AVENANT A L’ACCORD RELATIF A L’INDEMNISATION DES FRAIS DE DEPLACEMENT PROFESSIONNEL

Entre les soussignés:

L’AIST 83

Dont le siège social est situé à

Espace Athéna

Impasse des Peupliers

Quartier Quiez

83192 OLLIOULES CEDEX

Représentée par,

Agissant en qualité de Président

d’une part,

Et

SYNDICAT FORCE OUVRIERE

Et

SYNDICAT GENERAL DES MEDECINS DU TRAVAIL, CONFEDERATION GENERALE DES CADRES

Et

CONFEDERATION FRANCAISE DES TRAVAILLEURS CHRETIENS

d’autre part,

PREAMBULE :

Lors de la DUPE du 25 janvier 2019, les membres élus ont sollicité la révision des montants alloués dans le cadre des frais de déplacements et par la même occasion la mise à jour de l’accord initial.

ARTICLE 1^er - CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent avenant s'applique à l'ensemble des salariés de l’AIST 83 sans conditions d'ancienneté.

ARTICLE 2 – DEFINITION DU DEPLACEMENT

Le lieu d’attachement est le centre fixe auquel le salarié est affecté. Il constitue le point de départ et de retour servant au calcul des indemnités de déplacement.

Il y a déplacement lorsque le salarié accompli une mission extérieure à son lieu d'attachement qui l’amène à exécuter son travail dans un autre lieu (au siège, dans un autre centre fixe, dans un centre mobile, dans une entreprise...).

ARTICLE 3 - PRINCIPE D’INDEMNISATION

Tout déplacement professionnel donne lieu à indemnisation des frais correspondants.

Ce principe vise :

• D'une part les déplacements effectués dans le cadre de l'activité habituelle,

• Les dépassements exceptionnels effectués en dehors du territoire couvert par la compétence géographique du service.

Si la prise de poste se fait dans un lieu autre que le centre d’attachement, les indemnités sont calculées sur la base du trajet entre le centre d’attachement et le lieu de la prise de poste.

Il y a petit déplacement lorsque le salarié est en déplacement professionnel et qu'il est empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail et qu'il est contraint de prendre ses repas hors des locaux de l'entreprise.

Il y a grand déplacement lorsque le salarié accompli une mission professionnelle qui l’empêche de regagner son lieu de résidence et qui, de ce fait, l’oblige à engager des dépenses supplémentaires de nourriture et de logement.

A noter, que le salarié est présumé empêché de regagner sa résidence lorsque la distance séparant le lieu de résidence du lieu de déplacement est au moins égal à 50 kilomètres (trajets aller) et que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajets aller). S'il est empêché de regagner son domicile en fin de journée pour des circonstances de fait, il est considéré également comme étant dans la situation de grand déplacement.

3. ARTICLE 4 - MONTANT DE L’INDEMNISATION

1. Indemnité repas :

Une indemnité est due dans le cas où le repas est pris hors du lieu d’attachement ou du domicile sur présentation des pièces justificatives (documents originaux) qui doivent être jointes à la note de frais présentée par le salarié à la direction.

Son montant est fixé et réévalué par avenant à l'accord sur l'indemnisation des frais de déplacement et des frais de repas du 2 octobre 2007 (avenant à l’accord du 2 octobre 2007 relatif à l'indemnisation des frais de déplacement et des frais de repas conclu dans le cadre de la Convention collective du personnel des services de santé au travail interentreprises).

2. Indemnités kilométriques :

Les personnels devant, pour les besoins du service, faire usage d’un véhicule leur appartenant sont calculés et remboursés sur la base des montants prévus par avenant à l'accord sur l'indemnisation des frais de déplacement et des frais de repas du 2 octobre 2007(avenant à l’accord du 2 octobre 2007 relatif à l'indemnisation des frais de déplacement et des frais de repas conclu dans le cadre de la Convention collective du personnel des services de santé au travail interentreprises).

Les indemnités kilométriques seront remboursées sur la base du barème fiscal. Sont également remboursés les éventuels frais de stationnement et de péage liés au travail.

3. Grands déplacements :

L'indemnisation lors des grands déplacements des frais professionnels exposés par le salarié est fixée comme suit :

1. Montants alloués :

• Remboursement sur présentation des justificatifs dans la limite de 160 € correspondant au remboursement de l'hôtel + le petit déjeuner + le repas du soir.

• Remboursement sur présentation des justificatifs dans la limite de 40 € correspondant au remboursement du petit déjeuner + le repas du soir pour les personnes ne séjournant pas à l’hôtel.

Rappel :

- La réservation de l’hôtel est à effectuer par le salarié directement.

- Veiller à opter pour un tarif remboursable ou modifiable en cas d’annulation.

2. Modalités de transport grand déplacement

Le départ du lieu de travail habituel se fera en fonction du moyen de transport utilisé et d’une arrivée prévue au lieu de destination entre 20h et 21h.

Les frais de transport par métro, trams, bus, taxis ainsi que les frais de parking seront également remboursés sur présentation des justificatifs originaux.

Si le retour au domicile se fait après 21h, il sera versé une indemnité forfaitaire de 80 €.

• Précisions sur les réservations et leur remboursement

• La réservation du billet de train ou d’avion (pour les lieux de stage non ou difficilement accessibles en train) doit être effectuée par le service RH dès que possible, dès l’ouverture des ventes en ligne.

• La réservation se fait en 1^ère classe pour le train, en classe Eco pour l’avion, avec des billets échangeables et remboursables.

• Le service RH et le salarié se mettent en contact pour convenir des dates de départ et de retour, en concordance avec les dates de stage :

• Si le stage démarre le matin, le départ en train se fera la veille

• Si le stage démarre l’après-midi (cas de l’INRS) : le départ se fera éventuellement le matin si les horaires de transport sont compatibles.

La réservation, indiquant les dates et le tarif, proposée par le service RH sera envoyée par mail au salarié, imprimée et servira de base de remboursement (base du tarif de 1^ère classe de la SNCF).

Si les dates, aller et retour, proposées ne conviennent pas au salarié, ce dernier pourra faire sa réservation lui-même, sachant qu’il ne sera remboursé que sur la base de la réservation annoncée au préalable par le service RH et sur présentation de ses billets originaux. Si le tarif du billet pris par le salarié est supérieur au prix annoncé par le service RH, la différence sera à la charge du salarié.

Si le stage se termine un vendredi et que le salarié souhaite rentrer en fin de weekend, il pourra prendre son billet retour lui-même et ne sera remboursé que sur la base du tarif annoncé par le service RH pour un retour initialement prévu le vendredi soir.

Le salarié devra fournir les billets originaux au service RH.

Il en sera de même si le salarié souhaite arriver en début de weekend pour un stage débutant le lundi.

Rappel :

- Veiller à opter pour un tarif remboursable ou modifiable en cas d’annulation.

• Précisions sur l’utilisation du véhicule personnel

L’utilisation du véhicule personnel dans le cadre des grands déplacements pourra se faire, après accord du Service RH, pour les cas suivants :

• Quand le lieu de stage est difficilement accessible par le train :

Le remboursement appliqué, indépendamment du nombre de passagers, correspondra à un seul billet de train aller-retour et sera calculé sur la base du tarif de 1^ère classe de la SNCF : une simulation de réservation sera effectuée par le service RH, envoyée par mail au salarié, imprimée et jointe au dossier.

Les justificatifs originaux seront à remettre au service RH : tickets de péage, tickets de station-service.

A noter que les frais de parking du véhicule personnel sur le lieu du stage seront eux pris en charge.

• Dans le cas d’un covoiturage de 3 personnes (le conducteur + 2 passagers) :

Le remboursement pourra, à titre exceptionnel, être fait sur la base du barème kilométrique (ce barème couvre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses de pneumatiques, la vignette, les dépenses de carburant et les primes d'assurance).

Le nombre de kilomètres indiqué sur la note de frais devra être conforme au kilométrage qui aura été vérifié par le service RH via les sites de Via Michelin ou de Mappy.

Ce remboursement sera versé uniquement au salarié qui prendra sa voiture.

Les justificatifs originaux seront à remettre au service RH : tickets de péage, tickets de station-service.

3. Demande d’avance sur frais

Une demande d’avance sur frais peut être formulée par mail à l’attention du Service RH au minimum 15 jours avant le départ prévu en stage.

Le montant alloué correspondra à :

• 1 forfait (remboursement de l'hôtel + le petit déjeuner + le repas du soir) pour 2 jours de stage

• 2 forfaits (remboursement de l'hôtel + le petit déjeuner + le repas du soir) pour 3 jours de stage

• 3 forfaits (remboursement de l'hôtel + le petit déjeuner + le repas du soir) pour 4 jours de stage et au-delà.

Un virement sera effectué avant le début du stage directement sur le compte bancaire du salarié.

ARTICLE 5 – MODALITES DE DECLARATION DES NOTES DE FRAIS

L’ensemble des frais de déplacements (petits et grands) devront faire l’objet d’une déclaration

via l’outil SIRH. Les pièces justificatives originales devront être jointes à la note de frais présentée par le salarié au Service RH.

Attention : en cas de petits et grands déplacements sur un même mois, 2 notes de frais distinctes devront être saisies.

Pour rappel, tous frais engendrés en dehors de la période de déplacement restent à la charge du salarié.

1. Frais de déplacements professionnels (petits déplacements) :

Ces frais doivent être déclarés mensuellement au plus tard le 5 du mois en cours pour les frais du mois précédent.

Ils se présentent dans le SIRH sous l’onglet « nature » : item « FraisPROF ».

Ils seront remboursés sur la paie du mois en cours.

2. Frais de déplacements stage (grands déplacements) :

Ces frais doivent être déclarés dès que possible après la réalisation du stage.

Ils se présentent dans le SIRH sous l’onglet « nature » : item « FraisFORM ».

Ils seront remboursés, par virement sur le compte bancaire du salarié, sous 15 jours à compter de la réception de la note de frais par le Service RH.

ARTICLE 6 – DUREE DE L’AVENANT

Le présent avenant est conclu pour une durée d'un an à compter du 1er mars 2019. Il sera reconduit tacitement d’année en année sauf dénonciation selon les modalités prévues ci-après.

7. ARTICLE 7 – DENONCIATION DE L’AVENANT

L’avenant peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires avec un préavis de trois mois, avant l'expiration de chaque période annuelle sur notification écrite par lettre recommandée avec accusé de réception par l'autre partie.

Après le délai de maintien en vigueur prévu par les dispositions du code du travail, l'AIST 83 ne sera plus tenue de maintenir les avantages du présent avenant supérieurs aux dispositions prévues par les textes légaux en vigueur et par la convention collective du personnel des services interentreprises de la médecine du travail. Toutefois, les avantages individuels acquis seront maintenus.

ARTICLE 8 – DEPOT PUBLICITE

Conformément aux dispositions légales en vigueur et à l’issue du délai d’opposition, le présent avenant sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail en deux exemplaires, une version intégrale et signée en PDF et une version « anonymisée » en docx.

Un exemplaire du présent avenant sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Toulon.

Le personnel de l’AIST 83 sera informé du présent avenant par voie d’affichage et par tout moyen de communication habituellement en vigueur au sein de chaque établissement.

Fait à Ollioules, le 26/02/2019

En 5 exemplaires originaux.

Le Président,

Le délégué FO, Le délégué SGMT/CGC, Le délégué C.F.T.C.