Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles du CSE à la Caf des Yvelines" chez C A F 78 - CAISSE ALLOCATIONS FAMILIALES YVELINES (Siège)

Entre, d’une part,

• la Caisse d’allocations familiales des Yvelines, représentée par sa Directrice,

et, d’autre part,

• les organisations syndicales soussignées,

il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux prochaines élections des membres du Comité social et économique (CSE) de la Caf des Yvelines, le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (Loi n°2004-575 du 21 juin 2004), qui offre aux entreprises la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Dans ce cadre, la Caf des Yvelines fera appel à un prestataire de service externe (ci-après dénommé « le prestataire »), spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet.

Le système de vote électronique est mis en œuvre dans le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, présente un triple intérêt pour les parties :

• accessibilité,

• simplicité,

• sécurisation du processus électoral.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord prévoit le recours au vote électronique aux prochaines élections professionnelles des membres du Comité social et économique de la Caf des Yvelines qui se dérouleront au mois de septembre 2019.

Article 2 – Modalités d’organisation des opérations électorales

Parallèlement au présent accord, une négociation sera engagée en vue de la conclusion d’un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du Comité social et économique.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », choisi par la Direction de la Caf des Yvelines. Dans ce cadre, le vote électronique est mis en place dans le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote,

• l’anonymat et le secret du vote,

• l’unicité du vote,

• la confidentialité et la liberté du vote.

2.1 Modalités de vote

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles des membres du Comité social et économique de la Caf des Yvelines.

La Direction s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales et les listes de candidats,

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification et ce par voie postale,

• la confidentialité du vote,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système devra répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, à savoir le prestataire,

• le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement dénommé "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

2.2 Modalités des élections

2.2.1 Paramétrage du système

Le système paramétré par le prestataire comprendra, conformément au protocole d’accord préélectoral négocié ultérieurement pour les élections des membres du Comité social et économique, le nombre de sièges à pourvoir ainsi que leur répartition par collège pour les titulaires et les suppléants.

2.2.2 Etablissement du fichier des électeurs

Dans le cadre de la préparation de l’élection, le Pôle ressources humaines et formation établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’organisme, date de naissance, collège d’appartenance, site d’affectation.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

2.2.3 Listes électorales et bulletins de vote

Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire chargé de la mise en place du vote électronique, est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectuées dans les mêmes conditions.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique.

Le prestataire assure la mise en œuvre des pages du site internet et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote.

Pour l’élection des membres du Comité social et économique, les listes de candidats et bulletins de vote doivent mentionner les données suivantes :

• collège d’appartenance,

• noms et prénoms des candidats,

• titulaires ou suppléants,

• l’appartenance syndicale accompagnée du logo correspondant le cas échéant.

Les listes de candidats et les bulletins de vote sont présentés sur un seul et même écran. Les listes de candidats sont présentées dans l’ordre alphabétique des organisations syndicales. Les candidats au sein de chaque liste sont présentés dans l’ordre d’éligibilité, tel que transmis par chaque organisation syndicale. Les bulletins de vote blancs sont présentés en dernière position.

Les professions de foi des listes sont intégrées sur le site internet de vote.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes proposées.

2.2.4 Scrutin

Lieux et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour chaque tour du scrutin, que les élections se déroulent pendant une période limitée de trois jours ouvrés et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique peut avoir lieu en dehors du temps de travail, l’accès au site internet étant ouvert 24h/24h (sur le lieu de travail ou à distance).

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins sont indiquées dans le protocole d’accord préélectoral. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique peuvent être contrôlées par les membres du bureau de vote.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la durée des scrutins, des postes informatiques dédiés au vote ainsi qu’une ligne téléphonique permettant de joindre le prestataire sont mis à disposition dans des isoloirs, à raison de deux par site :

• au siège à Versailles,

• à l’agence de Mantes-la-Jolie.

L’accès à ces salles est autorisé aux seuls votants.

Toutes facilités sont accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraîne aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique peuvent être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Ouverture du scrutin

Le scrutin est ouvert automatiquement, à la date et à l’heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Consultation du nombre de votants

Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote désignés dans le protocole d’accord préélectoral ont un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Des rappels sur les dates et heures de vote sont effectués au cours des scrutins via des flashs infos RH diffusés dans l’intranet afin de favoriser la participation aux élections professionnelles.

Listes d’émargement

Les listes d’émargement enregistrent les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote. Les listes d’émargement sont accessibles aux seuls membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les listes d’émargement sont ensuite conservées par le Pôle ressources humaines et formation.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Modalités d’accès au serveur de vote et confidentialité

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Chaque électeur reçoit, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple précisant l’adresse électronique permettant l’accès au site internet de vote, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’identifiant et le code confidentiel sont reçus par les électeurs au plus tard 7 jours avant l’ouverture du vote.

Le prestataire s’engage à regénérer des codes d’accès en cas de non réception ou de perte.

La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne peut accéder au site de vote.

Ce moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité et la confidentialité du vote.

Une fois connecté, l’électeur peut procéder aux votes. Le prestataire est garant de la distinction des votes (titulaires et suppléants).

Seules les listes correspondant à son collège lui sont proposées.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Le choix de l’électeur peut être modifié avant validation. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. La validation le rend définitif et empêche toute modification ultérieure.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur peut conserver.

Information et assistance aux électeurs

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

Avant l’ouverture du scrutin, chaque salarié dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs ont la possibilité de joindre le Pôle ressources humaines et formation entre 7h30 et 18h30 pour toute information et notamment en cas de perte ou de non réception des identifiants de vote.

Le prestataire met à disposition une plateforme d’assistance téléphonique ou par mail.

Par ailleurs, durant toute la durée du scrutin, le P@si est mobilisé entre 7h30 et 18h30 afin de permettre aux électeurs d’accéder au site internet du prestataire sur leur poste de travail et les postes informatiques dédiés au vote.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-26 et suivants du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur sont séparés.

Le vote de l’électeur est crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire doit garantir l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Clôture du scrutin

Le scrutin est clôturé automatiquement, aux date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Le site internet de vote est alors rendu inaccessible aux électeurs.

Article 3 – Contrôle, sécurisation et formation

3.1 Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d’assistance technique conformément aux articles R.2314-10 et R.2314-15 du Code du travail chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Elle est composée des personnes suivantes :

• le chef de projet dédié par le prestataire,

• les membres du bureau de vote,

• un représentant de la Direction,

• un représentant du Pôle ressources humaines et formation,

• un représentant du P@si.

3.2 Dispositifs de secours

Le système de vote électronique doit comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal, et offrir les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Par ailleurs, afin de garantir aux salariés l’accès à internet, une connexion de secours sera installée sur les postes informatiques dédiés au vote (clé 4G ou filaire ADSL).

3.3 Formalités relatives à la CNIL

Conformément à l’article R.2314-11 du Code du travail, l’employeur informe les organisations syndicales représentatives de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

3.4 Formation

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation a lieu à l’occasion du scellement de l’urne, en amont de l’ouverture du scrutin.

Article 4 – Résultats du vote

4.1 Dépouillement et procès-verbal

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs, afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui seront éditées. Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle de la cellule d’assistance technique.

Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Le système préremplit les procès-verbaux, formulaires Cerfa. Les membres du bureau de vote vérifient l’exactitude des données transmises par le système et signent les procès-verbaux.

4.2 Conservation des données électorales

Le prestataire retenu conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours, ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 5 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du protocole d’accord préélectoral lié aux prochaines élections des membres du Comité social et économique.

Il cessera immédiatement de produire tout effet dès que les résultats de l’élection réalisée desdits représentants seront fermes et définitifs.

Article 6 – Agrément et entrée en vigueur

Après présentation du projet aux instances compétentes et signature, l'accord sera transmis pour agrément aux autorités de tutelle. Il prendra effet sous réserve de son agrément.

Article 7 – Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions légales :

• sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail,

• auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Il sera communiqué au personnel de la Caf des Yvelines.

Fait à Versailles, le 10/04/2019

Directrice

Pour le Syndicat Francilien des Agents de Sécurité Sociale - CFDT	Pour le Syndicat Départemental des Employés et Cadres CGT-FORCE OUVRIERE des Organismes de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales des Yvelines		Pour le Syndicat Départemental des Employés et Cadres CGT-FORCE OUVRIERE des Organismes de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales des Yvelines
Pour le Syndicat CGT des Personnels des Etablissements de la Caisse d’Allocations Familiales des Yvelines