ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF aux conditions et modalités de vote electronique pour l’Election des representants du personneL au comité social et economique AU SEIN g.i.e. kaufman & broad

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise:

• SNUHAB CFE-CGC, représentée par xx en sa qualité de déléguée syndicale,

• FO, représentée par xx en sa qualité de déléguée syndicale,

Ci-après dénommées les « Organisations syndicales »

d’une part,

ET :

Le G.I.E. KAUFMAN & BROAD

Représenté par xx, ayant tout pouvoir aux fins de négociation et de signature des présentes,

Ci-après dénommé, la « Société », l’« Entreprise », la « Direction » ou l’« Employeur »

d’autre part,

Ci-après ensemble désignés les « Parties »

il est convenu ce qui suit étant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité dudit accord.

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Le contenu du présent Accord est strictement limité aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote électronique font l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place du dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Deux réunions de négociation se sont tenues les 13 et 20 novembre 2018 pour étudier ses conditions et modalités de vote par voie électronique.

IL A ÉTÉ DÉCIDÉ CE QUI SUIT :

Table des matières

Préambule 2

CHAPITRE 1 : CONDITIONS ET MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE 4

ARTICLE 1 - Recours au vote électronique exclusif 4

ARTICLE 2 - Principes généraux et cahier des charges 4

ARTICLE 3 - Modalités d’organisation des opérations 4

SECTION 3.I - Protocole d’accord préélectoral 4

SECTION 3.II - Formation au système de vote électronique 4

SECTION 3.III - Expertise indépendante 5

SECTION 3.IV - Cellule d’assistance technique 5

ARTICLE 4 - Déroulement des opérations de vote 5

SECTION 4.I - Établissement des listes électorales et transmission 5

SECTION 4.II - Lieu et temps du scrutin 6

SECTION 4.III - Modalités d’accès au site de vote 6

SECTION 4.IV - Déroulement du vote 6

SECTION 4.V - Programmation du site 7

ARTICLE 5 - Clôture et Résultats 7

SECTION 5.I - Clôture 7

SECTION 5.II - Décompte et attribution des sièges 7

SECTION 5.III - Délais de recours et destruction des données 7

ARTICLE 6 - Sécurité et confidentialité 8

SECTION 6.I - Anonymat et confidentialité des suffrages 8

SECTION 6.II - Existence et contenu des fichiers 8

SECTION 6.III - Le dispositif de secours 9

CHAPITRE 2 : DISPOSITIONS FINALES 9

ARTICLE 7 - Durée d’application de l’accord 9

ARTICLE 8 - Révision 9

ARTICLE 9 - Dénonciation 9

ARTICLE 10 - Dépôt et publicité de l’accord 9

CHAPITRE 1 : CONDITIONS ET MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

Recours au vote électronique exclusif

Les Parties au présent accord décident de recourir au vote électronique par Internet pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la Société étant précisé que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Principes généraux et cahier des charges

Le système retenu par le G.I.E. KAUFMAN & BROAD doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote

Le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R2314-6 à R2314-18 du Code du travail et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et repris dans le présent accord.

Ce cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Modalités d’organisation des opérations

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les modalités d’organisation des élections (constitution du bureau de vote, calendrier, etc…) sont définies par un protocole d’accord préélectoral, ou à défaut par une note de service établie unilatéralement par l’employeur.

Le protocole d’accord préélectoral, ou, à défaut, la note de service, comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales ainsi que le nom du prestataire retenu pour l’organisation du scrutin.

Formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu

Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.

Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. ¹

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique² :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Déroulement des opérations de vote

Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée³, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin⁴ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web du site de vote et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Clôture et Résultats

Clôture

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement est effectué uniquement par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées aux membres du bureau de vote.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote puis proclament les résultats du scrutin.

Délais de recours et destruction des données

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Sécurité et confidentialité

Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site ;

• Pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, établissement, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées postales, adresse email professionnelle lorsque connue, date de naissance, clé du numéro de Sécurité Sociale.

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance à une liste syndicale le cas échéant, date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance à une liste syndicale le cas échéant, collège ; 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel.

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

CHAPITRE 2 : DISPOSITIONS FINALES

Durée d’application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord entrera en vigueur au jour de sa signature.

Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.

Dénonciation

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, pourra être dénoncé à tout moment par une ou plusieurs parties signataires dans les conditions prévues par la loi (articles L.2261 9 et suivants du Code du travail).

En cas de dénonciation, la durée du préavis est fixée à 3 mois.

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux signataires de l’accord.

Dépôt et publicité de l’accord 

Le présent accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives. Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l’accord lors de sa signature, ou à défaut par remise en mains propres ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour les organisations syndicales disposant d'une section syndicale dans l'entreprise, elle fera courir le délai de deux mois pour engager l’action en nullité prévue par l’article L.2262-14 du Code du travail.

Le présent accord sera déposé :

• auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre ;

• en ligne, par le représentant légal de la Société, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (« TéléAccords »).

Les termes du présent accord seront portés à la connaissance de l’ensemble du personnel par voie d’affichage ou tout autre support de communication (Intranet).

Fait à Neuilly-Sur-Seine, le 03 décembre 2018

Pour le Délégué syndical SNUHAB CFE-CGC

Pour le Délégué syndical FO

Pour le G.I.E. Kaufman & Broad 

RECEPISSE DE REMISE EN MAIN PROPRE DE L’ACCORD COLLECTIF AUX ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES AU SEIN DE LA SOCIETE

Objet : Notification de l’« Accord relatif aux conditions et modalités de vote électronique pour l’Election des représentants du personnel au comité social et économique au sein du G.I.E.. KAUFMAN & BROAD », aux organisations syndicales représentatives au sein du G.I.E. KAUFMAN & BROAD

ORGANISATION SYNDICALE	NOM	DATE DE REMISE	SIGNATURE
SNUHAB CFE-CGC
FO

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1. Articles R 2314-10 du code du travail↩

2. Article R 2314-15 du code du travail↩

3. Article R 2314-14 du code du travail↩

4. Article R 2314-8 du code du travail↩