, qui fait quoi, ou quand et comment.
LIEU D’EXECUTION :
Le fournisseur exécutera ses prestations en France métropolitaine et sur les filiales, et quand nécessaire sur le site du client situé à l'adresse suivante :
| Dénomination | Inter Mutuelles Assistance GIE |
|---|---|
| Adresse 1 | 118 avenue de Paris |
| Adresse 2 | CS 40 000 |
| CP | 79033 |
| Ville | Niort cedex 9 |
| Téléphone | |
| Fax |
| Dénomination | Inter mutuelle Habitat |
| Adresse 1 | 471 rue du Puits Japie |
| Adresse 2 | CS 10 007 |
| CP | 79410 |
| Ville | Échiré |
| Téléphone | |
| Dénomination | IMA TECH |
| Adresse 1 | 1 Impasse Claude Nougaro |
| Adresse 2 | BP 40327 |
| CP | 44 803 |
| Ville | Saint Herblain |
| Téléphone |
PLANNING DE LA CONSULTATION :
| ETAPES | DATES |
|---|---|
| Envoi de l’offre | |
| Questions Réponses | |
| Réception des propositions | |
| Décision et contractualisation |
CONDITIONS GÉNÉRALES DE L’APPEL D’OFFRES :
Le soumissionnaire s’attachera à justifier ses préconisations et ses compétences pour répondre aux besoins d’IMA, des moyens et méthodes qu’il compte mettre en œuvre pour garantir la réalisation du projet adapté en réponse au besoin détaillé à l’appel d’offres.
Son dossier de réponse sera constitué impérativement des exigences détaillées ci-dessous.
DEVOIR DE CONSEIL :
IMA attend que le soumissionnaire exerce son devoir de conseil :
Adaptation et préconisation par rapport à notre expression de besoin
Adaptation par rapport au processus décrit
IMA attend du fournisseur qu’il soit force de propositions, quant aux mises en œuvre des besoins d’évolutions exprimés dans le présent cahier des charges.
PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTÉ :
La présentation synthétique de votre société
(CA / RN / Effectif / Filiale concernée par notre Projet => CA/ RN / Effectif) et l’organisation en termes de siège et d’agences locales
PROPOSITION COMMERCIALE ET TECHNIQUE :
La proposition fonctionnelle, commerciale et technique comportant :
La Réponse sur le niveau de couverture pour chacune des fonctionnalités précisée en Annexe exigences fonctionnelles
La proposition financière clairement saisie sur notre fichier
Le coût utilisateur
IMA attend une offre commerciale ferme non révisable sur la durée du contrat, avec obligation de résultat garantissant la qualité des prestations et la réactivité du fournisseur en cas d’évolution ou de dysfonctionnement nécessitant une intervention urgente.
DISPOSITIONS CONTRACTUELLES :
Le soumissionnaire :
indiquera dans sa réponse au présent cahier des charges la validité de son offre. Cette dernière ne pourra être inférieure à 6 mois à compter de la date limite de remise de l’offre.
s’engage au maintien des conditions techniques & commerciales dans le cadre de cet appel d’offres pendant une durée de 4 ans. Le Groupe IMA attend de ses partenaires un résultat de qualité.
joindra sa proposition de contrat avec engagement de résultat
joindra la fiche fournisseur – annexe – demandant les pièces administratives (notamment les attestations d’assurance couvrant sa responsabilité dans le cadre des opérations qui lui seraient confiées (responsabilité civile professionnelle, vol, incendie…)
Présentera sa politique Sécurité : avec le plan d’action définit pour préserver l’intégrité et la pérennité de l’activité
Indiquera le PCA (plan de continuité d’activité) mise en œuvre par le soumissionnaire, le PRA (Plan de Reprise d’Activité suite à incident)
Communiquera le CV du responsable sécurité des systèmes d’informations
Tout autre élément jugé indispensable devra être joint à votre réponse au présent cahier des charges.
Les soumissionnaires devront préciser les éventuels manquements au cahier des charges dans leur réponse.
Tableau récapitulatif des éléments exigés :
| La présentation synthétique de votre société (CA / RN / Effectif / Filiale concernée par notre projet => CA/ RN / Effectif) |
|---|
La proposition fonctionnelle commerciale et technique, reprenant notamment les garanties d’intervention et de rétablissement : GTR / GTI + pénalités ; l’ensemble des tâches et processus; les éventuelles exclusions du service IMA attend une offre technique et commerciale ferme non révisable, avec obligation de résultat garantissant la qualité des prestations et la réactivité du fournisseur en cas d’évolution ou de dysfonctionnement nécessitant une intervention urgente |
| Le cv des personnes susceptibles d’intervenir sur site |
| Références significatives avec coordonnées téléphoniques et mails des contacts (dont le soumissionnaire aura préalablement obtenu l’accord) |
| La proposition financière |
| Validité de votre proposition : 6 mois |
| Votre engagement du maintien des conditions techniques & commerciales dans le cadre de cet appel d’offres pendant une durée 4 ans |
| Sa politique Sécurité |
| La garantie : sa durée, son périmètre et son descriptif complet |
| Les attestations d’assurance couvrant sa responsabilité dans le cadre des opérations qui lui seraient confiées (responsabilité civile professionnelle, vol, incendie…) (demandé en annexe fiche frns ) |
| Un extrait K-bis et une attestation URSSAF (demandé en annexe fiche frns ) |
| Tout autre élément jugé indispensable devra être joint à votre dossier |
Afin d’être étudiée, la proposition devra obligatoirement être saisie dans les fichiers envoyés par IMA.
CRITÈRES DE SÉLECTION :
Le choix de la prestation sera fonction :
de la conformité des réponses au présent appel d’offres
de la qualité du dossier de réponse
de la capacité à assurer la prestation et tenir les engagements
des propositions financières et commerciales
de la proposition contractuelle
PARTENARIAT ENVISAGÉ AVEC D’AUTRES FOURNISSEURS :
IMA exige que soit précisé tout recours à la sous-traitance sachant que le soumissionnaire reste le seul interlocuteur du groupe IMA dans le cadre de ce projet.
CONDITIONS ET MODALITÉS DE RÈGLEMENT :
Point a négocier entre les parties sachant que l’échéancier sera fonction des livrables remis et validés par IMA
RESPECT DU CAHIER DES CHARGES :
En cas de contradiction entre les dispositions du présent appel d’offres et celles contenues dans les dispositions générales de vente, celles de l’appel d’offres prévaudront sauf accord entre les parties. La signature du soumissionnaire sur le présent appel d’offres constitue la preuve de son accord sur cette clause ainsi que toutes celles du présent appel d’offres.
CONFORMITÉ :
Le groupe INTER MUTUELLES ASSISTANCE prendra en compte les offres conformes aux instructions formulées dans le présent appel d’offres.
CONFIDENTIALITÉ :
Le soumissionnaire s’engage à traiter comme confidentielles les informations contenues dans le présent dossier. Il s’engage à ne divulguer ou communiquer les informations uniquement aux membres de son personnel qui en auront besoin pour la réalisation de son offre pendant et au-delà de l’appel d’offres et pour une durée d’un an. Le présent document demeure la propriété du groupe IMA qui pourra le réclamer après consultation.
MODALITÉS DE REMISE DE L’OFFRE :
Les soumissionnaires sont invités à répondre au présent appel d’offres en transmettant :
-1 dossier papier et 1 clé USB comprenant l’ensemble des documents en version électronique à l’adresse suivante :
-1 dossier papier à l’adresse suivante :
ET un dossier email aux adresses électroniques suivantes :
Chaque feuillet de l’appel d’offres sera paraphé par le soumissionnaire.
IMA se réserve la possibilité de confier tout ou partie des lots au soumissionnaire initialement retenu.
Les offres devront nous parvenir au plus tard le 26 avril 12h.
Un problème sur une page ? contactez-nous : contact@droits-salaries.com