Accord d'entreprise "Un Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique UES B&B Hôtels France" chez B & B HOTELS (Siège)

ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS

DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL

AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

UES B&B HOTELS FRANCE

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

L’Unité Économique et Sociale B&B HOTELS FRANCE, dont le siège social est situé 271 rue du Général Paulet à Brest (29200), représentée par …, en qualité de Directrice des Richesses Humaines, dûment habilitée à cet effet.

D'une part,

ET :

L’organisation syndicale représentative CFDT, représentée par … en sa qualité de Délégué Syndical.

D’autre part,

Ci-après désignées les parties.

IL EST CONVENU CE QUI SUIT.

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE) de l’Unité Economique et Sociale (UES) B&B Hôtels FRANCE, de favoriser la participation des salariés et d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement, les parties ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans la conception, l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux électroniques.

Dans ce cadre, un cahier des charges est établi conformément aux dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail et tenu à la disposition des salariés.

Les parties ont ainsi convenu d’encadrer le principe et les modalités du recours au vote électronique. Le présent accord définit les points suivants :

• Principes généraux

• Objet et champ d’application

• Définition et choix du moyen de vote électronique

• Modalités d’organisation du vote

• Déroulement des opérations de vote

• Dispositions générales

TITRE I – PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique reposeront sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• sécurité du vote : vérification de l’identité des électeurs,

• anonymat et sincérité du vote: impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• confidentialité et secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Ces modalités seront également conformes aux dispositions relatives au traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions du Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

TITRE II - OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a pour objet de prévoir le recours au vote électronique pour les élections du Comité Social et Economique de l’UES B&B Hôtels France.

Il s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES B&B HOTELS FRANCE (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition) appelés à voter aux élections des membres représentants du personnel du Comité Social et Economique.

A titre d’information, il est précisé que ces sociétés sont actuellement les suivantes :

• SAS B&B HOTELS,

• SAS B&B SERVICES WESTERN EUROPE

• SAS B&B DREAMLAND HOTEL.

TITRE III - DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet, à l’exclusion de toute autre modalité de vote et notamment du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

TITRE IV - MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE

1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties ont décidé de confier la conception et la mise en place de ce dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie dématérialisée (ci-après « le prestataire »), sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés auprès de la Direction des Richesses Humaines, des Directions d’Hôtels et accessible sous l’intranet.

Le prestataire retenu sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire s’engagera à traiter des données à caractère personnel conformément aux dispositions du Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

2. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

2.1. Caractéristiques du système

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique », conformément à l’article R. 2314-7 du Code du travail.

2.2. Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

Les listes transmises ont pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

La Direction établira ce fichier, conformément au modèle de fichier prévu sur le site du prestataire et comprenant notamment les mentions suivantes :

• Noms et prénoms des inscrits,

• Date de naissance,

• Date d'entrée dans l'Entreprise,

• Ancienneté,

• Collège d'appartenance,

• Etablissement d'appartenance,

• Moyen de contact, à définir avec le prestataire : E-mail et /ou numéro de téléphone et/ou adresse postale.

Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral le cas échéant, ou à défaut par note unilatérale de la direction.

2.3. Listes de candidats et propagande électorale

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions que les listes électorales.

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Chaque organisation syndicale présentant des candidats pourra mettre en ligne un tract sur le site de vote. Le tract est remis à l’entreprise qui le transmet sans délai au prestataire.

2.4. Emargement

L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un rapport distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d’un double chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

2.5. Urne électronique

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Les données ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

2.6. Conservation des fichiers supports

L’employeur et/ou le prestataire conserve(nt) sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours, ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

3. Sécurité du système

3.1. Cellule d’assistance technique

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-10 du code du travail, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place durant les opérations de vote. Elle comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales ainsi qu’un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission, en présence des représentants des listes de candidats, de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé,

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

3.2. Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. Le service de vote électronique est dédoublé sur deux centres d’hébergement différents.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.3. Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

Le rapport est tenu à la disposition de la CNIL.

4. Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié disposera avant l’ouverture du premier tour de scrutin d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne.

De plus, les membres de la délégation du personnel (membres du CSE en exercice, y compris les suppléants), les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote (président et assesseurs) bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

TITRE V - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

1. Protocole d’accord préélectoral

Les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier électoral, les modalités de constitution des bureaux de vote, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral fera référence au présent accord et précisera le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, à définir dans le cadre du protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés seront sensibilisés sur le fait qu'il convient de privilégier le vote pendant le temps de travail.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

3. Mise à disposition du matériel de vote

Le protocole d’accord pré-électoral pourra prévoir de mettre à disposition des salariés électeurs le matériel informatique nécessaire et sécurisé (ordinateur et/ou tablette) avec une connexion au site sécurisé d'élections. L'emplacement du matériel de vote permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Une attention particulière sera portée au vote des électeurs en situation de handicap amenés à voter sur les lieux de travail. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

4. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. L’employeur s’en assurera.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, l’employeur veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

5. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du site de vote,

• son identifiant personnel de connexion généré de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les moyens d’authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantiront l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

6. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

7. Opérations de dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

TITRE VI – DISPOSITIONS GENERALES

1. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée des élections professionnelles de l’UES B&B HOTELS FRANCE prévues en 2022 et toute élection partielle qui interviendra en cours de mandat.

2. Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre les parties.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L. 2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de trois mois.

3. Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt en ligne auprès de la DREETS (Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) sur la plateforme de télé-procédure TéléAccords, et d’un dépôt par envoi postal auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Brest conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur.

Un exemplaire signé sera également notifié, après signature, à l’organisation syndicale représentative.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait BREST le 30 août 2022

En 4 exemplaires originaux

… …

Directrice des Richesses Humaines Délégué Syndical CFDT