Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTION PROFESSIONNELLES" chez MAISONS DU MONDE FRANCE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre

La SAS Maisons du Monde, dont le siège social est à LE PORTEREAU 44120 VERTOU, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 383 196 656 à Nantes, représentée par la Directrice des Ressources Humaines

Ci-après dénommée la Société,

D’une part ;

L’Organisation Syndicale CFTC, représentée par la déléguée syndicale

L’Organisation Syndicale CFDT, représentée par la déléguée syndicale

Ci-après dénommée les Organisations Syndicales

D’autre part ;

Ci-après dénommées les Parties ou les Partenaires sociaux.

PREAMBULE

Les mandats des membres composant la délégation du personnel au Comité Social et Economique arriveront à expiration le 21 juin 2022.

Dès lors, afin de faciliter l’organisation des prochaines élections des membres du Comité Social et Economique, les parties s’accordent sur le fait de recourir au vote électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et réglementaires et notamment de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ainsi que du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique.

Les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un Prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Les parties définiront ensuite, dans le protocole d’accord préélectoral, le fonctionnement détaillé du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Ce protocole devra également mentionner la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique ainsi que le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place.

Article I – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article II – PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Le Prestataire retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment à la délibération n° 2019-53 du 25 avril 2019, ainsi qu’aux règles issues du règlement européen n° 2016/679 sur la protection des données (dit « RGPD »).

Préalablement à sa mise en place le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions contenues dans les articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail.

Cette expertise doit avoir lieu :

• au moment de la conception initiale du système de vote,

• à chaque fois qu’il sera procédé à une modification substantielle de sa conception,

• préalablement à chaque scrutin recourant au vote électronique.

Cette expertise, réalisée par un expert indépendant répondant aux critères fixés par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.).

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Article III – CAHIER DES CHARGES

Le Prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail.

Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l’intranet de l’entreprise.

1. Confidentialité des données transmises

Le dispositif de vote électronique assure :

• la confidentialité des données transmises, à savoir les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

• la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

2. Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au Prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, est faite à la date prévue par ledit protocole.

Les listes de candidats, qui sont établies, conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies en respectant le format prévu dans le protocole préélectoral.

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales, permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont notamment :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral ;

• pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et, le cas échéant,  coordonnées ;

• pour les listes d’émargement : collège électoral, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes de candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour listes de résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs le cas échéant, les agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : les électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités des services du personnel.

3. Bulletins de vote

Le Prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

4. Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Cette cellule d'assistance sera chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système ;

• assister le bureau de vote le jour du dépouillement.

5. Dispositif de secours

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que ce dernier sera mis en place par le Prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction de la Société et du Prestataire mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

6. Le déroulement du vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée comprenant un ou plusieurs jours déterminés dans le cadre protocole d’accord préélectoral.

Pour se connecter, l’électeur devra renseigner 3 informations : son code d’accès (reçu par courrier postal) et son mot de passe (reçus par courriel) ainsi qu’un code secret (numéro de matricule du salarié).

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Les parties s’accordent sur le fait que le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. De ce fait, le délégué de liste pourra demander et obtenir l’information du nombre de votants au cours du scrutin.

7. Dépouillement

A la clôture des opérations de vote, la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système.

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs.

Le Prestataire conservera sous scellés jusqu'à l'expiration des délais de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration de ces délais de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

8. Garantie des exigences techniques

Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaire. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Article IV – INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés incluses dans le périmètre de l'accord autorisant le vote électronique et représentatives de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Il remet à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Il assure une formation auprès des représentants du personnel et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article V – Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral prévu aux articles L. 2314-5 et suivants du code du travail fera mention du présent accord et indiquera le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Il comportera en annexe la notice d’information détaillée sur le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Article VI – GESTION DES DONNEES PERSONNELLES ET RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le RGPD.

Le Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le Prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au niveau de risque que présente le déroulement du vote.

Le Prestataire indiquera les modalités de protection des locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, les modalités de protection des informations liées à la gestion des élections (stockage et accès).

Les éventuelles demandes d’accès et de rectification prévus par la Loi « informatiques et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 et en 2018 seront à effectuer auprès de la Direction des Ressources Humaines de la Société sous réserve de justification d’identité.

Article VII – REVISION

Le présent accord peut être révisé selon les dispositions légales en vigueur.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible, les parties signataires ouvriront une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée restent en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou, à défaut, sont maintenues.

Article VIII – SUIVI DU PRESENT ACCORD

A l’issue des élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique prévue en 2022, les Parties pourront se réunir, à la demande de l’une d’entre elles, afin d’échanger sur l’application du présent accord.

Article IX - DUREE – ENTREE EN VIGUEUR - PUBLICITE

Le présent accord est applicable à la Société pour les élections des membres du Comité Social et Economique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2022 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive.

Conformément aux dispositions de l’article L.2261-1 du Code du travail, le présent accord prend effet au lendemain de sa date de dépôt.

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail.

Ainsi :

• Un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Nantes ;

• Un dépôt en deux exemplaires, dont une version de l’accord original signé par les parties au format PDF et une version au format docx anonymisée, du présent accord sera réalisé en ligne sur la plateforme téléprocédure du Ministère du travail ;

• Un exemplaire du présent accord, signé par les Parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative, pour notification au sens de l'article L. 2231-5 du Code du travail.

Enfin, en application des dispositions des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.

Fait à Vertou, le 21 avril 2022

Pour la SAS Maisons du Monde

Directrice des Ressources Humaines

Pour la CFDT

Déléguée syndicale

Pour la CFTC

Déléguée syndicale