PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL

Election des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes

Entre les soussignés :

• La Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes, dont le siège social est situé à Bordeaux Cedex (33076), 1 parvis Corto Maltèse,

Représentée par Monsieur , en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines,

D’une part,

• Les représentants des Organisations Syndicales ayant participé aux négociations,

D’autre part,

Il a été conclu ce qui suit.

Préambule

Les mandats des membres du Comité Social et Economique (CSE), arrivant à terme le 4 décembre 2022 au soir, la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes doit procéder au renouvellement du Comité Social et Economique (CSE).

Dans ce cadre, la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes a invité les Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise, celles ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ainsi que les syndicats affiliés à une Organisation Syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel, à négocier le protocole d’accord préélectoral, par courrier recommandé du 1^er août 2022.

Ainsi, les Organisations Syndicales et la Direction des Ressources Humaines de la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes se sont réunies les 9 et 16 septembre 2022 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral, en vue de l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Ainsi, les parties conviennent de régler les modalités relatives à ces élections professionnelles et de s’en remettre aux règles de droit commun lorsqu’elles ne sont pas prévues par le présent protocole et aux dispositions de l’accord de la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes du 27 juillet 2022 relatif au fonctionnement et aux moyens du CSE et des Organisations syndicales.

ARTICLE I : Organisation du processus de vote

Elections par voie électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedivote a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du Travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

Le cabinet d’expertise Demaeter a été mandaté par la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes pour évaluer le niveau de risque retenu, réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place.

Le niveau de risque retenu est le niveau 2.

Un accord d’entreprise a été conclu le 21 septembre 2022 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

Protection des données à caractère personnel

Les élections professionnelles au sein de la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

La Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.

Gedivote, à qui la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

ARTICLE II : Durée des mandats et dates des élections

Conformément à l’article L.2314-33 du Code du Travail, la durée des mandats des représentants du personnel du CSE est fixée à 4 ans.

• Date des élections par voie électronique

Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le mardi 15 novembre 2022 à 9h00 et seront clôturées le vendredi 25 novembre 2022 à 14h00.

Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le vendredi 2 décembre 2022 à 9h00 et seront clôturées le vendredi 9 décembre 2022 à 14h00.

Le mandat des nouveaux élus au CSE prendra effet le lendemain de la proclamation des résultats, soit :

- le samedi 26 novembre 2022, si un seul tour est organisé ;

- le samedi 10 décembre 2022, si un second tour est organisé.

• Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité

Aux termes de la jurisprudence, dans le cadre d’un vote électronique se déroulant sur plusieurs jours, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient à la date du premier jour du scrutin du premier tour, c’est-à-dire au 15 novembre 2022.

ARTICLE III : Nombre et répartition des sièges entre collège

Article 3.1 : calcul des effectifs pris en compte pour les élections

L’effectif de la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes pris en compte pour les élections inclut, conformément aux articles L. 1111-2 du code du travail, à due proportion de leur temps de présence :

• Les salariés sous contrat à durée indéterminée (les salariés à temps partiel sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leur contrat de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail).

• Les salariés sous contrat à durée déterminée à l’exception des contrats conclus pour le remplacement d’un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu,

• Les travailleurs temporaires à l’exception des contrats conclus pour le remplacement d’un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu,

• Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures présents dans les locaux de l’entreprise depuis au moins 12 mois, au prorata de leur temps de présence dans l’entreprise au cours des 12 mois précédents.

L’effectif total pris en considération pour déterminer le nombre de siège à pourvoir, tel que projeté au 15 novembre 2022 (date d’ouverture du 1^er tour du scrutin) est de 2445,94 ETP.

Article 3.2 Nombre de sièges à pourvoir

Par dérogation à l‘article R 2314-1 du Code du travail, et en application de l’accord du 27 juillet 2022 relatif au fonctionnement et aux moyens du CSE et des Organisations syndicales, le nombre de sièges à pourvoir est fixé à 24 sièges titulaires et 24 sièges suppléants.

Pendant la durée de leur mandat, les membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique disposeront de 28h00 par mois conformément à l’accord du 27 juillet 2022 relatif au fonctionnement et aux moyens du CSE et des Organisations syndicales.

Article 3.3 Composition des collèges électoraux et répartition des sièges entre les collèges électoraux

Le personnel est réparti en deux collèges de la manière suivante :

Collège 1 (« technicien ») : appartiennent à ce collège, les salariés relevant du niveau A à G de classification.

Collège 2 (« cadre ») : appartiennent à ce collège, les salariés relevant du niveau H à K de classification ainsi que les mandataires sociaux titulaires d’un contrat de travail (MS).

En conséquence, au regard de l’effectif dans chaque collège, la répartition des 24 sièges entre les collèges électoraux s’établit comme suit :

	Collège 1	Collège 2
ETP au 15/11/2022*	1532,91	913,03
Répartition Hommes / Femmes en %	68 % de femmes 32% d’hommes	47 % de femmes 53% d’hommes
Nombre de Sièges	15 titulaires 15 suppléants	9 titulaires 9 suppléants

*Projection au 15/11/2022, arrêtée au 1^er août 2022

ARTICLE IV : Personnel électeur et éligible – Liste électorale

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-25 du Code du travail.

Conformément à ces textes :

• Sont électeurs, les salariés de l’entreprise ayant, à la date de l’ouverture du 1^er tour du scrutin, au moins 3 mois d’ancienneté, âgés de 16 ans au moins, et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

• Sont éligibles, les salariés ayant, à la date de l’ouverture du 1^er tour du scrutin, la qualité d’électeur, travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins sans interruption, âgés de 18 ans révolus, à l’exception des conjoints, partenaires d’un PACS, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l’employeur.

Pour les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice est de 12 mois continus pour être électeur conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.

A cette fin, la Direction des Ressources Humaines de la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes, a adressé le 2 août 2022, un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option.

Les employeurs des personnes mises à disposition ont eu jusqu’au 1er septembre 2022, pour communiquer la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes.

Les personnes mises à disposition de la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes pourront, également, exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de Ressources Humaines de la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice

Listes électorales :

Pour chacune des élections, la Direction des Ressources Humaines établira une liste des électeurs et des éligibles. A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront les indications suivantes :

• nom, prénom,

• date de naissance,

• date d’entrée groupe des salariés,

• la classification,

• leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.

Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.

Ces listes seront publiées sur intranet et affichées au Siège Social le 6 octobre 2022 et communiquées à l’ensemble des Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Les réclamations au sujet de ces listes devront être communiquées, par mail dans les plus brefs délais et au plus tard le 11 octobre 2022, à 12 heures, auprès de Madame Directrice du Département Développement Social Responsable.

Les listes électorales sont établies pour les 2 tours du scrutin. Elles seront mises à jour jusqu’au 7 novembre 2022.

ARTICLE V : Information du personnel et Ddépôt des candidatures

Dès la signature du protocole d’accord préélectoral, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par voie d’affichage. Une rubrique relative aux élections du CSE sera créée sur intranet.

Cette information constituera, en outre, un appel à candidatures.

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au 1^er tour des élections les Organisations Syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du travail.

Au premier tour du scrutin, les organisations syndicales invitées à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral peuvent déposer des candidatures, au plus tard jusqu’au 28 octobre 2022 à 12h00.

Pour le premier tour du scrutin, les listes seront déposées auprès de la Direction des Ressources Humaines, à l’attention de Madame Directrice du Département Développement Social Responsable, en double exemplaire, sur place contre récépissé ou par lettre recommandée (le cachet de la poste faisant foi).

En cas de dépôt par lettre recommandée, une copie des listes de candidats devra être envoyée par mail (avec accusé de lecture), à Madame , à l’adresse suivante : plus tard le 28 octobre 2022, à 12h00.

Tout autre forme de dépôt ne sera pas prise en considération.

Si un second tour est nécessaire, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.

Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf retrait de liste expressément demandé.

Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être portées à la connaissance de la Direction des Ressources Humaines au plus tard le mardi 29 novembre 2022 à 15h00 selon les mêmes modalités qu’au premier tour.

Les listes de candidats sont établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.

Chaque liste doit indiquer expressément le nom, le prénom et l’ordre de présentation des candidats.

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Nombre de candidats par liste :

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes. Cependant, conformément à l’arrêt de la cour de cassation du 9 mai 2018 et à la décision du conseil constitutionnel du 19 janvier 2018, il est impossible de présenter un seul candidat homme ou femme sur une liste dès lors qu’au moins 2 sièges sont à pourvoir.

Cumul de candidature :

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux règles légales. Cependant, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Cette règle s’applique également dans le cadre de la présentation de liste incomplète de candidats.

En revanche, dans l’hypothèse de la présentation d’une liste ne comportant que 2 candidats, cette liste doit impérativement être mixte, peu importe le pourcentage de femmes ou d’hommes dans me collège considéré.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. 

Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : 

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 

• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 

Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.

Nb d’électeurs*	Collège 1	%	Collège 2	%
Femmes	1008	67%	429	46%
Hommes	487	33%	499	54%
Total	1495	100%	928	100%

*effectifs projetés au jour de l’ouverture du 1^er tour du scrutin, le 15 novembre 2022 (avec les données connues au 10/08/2022)

Listes communes entre plusieurs organisations syndicales :

Les Organisations Syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations Syndicales concernées.

Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront affichées au siège Social et publiées sur Intranet, dans la rubrique « Elections » par la Direction des Ressources Humaines le 2 novembre 2022 pour le premier tour et le 30 novembre 2022 si un second tour a lieu.

ARTICLE VI - Propagande électorale (profession de foi)

Les Organisations Syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

Dans le cadre de ces élections, chaque Organisation Syndicale pourra demander à la DRH la liste des salariés avec leur affectation afin d’adresser des communications durant le scrutin.

L’usage de la messagerie professionnelle n’est pas autorisé pour la propagande électorale.

Il est convenu que les Organisations Syndicales présentant des candidats pourront constituer un document de propagande qui sera mis en ligne sur l’application Web vote et dans la rubrique « Election » sur intranet.

Le document devra être transmis au format PDF et ne devra pas excéder 1 Mo. Dans le cadre d’un éventuel 2^nd tour, la propagande des listes des candidats libres pourra elle aussi être mise en ligne.

Le document de propagande électorale, d’un format A4, recto/verso, en noir et blanc, sera joint au matériel de vote. Ce document pourra contenir le logo de l’organisation syndicale et, éventuellement, des photos.

Ce document et les éventuelles photos des candidats devront être transmis, par mail, à la Direction des Ressources Humaines, à l’attention de madame , au plus tard le 28 octobre 2022 à 12h00 pour le 1^er tour et au plus tard le 29 novembre 2022 à 15h00 pour le 2^nd tour éventuel, en fichier, au format PDF et ne devra pas excéder 1 Mo.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats, les professions de foi et les photos des candidats devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px *	PHOTO_NOM PRENOM

* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.

ARTICLE VII : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

• Vote électronique, principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

• Envoi du matériel de vote et authentification de l’électeur

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04).

Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.

• Transmission du code identifiant :

Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel. Ce pli personnel sera accompagné des professions de foi et des listes de candidats du collège d’appartenance, présentées par ordre alphabétique par rapport au nom de l’Organisation syndicale.

Le matériel de vote est envoyé par courrier le 09 novembre 2022 au domicile de chaque électeur. En cas de second tour éventuel, l’identifiant adressé pour le 1^er tour reste valable.

• Envoi du mot de passe :

Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l’adresse e-mail professionnelle de l’électeur après que celui-ci ait validé son code identifiant. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

En amont des élections, la Direction des Ressources Humaines adressera un courrier le 4 octobre 2022 à l’ensemble des électeurs afin de proposer aux électeurs susceptibles de ne pas avoir accès à leur boite mail professionnelle (salariés ne disposant pas d’une boite mail professionnelle, absence de longue durée…) durant le scrutin, de communiquer un numéro de mobile ou une adresse mail personnelle sur lesquels le mot de passe leur sera envoyé. Ces derniers devront se manifester au plus tard le 19/10/2022.

Les électeurs qui ne seraient pas en capacité de recevoir leur mot de passe sur leur mail professionnel auront la possibilité de recourir à la solution de réassort de codes pendant le vote.

• Défi complémentaire :

Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire : le lieu de naissance de l’électeur (ville ou, pour les natifs à l’étranger, le pays).

• Procédures de restitution de codes

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non-réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

• Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant :

Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Matricule
Restitution du code identifiant	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son identifiant lui a été transmis par SMS. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur.

• Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant / E-mail non reçu : boite mail inaccessible par l’électeur:

Eléments d’authentification

L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s’il n’a pas accès à sa boite mail, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes. La CEAPC contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : elle vérifie son identité au travers de questions (identité, matricule, 3 derniers chiffres du NIR, date et lieu de naissance,…) elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu ; si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme.

Restitution du mot de passe ET/OU de l’identifiant

Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur (identifiant) ou par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur (mot de passe) . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie communiquée par l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son mot de passe ET/OU son identifiant lui a été transmis par SMS (identifiant) ou par mail (mot de passe). . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur.

• Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet et à la messagerie professionnelle à tout moment pendant la période de vote.

Par intranet, un lien aboutissant sur l’application de vote par Internet sera mis en place dans le portail Intranet.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.ceapc.webvote.fr

Avant l’ouverture du vote et pendant la période de vote, la Direction sera amenée à faire des courriels à l’ensemble des salariés pour les informer du déroulement des élections.

Après s’être authentifiés sur le site de vote, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées par ordre alphabétique par rapport au nom de l’Organisation syndicale. En cas de second tour, les éventuelles listes libres seront positionnées par ordre alphabétique à la suite des listes proposées par les Organisations syndicales.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

• Assistance téléphonique:

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

• Bureau de vote :

Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin.

Il s’agira de 3 électeurs choisis parmi les salariés d’Atlantica (hors Direction des Ressources Humaines), présents et disponibles aux dates des scrutins arrêtés par le présent protocole et volontaires. Il sera retenu, dans la mesure du possible, les 2 plus anciens électeurs et le plus jeune.

Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote.

• Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

• Scrutin à blanc

Avant l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester l’application client en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement  permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

• Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de l’ouverture du scrutin, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

- un exemplaire de ses codes,

- une copie de sa séquence secrète,

- une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

- une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

- une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

• Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique :

La fermeture automatique du scrutin sera programmée par les membres du bureau de vote électronique.

Une fois la fermeture effectuée, le bureau de vote électronique pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote électronique d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux Procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

Article VIII : Modalités de traitement des résultats – Procès-Verbaux

La désignation des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

- par application du quotient électoral ;

- et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

Il n’est procédé à un 2^nd tour que si :

• le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour,

• en cas d’absence totale ou partielle de candidatures

• ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation.

Dans le cas où le nombre de ratures sur le nom d’un candidat est supérieur ou égal à 10%, le candidat passe en fin de liste.

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat sera choisi selon l’ordre de présentation sur cette liste.

Signature du procès-verbal

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Proclamation des résultats

La proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation Syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction dans la rubrique intranet « Elections ».

Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales qui ont présenté des candidats.

Dans les 15 jours suivants les élections, la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou-Charentes envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

ARTICLE IX : Mesure de la représentativité syndicale

• Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise

Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants.

Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges.

• Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats

Chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise, qui constitue une section syndicale, désigne parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli à titre personnel et dans leur collège au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants, dans les limites fixées à l'article L. 2143-12, un ou plusieurs délégués syndicaux pour la représenter auprès de l'employeur.

Sont prises en compte les voix portées sur son nom et non les voix portées sur la liste (la différence est liée aux éventuelles ratures de son nom). Ces voix sont rapportées au nombre de bulletins valables recueillis pour l’ensemble des listes de son collège, pour obtenir le pourcentage sur son nom.

ARTICLE X : Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats.

Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

ARTICLE XI - Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour les élections 2022 du Comité Social et Economique.

Il sera publié dans la rubrique intranet « Election », sur culture net afin d’être porté à la connaissance de tous les salariés.

Le présent protocole d’accord préélectoral sera déposé à la DREETS via la plateforme en ligne Télé accords et au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes de Bordeaux.

Un exemplaire sera, également, transmis à l’adresse numérique de la branche.

Fait à Bordeaux, le 23 septembre 2022

en 9 exemplaires.

Pour la CEAPC, Représentée par Monsieur

Pour les organisations syndicales présentes à la négociation

• CFDT, représentée par Madame,

• FO, représentée par Monsieur,

• RSP CEAPC, représentée par Monsieur,

• SAGACE, représentée par Monsieur,

• SNE-CGC, représentée par Monsieur,

• SUD-Solidaires BPCE, représentée par Madame,

• SU-UNSA, représentée par Madame

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
Lundi 1er août 2022	Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral
Dès le vendredi 9 septembre 2022	Ouverture des négociations du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Vendredi 23 septembre 2022	Date butoir signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales (signature au préalable de l’accord sur le vote électronique)
Mardi 27 septembre 2022	Mail d’information sur le déroulement des élections à l’ensemble des salariés(dates du scrutin, création rubrique élections et dates limites de dépôt des candidatures)
Jeudi 6 octobre 2022	Affichage des listes électorales
Mardi 11 octobre 2022	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales 12h00
Vendredi 28 octobre 2022	Avant 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Mardi 2 novembre 2022	Affichage des listes de candidats
Du 2 au 7 novembre 2022	Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales
Mercredi 9 novembre 2022	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Jeudi 10 novembre 2022	14h : Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Mardi 15 novembre 2022	09H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
Vendredi 25 novembre 2022	14H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Vendredi 25 novembre 2022	Dépouillement et proclamation des résultats
Vendredi 25 novembre 2022	Affichage des résultats
Vendredi 25 novembre 2022	Appel à candidatures 2nd tour
Mardi 29 novembre 2022	Avant 15h : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Mercredi 30 novembre 2022	Affichage des listes de candidats
Mercredi 30 novembre 2022	Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
Jeudi 1er décembre 2022	14h : Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Vendredi 2 décembre 2022	9H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Vendredi 9 décembre 2022	14H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
Vendredi 9 décembre 2022	Dépouillement et proclamation des résultats
Vendredi 9 décembre 2022	Affichage des résultats

ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	NON	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	OUI	NON
RESULTATS	Etats de synthèse Représentativité	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	NON (envoi par la Direction après proclamation des résultats)
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	OUI	OUI
EMPREINTE DE SCELLEMENT	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE)	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND)	OUI	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Clé de chiffrement/déchiffrement des votes	OUI	NON	NON