Accord d'entreprise "Accord portant sur la mise en place et le fonctionnement du Comité Social et Economique" chez CLINIQUE DE LA REGION MANTAISE (Siège)

Polyclinique de la Région Mantaise

Entre :

La Polyclinique de la région mantaise SAS, dont le siège social sis 23 boulevard Duhamel – 78200 Mantes La Jolie

ci-après désignée « l’Entreprise »,

d’une part,

Et :

Les organisations syndicales :

Il a été convenu ce qui suit :

1. Préambule

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la « nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise » telle que modifiée en dernier lieu par la loi de ratification du 29 mars 2018, a réformé en profondeur le cadre législatif des Institutions Représentatives du Personnel, en créant une instance unique, le Comité Social et Economique (CSE).

Convaincues de l'importance pour la Polyclinique de la Région Mantaise d'organiser la représentation du personnel afin de la rendre plus efficace et cohérente avec la réalité de l'organisation économique de l'entreprise, la Direction et les organisations syndicales ont souhaité réaffirmer le rôle de la représentation du personnel dans le fonctionnement et le développement économique et social de la société.

Elles partagent également la conviction que la qualité du « dialogue social » nécessite une représentation élue du personnel proche des préoccupations et des priorités des salariés, partageant les enjeux et les objectifs stratégiques de l'entreprise et dotée des ressources adéquates pour un fonctionnement efficace.

La volonté des parties est de saisir l’opportunité offerte par le législateur de pérenniser et de renforcer un « dialogue social » de qualité, dans un climat de confiance réciproque.

2. Objectifs Généraux

Le présent accord définit les principales modalités d’organisation et de fonctionnement de la représentation du personnel au sein de la polyclinique, et notamment celles de la nouvelle instance, le Comité Social et Economique (CSE).

Aussi, afin de simplifier les échanges avec les représentants du personnel élus ou désignés, et d’accélérer le traitement des sujets, le présent accord a pour finalités principales :

• De déterminer la majeure partie des missions et règles d’organisation du CSE, notamment au travers de ses différentes Commissions.

• De fixer les missions ainsi que les conditions de mise en place et de fonctionnement des différentes Commissions.

• De fixer les missions ainsi que les conditions de mise en place et de fonctionnement des représentants de proximité.

• D’amorcer la reconnaissance de l’expérience acquise dans le cadre de l’exercice des mandats de représentants du personnel dans leur évolution professionnelle.

Les parties soulignent d’ores et déjà que le présent accord sera complété notamment par le règlement intérieur à venir du Comité Social et Economique et d’autres accords portant sur le droit syndical.

Entre autres, et conformément à l’article L.2141-5 du Code du travail, les parties s’engagent à ouvrir, au cours du second semestre 2020, des négociations en vue de la conclusion d’un accord déterminant notamment les mesures à mettre en œuvre pour concilier la vie personnelle, la vie professionnelle et les fonctions syndicales et électives, en veillant en particulier à favoriser l'égal accès des femmes et des hommes à ces fonctions.

3. Comité Social et Economique

   1. Périmètre

La Polyclinique de la Région Mantaise est composée d’un établissement distinct unique.

2. Attributions

Le Comité Social et Economique est doté de la personnalité civile et gère son patrimoine. Il dispose à ce titre de la capacité d’ester en justice, de contracter, d’acquérir et de posséder.

En application du code du travail, le Comité Social et Economique a notamment pour attribution :

• D’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise, à l'organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.

• De présenter à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise.

En outre, le Comité Social et Economique formule, à son initiative, et examine, à la demande de l'employeur, toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail, d'emploi et de formation professionnelle des salariés, leurs conditions de vie dans l'entreprise ainsi que les conditions dans lesquelles ils bénéficient de garanties collectives complémentaires mentionnées à l'article L911-2 du code de la sécurité sociale.

De plus, dans le champ de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, le Comité Social et Economique a notamment pour attribution de :

• Procéder à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, en particulier les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L4161-1 du code du travail ;

• Contribuer notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle ;

• Pouvoir susciter toute initiative qu'il estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis à l'article L1142-2-1 du code du travail. Le refus de l'employeur est motivé.

Par ailleurs, le Comité Social et Economique assure, contrôle ou participe à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l’entreprise prioritairement au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires, quel qu’en soit le mode de financement.

3. Composition

Le Comité Social et Economique est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs qui ont voix consultative.

Compte tenu de l’effectif actuel, compris entre 100 et 124 salariés, la délégation du personnel au Comité Social et Economique sera composée de 6 membres élus titulaires, et d’autant de suppléants.

Dans le cas où l’effectif évoluerait de manière significative et basculerait dans une autre tranche prévue par l’article R2314-1 du code du travail, le nombre de membres de la délégation pourra être revu dans le Protocole d’Accord Préélectoral. Le nombre de siège pourra également être revu à la baisse dans le cadre de cet accord.

En outre, conformément aux dispositions législatives en vigueur, chaque Organisation Syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner un représentant syndical au Comité Social et Economique.

Par ailleurs, lors de la première réunion du Comité Social et Economique, un Bureau est désigné par les membres du Comité et parmi ses membres titulaires. Ce Bureau est constitué d’un Secrétaire, d’un Secrétaire Adjoint, d’un Trésorier et d’un Trésorier Adjoint. La composition du Bureau sera reprise dans le Règlement Intérieur du Comité Social et Economique.

La désignation du Bureau s’effectue par scrutin à bulletin secret, à la majorité des membres titulaires présents. En cas de partage des voix, le membre désigné est celui ayant obtenu le plus grand nombre de voix lors de l’élection du Comité Social et Economique ; et, en dernier ressort, celui ayant l’ancienneté la plus importante.

Enfin, lorsqu’un membre titulaire cesse ses fonctions de manière anticipée ou est momentanément absent, il est remplacé par un membre suppléant selon les règles fixées par la législation en vigueur.

4. Moyens et Fonctionnement

   1. Crédit d’heures

Chaque membre élu titulaire du Comité Social et Economique dispose d’un crédit mensuel de 21 heures (126 heures de délégation pour 6 représentants titulaires).

Ces heures de délégation sont cumulables dans les limites des dispositions légales et réglementaires. Elles peuvent également être réparties, chaque mois, entre membres titulaires et entre membres titulaires et suppléants, toujours dans les limites des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Le temps passé en délégation est de plein droit considéré comme du temps de travail et payé à l’échéance normale.

De plus, est également payé comme du temps de travail effectif, et non imputé sur les heures de délégation, le temps passé par les représentants du personnel et les participants aux travaux du CSE :

• A la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent prévue à l'article L. 4132-2 ;

• Aux réunions ordinaires, extraordinaires et préparatoires du Comité Social et Economique et de toutes ses commissions ;

• Aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave ;

• Au titre du droit d’alerte en cas d’atteinte au droit des personnes visées à l’article L2312-59 du code du travail ;

• Aux inspections en matière de santé, sécurité et conditions de travail pour préparer les travaux du CSE et notamment de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT), ce temps incluant également les temps nécessaires aux réunions préalables à inspections, à la rédaction du compte-rendu de chacune de ces inspections et aux réunions spécifiques avec les managers du ou des secteurs concernés ;

• Aux entretiens préalables à sanction ou à licenciement de salariés, ce temps incluant également les temps nécessaires à la préparation de ces entretiens et à la rédaction du compte-rendu de chacun d’entre eux.

  2. Réunions

Le Comité Social et Economique se réunira de manière ordinaire une fois tous les deux mois.

Le Comité Social et Economique peut également se réunir de manière extraordinaire à l’initiative de l’employeur ou à la demande de la majorité de la délégation du personnel du comité social et économique. Une réunion extraordinaire peut également être convoquée à la demande motivée de deux des membres élus du Comité pour les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.

Lors de la dernière réunion du Comité Social et Economique de l’année civile, un projet de calendrier des réunions ordinaires de l’année suivante sera proposé à titre purement indicatif et non exhaustif – étant souligné que ce projet de calendrier sera susceptible d’évolution ou de modification dans les conditions légales.

Au moins quatre réunions avec l’employeur portent annuellement, en tout ou partie, sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

En d’autres termes, le Comité Social et Economique exerce notamment les attributions suivantes :

• Analyse des risques professionnels auxquels les salariés peuvent être exposés, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l’exposition aux facteurs de ces risques ;

• Formulation, à son initiative, et/ou examen, à la demande de la société, de toute proposition visant à améliorer la sécurité, la santé et les conditions de travail des salariés ;

• Réalisation à intervalles réguliers, d’inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail. Les observations seront présentées, en réunion spécifique à l’initiative de la Commission, aux managers du secteur concerné ;

• Réalisation d’enquêtes en matière d’accidents de travail ou de maladie professionnelles ou à caractère professionnel, éventuellement avec un représentant de la fonction HSE, de l’infirmière et du manager concerné ; avec également la possibilité d’inviter le (ou les) salarié(s) concerné(s). Pourront également être conviés l’agent de contrôle de l’inspection du travail, le médecin du travail, l’agent de prévention des organismes de sécurité sociale ou toute autre personne dont la présence serait jugée utile et nécessaire par les membres de la Commission ;

• Proposition d’actions permettant de :

  • Faciliter l’accès des femmes à tous les emplois

  • Résoudre les problèmes liés à la maternité et adapter et/ou aménager les postes de travail des femmes concernées

  • Faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois adaptés au cours de leur vie professionnelle

• Propositions d’actions de prévention des risques de harcèlement moral, harcèlement sexuel et agissements sexistes.

• Exercice du droit d’alerte pour les cas le justifiant.

Il est convenu que les participants aux réunions du Comité Social et Economique sont notamment :

• L’employeur ou son représentant, en tant que Président de l’instance, assisté éventuellement de trois collaborateurs au maximum

• Les membres titulaires du Comité Social et Economique

• Les membres suppléants du Comité Social et Economique en l’absence des titulaires

• Les Représentants Syndicaux au Comité Social et Economique

• Tout salarié, à l’initiative du Secrétaire ou du Président du Comité et après concertation entre eux lors de la fixation de l’ordre du jour de la réunion du Comité Social et Economique.

• 1 suppléant tournant à chaque réunion ordinaire

Pour tous ces participants, le temps passé en réunions du CSE (ordinaires, extraordinaires, préparatoires, etc.) sera considéré comme du temps de travail effectif, payé à l’échéance normale et, le cas échéant, non décompté des heures de délégation.

Les réclamations des travailleurs et personnels qui peuvent être remontées par les membres du Comité Social et Economique seront traitées directement par le Comité Social et Economique.

Afin d’obtenir les réponses de la direction à ces réclamations, le Secrétaire du Comité Social et Economique formalisera les réclamations de manière écrite en adressant un courriel à l’interlocuteur habilité par la Direction.

Ces réclamations devront être portées à la connaissance des interlocuteurs concernés au plus tard 14 jours calendaires avant la réunion ordinaire du Comité Social et Economique. Une réponse sera apportée par écrit par la direction au plus tard 7 jours calendaires avant la réunion ordinaire du Comité Social et Economique afin de garder la possibilité d’ajouter la réclamation à l’ordre du jour de la réunion précitée.

En tout état de cause, les réponses aux réclamations qui ne seraient pas portées à l’ordre du jour et abordées en réunion du Comité seront annexées au Procès-Verbal de la réunion du Comité Social et Economique.

L’ordre du jour des réunions est arrêté par l’employeur - ou son représentant - et le Secrétaire du Comité Social et Economique. L’ordre du jour doit contenir tous les points qui seront discutés au cours de la réunion. L’employeur ou son représentant veille à ce que soient inscrites toutes les questions qui sont légalement soumises à la consultation ou à l’avis du Comité.

Les convocations, qui contiennent l’ordre du jour de la réunion, et tous les documents de travail devant faire l’objet d’un avis, sont adressées par tout moyen, par l’employeur ou son représentant, au moins cinq jours calendaires avant la séance.

Les délibérations du Comité Social et Economique sont consignées dans des procès-verbaux établis par le Secrétaire du Comité. Le Secrétaire du Comité peut se décharger de la rédaction matérielle mais non de l’établissement du document et du contrôle de sa rédaction.

Les procès-verbaux, contenant en annexe notamment les réponses aux réclamations individuelles et collectives des travailleurs et personnels, seront intégrés dans la Base de Données Economiques et Sociales, et consignés dans un registre informatique. Ce registre sera mis à disposition du personnel sous forme papier chez l’Assistante de Direction de la polyclinique.

Les modalités de diffusion et d’affichage des procès-verbaux des réunions du Comité Social et Economique seront précisées dans le règlement intérieur du Comité.

3. Recours à l’expertise

Le Comité Social et Economique peut faire appel à un expert dans les cas et selon les modalités fixées par la législation en vigueur, notamment dans les cas suivants :

• la situation économique de l’entreprise ;

• les orientations stratégiques de l’entreprise ;

• la politique sociale de l’entreprise.

• l’expertise en cas de licenciement collectif pour motif économique ;

• l’expertise en cas de risque grave ;

• en cas d’une opération de concentration ;

• en cas de droit d’alerte économique du CSE ;

• en cas d’offre publique d’acquisition ;

• en cas de projet important portant sur l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

  4. Locaux et matériel

Il est mis à disposition des membres du Comité Social et Economique un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses attributions.

En outre, des panneaux d’affichage sont mis à disposition du Comité Social et Economique, en nombre et dimension suffisants, pour la communication du CSE.

5. Règlement Intérieur

Le Comité Social et Economique détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, pour l’exercice des missions qui lui sont conférées.

Les dispositions complémentaires prévues par le règlement intérieur du Comité ne pourront être en contradiction avec les dispositions prévues dans le présent accord.

Le règlement intérieur est adopté par résolution du Comité Social et Economique, à la majorité des membres présents.

6. Budget

Le Comité Social et Economique perçoit de l’employeur une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,2% de la masse salariale en application des dispositions légales en vigueur.

En outre, le Comité perçoit de l’employeur une contribution annuelle d’un montant équivalent à 0,4% de la masse salariale précitée au titre des activités sociales et culturelles.

7. Formation

Conformément à la législation en vigueur, plusieurs formations à l’attention des membres du Comité Social et Economique sont prévues : une formation en santé, sécurité et conditions de travail ainsi qu’une formation économique.

Ces formations obéissent à des principes communs et doivent être dispensées par des organismes agréés.

Ces formations sont déployées lors de la première désignation puis renouvelées lorsque les représentants ont exercé leur mandat pendant quatre ans, consécutifs ou non.

La formation en santé, sécurité et conditions de travail s’adresse à tous les membres de la délégation du personnel du Comité, titulaires ou suppléants. Le financement de la formation est pris en charge par l'employeur dans les conditions prévues par décret en Conseil d'Etat.

La formation économique s’adresse uniquement aux membres titulaires de la délégation du personnel au Comité élus pour la première fois. Cette formation a une durée maximale de 5 jours et le financement de la formation est pris en charge par le Comité, sur son budget de fonctionnement – étant toutefois rappelé que l’employeur assure le maintien de la rémunération des participants à la formation.

8. Consultations

Le Comité Social et Economique sera consulté conformément aux dispositions règlementaires selon les échéances suivantes :

• Grandes orientations stratégiques : consultation tous les 3 ans

• Situation Economique et Financière : consultation chaque année avec présentation du budget et des comptes

• Consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi : consultation tous les 3 ans

Transfert des biens, droits et obligations, créances et dettes des instances vers le Comité Social et Economique

Les termes de l’article 9 VI de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 sont appliqués, l’ensemble du patrimoine du CE étant ainsi transféré de plein droit au CSE.

A cet égard, le CSE sera destinataire d’un document de synthèse de la part du CE, aux fins de connaitre précisément l’état du patrimoine transféré (actif /passif/obligations…).

4. La Représentation Syndicale

Le local syndical actuel, est mis à disposition des Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise.

5. Les Délégués Syndicaux

Chaque Organisation Syndicale représentative dans l’entreprise, et qui constitue une section syndicale, peut désigner un ou plusieurs Délégués Syndicaux.

Les conditions à remplir pour être désigné Délégué Syndical, ainsi que les modalités de désignation sont ceux définis par la législation en vigueur.

Les Délégués Syndicaux disposent d’un crédit mensuel spécifique de 12 heures de délégation. Ces heures de délégation sont cumulables dans les limites des dispositions légales et ne sont pas mutualisables.

Il est également rappelé que le temps passé en réunions convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif, non décompté des heures de délégation et payé à l’échéance normale.

6. Les Représentants Syndicaux au Comité Social et Economique

Chaque Organisation Syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner un Représentant Syndical au Comité Social et Economique.

Les conditions à remplir pour être désigné Représentant Syndical, le cumul des fonctions représentatives ainsi que les modalités de désignation sont ceux définis par la législation en vigueur.

Les Représentants Syndicaux au Comité Social et Economique disposent d’un crédit mensuel spécifique de 4 heures de délégation. Ces heures de délégation sont cumulables dans les limites des dispositions légales et ne sont pas mutualisables.

Il est également rappelé que le temps passé en réunions convoquées par l’employeur est considéré comme du temps de travail effectif, non décompté des heures de délégation et payé à l’échéance normale.

7. Les Représentants de Section Syndicale

Chaque syndicat qui constitue une section syndicale au sein de l’entreprise peut, s’il n’est pas représentatif au sein de l’entreprise, désigner un Représentant de la Section Syndicale.

Les conditions à remplir pour être désigné Représentant de la Section Syndicale, le crédit d’heures de délégation ainsi que les modalités de désignation sont ceux définis par la législation en vigueur.

5. Durée des mandats

Les membres du Comité Social et Economique sont élus pour quatre ans.

6. Reconnaissance de L’EXPERIENCE ACQUISE au cours de l’exercice des mandats élus et désignatifs

La Polyclinique de la région mantaise veillera à ce que l'exercice d'un mandat syndical ou de représentant du personnel ne porte pas atteinte à l'épanouissement professionnel et personnel de l'intéressé, à sa situation présente ou à son évolution normale au sein de la Société, notamment en termes de rémunération et d’évolutions de carrière.

Des mesures d'adaptation spécifiques pourront être envisagées afin de tenir pleinement compte de l'exercice des fonctions liées au mandat.

A cet effet, et afin d’anticiper au mieux les incidences de l’exercice des mandats sur la bonne marche de l’entreprise, il sera organisé pour chacun des représentant du personnel, avec son responsable hiérarchique. Cet entretien devra se tenir dans les deux mois de l’élection ou de la désignation et aura pour but d’envisager les mesures nécessaires au respect de l’exercice du mandat dans le cadre de l’activité professionnelle du représentant du personnel.

Durant le mandat, les représentants du personnel ont accès aux actions de formation professionnelle prévues au plan de formation au même titre et dans les mêmes conditions que les autres salariés.

Dans le but d'assurer une progression de sa carrière, identique à la moyenne de celle des salariés de la même catégorie, la situation individuelle des représentants du personnel sera examinée tous les ans par la Direction des Ressources Humaines, et notamment conformément à l’article L.2141-5-1 du Code du travail. En fonction des compétences reconnues et des appétences exprimées, et également en tenant compte des compétences acquises au titre de l’exercice des mandats de représentants élus ou désignés, la société s’engage à accompagner ces représentants dans leur démarche d’évolution professionnelle.

Par ailleurs, chaque représentant du personnel pourra demander, en cours ou en fin de mandat, un entretien d'orientation avec sa hiérarchie ou une évaluation des compétences réalisée par un organisme extérieur financée par l’employeur, qui pourront conduire à une formation en relation avec un nouveau projet professionnel.

Les représentants du personnel ayant un crédit d’heures de délégation supérieur à 25% de leur temps de travail ont la faculté, une fois leur mandat terminé, de suivre, des formations de remise à jour des connaissances professionnelles financées par l’employeur. Les modalités en sont définies en accord avec l'intéressé.

La société s'engage à mettre en œuvre l’ensemble de ces éléments et à initier des réflexions complémentaires sur les modalités de reconnaissance et d’accompagnement des représentants du personnel désignés ou élus, pendant leur mandat et à l’issue de celui-ci. Une négociation sur ce point sera ouverte dans le premier semestre 2019 conformément à l’article L.2141-5 du Code du travail.

Par ailleurs, la prise en compte du fait syndical, partie intégrante de la vie de l’entreprise, doit faciliter le développement d’un dialogue social. A cette fin, la Société entend poursuivre et développer l’effort de sensibilisation des responsables hiérarchiques.

Ces orientations supposent enfin que l’exercice d’un mandat de représentation du personnel s’intègre normalement dans la vie professionnelle des salariés. En effet, l’apport des représentants élus ou désignés ne peut être pleinement efficace que s’il leur est offert la possibilité d’exercer une activité professionnelle correspondant à leur compétence, ainsi que des perspectives d’évolution de carrière comparables à celles de tous les salariés.

7. Modalités d’application de l’accord

Le présent accord est applicable au sein de la Polyclinique de la région mantaise.

Les dispositions du présent accord sont applicables à compter de la proclamation des résultats des prochaines élections professionnelles du Comité Social et Economique.

8. Durée et Suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Les parties conviennent de se réunir après une année de mise en application du présent accord afin d’en faire un bilan. De la même manière, un second bilan sera réalisé avant le terme du 1er mandat des élus du Comité Social et Economique.

9. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé, en totalité ou en partie, pendant sa période d’application, suivant les dispositions légales.

10. Dépôt de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt par la Polyclinique conformément aux dispositions des articles D2231-4 et suivants du Code du Travail.

Il sera déposé à la DIRECCTE, dont relève la Société, en un exemplaire en une version dématérialisée, ainsi qu’au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Mantes en un exemplaire original.

Fait à Mantes, le 17 septembre 2019, en cinq exemplaires originaux de 11 pages

Pour le syndicat FO

Pour le syndicat CFDT

Pour l’entreprise