Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au droit à la déconnexion des salariés" chez BIOFUSION (Siège)

Accord d’entreprise relatif au droit à la déconnexion des salariés de la société INOVIE BIOFUSION

Entre :

La société INOVIE BIOFUSION, Siren N° 353 488 836 dont le siège social est situé 2 avenue du Président Kennedy – 31330 GRENADE, représentée par ……………….. agissant en qualité de Président

Ci-après dénommée « la société »

D’une part,

Et

L’organisation syndicale CGT, représentée par …………………………………. agissant en qualité de déléguée syndicale ;

L’organisation syndicale CFDT, représentée par ………………………………….. agissant en qualité de déléguée syndicale ;

Ci-après dénommée « les organisations syndicales »

D’autre part.

Préambule

Dans une économie soumise à la transformation digitale, les pratiques et méthodes de travail évoluent en lien avec l’usage généralisé de technologies de l’information et de la communication. En particulier, le recours croissant aux outils de travail nomades qu’ils soient personnels ou mis à disposition par la société, et le passage récent à différents logiciels accessibles à distance (mail professionnel, OneDrive, Kelio…), rend possible pour les collaborateurs de se connecter à leur environnement de travail numérique à tout moment et en tout endroit.

Les parties conviennent que si les technologies de l’information et de la communication (TIC) font partie intégrante de l’environnement de travail, qu’elles sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et qu’elles sont indispensables aux échanges et à l’accès à l’information, leur usage doit être raisonné et équilibré. En effet, permettant de travailler en toutes circonstances, les outils numériques peuvent perturber l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et/ou entrainer une forme d’addiction.

Afin de garantir l’effectivité des congés et temps de repos (journaliers et hebdomadaires), et de favoriser l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle, il est nécessaire d’assurer un juste équilibre entre le maintien de la flexibilité qu'offrent les outils, la préservation de la liberté de chacun de les utiliser et la limitation des éventuels excès via la régulation de leur usage.

C’est dans ce contexte que les parties définissent le droit à la déconnexion comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels (“TIC”) et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel à l’exception des situations d’urgence et exceptionnelles.

En application de l’article L.2242-7 du Code du travail, le présent accord vise à préciser les modalités du droit à la déconnexion, ainsi qu’à fixer les bonnes pratiques qui permettent, par l’effort conjoint de l’ensemble de l’organisation, de favoriser l’efficacité, la concentration et les échanges productifs sur les temps de travail communs, de décongestionner les messageries professionnelles, et par là-même de diminuer la charge de travail globale.

Les parties sont en effet convaincues que les sujets du droit à la déconnexion, des méthodes de travail et de la charge de travail sont intimement liés ; en ce sens, le présent accord vise à prévenir les risques psycho-sociaux et à favoriser le bien-être au travail.

Les parties rappellent que la protection de la santé et du bien-être des collaborateurs est non seulement une responsabilité des collaborateurs vis-à-vis d’eux-mêmes, conformément au Code du travail, mais également une responsabilité de chacun vis-à-vis de ses collègues de travail, qu’ils lui soient collatéraux ou rattachés hiérarchiquement.

A cet égard, les parties insistent sur l’importance particulière de l’exemplarité et de l’implication du management dans la non-sollicitation des collaborateurs en dehors de leur temps de travail.

Le présent accord vise donc à promouvoir des conditions et un environnement de travail garantissant l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, participant ainsi à améliorer la Qualité de Vie au Travail.

Les dispositifs mis en place dans le présent accord concourent aussi à prévenir l’hyper-connexion liée à la nature possiblement addictive des outils numériques, et à préserver la santé des salariés.

ARTICLE 1 – Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements de l’entreprise INOVIE BIOFUSION actuels et à venir ainsi qu’à l’ensemble des salariés, quel que soit le contrat de travail qui les lie à l’entreprise.

ARTICLE 2 – Durée d’application de l’accord

Le présent accord prend effet à compter de sa date de conclusion pour une durée indéterminée.

ARTICLE 3 – Principe du droit à la déconnexion et définitions

3.1 Définition du droit à la déconnexion

La partie supplétive du Code du Travail dispose en son article L.2242-17 alinéa 7 que les partenaires sociaux doivent négocier sur : « Les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l'entreprise de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale. »

Pour rappel, le droit à la déconnexion se définit comme étant le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels (“TIC”) et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel à l’exception des situations d’urgence et exceptionnelles.

Les “plages de déconnexion”, pendant lesquelles le droit à la déconnexion est effectif, sont celles qui sortent du temps de travail habituel, défini comme le temps pendant lequel le salarié demeure à la disposition de l'entreprise. Le temps de travail comprend les heures normales de travail du salarié ainsi que les éventuelles heures accomplies au titre du régime des heures supplémentaires et complémentaires, s’il y a lieu.

Les salariés en forfait-jours étant autonomes dans l’organisation de leur temps de travail, les plages de déconnexion pour ces derniers sont celles qui leur permettent de garantir l’effectivité des temps de repos qui leur sont applicables, ainsi qu’un équilibre certain entre vie professionnelle et familiale (équilibre qui sera principalement jugé par les mesures prises dans le présent accord et sous couvert de la médecine du travail, sensibilisée pour ce personnel).

Correspondent donc à des plages de déconnexion, pour tous les salariés, quel que soient le type de contrat de travail (à durée déterminée ou indéterminée, à l’heure ou en jours) :

• les temps de repos quotidiens et hebdomadaires

• les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non

• les temps de jours fériés non travaillés et de jours de repos

• les temps d'absences, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

3.2 Définition des technologies d’information et de communication

Les technologies d’information et de communication (TIC) visées par le droit à la déconnexion sont les suivantes :

- les TIC physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. ; qu’ils soient mis à disposition par l’entreprise, ou qu’ils soient personnels et configurés pour un usage professionnel.

- les TIC dématérialisées permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels / ERP, outils de messagerie instantanée.

Toute utilisation des outils précités en vue de joindre le collaborateur est considérée comme une “sollicitation professionnelle” dans le cadre du présent accord.

3.3 Définition des temps de travail effectif, temps de pause et temps de repos

Conformément aux dispositions de l’article L.3121-1 du Code du Travail, la notion de temps de travail effectif s’entend du « temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».

On entend par pause un temps de repos compris dans le temps de présence journalier, pendant lequel l’exécution du travail est suspendue et durant lequel le salarié est libre de vaquer à ses occupations personnelles. Les temps de pause ne constituent pas un temps de travail effectif et ne sont donc pas rémunérés.

On entend par temps de repos continu, le temps s’écoulant entre deux journées de travail.

En application de l’article L.3131-1 du Code du Travail, le repos quotidien doit être au minimum de 11 heures consécutives.

Aux termes de l’article L.3132-2 du Code du Travail, le repos hebdomadaire doit être au minimum de 24 heures consécutives.

3.4 Rappel des durées maximales de travail hebdomadaire et amplitude

En application des articles L.3131-1 à L.3132-3 du Code du Travail :

• la durée minimale de repos entre deux plages d’activité est de 11 heures consécutives ;

• la durée minimale du repos hebdomadaire est de 24 heures, auxquelles s’ajoutent 11 heures de repos quotidien (soit 35 heures) et, dans l’intérêt des salariés, le repos hebdomadaire est donné le dimanche.

3.5 Principes et garanties

Les parties rappellent que l’ensemble des collaborateurs d’INOVIE BIOFUSION bénéficient du droit à la déconnexion quel que soit leur niveau hiérarchique ou leur catégorie professionnelle.

Les parties signataires reconnaissent les principes suivants.

Chaque salarié a un droit individuel à la déconnexion permettant à chacun de concilier au mieux vie professionnelle et vie personnelle. En conséquence, le salarié n’est pas tenu de répondre à une sollicitation de nature professionnelle envoyée en dehors de son temps de travail et ne saurait être sanctionné ou pénalisé dans l’évolution de sa carrière pour ne pas l’avoir fait, à l’exception des cas prévus par le règlement intérieur (par exemple ; la non-réponse à une demande de justification d’absence en cas de suspension du contrat de travail).

Le travail doit être réalisé pendant les heures de travail ce qui suppose que les objectifs et la charge de travail soient corrélées avec cette durée du travail contractuelle.

Cependant, par convenance personnelle ou pour des raisons d’organisation liées à sa vie personnelle et familiale, le salarié, quelle que soit sa catégorie socio-professionnelle à laquelle il appartient et dès lors que son poste peut être exercé à distance, a la possibilité de travailler en dehors des locaux de l’entreprise de manière occasionnelle et raisonnée, en accord préalable avec sa hiérarchie, sous sa seule initiative et sous réserve de respecter les dispositions relatives à la durée du travail qui lui sont applicables. Cette modalité d’aménagement ne constitue pas un engagement pérenne et peut être remise en cause à tout moment par la hiérarchie ou le salarié lui-même. Cette disposition est également indépendante de la notion de télétravail fixe et pérenne.

Le présentéisme numérique n’est pas encouragé et n’est pas un élément pris en compte dans l’évolution professionnelle notamment en matière de rémunération ou d’analyse de la performance.

3.6 Exceptions/dérogations au principe de droit à la déconnexion

Conformément aux dispositions légales en vigueur, il est rappelé que les salariés d’astreinte sont tenus de rester joignables en permanence pendant la période de leur astreinte.

Il en va de même pour les salariés en pause rémunérée et comptée dans le temps de travail par l’employeur, notamment le travail de nuit.

Par ailleurs, en cas de circonstances exceptionnelles nées de l’urgence et/ou de l’importance du sujet en cause, de l’actualité, des dérogations au principe de droit à la déconnexion s’appliquent, étant précisé que le salarié doit être prévenu du caractère urgent ou important par un échange oral ou écrit téléphonique (type SMS), un simple courriel ne pouvant suffire. Un salarié qui n’est pas d’astreinte ne pourra être sanctionné s’il n’a pas pu être joint.

La notion de circonstances exceptionnelles précitées ne concerne pas le suivi des dossiers/projets en cours mais fait référence à des évènements/incidents/accidents nécessitant une action urgente ne pouvant pas attendre la reprise du travail par le salarié appelé (exemple : absence maladie d’un collègue).

ARTICLE 4 – Bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques à usage professionnel

Le respect du droit à la déconnexion suppose un usage raisonné et raisonnable des outils numériques à usage professionnel.

A cet effet, une charte informatique a été rédigée. Elle est présentée aux élus du CSE pour avis consultatif puis annexée au règlement intérieur de l’entreprise. Elle fait l’objet des mêmes formalités de dépôt, de publicité et de communication que ce dernier auprès de la DREETS, du Conseil de Prud’hommes et des salariés INOVIE BIOFUSION.

ARTICLE 5 – Régulation de l’utilisation des TIC hors temps de travail

5.1 Principe

L’utilisation des TIC se fait en principe sur le temps de travail. Les outils permettant la connexion à distance n’ont pas vocation à être utilisés pendant les temps de repos et de congés des salariés.

5.2 Mesures visant à en garantir l’effectivité

Les parties conviennent des dispositions suivantes.

L’ensemble des salariés de l’entreprise ne doit pas envoyer de sollicitations professionnelles en dehors de son temps de travail habituel, et en tout état de cause, la nuit et le week-end, sauf situations particulières visées en annexe.

Afin de garantir l’effectivité des temps de repos et de congé ainsi que le respect de la vie personnelle et familiale, la direction limite les communications professionnelles, notamment pendant la plage horaire de 20 h 00 à 7 h 00. Il sera notamment demandé aux membres de direction (biologistes responsables, fonctions support, managers intermédiaires, coordinateurs et responsables de service), ainsi qu’aux salariés de l’entreprise de ne pas solliciter d’autres salariés via les outils de communication avant 7 h 00 et après 20 h 00 ainsi que les week-ends, sauf situation d’urgence (cf article 3.4 du présent accord).

Chacun est de fait incité à s’interroger sur le moment opportun pour solliciter un autre salarié.

Il est ainsi inséré de manière automatique, en signature de tous les mails à destination des interlocuteurs internes, une mention précisant l’absence d’obligation pour les récepteurs des messages d’en prendre connaissance, pour ceux qui sont adressés en dehors des horaires de travail habituels, les week-ends ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail (maladie, congés), sauf urgence.

A titre indicatif, cette mention est actuellement rédigée de la façon suivante : *** Si vous recevez ce mail en dehors des heures de travail ou pendant vos congés, vous n'avez pas à y répondre immédiatement, sauf en cas d'urgence exceptionnelle ***

De plus, un message de type « Pop-up » de rappel aux règles relatives au droit à la déconnexion, aux durées maximales de temps de travail et au respect des temps de repos journalier et hebdomadaire est transmis automatiquement, de 20 heures à 7 heures, aux collaborateurs connectés à leurs outils professionnels de travail.

Le responsable hiérarchique ne peut demander au salarié de prendre avec lui ses outils de connexion professionnelle à distance pour la nuit ou pour ses congés. Les outils nomades ont vocation à être utilisés en situation de déplacement professionnel ou de télétravail, et non en dehors des temps de travail.

Il est rappelé que le responsable hiérarchique ne peut demander au salarié d’enrôler un de ses outils de communication personnels pour un usage professionnel.

Le responsable hiérarchique détermine en cas d’absence du salarié l’organisation interne qui doit permettre d’y pallier, que cette absence soit de courte ou de longue durée. En fonction de la nature de l’activité de son équipe, le responsable hiérarchique s’efforce d’adopter une organisation qui permette d’assurer un bon équilibre entre la charge de travail des salariés absents comme celle des salariés présents, et la continuité de service.

Selon les cas, cette organisation peut se matérialiser notamment par l’une des options suivantes :

• La redirection de toutes les sollicitations vers le(s) remplaçant(s) (recrutement extérieur) ;

• La redirection des seules sollicitations urgentes vers le(s) collègue(s) assurant le relai (note de service informant les équipes à prévoir) ;

• Le report des sollicitations au retour du salarié absent (en cas d’absence de courte durée).

L’organisation déterminée, et le cas échéant les coordonnées du remplaçant, sont formalisés dans la mesure du possible dans le message d’absence du salarié.

Le salarié peut alerter sa hiérarchie et demander l’organisation d’un entretien lorsqu’il estime que l’effectivité de son droit à la déconnexion est compromise. Par ailleurs, le droit à la déconnexion sera abordé tous les ans à l’occasion de l’entretien annuel.

Les salariés prévus ci-dessous disposent d’un téléphone professionnel qu’ils pourront éteindre ou désactiver pendant les temps de repos et de congés.

Il s’agit des personnes suivantes :

• Cadres en forfait jours ayant une mobilité récurrente de sites ;

• Responsables de services ;

• Managers intermédiaires ;

• Fonctions support ayant une mobilité récurrente de sites.

ARTICLE 6 – Régulation de l’usage de la messagerie électronique et mesures visant à favoriser l’utilisation d’autres modes de communication

6.1 Principe

Les salariés sont invités à privilégier dans la mesure du possible les modes de communication directs (présentiel ou téléphonique) avec les autres salariés de l’entreprise, notamment dans les situations où une réponse immédiate du salarié est attendue, et à n’utiliser le courriel que quand il constitue la forme la plus adaptée de communication.

En particulier, l’usage du courriel ne doit pas être un mode exclusif d’animation managériale et de transmission des consignes.

6.2 Mesures visant à favoriser l’efficacité des échanges en réunion

Lorsque le salarié anime une réunion (en présentiel ou à distance), il est recommandé à ce dernier de respecter les bonnes pratiques suivantes afin d’assurer l’efficacité de la réunion et de respecter son temps alloué :

• Fixer en amont de la réunion l’objectif à atteindre ainsi que le plan de la réunion (ordre du jour, points à aborder pour atteindre l’objectif fixé) ;

• Envoyer la convocation suffisamment à l’avance pour laisser aux participants le temps de préparer efficacement la réunion ;

• Cadencer la réunion et rappeler aux salariés le temps imparti pour chaque sujet, et pour chaque participant ;

• Leur demander de s'abstenir d'utiliser leurs outils mobiles afin de renforcer la concentration ;

• Ménager des temps de pause pour permettre aux participants de consulter leurs outils mobiles (si la réunion est prévue sur une longue période) ;

• Verrouiller le plan d’action à l’issue de la réunion afin que chaque participant sache clairement les actions qui lui incombent.

Ces bonnes pratiques seront rappelées par voie d’affichage dans chaque salle de réunion à l’usage exclusif d’INOVIE BIOFUSION.

6.3 Mesures visant à réguler l’usage de la messagerie électronique et à favoriser la concentration

Les salariés s’efforcent, dans la rédaction de leurs courriels, de respecter les bonnes pratiques suivantes :

• Veiller à la clarté, à la neutralité et à la concision des courriels ;

• N’aborder qu’un seul sujet par courriel qui transparaisse facilement dans l’objet de ce dernier.

Il est par ailleurs recommandé aux salariés de désactiver les notifications sonores et visuelles d’arrivée d’un nouveau courriel afin de limiter les interruptions de travail.

ARTICLE 7 – Pratiques managériales

7.1 Rôle des hiérarchies

Le responsable hiérarchique encourage les membres de son équipe à ne pas utiliser les outils numériques à usage professionnel en dehors du temps de travail.

Par ailleurs, la Direction s’attache à ce que les hiérarchies montrent l’exemple quant à l’exercice du droit à la déconnexion. Ils doivent s’assurer du respect des dispositions légales et conventionnelles relatives au temps de travail et veillent à ce que le temps de travail soit compatible avec l’exercice du droit à la déconnexion.

Ils doivent établir un dialogue avec les membres de leurs équipes, individuellement ou collectivement, en cas de difficultés rencontrées sur l’exercice du droit à la déconnexion.

7.2 Rôle des salariés

L’utilisation des outils numériques à usage professionnel ne doit pas devenir la seule modalité de communication. Pour cela, les salariés sont encouragés à recourir prioritairement à des modes de communication non numériques lorsque la situation s’y prête, afin notamment d’éviter l’émergence de situations d’isolement et l’inflation des communications numériques et permettre de conserver un lien social fort.

Il est rappelé que les salariés dont le contrat de travail est suspendu ne peut travailler ni utiliser les outils numériques à usage professionnel, y compris sur sollicitation de sa hiérarchie.

Tout salarié qui considère que son droit à la déconnexion n’est pas respecté, a le droit d’alerter sa hiérarchie (responsable direct et/ou biologiste) sur ce point pour que des mesures correctives puissent être prises. Il peut également alerter un membre du service RH, les représentants du personnel et la médecine du travail.

ARTICLE 8 – Plan de sensibilisation et de formation

8.1 Actions de sensibilisation

Une campagne de sensibilisation sur l’exercice du droit à la déconnexion sera déployée sur l’entreprise.

Les actions déployées seront pour partie les suivantes :

• Diffusion et promotion de la charte informatique (cf article 4) ;

• Annotation en bas des signatures électroniques de la pratique du droit à la déconnexion ;

• Actions de sensibilisation développées par la médecine du travail ;

• Sensibilisation au droit à la déconnexion de tout nouvel embauché dans le parcours d’intégration dans l’entreprise.

8.2 Actions de formation

Les parcours de formation managériale, internes ou externes, comporteront un volet sur le droit à la déconnexion et ses pratiques.

De même, la Direction entend développer la pratique de la communication non violente visant à améliorer la Qualité de Vie au Travail.

De plus, en cas d’évolution des outils numériques à usage professionnel mis à la disposition des salariés, des formations consacrées à la découverte et à la maitrise de ces outils seront organisées.

ARTICLE 9 – Evaluation de l’exercice du droit à la déconnexion

Dans l’année suivant la signature du présent accord, la Direction réalisera une enquête de perception auprès de l’ensemble des salariés INOVIE BIOFUSION quant à l’exercice du droit à la déconnexion et à l’utilisation des outils numériques à usage professionnel.

Cette enquête sera anonyme.

Au même moment, une étude sera accomplie portant sur la durée des connexions au serveur INOVIE en dehors des heures de travail.

Pour l’évaluation de la mise en œuvre du présent accord, une réunion aura lieu à l’issue de l’enquête de perception avec les membres composant le CSE. A cette réunion, seront présentés les résultats de l’enquête de perception, un bilan des actions de sensibilisation et de formation qui auront eu lieu durant cette première année ainsi que l’étude précitée sur les connexions.

Une analyse des résultats sera travaillée pour envisager, le cas échéant, la mise en œuvre d’actions préventives et/ou correctives sur le présent accord par voie d’avenant, par le biais de nouvelles négociations avec les organisations syndicales présentes dans l’entreprise à ce moment-là.

L’ensemble de ces éléments sera présenté aux élus CSE lors de la prochaine consultation sur la politique sociale de l’entreprise, en fonction du calendrier de consultation.

ARTICLE 10 – Dispositions finales

10.1 Evolutions technologiques, législatives, règlementaires ou conventionnelles

En cas de nouvelles évolutions technologiques, législatives, règlementaires ou conventionnelles concernant les domaines couverts par le présent accord et venant créer des obligations supplémentaires, celles-ci ne sauraient se cumuler avec les dispositions du présent accord.

Dès lors que ces obligations supplémentaires seraient susceptibles d’avoir un impact sur tout ou partie des dispositions de cet accord, une négociation devra être ouverte afin d’adapter les différentes dispositions.

10.2 Révision

La révision du présent accord s’effectuera dans les conditions prévues aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du Travail. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties.

Elle fera l’objet d’une négociation sur la base d’un projet communiqué par la direction en amont de la première réunion de négociation. Tous les syndicats représentatifs au moment de la révision seront convoqués par lettre recommandée avec avis de réception.

10.3 Dénonciation

Conformément aux dispositions de l’article L.2261-9 du Code du Travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés, par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt dans les conditions réglementaires.

Pendant la durée du préavis de 3 (trois) mois, la direction s’engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

10.4 Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site du ministère du Travail accompagné des pièces prévues à l’article D.2231-7 du Code du Travail par le service RH de la société.

Conformément à l’article D. 2231-2, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Montauban.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.

Fait à Montauban, en 5 exemplaires originaux,

Le 3 octobre 2023

Pour la société Pour l’organisation syndicale CGT

……………………………………. ……………………………………..

Président INOVIE BIOFUSION

Pour l’organisation syndicale CFDT ………………………………………..

ANNEXES – Synthèse des bonnes pratiques

L’ensemble des salariés doit veiller à :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

• S’interroger sur l’utilité ou à la pertinence des destinataires du courriel et/ou des destinataires en copie.

• Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » et le niveau d’importance.

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels.

• Concentrer ses mails à un même destinataire plutôt que de les lui envoyer au fil de l’eau.

• Relire les mails avant de les envoyer pour en évaluer l’impact (communication non violente).

• Éviter l’envoi de fichiers trop nombreux ou trop volumineux ou bien utiliser des liens vers un espace de stockage Cloud.

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

• Utiliser le gestionnaire d’absence.

• Rendre visibles, dans la mesure du possible, ses disponibilités / indisponibilités par le partage des agendas.

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel / SMS et plus spécifiquement en dehors des horaires habituels de travail ;

• Ajouter en bas de signature les horaires de déconnexion en vigueur dans l’entreprise ;

• Le droit d’alerter la hiérarchie en cas de débordements récurrents ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Définir dans le « gestionnaire d’absence au bureau » la personne ou le service à joindre en cas d’urgence ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors du temps de travail ;

• Privilégier l’envoi des courriels et/ou la consultation durant le temps de travail ;

• Mettre en place un plan de continuité du service en cas d’absence d’un salarié afin de ne pas alourdir sa charge de travail à son retour ;

• Déconnecter ses outils de travail numériques en dehors du temps de travail ;

• Arbitrer selon le sujet, son importance et sa sensibilité, entre téléphone, mail ou messagerie ;

• Éviter la multiplication des canaux de communication.

• À la clarté, la neutralité et la concision de son courriel.

• Au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel.

• Penser à programmer le mode « ne pas déranger » en dehors du temps de travail sur son téléphone professionnel.

• Eteindre son téléphone ou suspendre la fonction « réception » des e-mails sur le téléphone professionnel pendant les congés et les repos.

Liste non exhaustive des situations d’urgence et exceptionnelles justifiant l’interruption momentanée du droit à la déconnexion

Pour les salariés :

• Absence de dernière minute d’un salarié du service ;

• Pannes (automates, informatique…) ;

• Transmission d’un dossier patient ou relève à éclaircir ;

Pour les MI et responsables de service :

• Absence de dernière minute d’un salarié du service ;

• Pannes (automates, informatique…) ;

• Problème d’un salarié du service (accident du travail ou de trajet, situation personnelle, danger physique…) ;

• Dangers dans l’entreprise (incendies…) ;

Pour les fonctions supports (forfait jours ou non) et la Direction :

• Problème d’un salarié du service (accident du travail ou de trajet, situation personnelle, danger physique…) ;

• Pannes en fonction de son domaine de compétences empêchant la poursuite d’activité (automates, informatique…) ;

• Grèves / Audits / Visites extérieures… ;

• Finalisation ou transmission d’un dossier urgent avec date d’échéance obligatoire ou légale ;

• Dangers dans l’entreprise (incendies…) ;