Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote électronique au sein de la SAS TenCate Geosynthetics France" chez TENCATE GEOSYNTHETICS FRANCE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE TENCATE GEOSYNTHETICS FRANCE

ENTRE

La Société TenCate Geosynthetics France S.A.S., immatriculée au RCS de Pontoise sous le numéro B 353 782 410, dont le siège social est situé 9, rue Marcel Paul, BP 40080, 95873 Bezons Cedex, représentée par en qualité de Directeur Général, dûment habilité à l’effet des présentes,

Ci-après désignée « la Société » ou « TenCate Geosynthetics »

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de la Société :

• CGT, représentée par M. Délégué Syndical

• FO, représentée par M., Délégué Syndical

• CFE-CGC, représentée par M., Délégué Syndical

dénommés ci-après « les Organisations syndicales »

D’autre part,

ci-après dénommées ensemble « les Parties »

IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

Sommaire

Préambule 3

Article 1 - Objet et champ d’application 3

Article 2 - Principes généraux 3

Article 3 - Choix du prestataire 3

Article 4 - Caractéristiques du système 4

Article 5 - Modalités d’organisations des opérations 5

5.1 - Protocole d’accord préélectoral 5

5.2 - Formalités relatives au règlement général sur la protection des données 5

5.3 - Formation et information sur le système de vote électronique 5

5.4 - Expertise indépendante 5

5.5 - Cellule d’assistance technique 5

Article 6 - Déroulement des opérations de vote 6

6.1 - Temps du scrutin 6

6.2 - Participation 6

6.3 - Canaux de votes 6

6.4 - Dépouillement 6

Article 7 - Conservation et destruction des données 6

Article 8 - Modalités de publicité de l’accord auprès des salariés 7

Article 9 - Durée de l’accord, dénonciation et date d’entrée en vigueur 7

Article 10 - Révision de l’accord 7

Article 11 - Publicité de l’accord 7

ANNEXE 1 8

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de participer aux efforts environnementaux, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel (Comité Social et Économique) de Tencate Geosynthetics France, le vote électronique, à l’exclusion de toute autre modalité de vote.

Le présent accord est établi conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et suivants du Code du travail.

1. Objet et champ d’application

Cet accord a pour objet de permettre le recours au vote électronique pour les prochaines élections des membres titulaires et suppléants de la délégation du personnel du Comité Social et Économique (CSE) de la Société, et d’en définir les conditions et modalités de mise en œuvre.

2. Principes généraux

Le système retenu par Société doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote.

A noter que le système de vote permettra la conservation puis la destruction des données dans les conditions légales.

3. Choix du prestataire

Afin de garantir l’indépendance du personnel en charge du traitement informatique du système de vote, la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un prestataire de service externe choisi par la Société, sur la base du cahier des charges annexé au présent accord.

Ce prestataire devra répondre dans son « offre » aux conditions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 ainsi qu’aux dispositions de la recommandation CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010, de la Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 dès son entrée ou tout autre texte postérieur venant amender ou compléter ces textes.

Les parties insistent sur le caractère substantiel du respect de ces différentes dispositions qui, par les garanties qu’elles apportent en termes de sécurité et de confidentialité, contribuent à assurer la sincérité et le secret du scrutin opéré par voie électronique.

Le prestataire devra être reconnu pour sa forte expertise et son expérience en matière d’organisation d’élections professionnelles par vote électronique et utiliser les technologies adaptées en matière notamment de chiffrement et de sécurité du vote.

Les parties signataires conviennent que, pour être retenu, le prestataire devra recevoir l’approbation des services informatiques de la Société.

4. Caractéristiques du système

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral précédemment rappelés.

La Société exigera du prestataire que le système retenu assure :

• La confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• La sécurité de l’ envoi des moyens d’authentification ;

• La sécurité de l’émargement ;

• La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système devra notamment répondre aux caractéristiques suivantes ou toutes autres prescriptions légales et règlementaires entrant en vigueur ultérieurement à la signature du présent accord et venant amender ou compléter ces textes :

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique » ;

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin ;

• Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement ;

• L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant ;

• Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur ;

• Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

• Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que ce dernier.

5. Modalités d’organisations des opérations

   1. Protocole d’accord préélectoral

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et, s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société. Il comportera en annexe une description détaillée du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales.

Par ailleurs, l’Entreprise informera les Organisations Syndicales représentatives de l’envoi des listes électorales définitives au prestataire.

2. Formalités relatives au règlement général sur la protection des données

La Société procédera aux formalités nécessaires conformément au règlement 2016/679 du Parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

3. Formation et information sur le système de vote électronique

Préalablement à l’ouverture du scrutin, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée en français sur le déroulement des opérations électorales.

Bénéficieront d’une formation sur le système de vote retenu :

• Les représentants du personnel, c’est-à-dire les Délégués du Personnel (titulaires et suppléants) et les membres du Comité d’Entreprise (titulaires et suppléants) ;

• Les Délégués Syndicaux ;

• Les membres du bureau de vote (le président et les deux assesseurs de chacun des bureaux de vote) ;

• Les membres de la cellule d’assistance technique, à l’exclusion du représentant du prestataire le cas échéant.

  4. Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante. Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Il sera également transmis pour information aux Organisations Syndicales représentatives et aux listes ayant présenté des candidats.

5. Cellule d’assistance technique

L’Entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprendra des représentants de l’Entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système ;

• Assiste les bureaux de vote lors du dépouillement.

Un compte rendu des mesures visées au présent article sera établi.

6. Déroulement des opérations de vote

   6. Temps du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

7. Participation

Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, selon des modalités à préciser dans le protocole d’accord préélectoral.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Elle sera ensuite conservée par le service Relations Sociales.

8. Canaux de votes

La dématérialisation du processus de vote doit permettre aux salariés de voter sur leur lieu de travail ou à distance, au moment qui leur semble le plus opportun sur la période d’ouverture du scrutin, afin notamment de garantir la confidentialité de leur vote.

Tel que précisé dans le cahier des charges annexé au présent accord et sous réserve des modalités de vote prévues par le protocole d’accord préélectoral qui sera négocié, il est envisagé un scrutin par vote électronique idéalement sur différents types de supports (exemples : ordinateur, smartphone, tablette) pouvant se dérouler sur une période définie de plusieurs jours, et accessible 24h/24, 7j/7, sans aucune interruption.

Le système de vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

9. Dépouillement

Le dépouillement se déroulera conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Le protocole d’accord préélectoral conclu préalablement à l’organisation des élections fixera les modalités pratiques d’organisation du vote et de déroulement des opérations électorales.

7. Conservation et destruction des données

Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

L’Entreprise ou le prestataire retenu conserve sous scellés après la décision de clôture du dépouillement jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

À l’expiration de ces délais, l’employeur ou, le cas échéant le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Dans ce dernier cas, le prestataire en informe l’Entreprise dans les meilleurs délais.

8. Modalités de publicité de l’accord auprès des salariés

Les engagements pris dans le présent accord seront portés à la connaissance des salariés par voie d’affichage de l’accord sur l’intranet de l’Entreprise.

9. Durée de l’accord, dénonciation et date d’entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. Il est conclu pour une durée indéterminée en vue des futures élections professionnelles de la délégation du personnel du Comité Social et Économique (CSE) de Tencate Geosynthetics France.

Le présent accord pourra être dénoncé en respectant un délai de préavais de trois mois, conformément aux dispositions légales en vigueur.

10. Révision de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet d’un accord de révision conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

En cas de demande de révision par une ou plusieurs Organisations Syndicales, conformément aux dispositions légales en vigueur, la Direction devra organiser une réunion de négociation dans les deux mois de la réception de la demande.

Toute modification fera l’objet d’un avenant conformément aux dispositions légales en vigueur.

11. Publicité de l’accord

Conformément aux articles L.2231-6 et suivants et D.2231-2 du Code du travail, le présent accord sera adressé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi de Cergy Pontoise, ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes d’Argenteuil.

Fait à Bezons, le 2 octobre 2019 en 6 exemplaires originaux.

Pour la Société Pour les Organisations syndicales

Directeur Général CGT FO CFE-CGC

ANNEXE 1

Cahier des charges

Article 1 - Périmètre et Objet

Le périmètre du présent appel d’offres se compose de la société Tencate Geosynthetics France.

L’objectif de cet appel d’offres est de sélectionner le meilleur prestataire capable d’assurer la conception et la mise en place au sein de l’Entreprise d’un système de vote électronique en vue de l’organisation de ses élections professionnelles (Comité Social et Économique (CSE)) qui doivent se dérouler sur le second semestre 2019.

Le prestataire sera choisi sur la base du présent cahier des charges respectant les éléments suivants :

• Prescriptions réglementaires issues du Code du travail (notamment aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail) ;

• Délibérations CNIL (notamment la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique) ;

• Arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des Délégués du Personnel et des représentants du personnel au Comité d'Entreprise et modifiant le code du travail ;

• Respect de la règlementation en matière de données personnelles notamment issues du règlement 2016/679 du Parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

• Toutes autres prescriptions légales et règlementaires entrant en vigueur ultérieurement à la signature du présent accord et venant amender ou compléter ces textes.

Pour information, ces prescriptions légales et règlementaires sont annexées au présent cahier des charges.

Article 2 - Description des besoins

2.1. Profil des collaborateurs de l’Entreprise

Tencate Geosynthetics France, compte, au 30 septembre 2019, 90 collaborateurs (CDI, CDD et apprentis).

L’Entreprise fournit à tous ses collaborateurs l’accès à un ordinateur relié au réseau internet. En revanche, certains d’entre eux (en particulier les collaborateurs en suspension de contrat de travail) peuvent ne pas en disposer.

Au 30 septembre 2019, l’Entreprise compte une Délégation Unique du personnel compétente sur l’ensemble des sites de l’Entreprise en France (pas d’établissements distincts au sens du Code du travail)  don le siège social se situe 9, rue Marcel Paul, BP 40080, 95873 Bezons Cedex

Les mandats en cours expirent 31 décembre 2019 au plus tard.

Compte tenu de l’effectif de l’Entreprise au 30 septembre 2019, le nombre d’électeurs est estimé à environ 89 collaborateurs (équivalent temps plein).

Il y aurait donc à élire sous réserve des chiffres définitifs :

• 5 membres titulaires au Comité Social et Économique (et autant de suppléants)

Le nombre de collèges électoraux, la répartition des salariés et des sièges entre les collèges pour les élections de 2019 sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral négocié avec les organisations syndicales.

À ce jour, 3 Organisations Syndicales sont présentes dans l’Entreprise. 3 d’entre elles sont représentatives.

2.2. Le déroulement envisagé des opérations de vote

Sous réserve des modalités de vote prévues par le protocole d’accord préélectoral qui sera négocié, il est envisagé un scrutin par vote électronique idéalement sur différents types de supports (exemples : ordinateur, smartphone, tablette) pouvant se dérouler sur une période définie de plusieurs jours, et accessible 24h/24, 7j/7, sans aucune interruption.

Il est à souligner que le système de vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Une attention particulière sera portée aux points suivants :

2.2.1. Confidentialité et sécurité

Le prestataire devra apporter toutes les garanties à l’Entreprise en ce qui concerne les aspects de sécurité des opérations et de confidentialité des données ainsi que concernant le traitement des données à caractère personnel.

Le prestataire devra assurer un contrôle effectif de la mise en œuvre du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux, éventuellement, déployés sur place.

2.2.2. Opérations de vote

Le prestataire devra notamment proposer un dispositif d’envoi des moyens d’authentification (identifiant, code/mot de passe) pleinement sécurisé, permettant non seulement de vérifier l’identité de l’électeur mais également de prévenir toute usurpation d’identité au moment de la réalisation du vote.

Le prestataire devra mettre en place une plateforme téléphonique d’assistance : identifiants non reçus, authentification impossible, renvoi du mot de passe, renvoi des identifiants, …

La plateforme de vote proposée par le prestataire devra être compatible avec au moins trois des quatre navigateurs Web suivants, étant entendu que la compatibilité avec Internet Explorer est obligatoire :

• Internet Explorer IE11;

• Chrome dernière version ;

• Edge

Le système proposé devra être en mesure de fournir les taux de participation tout en garantissant le total anonymat des données traitées.

Enfin, le système devra être accessible à la fois de l’accès internet disponible au sein de tencate Geosynthetics France et des autres accès internet auxquels les collaborateurs peuvent avoir recours.

Le système retenu devra identifier clairement le scrutin auquel le collaborateur participe.

1. Accompagnement

Le prestataire devra proposer à l’Entreprise un accompagnement adapté et soutenu tout au long de sa prestation et, en particulier, au cours des trois phases suivantes : initialisation/configuration du système, cellule d’assistance technique, dépouillement.