Accord d'entreprise "AVENANT PORTANT REVISION DU PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES ET LE CSE" chez C A F 78 - CAISSE ALLOCATIONS FAMILIALES YVELINES (Siège)

Entre, d’une part,

Entre, d’une part,

• la Caisse d’allocations familiales des Yvelines, représentée par sa Directrice, dûment mandatée à cet effet par décision du Conseil d’administration,

et, d’autre part,

• les organisations syndicales soussignées,

il a été convenu ce qui suit :

I - OBJET

Conformément aux dispositions prévues à l’article 4.2 du protocole d’accord relatif à l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication par les organisations syndicales du 20 mars 2009, le présent avenant négocié par la Direction de la Caf des Yvelines et les organisations syndicales représentatives révise les articles suivants :

• Titre

• Préambule

• Article 1.1

• Article 1.2 (supprimé)

• Articles 1.3, 1.3.1, 1.3.2

• Articles 1.4, 1.4.1, 1.4.2

• Article 2.1

• Article 2.2 (ajouté)

• Articles 3.1, 3.2

• Le titre du protocole d’accord est modifié comme suit :

Protocole d’accord relatif à l’utilisation des technologies de l’information et de la communication par les organisations syndicales et le CSE.

• Le préambule du protocole d’accord est modifié comme suit :

La Direction et les organisations syndicales représentatives du personnel conviennent de l’intérêt, pour le développement du dialogue social, de l’accès des partenaires sociaux aux technologies de l’information et de la communication (TIC).

Cette démarche s’inscrit dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social, et du Protocole d’accord national sur l’exercice du droit syndical signé le 1^er février 2008.

Par ailleurs, avec le développement des technologies de l’information et de la communication, il apparaît opportun de définir un cadre d’utilisation et de déterminer les moyens de communication électronique qui peuvent être mis à la disposition des organisations syndicales représentatives ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme ainsi que du Comité social et économique (CSE) et de la Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT).

En outre l’usage des TIC doit être réalisé dans le respect des dispositions de la Charte du bon usage du système d’information à la Caf des Yvelines, de la politique de sécurité du système d’informations de la Cnaf et des dispositions légales et réglementaires, notamment des lois du 6 janvier 1978 et du 6 août 2004 relatives à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, de la loi du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle et au dialogue social, ainsi que de l’arrêté du 27 novembre 2006.

La Caf des Yvelines s’est engagée depuis 2009 dans une démarche de développement du dialogue social par l’accès des partenaires sociaux aux technologies de l’information et de la communication (TIC).

La stratégie de transformation numérique interne (TNI) de la branche Famille avec notamment le déploiement de Caf.com questionne les modalités d’exercice du dialogue social avec les TIC et conduit à l’actualisation de l’accord.

• L’article 1.1 du protocole d’accord relatif au principe est modifié comme suit :

  Chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme ainsi que le Comité social et économique (CSE) disposent d’un espace dédié avec son logo sur l’Intranet de l’organisme (Caf.com), utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de la Caf des Yvelines à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, la Caf des Yvelines s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales et du CSE ou échangeant avec elles via la messagerie électronique.

Les organisations syndicales ainsi que le CSE s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels mis à disposition par l’employeur ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme, en respectant l’obligation de discrétion et de secret professionnel.

• L’article 1.2 du protocole d’accord relatif au respect des dispositions de la charte du bon usage du système d’information est supprimé.

• L’article 1.3 du protocole d’accord relatif à l’intranet syndical est modifié comme suit :

L’intranet syndical et du CSE.

• L’article 1.3.1 du protocole d’accord relatif au principe de libre détermination du contenu de la communication est modifié comme suit :

L’espace dédié aux organisations syndicales représentatives ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme ainsi qu’au CSE permet la mise à disposition d’informations aux salariés, dans le respect de la réglementation en vigueur.

Le contenu de l’espace dédié est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

Le contenu de l’espace dédié au CSE est également librement déterminé par les élus gestionnaires du CSE, lequel est placé sous l’entière responsabilité du secrétaire du CSE.

Une formation et un accompagnement sur les règles d’utilisation et d’administration de l’espace dédié sont organisés pour les gestionnaires désignés par les organisations syndicales et le CSE.

La capacité de l’espace dédié est, à ce jour, de 10 GO (sans que cette capacité puisse être revue à la baisse).

• L’article 1.3.2 du protocole d’accord relatif au respect des dispositions relatives à l’affichage syndical et du CSE est modifié comme suit :

Conformément aux dispositions légales, chaque communication syndicale électronique est concomitamment transmise à la Direction Générale.

En outre, les informations syndicales mises en ligne doivent respecter les dispositions relatives à la presse et ne doivent contenir aucune injure ni diffamation. La protection de la vie privée et notamment le droit à l’image doivent être respectés.

Chaque information est identifiée sous un logo de l’organisation syndicale qui l’émet ou du CSE, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

• L’article 1.4 du protocole d’accord relatif à la messagerie électronique syndicale est modifié comme suit :

La messagerie électronique syndicale, du CSE et de la CSSCT.

• L’article 1.4.1 du protocole d’accord relatif au principe est modifié comme suit :

Chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme ainsi que le CSE et la CSSCT bénéficient d’une messagerie électronique spécifique (boîte partagée) dans le but de communiquer aussi bien en interne qu’en externe, et d’échanger avec le salarié sur sa situation individuelle et professionnelle.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du représentant de la section syndicale de l’organisme, et du secrétaire du CSE.

• L’article 1.4.2 du protocole d’accord relatif au respect des modalités d’utilisation est modifié comme suit :

Conformément aux recommandations de la Cnil, le caractère personnel doit être systématiquement mentionné en objet du message électronique adressé, comme indiqué dans la charte de sécurité du système informatique, de façon à informer clairement les salariés de l’origine et de la nature du message.

Les salariés doivent également faire mention du caractère personnel de leurs messages adressés à une organisation syndicale, au CSE ou à la CSSCT. La réponse de l’organisation syndicale, du CSE ou de la CSSCT ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

En outre, la messagerie électronique syndicale, du CSE et de la CSSCT ne doit pas être utilisée pour diffuser en masse des informations syndicales, tels par exemple que les tracts ou des publications.

Toutefois, la boîte partagée peut être utilisée pour notifier les salariés de la mise à disposition d’une nouvelle publication dans leur espace dédié sur l’Intranet de l’organisme (Caf.com), à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux ou provenant du CSE et de la CSSCT. Cette possibilité est précisée dans chaque notification avec la procédure à suivre.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales, du CSE et de la CSSCT.

• L’article 2.1 du protocole d’accord relatif au moyens matériels est modifié comme suit :

  La Caf des Yvelines met à la disposition de chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans les locaux qui leur sont affectés (actuellement Mantes et Versailles) :

• Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme relié au réseau local

• Un réplicateur de port

• Une imprimante et des consommables

• L’Intranet

• L’Internet

• Un casque

• Un câble réseau

• Un accès en réseau aux copieurs couleurs

  Par ailleurs, un micro-ordinateur portable sera mis à la disposition des organisations syndicales et du CSE.

  Le CSE dispose des mêmes moyens que les organisations syndicales et d’un micro-ordinateur supplémentaire.

  La Caf des Yvelines prend à sa charge les éléments nécessaires au fonctionnement dudit matériel.

  Ce matériel reste la propriété de la Caf des Yvelines. Il est placé sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale utilisatrice et du CSE qui doivent apporter la plus grande attention à sa conservation et à ses conditions d’utilisation.

  L’organisation syndicale utilisatrice et le CSE ne peuvent utiliser d’autres matériels et logiciels que ceux mis à sa disposition par la Direction qui seraient susceptibles de contourner ou d’affaiblir les dispositifs nationaux de sécurité, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

  De même, elle ne peut utiliser le matériel mis à sa disposition à une autre fin que celle limitativement spécifiée dans le présent avenant.

  Les organisations syndicales et le CSE sont soumis comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes …). En cas d’incident, ils bénéficient de la maintenance du matériel et de la base intranet.

  Lorsqu’elles sont effectuées à distance, les opérations de maintenance informatique font l’objet d’une information préalable de l’utilisateur avant toute intervention sur le poste.

  En cas de force majeure, la Caf des Yvelines se dégage de toute responsabilité liée à la perte de données.

• L’article 2.2 relatif à l’espace de stockage et de travail sur le réseau informatique a été ajouté comme suit :

La Caf des Yvelines met à la disposition exclusive de chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, un espace de stockage et de partage de documents sécurisé sur le réseau informatique (SharePoint).

Chaque organisation syndicale s’engage à réaliser les opérations d’archivages nécessaires.

La Caf des Yvelines met également à la disposition des membres du CSE (élus et RSCSE), outre les informations transmises via la BDES, un espace dédié via Teams permettant l’accès aux documents relatifs à l’ordre du jour des séances du CSE.

• L’article 3.1 du protocole d’accord relatif au contenu des communications « électroniques » syndicales est modifié comme suit :

  Contenu des communications « électroniques » syndicales, du CSE et de la CSSCT.

Les communications syndicales « électroniques » ainsi que du CSE et de la CSSCT sont librement déterminées par les organisations syndicales, le CSE et la CSSCT sous réserve des dispositions mentionnés aux articles 1.2.2 et 1.3.2 du présent avenant.

En cas d’abus ou de non-respect de ces dispositions, l’entreprise se réserve la possibilité de saisir la juridiction compétente.

• L’article 3.1 du protocole d’accord relatif à l’utilisation du réseau est modifié comme suit :

L’espace dédié sur l’Intranet de l’organisme (Caf.com) est conçu pour mettre des informations à la disposition des salariés de l’organisme.

Ne sont notamment pas autorisées les pratiques suivantes :

• la diffusion de tracts ou de documents sur la messagerie de chaque salarié,

• la fréquentation des forums et « chat » sans rapport avec l’activité professionnelle,

ainsi que les pratiques définies dans la charte de bon usage du système d’information de la Caf des Yvelines.

L’affichage de vidéos, d’images animées et de bandes sons est autorisé dans la limite des capacités offertes par l’espace dédié.

En cas de non-respect des dispositions prévues dans le présent avenant, la Caf des Yvelines adresse à l’organisation syndicale concernée ou au CSE, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

L’organisation syndicale ou le CSE est reçu, dans un deuxième temps, par la Direction pour examen de la situation.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’avenant en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, les parties peuvent décider de saisir la juridiction compétente. 

II - AGREMENT ET ENTREE EN VIGUEUR

Après signatures des parties, l'avenant sera transmis pour agrément aux autorités de tutelle. Il prendra effet à la date de son agrément.

III - MODALITES DE REVISION

En application des articles L.2232-16, L.2222-5 et L.2261-7-1 du Code du travail, les parties signataires ont la possibilité de réviser l’avenant.

Toute modification fera l’objet d’un avenant entre les parties signataires.

IV - FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE

Le présent avenant sera déposé conformément aux dispositions légales :

- sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail,

- auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion de I'avenant.

ll sera communiqué au personnel de la Caf des Yvelines.

Fait à Versailles, le

Directrice

Pour le Syndicat Francilien des Agents de Sécurité Sociale - CFDT

Pour le Syndicat Départemental des Employés et Cadres CGT-FORCE OUVRIERE des Organismes de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales des Yvelines Pour le Syndicat CGT des Personnels des Etablissements de la Caisse d’Allocations Familiales des Yvelines

Pour le Syndicat Départemental des Employés et Cadres CGT-FORCE OUVRIERE des Organismes de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales des Yvelines