Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif aux moyens dévolus aux organisations syndicales et au CSE à la Caf de Paris, notamment aux nouvelles technologies d'information et de communication" chez CAISSE ALLOCATIONS FAMILIALES DE PARIS (Siège)

Caf de Paris

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX MOYENS DEVOLUS AUX ORGANISATIONS SYNDICALES ET AU CSE A LA CAF DE PARIS, NOTAMMENT AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION

Entre, d’une part :

• la Caisse d’Allocations Familiales de Paris, représentée par M… agissant en qualité de Directeur Général,

et d’autre part :

• les Organisations Syndicales soussignées,

il a été conclu le présent accord :

Préambule 3

Chapitre 1 - L’utilisation de l’Intranet et de la messagerie électronique 4

Article 1 - L’accès à l’Intranet et à Internet 4

Article 2 - La mise à disposition d’un espace syndical sur l’Intranet 4

Article 2-1 La liberté d’accès à l’information syndicale 4

Article 2-2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’Intranet 4

Article 2-3 Le contenu de l’espace syndical 4

Article 2-4 Les conditions de mise en ligne 5

Article 3 - La mise à disposition d’un espace dédié au CSE sur l’Intranet 5

Article 3-1 La liberté d’accès à l’information mise en ligne sur l’espace dédié……………………..… 5

Article 3-2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’Intranet 6

Article 3-3 Le contenu de l’espace réservé au CSE 6

Article 3-4 Les conditions de mise en ligne 6

Article 4 - La messagerie des organisations syndicales ayant constitué
une section syndicale dans l’organisme 7

Article 4-1 Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations
syndicales 7

Article 4-2 La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales 7

Article 5 - La messagerie du CSE 8

Article 5-1 La mise à disposition d’une BALF pour le CSE 8

Article 5-2 La création de BALP pour les membres du CSE 8

Chapitre 2 – Le cadre technique d’utilisation 9

Article 6 - Le matériel mis à disposition 9

Article 7 - La capacité de la messagerie 9

Article 8 - Les règles de maintenance 9

Chapitre 3 – L’incidence du protocole d’accord sur les autres modes de diffusion
des publications et des tracts de nature syndicale . 10

Article 9 - Les règles relatives à l’affichage syndical. 10

Article 10 - Les règles relatives à la distribution des publications et tracts syndicaux 10

Article 11 - La répartition des locaux syndicaux à la Caf de Paris 10

Chapitre 4 - Dispositions diverses 11

Article 12- Utilisation abusive 11

Article 13- Dispositions générales relatives à l’accord 11

Article 13-1 Durée de l’accord 11

Article 13-2 Suivi de l’accord 11

Article 13-3 Révision de l’accord 12

Article 13-4 Entrée en vigueur de l’accord 12

Article 13-5 Formalités de dépôt et de publicité 12

Préambule

Afin de donner toute sa place au dialogue social au sein de la Caf de Paris, les parties signataires du présent protocole ont souhaité renforcer les moyens dévolus à la représentation du personnel à la Caf de Paris.

Pour ce faire et dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social, de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 (loi Travail) et de l’article 11 du protocole d’accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, le présent accord a pour objet de définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de la Caf de Paris, ainsi qu’au Comité social et économique (CSE).

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit ainsi l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale par la mise en place de moyens de communication modernes et adaptés aux demandes des salariés de l’organisme.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de la Caf de Paris d’avoir accès, sur son temps de travail, à l’information syndicale de son choix et aux informations relatives au CSE.

Enfin, l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte nationale de sécurité du système d’information annexée au règlement intérieur de la Caf de Paris.

Pour ce faire, les parties signataires ont convenu de procéder au renouvellement du protocole d’accord relatif aux moyens dévolus aux organisations syndicales et au CSE à la Caf de Paris, notamment aux nouvelles technologies d’information et de communication conclu le 11 septembre 2015 et arrivé à son terme le 31 décembre 2018, afin de tenir compte de la mise en place du Comité social et économique.

Les parties conviennent également de se revoir d’ici la fin de l’année 2019 afin de procéder au réexamen du présent protocole dans la perspective de l’adapter au contexte technologique lié à l’arrivée d’Office 365 et du nouvel Intranet CAFCOM.

Chapitre 1 – L’utilisation de l’Intranet et de la messagerie électronique

Article 1 : L’accès à l’Intranet et à Internet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet et Internet à partir du micro-ordinateur mis à sa disposition dans le local affecté à chacune et dans le local commun, conformément à la répartition des locaux prévue à l’article 11 du présent protocole d’accord.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail, dans le respect des conditions d’accès aux locaux de l’entreprise et des horaires d’ouverture du système d’information.

Article 2 : La mise à disposition d’un espace syndical sur l’Intranet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de communications collectives ou de tracts de nature syndicale.

Article 2-1 La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant l’espace réservé aux organisations syndicales.

L’espace syndical est accessible à l’ensemble des salariés.

Chaque salarié sera automatiquement abonné à la réception des mises à jour effectuées sur les espaces syndicaux. Il conservera toutefois la liberté de s’abonner et de se désabonner.

Les salariés ayant souscrit un abonnement seront informés des mises à jour effectuées.

Article 2-2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’Intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme, conformément aux règles relatives au secret professionnel.

Article 2-3 Le contenu de l’espace syndical

Le contenu des pages de l’Intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

Cet espace est destiné à la publication d’informations syndicales auxquelles les salariés ont accès. Il ne peut servir à des forums de discussion, à la diffusion de séquences vidéo, ni être utilisé pour des messages individuels adressés aux salariés sur leur poste de travail.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, l’espace ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation et doit assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Article 2-4 Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.

La mise en ligne des informations syndicales dans l’espace dédié sur l’Intranet sera effectuée par les organisations syndicales dans le respect des règles relatives au bon usage du système d’information de la Caf de Paris.

Les mises à jour de l’espace sont communiquées simultanément à la Direction de la Caf de Paris et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

Chaque organisation syndicale se verra attribuer au maximum 3 accès pour opérer la mise à jour de l’espace.

Le portail donnant accès à chaque rubrique syndicale intranet est accessible à partir de la page d’accueil de l’Intranet de l’organisme.

La création de l’espace syndical se fait en collaboration avec les services Ressources Humaines, Communication et Informatique de l’organisme.

Le format des pièces jointes devra être compatible avec les logiciels mis à disposition par l’employeur sur les postes de travail (format PDF).

Article 3 : La mise à disposition d’un espace dédié au CSE sur l’Intranet

Le Comité social et économique (CSE) dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme.

Article 3-1 La liberté d’accès à l’information mise en ligne sur l’espace dédié

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès aux informations mises en ligne sur l’espace dédié au CSE en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant l’espace dédié à l’instance.

Cet espace est accessible à l’ensemble des salariés.

Chaque salarié sera automatiquement abonné à la réception des mises à jour effectuées sur l’espace dédié au CSE et notamment aux informations du CSE relatives aux activités sociales et culturelles (rubrique « Actu du CSE »). Il conservera toutefois la liberté de s’abonner et de se désabonner.

Les salariés ayant souscrit un abonnement seront informés des mises à jour effectuées.

Article 3-2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’Intranet

Les règles relatives au secret professionnel s’appliquent aux informations diffusées sur l’Intranet.

Article 3-3 Le contenu de l’espace réservé au CSE

Le CSE disposera de son espace intranet.

Les salariés pourront y consulter des informations spécifiques mises en ligne par cette instance.

Ils pourront également y consulter les procès-verbaux du CSE.

Article 3-4 Les conditions de mise en ligne

La mise en ligne des informations dans l’espace dédié au CSE sur l’Intranet, s’effectuera dans le respect des règles relatives au bon usage du système d’information de la Caf de Paris.

La mise en ligne des procès-verbaux du CSE est réalisée par le secrétariat du CSE en collaboration avec le service des Relations Sociales.

La mise en ligne des informations concernant les activités sociales et culturelles du CSE est assurée par cette instance sous la forme d’actualités du CSE. A cet effet, le CSE se verra attribuer au maximum 3 accès pour opérer la mise à jour de l’espace.

Le portail donnant accès à la rubrique dédiée au CSE est accessible à partir de la page d’accueil de l’Intranet de l’organisme.

La création de l’espace se fera en collaboration avec les services Ressources Humaines, Communication et Informatique de l’organisme.

Le format des pièces jointes devra être compatible avec les logiciels mis à disposition par l’employeur sur les postes de travail (format PDF).

Article 4 : La messagerie des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques fonctionnelles (BALF) distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Article 4-1 Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats, dans le cadre du dialogue social et du fonctionnement de l’organisation syndicale au plan local.

L’envoi de messages groupés à destination de l’ensemble des salariés de l’organisme, dans les boîtes à lettres professionnelles n’est, en revanche, pas autorisé.

La messagerie peut être utilisée à destination des salariés de l’organisme, dans le cadre d’échanges individuels. Ces derniers pourront s’opposer à la réception de messages syndicaux.

Chaque salarié a la possibilité d’adresser un message sur la BALF de l’une des organisations syndicales de l’organisme. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au secret professionnel, ainsi qu’à la charte informatique de l’organisme.

Article 4-2 La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est adressé à plusieurs salariés, le nom de tous les destinataires doit figurer en copie cachée.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité. Un paramétrage spécifique devra être mis en place dans les options de distribution des messages.

Article 5 : La messagerie du CSE

Article 5-1 La mise à disposition d’une BALF pour le CSE

Le CSE bénéficie d’une adresse électronique spécifique, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, cette boîte aux lettres électronique fonctionnelle (BALF) est accessible à l’ensemble des élus de l’instance concernée.

La gestion de la boîte aux lettres électroniques fonctionnelles CSE est placée sous la responsabilité du secrétaire de l’instance.

En cas de dysfonctionnement de la BALF, la Direction s’adressera prioritairement au secrétaire du CSE.

La Direction adresse à l’instance concernée, via la BALF qui lui est dédiée, les documents suivants :

• les convocations aux réunions du CSE ;

• les réclamations individuelles ou collectives visées à l’article L.2312-5 du Code du travail.

Les documents et notes d’information destinés au CSE seront déposés dans un espace sécurisé et comme auparavant, remis également sous format papier.

Les procès-verbaux du CSE seront mis en ligne sur l’Intranet, à la disposition de l’ensemble des salariés de l’organisme, dans l’espace dédié prévu à l’article 3-3 du présent accord.

Article 5-2 La création de BALP pour les membres du CSE

Une adresse électronique personnalisée sera attribuée à chaque membre du CSE. Cette adresse électronique spécifique sera utilisée :

• par le membre du CSE pour la transmission des réclamations individuelles ou collectives visées à l’article L. 2312-5 du Code du travail

• par les salariés souhaitant faire appel à un membre du CSE.

Lorsque le mandat du membre du CSE arrivera à expiration, cette Balp sera conservée pendant un délai d’un mois puis détruite, sans que les opérations de destruction réalisées par le service informatique puissent amener à visualiser son contenu.

Chapitre 2 – Le cadre technique d’utilisation

Article 6 : Le matériel mis à disposition

L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté :

• un micro-ordinateur aux normes de l’organisme,

• un pack office bureautique,

• l’accès à l’Intranet,

• l’accès à Internet.

Par ailleurs, une imprimante multifonctions partagée est mise à disposition des organisations syndicales à proximité des locaux qui leur sont affectés.

Il en va de même du comité social et économique.

Les matériels restent la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales ou du CSE qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. 

Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge de l’organisation syndicale ou de l’instance concernée. Les recharges d’encre pour les imprimantes multifonctions seront prises en charge par la Caf de Paris dans la limite d’un forfait annuel par organisation syndicale.

Article 7 : La capacité de la messagerie

La capacité de chaque BALF est de 1 Giga octets.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est celle correspondant à la taille maximale fixée par la solution de messagerie (fixée à 8,4 Mo à la date de signature du présent accord) et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales et le CSE s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

Article 8 : Les règles de maintenance

Les organisations syndicales et le CSE sont soumis comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …).

Les matériels mis à disposition par la Caf de Paris sont maintenus dans les mêmes conditions que les autres postes de l’organisme.

En cas de dysfonctionnement technique ou d’incident, elles bénéficient comme l’ensemble des utilisateurs, de l’assistance assurée par le service informatique de l’organisme ou par le prestataire habilité à cette fin.

Les demandes d’intervention devront être formulées auprès de la Direction Informatique selon la procédure en vigueur dans l’organisme pour l’ensemble des salariés.

Les organisations syndicales et le CSE pourront bénéficier des formations nécessaires organisées sous la responsabilité de la Caf de Paris.

Chapitre 3 – L’incidence du protocole d’accord sur les autres modes de diffusion des publications et des tracts de nature syndicale

Article 9 : Les règles relatives à l’affichage syndical

Conformément à l’article L. 2142-3 du code du travail, l’affichage des communications syndicales s’effectue librement sur les panneaux réservés à cet usage, selon les modalités fixées par le présent accord.

Chaque section syndicale dispose de panneaux d’affichage sur les sites suivants de la Caf de Paris :

• 48 rue du Dr Finlay,

• 67/69 avenue Jean Jaurès,

• 101 rue Nationale,

• 47 rue de La Chapelle.

  Il est rappelé qu’un exemplaire des communications syndicales est transmis à la Direction, simultanément à leur affichage.

  Article 10 : Les règles relatives à la distribution des publications et tracts syndicaux

  La distribution des publications et des tracts de nature syndicale s’effectue librement dans l’enceinte de l’entreprise, aux heures et sur les lieux d’entrée et de sortie du travail, y compris sur le temps de repas, à l’entrée du restaurant d’entreprise ou à l’entrée de l’espace de restauration.

Article 11 : La répartition des locaux syndicaux à la Caf de Paris

Dans le souci d’un traitement égalitaire des sections syndicales, les locaux syndicaux entre les différents sites de l’organisme sont répartis, comme suit :

• au 48 rue du Dr Finlay : 1 bureau pour chaque section syndicale représentative et 1 local commun,

• au 67/69 avenue Jean Jaurès : 1 local commun,

• au 101 rue Nationale : 1 bureau pour chaque section syndicale représentative,

• au 47 rue de La Chapelle : 1 local commun.

Un planning d’utilisation devra être établi de concert, par site et par local, sur l’occupation du bureau.

Les clefs du local seront en possession du dernier utilisateur prévu au planning.

Chaque section syndicale bénéficiera, dans le local qui lui est affecté, du matériel défini à l’article 6 du présent accord.

Dans les locaux communs, deux micro-ordinateurs seront mis à disposition et pourront être utilisés par les organisations syndicales.

Chapitre 4 – Dispositions diverses

Article 12 : Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, une réunion est alors tenue avec l’organisation syndicale concernée en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente. 

Article 13 : Dispositions générales relatives à l’accord

Article 13-1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de cinq ans à compter de la date d’agrément.

Article 13-2 Suivi de l’accord

Un bilan sur la mise en œuvre de l’accord sera effectué entre les partenaires sociaux dans le cadre d’une réunion organisée par la Direction au plus tard le 31 décembre 2019.

Les modalités de renouvellement de l’accord seront déterminées en fonction du bilan réalisé.

Article 13-3 Révision de l’accord

Dans le respect des conditions légales posées par le code du travail, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision sur la base du bilan prévu à l’article 13-2.

Toute modification fera l’objet d’un avenant entre les parties signataires.

Article 13-4 Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le Code de la sécurité sociale et prendra effet à la date de son agrément.

La mise en œuvre des dispositions de l’accord se fera dès l’installation effective du CSE.

Article 13-5 Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord, après expiration du délai d’opposition, fera l’objet d’un dépôt, dans les conditions prévues aux articles L 2231-5-1, L.2231-6, D.2231-2, D. 2231-4 et D. 2231-7 du code du travail, à savoir :

• dépôt de la version signée par les parties sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail accompagné d’une copie de notification du texte à l’ensemble des organisations représentatives à l’issue de la procédure de signature et d’une version publiable ne comportant pas les noms et prénoms de négociateurs et signataires,

• remise d’un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Fait à Paris, en trois exemplaires, le 12 février 2019

Pour la Caf de Paris
Pour la CFDT
Pour la CGT
Pour FO