PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Préambule 

Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique d’AMGEN ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception en date du 14/10/2022

En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction d’AMGEN se sont réunies le 07/11/2022 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.

Entre :

• AMGEN sise 20 Quai du point du jour 92650 Boulogne Billancourt

représentée par XXX Directrice des Ressources Humaines

• Et les Organisations syndicales :

• l'Organisation syndicale CFE CGC
  représentée par XXXX

• l'Organisation syndicale UNSA
  représentée par XXXX

SOMMAIRE

Préambule 2

1 ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE 7

1.1. ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE 7

1.2. Protection des données à caractère personnel 8

2 Dates des élections 8

2.1. Dates des élections par voie électronique 8

2.2. Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité 8

3 Durée des mandats 9

4 Calcul de l’effectif 9

4.1. Dates de calcul de l’effectif 9

4.2. Personnes prises en compte dans l’effectif 9

5 Nombre de sièges à POURVOIR ET nombre d’heures de délégation 10

5.1. Nombre de sièges à pourvoir 10

5.2. Collèges électoraux 10

5.3. Répartition des sièges entre collèges 10

5.4. Nombre mensuel d’heures de délégation 10

6 Electorat et éligibilité 11

6.1. Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel 11

6.2. Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition 11

7 Listes électorales 11

7.1. Contenu des listes électorales 11

7.2. Publication des listes électorales 12

7.3. Réclamations relatives aux listes électorales 12

8 Appel et dépôt des candidatures 12

8.1. Information du personnel et appel à candidatures 12

8.2. Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections 12

8.3. Cas d’organisation d’un SECOND tour 13

8.4. Modalités de dépôts des listes de candidats 13

8.5. Nombre de candidats par liste 14

8.6. Cumul de candidatures 14

8.7. Représentation équilibrée des hommes et des femmes 14

8.8. Affichage des listes de candidats 14

9 Propagande électorale 15

9.1. Tracts et affiches 15

9.2. Professions de foi des candidats 15

9.3. Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale 16

9.4. Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale 16

10 Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales 16

10.1. Vote électronique, principes généraux 16

10.2. AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR 16

10.3. PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES 17

10.4. Déroulement du vote par internet 18

10.5. Assistance téléphonique 19

10.6. Bureau de vote 19

10.7. Cellule d’assistance technique 19

10.8. Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement 19

10.9. Chiffrement et déchiffrement des votes 20

10.10. Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique 20

11 Modalités de désignation des élus 21

11.1. Ratures 21

11.2. Egalité des voix 21

12 Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux 21

12.1. Signature du procès-verbal et des listes d’émargement 21

12.2. Proclamation des résultats 22

12.3. Affichage des résultats 22

13 Mesure de la représentativité syndicale 22

13.1. Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise 22

13.2. Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats 23

14 Durée de conservation des données 23

15 Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord 24

1. ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE

   1. ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, AMGEN souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur internet. La solution de vote par internet de la société Gedivote a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition¹.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du Travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

Le cabinet d’expertise DEMAETER sera mandaté par AMGEN pour contrôler le niveau de risque retenu, réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place.

Le niveau de risque retenu est le niveau 2.

Un accord d’entreprise a été conclu le 21/08/2019 annexé par un avenant signé le 02/09/2019 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise².

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

Protection des données à caractère personnel

Les élections professionnelles au sein d’AMGEN amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

AMGEN informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.

Gedivote, à qui AMGEN fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Dates des élections

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.

1. 3. Dates des élections par voie électronique

Afin de garantir la bonne organisation matérielle et le bon déroulement du processus électoral, les parties ont décidé de fixer la période de vote électronique suivante.

Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le 05/12/2022 à 8h30 et seront clôturées le 07/12/2022à 15h00.

Au second tour³, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 15/12/2022 à 8h30 et seront clôturées le 19/12/2022 à 15h00.

Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité

Aux termes de la jurisprudence, dans le cadre d’un vote électronique se déroulant sur plusieurs jours, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient à la date du premier jour du scrutin du premier tour, c’est-à-dire au 05/12/2022.

Durée des mandats

Conformément à l’accord CSE signé le 05/09/2022, la durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique d’AMGEN est de 3 ans.

Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel du comité social et économique prennent fin le 18/12/2022.

Le mandat des nouveaux élus du comité social et économique prend effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle.⁴

Calcul de l’effectif

3. 5. Dates de calcul de l’effectif

Au 07/11/2022, l'effectif total de AMGEN s’élève à 364.24 salariés en équivalent temps plein (ETP)

Personnes prises en compte dans l’effectif

L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;

• les travailleurs à domicile ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;

• les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;

• les salariés temporaires ;

• les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

Nombre de sièges à POURVOIR ET nombre d’heures de délégation

4. 6. Nombre de sièges à pourvoir

Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R2314-1 du Code du Travail, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique 11 titulaires et de 11 suppléants.

Collèges électoraux

Le personnel est réparti en 2 collèges :

• 1er collège : Ouvriers, Employés & Agents de Maîtrise.

Sont considérés appartenir au collège « Ouvriers » , « Employés » & « Agents de Maîtrise ».

• 2ème collège : Cadres

Sont considérés appartenir au collège « Cadres ».

Répartition des sièges entre collèges

Les 11 sièges de titulaires et les 11 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis : de délégation

	SIEGES A POURVOIR	REPARTITION FEMMES / HOMMES
	TITULAIRES	SUPPLEANTS	% FEMMES	% HOMMES
Collège 1	1	1	69	31
Collège 2	10	10	71	29

Nombre mensuel d’heures de délégation

Le volume d’heures individuelles mensuelles de délégation par représentant titulaire élu au comité social et économique est fixé à 22 heures conformément à l’accord CSE signé le 5/9/2022.

L’accord CSE signé le 5/9/2022 décrit l’ensemble des modalités relatives aux heures de délégation supplémentaires.

Electorat et éligibilité

5. 10. Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :

• sont électeurs, les salariés de l'entreprise, des deux sexes, ayant au moins 3 mois d'ancienneté à la date du 1^er tour de scrutin, âgés de 16 ans au moins, et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

• sont éligibles, les salariés ayant la qualité d'électeur, travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins sans interruption à la date du 1^er tour de scrutin, âgés de 18 ans révolus, à l'exception des conjoints, partenaires d'un PACS, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l'employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.

Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition

Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice.

Les personnes mises à disposition d’ AMGEN remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de AMGEN.

A cette fin, la Direction des ressources humaines de AMGEN adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par AMGEN.

Les personnes mises à disposition de AMGEN pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de ressources humaines de AMGEN, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales.

Listes électorales

6. 12. Contenu des listes électorales

Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles.

A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.

Publication des listes électorales

Le 10/11/2022, les listes électorales seront envoyées par la Direction sur les messageries professionnelles du personnel.

Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.

Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication.

A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

Appel et dépôt des candidatures

7. 15. Information du personnel et appel à candidatures

Le 10/11/2022, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie professionnelle et voie d’affichage.

Cette information constituera en outre un appel à candidatures.

Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du Travail, à savoir les organisations syndicales :

• représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;

• ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise.

• représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres, UNSA) ;

• ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de AMGEN.

  17. Cas d’organisation d’un SECOND tour

Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :

• si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;

• en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;

• ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.

Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour.

Modalités de dépôts des listes de candidats

Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.

Elles seront déposées contre récépissé à la direction des ressources humaines ou envoyées par email avec accusé de réception à l’adresse suivante : gbilot@amgen.com

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.

Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• 18/11/2022 à 12 :00 pour le premier tour,

• 12/12/2022 à 12 :00 pour le second tour éventuel.

  19. Nombre de candidats par liste

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

Cumul de candidatures

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes.

Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : 

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 

• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.

Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront envoyées sur la messagerie professionnelle.

Propagande électorale

Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

8. 23. Tracts et affiches

Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 02/12/2022 à minuit.

Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 14/12/2022 à minuit.

Professions de foi des candidats

Les candidats pourront remettre à la Direction des ressources humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique et accessibles aux électeurs qui se seront authentifiés avec leurs codes d’accès.

Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Les professions de foi seront par ailleurs jointes par un mail adressé aux électeurs par la direction des Ressources Humaines.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px *	PHOTO_NOM PRENOM

* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.

Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale

L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par AMGEN n’est pas autorisé pour la propagande électorale.

Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale

Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit :

• le 18/11/ 2022 pour le premier tour ;

• le 12/12/2022 pour le second tour.

Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

9. 27. Vote électronique, principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

  28. AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04).

Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.

• Transmission du code identifiant

ENVOI DE L’IDENTIFIANT PAR COURRIER POSTAL

Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel.

Le matériel de vote est envoyé par courrier le 25/11/2022 au domicile de chaque électeur. En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.

• Envoi du mot de passe 

ENVOI DU MOT DE PASSE PAR E-MAIL

Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l’adresse e-mail professionnelle de l’électeur après que celui-ci a validé son code identifiant. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.

En amont des élections, la Direction des ressources humaines proposera aux électeurs susceptibles de ne pas avoir accès à leur boite mail (salariés ne disposant pas d’une boite mail, absents longue durée…) durant le scrutin de communiquer un numéro de mobile ou une adresse mail personnelle sur lesquels le mot de passe leur sera envoyé. Un courrier leur sera adressé à cet effet le 03/11/2022 , ceux-ci devront se manifester au plus tard le 11/11/2022 .

• Défi complémentaire

Pour tous les votants, le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire qui sera :

Ville de naissance + Pays si collaborateur né(e) à l’étranger

PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès ( non-réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

• Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant

CONNEXION SUR GEDIVOTE

Eléments d’authentification	Nom/Prénom IBAN utilisé pour la paie : 7 derniers caractères (clé incluse)
Restitution du code identifiant	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son identifiant lui a été transmis par SMS. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur.

• E-mail non reçu (mot de passe) : absence d’e-mail connu ou boite mail inaccessible par l’électeur

Eléments d’authentification

L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact Si l’électeur n’arrive à récupérer son identifiant et /ou son mot de passe en ligne et, ou s’il n’a pas accès à sa boite mail, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, qui impliquera une vérification avec AMGEN. AMGEN contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré : elle vérifie son identité au travers de questions (identité, numéro de sécurité sociale) elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu ; si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme.

Restitution du mot de passe OU ET/OU de l’identifiant

Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur ou par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son mot de passe OU ET/OU son identifiant lui a été transmis par SMS ou par mail. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer le mot de passe / l’identifiant d’un autre électeur.

Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.amgen.webvote.fr

Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées par ordre alphabétique des Organisations syndicales.

En cas de second tour, les éventuelles listes libres seront positionnées par ordre alphabétique à la suite des listes proposées par les Organisations syndicales.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

Bureau de vote

Un bureau de vote unique centralisateur sera désigné et devra être composé d'un Président et de deux Assesseurs et veillera au bon déroulement du scrutin.

Ils seront désignés par la direction Ressources Humaines au sein des listes électorales parmi les plus jeunes électeurs et les plus âgés.

Les membres doivent être sur la liste électorale et doivent être sans conflit d'intérêt.

Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote.

Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

Le dernier jour ouvré précédent l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

  36. Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux Procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

Modalités de désignation des élus

La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• par application du quotient électoral ;

• et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

10. 37. Ratures

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

Egalité des voix

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

11. 39. Signature du procès-verbal et des listes d’émargement

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Proclamation des résultats

Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont envoyés par la Direction sur les messageries professionnelles du personnel.

Envoi des procès-verbaux :

Après la proclamation des résultats, AMGEN transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, AMGEN envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception :

• au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

• à la DRIEETS compétente

Mesure de la représentativité syndicale

12. 43. Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise

Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants.

Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges⁵.

Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.

A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats

Chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise ou l'établissement d'au moins cinquante salariés, qui constitue une section syndicale, désigne parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli à titre personnel et dans leur collège au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants, dans les limites fixées à l'article L. 2143-12, un ou plusieurs délégués syndicaux pour la représenter auprès de l'employeur.

Si aucun des candidats présentés par l'organisation syndicale aux élections professionnelles ne remplit les conditions mentionnées au premier alinéa du présent article ou s'il ne reste, dans l'entreprise ou l'établissement, plus aucun candidat aux élections professionnelles qui remplit les conditions mentionnées au même premier alinéa, ou si l'ensemble des élus qui remplissent les conditions mentionnées audit premier alinéa renoncent par écrit à leur droit d'être désigné délégué syndical, une organisation syndicale représentative peut désigner un délégué syndical parmi les autres candidats, ou, à défaut, parmi ses adhérents au sein de l'entreprise ou de l'établissement ou parmi ses anciens élus ayant atteint la limite de durée d'exercice du mandat au comité social et économique fixée au deuxième alinéa de l'article L. 2314-33.
La désignation d'un délégué syndical peut intervenir lorsque l'effectif d'au moins cinquante salariés a été atteint pendant douze mois consécutifs.

Elle peut intervenir au sein de l'établissement regroupant des salariés placés sous la direction d'un représentant de l'employeur et constituant une communauté de travail ayant des intérêts propres, susceptibles de générer des revendications communes et spécifiques⁶.

Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats⁷. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires.

Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par mail et mis en ligne sur le site Sharepoint Ressources Humaines d’AMGEN.

Fait à Boulogne Billancourt le 09/11/2022

Pour AMGEN

XXXX

Directrice des Ressources Humaines

XXXX Représentante Syndicale CFE CGC

XXXX Déléguée Syndicale UNSA

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
Fin septembre 2022	Envoi des formulaires aux entreprises prestataires mettant du personnel à disposition du AMGEN
14/10/2022 28/10/2022	Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral Annonce des élections aux salariés
07/11/2022	1ere réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
09/11/2022	Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Jeudi 10 novembre 2022	Publication du protocole d’accord préélectoral
Jeudi 10 novembre 2022	Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures)
Jeudi 10 novembre 2022	Affichage des listes électorales et appel à candidatures
Lundi 14 novembre 2022	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Vendredi 18 novembre 2022	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Lundi 21 novembre 2022	Affichage des listes de candidats et envoi par email de la part des ressources humaines des professions de foi.
Du 21 novembre au 23 novembre 2022	Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales
Vendredi 25 novembre 2022	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Vendredi 2 décembre 2022	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Lundi 5 décembre 2022	08h30 : Ouverture du scrutin 1er tour
Lundi 5 décembre 2022	Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote
Mercredi 7 décembre 2022	Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote
Mercredi 7 décembre 2022	15h00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Mercredi 7 décembre 2022	Dépouillement et proclamation des résultats
Mercredi 7 décembre 2022	Affichage des résultats et envoi d’un courriel au personnel
Mercredi 7 décembre 2022	Appel à candidatures 2nd tour
Lundi 12 décembre 2022	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Lundi 12 décembre 2022	Affichage des listes de candidats
Mardi 13 à mercredi 14 décembre 2022	Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
Mercredi 14 décembre 2022	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Jeudi 15 décembre 2022	08h30 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Jeudi 15 décembre 2022	Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote
Vendredi 16 décembre 2022	Courriel de rappel du déroulement des élections
Lundi 19 décembre 2022	Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote
Lundi 19 décembre 2022	15H00: Fermeture du scrutin 2nd tour
Lundi 19 décembre 2022	Dépouillement et proclamation des résultats
Lundi 19 décembre 2022	Affichage des résultats et envoi d’un courriel au personnel

ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	OUI	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	OUI	NON
RESULTATS	Etats de synthèse Représentativité	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	OUI	NON
EMPREINTE DE SCELLEMENT	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE)	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND)	OUI	OUI	OUI
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Clé de chiffrement/déchiffrement des votes	OUI	NON	NON

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