Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE" chez AUDAVIE (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR L’ELECTION DES REPRESENTANTS AUX COMITES SOCIAL ET ECONOMIQUE

Conclu entre :

• La Fondation AUDAVIE, ayant son siège social 6 rue Massenet à Saint Martin d’Hères (38400), représentée par XX, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines

D’une part

Et,

• L’organisation syndicale CFDT représentée par XX, déléguée syndicale,

• L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par XX, déléguée syndicale,

D’autre part

Ci-après désignés « les parties signataires».

PREAMBULE

Les parties ont choisi de recourir exclusivement au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles pour la mise en place des Comités Social et Economique (CSE) aux fins notamment de :

• favoriser l’accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social ;

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats ;

• participer à une démarche de développement durable.

Les parties ont, en conséquence, convenu de la conclusion du présent accord ayant pour objectifs de :

• donner un cadre légal au vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux CSE ;

• définir un cahier des charges, fixant les garanties minimales entourant le dispositif de vote électronique aux différents stades du processus électoral, dans le respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur ainsi que des recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Les parties déclarent que les négociations qui ont conduit à la signature du présent accord ont été loyales.

CECI ETANT RAPPELE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX

Les parties rappellent que le système de vote électronique retenu s’inscrira dans le respect des principes fondamentaux gouvernant le droit électoral, parmi lesquels :

• L'intégrité et la sincérité du vote : identité entre le bulletin choisi par l'électeur et celui enregistré dans l'urne électronique ;

• Le caractère personnel, libre et anonyme du vote : impossibilité de relier un vote à l'électeur qui l'a émis ;

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et le secret du vote : possibilité pour un électeur d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

ARTICLE 2 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

2.1- Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par un prestataire unique, mandaté pour ce faire par la Direction de l’Entreprise.

L’Entreprise choisira un prestataire, spécialisé dans les technologies internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges défini au présent accord.

Le nom du prestataire choisi sera mentionné dans le cadre du protocole d’accord préélectoral négocié et conclu préalablement à l’organisation du scrutin.

Il sera veiller à ce que le prestataire présente des garanties suffisantes et prenne toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits des salariés de l’Entreprise.

L’Entreprise et le prestataire seront liés par un contrat définissant notamment l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel traitées, les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits de L’Entreprise et de ses salariés.

2.2- Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral prévu notamment aux articles L.2314-5 à L.2314-7 et L.2314-28 du Code du travail mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour concevoir et mettre en place le système de vote électronique.

Ledit protocole comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

2.3- Expertise et formalités préalables

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et règlementaires.

Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la CNIL.

2.4 - Information des salariés au système de vote électronique

L’Entreprise mettra en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

2.5- Cellule d’assistance technique

Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, l’Entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistance technique :

• procèdera, avant que le vote ne soit ouvert :

• à un test du système de vote électronique, et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé.

• contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 3 – CARACTERISTIQUES DU SYSTEME DE VOTE

3.1. Sur le traitement des données et des fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Les listes électorales seront établies par l'Entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises au prestataire sera effectué sous la responsabilité de l'Entreprise.

L'intégration et le contrôle des candidatures et, le cas échéant, des professions de foi seront effectués dans les mêmes conditions.

Le « fichier des électeurs », établi par l’Entreprise à partir des listes électorales, permettra de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,

• pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-dessous.

3.2. Sur les destinataires des données

Outre le prestataire, les destinataires ou catégories de destinataires des données collectées sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, Organisation(s) syndicale(s) représentative(s) et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction de l’Entreprise pour l’organisation des élections,

• pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès aux informations les concernant uniquement,

• pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction de l’Entreprise pour l’organisation des élections,

• pour les listes des candidats : électeurs, Organisation(s) syndicale(s), collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction de l’Entreprise pour l’organisation des élections,

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, Organisation(s) syndicale(s), collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction de l’Entreprise pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

3.3. Sur la confidentialité des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données collectées, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

3.4. Sur le dispositif de secours

Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote aura compétence, après avis du/des représentant(s) du prestataire mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.5. Sur la conservation des données

L’Entreprise et/ou le prestataire conservera(ont), jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’Entreprise et/ou le prestataire procèdera(ont) à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 4 – SUR LE DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

4.1- Modalités relatives aux temps et lieux du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, qui sera définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Les heures d’ouverture et de clôture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées par l’Entreprise pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant l’ouverture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de manière strictement confidentielle, depuis n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Ce vote pourra être effectué en se connectant sur la plateforme sécurisée du prestataire, à l’aide des codes individuels d’accès.

2. - Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, selon les modalités définies par le protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès, comprenant un identifiant de vote et un code confidentiel uniques, générés de manière aléatoire par le prestataire.

Seul le prestataire aura connaissance de ces codes d’accès, lesquels resteront, par ailleurs, inchangés, dans l’hypothèse où un second tour devrait être organisé.

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra exprimer son vote, dans des conditions garantissant la confidentialité et l’anonymat, en se connectant au site sécurisé des élections, dont l’adresse sera donnée dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran et il pourra être modifié avant validation.

La signature de la liste d’émargement se fera au moyen de la saisie des codes d’accès.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

4.3 – Clôture du scrutin, dépouillement et résultats

Trois clés par bureau de vote, destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes seront générées par le système de vote dématérialisé, préalablement à l’ouverture du scrutin.

Sauf disposition contraire prévue dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des trois clefs seront le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.

La génération des trois clefs aura lieu à une date définie par la Direction et de manière publique, afin de prouver de façon irréfutable que seuls les détenteurs des clefs en ont respectivement connaissance à l'exclusion de toute autre personne.

Pendant le déroulement du scrutin, aucun résultat partiel ne sera accessible.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la clôture du scrutin.

A la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote ne sera possible que par l'activation conjointe d’au moins deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et procèderont à la proclamation des résultats.

Le système de vote sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

ARTICLE 5 – DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

5.1. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et produira ses effets à l’issue de la réalisation des formalités de publicité et de dépôt.

Le présent accord s’appliquera à la mise en place et au renouvellement des représentants du personnel au CSE, à chaque nouvelle échéance électorale sans qu’il soit besoin de le renégocier, à moins qu’il ne soit dénoncé ou révisé, selon les dispositions légales en vigueur.

5.2. Modalités de suivi de l’accord

Les parties signataires du présent accord sont constituées en commission de suivi.

Cette commission se réunira sur demande de la direction, d'un élu du personnel ou d'un délégué syndical. En cas de difficultés d'interprétation portant sur une clause du présent accord et sous réserve que la difficulté présente un caractère collectif, les parties conviennent de se rencontrer dans un délai d'un mois suivant la date à laquelle la Direction  aura eu connaissance de la demande.

5.3. Révision - Dénonciation

Les Parties signataires ou adhérentes ont la faculté de réviser le présent accord dans les conditions légales.

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires.

La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge.

La durée de préavis qui doit précéder la dénonciation est de 3 mois.

5.4. Formalités de dépôt

Un exemplaire de cet accord, signé par les parties, est remis aux Organisations Syndicales représentatives au sein de l’Entreprise, valant notification au sens de l’article L.2231-5 du Code du travail.

Les formalités de publicité et de dépôt du présent accord collectif seront réalisées par la Direction, conformément aux dispositions légales et règlementaires. 

Le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et le personnel sera informé à la mise en œuvre de l’accord par voie d’affichage et par toute communication habituellement en vigueur au sein de chaque site.

A Saint Martin d’Hères,

Le 25 septembre 2023

XX

Directrice des Ressources Humaines

Fondation AUDAVIE

XX XX

Déléguée syndicale AUDAVIE Déléguée syndicale AUDAVIE

Pour l’Organisation syndicale CFDT Pour l’Organisation syndicale CFE-CGC

Organisation syndicale représentative Organisation syndicale représentative