ACCORD POUR L’UTILISATION DU VOTE ELECTRONIQUE COMME MOYEN EXCLUSIF DE VOTE AUX ELECTIONS DES REPESENTANTS DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE L’U.E.S. PROLOGUE

Entre les soussignées,

Sociétés constituant l’U.E.S. (Unité Économique et Sociale) Prologue :

PROLOGUE SA, sise 101, avenue Laurent Cély à Gennevilliers (92230), représentée par Président Directeur Général, en vertu des mandats et pouvoirs dont il dispose à cet effet,

ADVANCED PROLOGUE INNOVATION, sise ZA de Courtabœuf -12, avenue des Tropiques aux Ulis (91940), avec Établissement secondaire au 50, Avenue du Pic de Bertagne à Gémenos (13420), représentée par Gérants, en vertu des mandats et pouvoirs dont ils disposent à cet effet,

PROLOGUE USE IT CLOUD SAS, sise 101 Avenue Laurent Cély à Gennevilliers (92230), représentée Président, en vertu des mandats et pouvoirs dont il dispose à cet effet,

• Sociétés représentées par Directrice Administrative de Prologue SA, ayant reçu des délégations de pouvoir à cet effet de la part des Présidents et Gérants des dites sociétés, ci-dessous nommée la Direction.

D’UNE PART

ET

L’Organisation Syndicale Nationale représentative au niveau de l’U.E.S. Prologue dont le Délégué a été expressément mandaté aux fins de négocier et signer le présent accord :

• La CGT, représentée par salarié de la société A.P.I., mandaté par la CGT Fédération Nationale des Personnels des sociétés d’études, de conseil et de prévention, représentée par son secrétaire, ci-dessous nommé la Délégation syndicale.

PREAMBULE

Le présent accord définit les modalités de recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (CSE) de l’U.E.S. Prologue.

L'avancée des technologies en matière de cryptage permet de garantir un vote totalement sécurisé tout en allégeant la gestion et la logistique des élections.

Compte tenu de l’organisation du travail sur plusieurs sites en vigueur dans l’U.E.S. Prologue, il apparaît que la mise en place d’un système de vote électronique offre les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du personnel au CSE.

Pour ces raisons, à l'issue des négociations entre les parties, il a été convenu ce qui suit.

Article 1. Objet de l’accord

Le système de vote électronique sera mis en place (L2314-26 du Code du travail), de manière exclusive de tout autre moyen d’expression (R2314-5 du Code du travail), pour l’élection des représentants du personnel au CSE de l’U.E.S. Prologue.

Le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-5 à R2314-18.

Article 2. Champ d’application du présent accord de recours au Vote électronique

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’U.E.S. Prologue ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du personnel au CSE, titulaires et suppléants.

Article 3. Portée du présent accord

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail.

L’ensemble des dispositions du présent accord complète celles des conventions collectives Ingénieurs et cadres de la métallurgie (IDCC 650) et Syntec (IDCC 1486) consacrées aux élections des représentants du personnel au CSE.

Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail ou des conventions collectives précitées viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord.

Article 4. Durée de l’accord et éventuel renouvellement

Cet accord est pris pour une durée indéterminée.

Article 5. Principe du recours à un prestataire

Conformément aux principes énoncés dans le préambule du présent accord, un prestataire mandaté par la Direction sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique objet du présent accord.

Le prestataire devra être reconnu pour sa forte expertise et son expérience en matière d'organisation d'élections professionnelles par vote électronique et utiliser les technologies adaptées en matière, entre autres, de chiffrement et donc de sécurité du vote.

Le prestataire aura l’obligation de se conformer au cahier des charges figurant dans le présent accord. La solution proposée aura l’obligation d’être conforme aux dispositions des articles R2314-5 à R2314-18 du Code du travail.

Article 6. Cahier des charges

Le présent cahier des charges a pour finalité de décrire les caractéristiques que doit présenter la solution de vote électronique retenue.

Ce cahier des charges figurera en annexe du protocole d’accord préélectoral ou à défaut de la décision unilatérale de l’employeur concernant l’organisation de l’élection des représentants du personnel au CSE.

Exigences générales

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique doit comporter des garanties et modalités spécifiques dont :

• Anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• Sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• Formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;

• Information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

• Sécurisation du vote au moyen de :

  • Chiffrement et cryptage ;

  • Codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

  • Création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;

  • Existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement ;

  • Possibilité d’organiser le scrutin de chaque tour sur une durée de trois (3) jours ouvrés ;

  • Accessibilité de la plateforme de vote 24 heures sur 24, pendant toute la durée du scrutin.

Encadrement et organisation du vote électronique

Le prestataire communique à chaque électeur ses codes confidentiels personnels, permettant l’accès à une plateforme comportant la liste des candidats et les professions de foi des listes si elles sont fournies par les organisations syndicales et/ou les listes indépendantes.

Toutes les facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter, y compris sur leur temps de travail, notamment par la mise à disposition à la demande d’un électeur d’un ordinateur connecté à internet donnant accès à la plateforme de vote.

Les salariés seront informés de l'ouverture du scrutin.

Le protocole d'accord pré-électoral définira les délais de prévenance associés ainsi que, le cas échéant, la possibilité d'adresser aux salariés un mail de rappel.

Tests et recette

Avant l’ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l'élection :

• Le bon fonctionnement du processus de connexion ;

• La présence et l'exactitude des listes candidates et des candidats associés ;

• La présence et l'exactitude des professions de foi et des logos ;

• Le fonctionnement du processus de vote ;

• Le fonctionnement du processus de dépouillement ;

• Que l’urne électronique est bien scellée, vide, et chiffrée par des clés spécifiquement délivrées pour cela.

Ces vérifications s’effectueront en présence des représentants des listes de candidats (Article R2314-15 du Code du travail).

Période de vote

Les membres du bureau de vote constatent l'ouverture du scrutin, et par voie de conséquence, l'ouverture du système de vote électronique à l'heure prévue dans le protocole pré-électoral.

L'ouverture du système de vote électronique se fera à l'heure prévue dans le protocole d'accord préélectoral pour l'ensemble du scrutin, les électeurs devant avoir la possibilité de voter sans interruption, 24 heures sur 24, pendant la durée du scrutin qui aura été définie.

Au moyen de l'interface de contrôle du scrutin, les membres du bureau de vote vérifieront, avant l'ouverture de la période de vote électronique, que l'urne électronique et la liste d'émargement sont vides.

La validation du vote par l'électeur engendrera automatiquement :

• L’émargement dans le fichier des électeurs ;

• L’enregistrement du bulletin de vote dans l'urne électronique ;

• L’impossibilité de revoter.

• A l’issue de son vote et avant la déconnexion de la plateforme, l’électeur aura la possibilité de télécharger un accusé d’émargement et preuve de vote

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l'enregistrement de votes après celle-ci.

Article 7. Protocole d’Accord Préélectoral

Conformément à l'article R2314-16 du Code du travail, le Protocole d'Accord Préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord d'entreprise autorisant le recours au vote électronique et respectera les dispositions de ce dernier.

Le Protocole d'Accord Préélectoral précisera le nom du prestataire retenu.

Article 8. Conservation des documents

En cas d'action contentieuse, et jusqu'à la décision juridictionnelle définitive, le prestataire conservera l'ensemble des éléments de vote et fichiers informatiques afférents afin que la procédure de décompte des votes puisse être de nouveau exécutée (Article R2314-17 du Code du travail).

A l'expiration des délais de recours ou intervention d'une décision de justice devenue définitive, le prestataire s'engage à procéder à la destruction des fichiers stockant les informations saisies lors des opérations de vote électronique et plus précisément les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Article 9. Respect de la loi « Informatique et Libertés »

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.

Article 10. Date d’entrée en vigueur

Le présent accord collectif entrera en vigueur le lendemain de son dépôt.

Article 11. Dépôt

Le présent accord négocié dans les conditions des articles L2221-2 et suivants du Code du travail constitue un accord collectif.

Il en résulte qu’il est soumis à l’ensemble des règles applicables en la matière et notamment à celles du dépôt défini par les articles L2231-6 et D2231-2 du Code du travail.

Un exemplaire original du présent accord est remis en main propre à chaque signataire.

L’accord sera publié dans son intégralité dans l’intranet « Atlantis », dans la rubrique « Infos générales – Accords d’Entreprise ».

Un exemplaire sera adressé par mail à tous les représentant.e.s des salarié.e.s.

Fait à Gennevilliers, le 14 février 2022

En six (6) exemplaires originaux

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