Accord collectif sur le recours au vote électronique pour la mise en place

du Comité Social et Économique au sein de Solimut Mutuelle de France

Entre

SOLIMUT MUTUELLE DE FRANCE,

Mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité,

Immatriculée au répertoire SIRENE sous le n°383 143 617,

Dont le siège social est situé au Castel Office, 7 quai de la Joliette, 13002 MARSEILLE,

Représentée par, Directeur Général,

Ci-après dénommée « l’Entreprise », ou encore « la Mutuelle », d’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives dûment mandatées suivantes :

CGT

Représentée par son mandataire dûment habilité,

Madame

FO

Représentée par son mandataire dûment habilité,

Monsieur

Ci-après dénommée « les organisations syndicales » ou « les partenaires sociaux », d’autre part,

Dénommées ensemble « les Parties ».

Il est convenu ce qui suit étant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L. 2232-12 du Code du travail, pour la validité des accords d’entreprise.

SOMMAIRE

I. PRÉAMBULE 3

II. DISPOSITIONS INITIALES 3

Article 1 – OBJET 3

Article 2 – CHAMP D’APPLICATION 4

Article 3 – OBJECTIFS RECHERCHÉS 4

III. RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE 4

Article 4– PRINCIPES GÉNÉRAUX 4

Article 5 – EXCLUSION DU VOTE À BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE 4

Article 6 – MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS 5

Article 6.1. Recours à un prestataire extérieur 5

Article 6.2. Expertise indépendante 5

Article 6.3. Formalités liées à la protection des données personnelles 5

Article 6.4. Protocole d’accord préélectoral 6

Article 6.5. Formation au système de vote électronique 6

Article 6.6. Cellule d’assistance technique 6

Article 7 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE ÉLECTRONIQUE 7

Article 7.1. Établissement des listes électorales et transmission 7

Article 7.2. Lieu et temps du scrutin 7

Article 7.3. Modalités d’accès au site du vote 7

Article 7.4. Déroulement du vote 8

Article 7.5. Programmation du site 8

Article 8 – CLÔTURE ET RÉSULTATS 9

Article 8.1. Clôture / Scellement du vote 9

Article 8.2. Dépouillement / Décompte et attribution des sièges 9

Article 8.3. Conservation des données 9

Article 9 – SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ 9

Article 9.1. Anonymat et confidentialité des suffrages 9

Article 9.2. Dispositif de secours 10

IV. DISPOSITIONS FINALES 10

Article 10 – DURÉE, ENTRÉE EN VIGUEUR 10

Article 11 – SUIVI DE L’ACCORD 10

Article 12 – NOTIFICATION DE L’ACCORD 10

Article 13 – PUBLICITÉ ET DÉPOT 10

CAHIER DES CHARGES 12

PRÉAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique (« CSE »), la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique et pris pour l’application de l’article 1^er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

En outre, le dispositif de vote électronique s’assure du respect des principes énoncés par la loi Informatique et Libertés du 16 janvier 1978 modifiée, et le Règlement général à la protection des données personnelles du 27 avril 2016.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie dématérialisée.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

De plus, il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges annexé au présent accord afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique élus au sein de Solimut Mutuelle de France relève du protocole d’accord préélectoral.

En conséquence, les signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les modalités décrites par le présent accord.

DISPOSITIONS INITIALES

Article 1 – OBJET

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de Solimut Mutuelle de France pour l’élection des membres du Comité Social et Economique conformément aux dispositions des articles L 2314-4 et suivants du Code du Travail.

Le présent accord vise également à définir les modalités selon lesquelles le vote électronique est mis en place lors des élections professionnelles.

Article 2 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de Solimut Mutuelle de France ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du personnel au CSE.

Article 3 – OBJECTIFS RECHERCHÉS

Le vote électronique permettra notamment de :

• Simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral en limitant les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs), et en palliant les aléas postaux ;

• Augmenter la participation des électeurs en facilitant le vote pour les salariés absents ou en déplacement ;

• Obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;

• Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE

Article 4– PRINCIPES GÉNÉRAUX

Le système retenu par la Mutuelle pour l’organisation et le déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique doit reposer sur les principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote ;

• La publicité du scrutin.

Article 5 – EXCLUSION DU VOTE À BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

La Direction et les Partenaires sociaux sont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret, sous enveloppe.

Article 6 – MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS

Article 6.1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un prestataire mandaté pour ce faire par la Direction.

La Direction a pris contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet (ci-après désigné « ALPHAVOTE ») et lui a confié la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R 2314-5 et suivants du Code du Travail. Le cahier des charges annexé au présent accord sera tenu à la disposition des salariés dans le réseau social d’entreprise.

Article 6.2. Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, ALPHAVOTE doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise est impérativement réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Le système de vote retenu a fait l’objet d’une expertise indépendante par la société ExpertisLab, datant du 25 avril 2019.

Cette expertise met en évidence la capacité de la solution de vote électronique de ALPHAVOTE à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du travail.

Article 6.3. Formalités liées à la protection des données personnelles

Conformément aux dispositions du Code du travail, les Organisations Syndicales Représentatives sont tenues informées par l’employeur de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL : celles-ci n’étant plus possibles depuis l’entrée en application du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données (« RGPD »), les formalités sont réalisées par le Prestataire et par la Mutuelle qui alimentent, respectivement, leur registre des activités de traitement, prévu à cet effet.

Article 6.4. Protocole d’accord préélectoral

Pour l’élection du CSE, les Parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 6.5. Formation au système de vote électronique

Afin de leur permettre d’appréhender au mieux le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement, les personnels suivants bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu, à savoir :

• les membres du bureau de vote ;

• les membres de la délégation du personnel (CE – DP – délégués syndicaux) ;

• tout membre de l’Entreprise désigné par la Direction des ressources humaines.

Cette formation sera organisée à l’issue du paramétrage du dispositif de vote.

Lors de la formation des personnels listés ci-dessus, il est également procédé à une phase de recette du dispositif de vote électronique (vote test, dépouillement test, résultats du vote test) en leur présence.

L’objectif de la formation et de la phase de test est de permettre aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement.

Par ailleurs, une procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. La phase test présente tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors des opérations de vote et de dépouillement.

Article 6.6. Cellule d’assistance technique

Pendant la durée des opérations de vote, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Article 7.1. Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises à ALPHAVOTE est effectué sous la responsabilité de la Mutuelle.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à la Mutuelle.

Article 7.2. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, telles que définies dans le protocole d’accord préélectoral, pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Les informations nécessaires sont communiquées aux salariés pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne est établie, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Par ailleurs, le dernier jour du scrutin, un ordinateur ou une tablette en libre-service avec une connexion au site sécurisé des élections professionnelles pourra être mis à la disposition des salariés électeurs, sur les sites suivants :

• Marseille – Le Castel Office

• Echirolles ;

• Nice Barla.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix, après information d’au moins un membre du bureau de vote et de la Directrice des ressources humaines.

Article 7.3. Modalités d’accès au site du vote

Chaque électeur recevra, par courriel via la messagerie professionnelle, le jour du scrutin :

• L’adresse du site (URL) permettant l’accès au serveur de vote ;

• Ses moyens personnels d’authentification (code d’accès + mot de passe) ;

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tours éventuel.

Ces trois éléments seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ne disposant pas d’une adresse de messagerie professionnelle ou étant absents de l’Entreprise au moment du scrutin, se verront remettre l’adresse du site et leurs moyens personnels d’authentification par voie postale, au moins 5 jours ouvrés, le cachet de la Poste faisant foi, avant la date d’ouverture du premier tour de scrutin.

Afin de garantir le bon envoi du matériel de vote électronique, la Direction des Ressources Humaines doit être informée de l’absence du salarié électeur au minimum 10 jours avant le commencement des opérations électorales, sauf circonstances exceptionnelles et sauf absences connues par elle.

Dans un souci d’anticipation, la Direction communiquera, un courrier explicatif indiquant notamment l’adresse URL de la solution de vote ainsi que le numéro d’assistance mis à disposition par ALPHAVOTE via le bulletin de salaire du mois précédant le scrutin et, 10 jours avant le scrutin, sur le réseau social d’entreprise.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses moyens personnels d’authentification.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter tant qu’il n’a pas achevé l’opération de vote pour chaque scrutin.

Article 7.4. Déroulement du vote

Le processus de vote se décompose selon les étapes définies au sein de l’article 2.2 du cahier des charges, annexé au présent accord.

Les moyens personnels d’authentification sont des données personnelles qui engagent les électeurs à titre individuel. En conséquence, ces éléments ne doivent en aucun cas être communiqués ou transmis à un tiers.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

La validation du vote le rend définitif et empêche toute modification

Article 7.5. Programmation du site

ALPHAVOTE assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

ALPHAVOTE reproduit sur le site de vote les professions de foi valables telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Article 8 – CLÔTURE ET RÉSULTATS

Article 8.1. Clôture / Scellement du vote

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 8.2. Dépouillement / Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement se fera par les membres du bureau de vote (Président et 2 assesseurs) et par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, est réalisée publiquement lors des opérations de formation (cf. article 6.5 du présent accord) des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le président du bureau de vote édite en présence des assesseurs, les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement avant proclamation des résultats.

Les procès-verbaux CERFA seront adressés ensuite par la Direction des ressources humaines au CTEP (Centre de traitement des élections professionnelles) et aux organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Article 8.3. Conservation des données

La Mutuelle et ALPHAVOTE conservent sous scellés jusqu’à un mois après la proclamation des résultats et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l’expiration de ces délais, il est procédé par la Mutuelle et ALPHAVOTE, à la destruction des fichiers supports. Celui-ci fournira un certificat de destruction à la Mutuelle.

Article 9 – SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

Article 9.1. Anonymat et confidentialité des suffrages

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. Ainsi, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification directe ou indirecte des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 9.2. Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de ALPHAVOTE, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

DISPOSITIONS FINALES

Article 10 – DURÉE, ENTRÉE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée dans le cadre de l’élection des membres du Comité Social et Économique. Il entre en vigueur au moment des élections professionnelles pour la mise en place du CSE 2020 et pour toute la durée du mandat.

Article 11 – SUIVI DE L’ACCORD

La Direction des Ressources Humaines est en charge de la bonne application et du suivi de l’accord.

Les Parties s’engagent à se réunir sur demande de l’une des parties signataires.

Article 12 – NOTIFICATION DE L’ACCORD

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’issue de la procédure de signature par la Direction, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la Mutuelle.

Article 13 – PUBLICITÉ ET DÉPOT

Le présent accord donnera lieu à dépôt selon les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

Il sera déposé, conformément aux dispositions en vigueur, par l’Entreprise en deux exemplaires :

• dont une version sur support électronique auprès de la DIRECCTE compétente ;

• ainsi qu’un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Il sera publié, en version signée et en version anonymisée, au sein de la base de données nationale, selon la législation en vigueur. À cet effet, la version de l’accord ainsi rendue anonyme à des fins de publication est déposée en même temps que l’accord et les pièces mentionnées aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail.

Conformément à l’article R. 2262-1 du Code du travail, le contenu du présent accord est à la disposition du personnel sur le réseau social d’entreprise.

En application de la législation en vigueur et de l’avenant 21 de la Convention collective nationale de la Mutualité (IDCC 2128), le présent accord sera transmis à la Commission Paritaire Permanente de Négociation et d’Interprétation (CPPNI) de la branche Mutualité de la manière suivante :

• un original signé et scanné en format PDF ;

• et une version WORD.

Fait à Marseille, le 07/01/2020 .

En 6 exemplaires originaux.

Pour Solimut Mutuelle de France	Pour le syndicat CGT	Pour le syndicat FO
Directeur Général	Déléguée Syndicale	Délégué Syndical

ANNEXE À L’ACCORD COLLECTIF SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LA MISE EN PLACE DU CSE AU SEIN DE SOLIMUT MUTUELLE DE FRANCE

CAHIER DES CHARGES

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place du Comité Social et Economique, la Direction de Solimut Mutuelle de France et les Organisations Syndicales Représentatives ont souhaité recourir au vote électronique.

Dans ce cadre, le vote sera réalisé par connexion à un site internet, à tout moment, pendant la durée d’ouverture des scrutins, à travers l’utilisation de la plateforme mise en place par un prestataire extérieur à la Mutuelle.

D’un commun accord, la société ALPHAVOTE a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• La mise en œuvre du système de vote électronique ;

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

2.1. Fonctionnalités générales

Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet (période d’ouverture des scrutins).

Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Nature des élections

Les élections à organiser sont les élections professionnelles des représentants du personnel au Comité Social et Economique.

Données à caractère personnel transmises

Les données devant être enregistrées, en lien avec l’arrêté du 25 avril 2007, sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’Entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, date d’entrée, collège, moyen d’authentification (code de défi), coordonnées (adresse postale et/ou adresse mail professionnelle le cas échéant) ;

• Pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• Pour les listes de candidats : nom de la liste, collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, sexe, date de naissance, appartenance syndicale, le cas échéant ;

• Pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale, le cas échéant.

En outre, seront transmis au Prestataire, les professions de foi, logos des organisations syndicales participant aux élections professionnelles et celui de Solimut Mutuelle de France.

À des fins de sécurité et de vérification de l’identité de l’électeur, un code de défi sera nécessaire pour générer le mot de passe de l’électeur. Le code de défi est entré directement par l’électeur et correspond à la clé de son numéro de sécurité sociale.

Par ailleurs, afin de confirmer son vote, l’électeur sera invité à entrer sa date de naissance sur le site du vote électronique.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines et/ou du service juridique ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant, le Prestataire, salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines et/ou du service juridique ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, le Prestataire, salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines et/ou du service juridique ;

• Pour les listes de candidats : électeurs, syndicats, le Prestataire, salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines et/ou du service juridique ;

• Pour les listes des résultats : salariés, syndicats, le Prestataire, autorités administratives compétentes.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition de tout prestataire éventuel et de la juridiction compétente.

Confidentialité des données transmises et Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret et arrêté du 25 avril 2007) :

• Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

• Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

• Le vote est anonyme et chiffré par le système de vote électronique, avant transmission au fichier « urne électronique ».

• Le fichier dénommé « urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Par ailleurs, le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire aura été, conformément à la législation, audité par un organisme indépendant, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires. Le prestataire fournit à la Mutuelle les conclusions de ce rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui seront transmises par la Mutuelle et à limiter leurs consultations aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Respect des obligations liées au traitement de données personnelles

Le Prestataire s’engage à ce que la solution de vote électronique mise à disposition réponde aux exigences introduites par la loi Informatique et Libertés du 16 janvier 1978 modifiée et du Règlement (UE) Général à la Protection des Données du 27 avril 2016.

À cet égard, le Prestataire s’engage notamment à respecter les principes suivants :

• Principe de transparence : traitement des données de manière loyale, licite et transparente ;

• Principe de limitation : les finalités doivent être déterminées, explicites et légitimes ;

• Principe de minimisation : les données doivent être pertinentes, adéquates et limitées au nécessaire ;

• Principe d’exactitude : les données doivent être exactes et mises à jour régulièrement ;

• Principe de limitation et de conservation des données : la durée de conservation ne doit pas excéder le nécessaire selon la finalité du traitement ;

• Principe de sécurité, d’intégrité et de confidentialité des données : mise en place notamment d’une politique de sécurité des données ainsi qu’un process de gestion des failles de sécurité ;

• Principe d’accountability : mise en place de mécanismes et de procédures internes au Prestataire visant à protéger les données à caractère personnel (via notamment un processus de mise en conformité et d’audit).

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un contrôle est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques à la fermeture.

2.2. Scénario de vote

Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter ; Ce moyen permet de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

• Le système de vote détermine l’élection à laquelle est inscrit l’électeur et lui présente uniquement les listes de candidats de son collège, et ce à la fois pour l’élection des membres titulaires et des membres suppléants ;

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;

• La possibilité de raturer un ou des candidats présents dans la liste choisie ;

• L’expression du vote par l’électeur ;

• La présentation du bulletin de vote comprenant les candidats retenus et les candidats raturés ;

• La possible modification du vote avant sa validation ;

• La confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de son mot de passe ; La validation définitive du vote valant inscription du bulletin de vote au sein de « l’urne électronique », et émargement.

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote et son émargement.

Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

2.3. Dépouillement des urnes électroniques

Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement ;

• L’accès à la liste des émargements Internet ;

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité ;

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du Code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles et validation. Le Président du bureau de vote procède à la proclamation des résultats.

2.4. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton « VOTER », donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

2.5. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines et/ou du Service juridique.

2.6. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

2.7. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relai en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de ALPHAVOTE, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.