Accord d'entreprise "Protocole d'Accord pour l'élection du Comité Social et Economique" chez MENARINI FRANCE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD

POUR L’ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

La société --------, société anonyme au capital de --------------------------- euros, dont le siège social est situé -, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Evry sous le numéro -------, représentée aux fins des présentes par -------------, agissant en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines,

Ci-après dénommée la « Société »,

D'UNE PART,

ET :

Le syndicat CFE-CGC,

représenté par -------------, Délégué syndical,

Le syndicat CFDT,

représenté par ------------, Délégué syndical,

Le syndicat UNSA

Représentée par----------, Déléguée syndicale

Le syndicat FO,

représenté par -----------------, Déléguée syndicale,

Le syndicat CFTC,

représenté par --------------, Déléguée syndicale,

D’AUTRE PART.

EN PREAMBULE, IL EST RAPPELE CE QUI SUIT :

Le présent accord vise à procéder aux élections professionnelles pour l’instauration d’un Comité Social et Economique au sein de la société ----------, unique établissement.

Par Accord d'Entreprise signé le 12 juillet 2018, il a été décidé d’organiser les élections du Comité Social et Economique par voie électronique.

En vue ces élections, la Direction a invité l’ensemble des organisations syndicales représentatives à une première réunion le 6 septembre 2018 en vue de définir les modalités propres à ces élections, dans le respect de la réglementation en vigueur, dans les conditions adaptées au fonctionnement de la Société et de façon à garantir à l’ensemble des salariés électeurs l’exercice du droit de vote.

A cette occasion, la CFE-CGC, CFTC, UNSA et FO étaient représentées.

Une seconde réunion s’est tenue le 20 septembre 2018 à laquelle étaient présentes l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Article 1 – Effectif, collèges électoraux et répartition des sièges à pourvoir

Afin de déterminer le nombre de membres du Comité Social et Economique à élire, il est convenu de retenir l’effectif au 31 août 2018.

Sont pris en compte dans l’effectif :

- les salariés en CDI et les salariés en CDD,

- les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé, maladie, maternité, ...),

- les salariés temporaires,

- les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure, présents dans les locaux depuis un an au moins, et y exécutant la majeure partie de leur temps de travail, à l’exception des personnels affectés à la propreté des locaux (exclusion conventionnelle)

Ne sont pas pris en compte dans l’effectif :

- les salariés sous contrat d'apprentissage,

- les salariés sous contrat de professionnalisation, jusqu'au terme du CDD,

- les remplaçants des personnels absents ou dont le contrat est suspendu.

Les personnels à temps partiel sont comptabilisés au prorata de leur durée de travail contractuelle sur la durée conventionnelle.

Article 1.1 - Collèges électoraux

L’effectif arrêté au 31 août 2018 à 521 salariés se décompose de la manière suivante :

	Hommes	Femmes	TOTAL
Délégué Pharmaceutique	17	29	46
Visiteur Médical	85	241	326
Cadre Manager Terrain	27	6	33
Cadre Siège	35	63	97
Non Cadre Siège	2	17	19
	166	356	521

Article 1.2 – Nombre et répartition des sièges à pourvoir

Compte tenu des données précitées, il est convenu de fixer le nombre de sièges à pourvoir est de 16 titulaires et 16 suppléants. Le nombre de sièges à pourvoir est bien identique pour les titulaires et pour les suppléants.

La répartition des sièges est proportionnelle à l'effectif de chacun des collèges, avec un minimum de 1 siège par collège. Ce minimum de 1 siège est applicable quel que soit l'effectif, même très faible, mais sous réserve qu'au moins un électeur soit éligible.

Afin de représenter au mieux les différents collèges présents dans l’entreprise, la répartition des sièges est déterminée comme suit :

*Visiteurs Médicaux/Délégués Pharmaceutiques

	sièges	Collèges	Effectif ETP	Total
				F	H	Cumul	sièges
Etablissement principal	16
Siège social		n° 1	Cadres	63	35	97	2
Siège social		N°2	Non cadres	17	2	19	1
Terrain		n° 2	Cadres Managers	6	27	33	3
Terrain		n°3	VM/DP*	270	102	372	10

Article 2 – Durée des mandats et limitation des mandats successifs

La durée des mandats des membres du Comité Social et Economique est légalement fixée à 4 ans.

Le nombre de mandats successifs est légalement limité à 3.

Les conditions d'application de ces limites sont les suivantes :

- le nombre et la durée des mandats effectués avant la mise en place du premier Comité Social et économique ne sont pas pris en compte,

- ces limites s'imposent aux élus dont les mandats prennent effet à l'issue des élections régies par le présent protocole,

Article 3 – Mode de scrutin et dates des élections

L’élection des représentants au Comité Social et économique Central a lieu au scrutin uninominal majoritaire à un tour.

Le vote est secret, sous enveloppe, et les scrutins sont séparés, d'une part pour l’élection des titulaires et d'autre part pour l'élection des suppléants.

Pour chaque scrutin sont élus les candidats qui obtiennent le plus grand nombre de suffrages valablement exprimés.

En cas d’égalité de voix, le candidat le plus âgé est élu.

La date de dépouillement de l'ensemble des scrutins est fixée :

- pour le premier tour : 14 novembre 2018

- pour le second tour éventuel : 28 novembre 2018

Article 4 – Listes électorales

Une liste électorale sera établie par collège. Ces listes comporteront les indications suivantes :

- nom et prénom,

- date de naissance,

- date d'ancienneté,

- électeur et/ou éligible,

- niveau de classification.

Les listes électorales, établies par la Direction, seront affichées sur les panneaux réservés à la Direction le 11 octobre 2018. Elles comportent aussi un décompte du nombre total d'inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes.

Il est convenu que les listes électorales seront consultables sur le site Internet de l’Entreprise ----------------(------------) et envoyées le même jour par e-mail à l’ensemble des collaborateurs.

Les éventuelles contestations et/ou demandes de correction qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées à la Direction au plus tard le 12 octobre 2018.

Ce délai de contestation passé, les listes électorales éventuellement corrigées ne peuvent normalement plus être modifiées et elles restent valables pour les deux tours du scrutin.

Afin de respecter au mieux le droit de vote de chaque électeur, et dans la limite du possible, la Direction s’engage toutefois à actualiser les listes électorales jusqu’à la clôture du premier tour.

Les parties s'entendent pour décider formellement que les listes électorales affichées le _12_/_10_/2018 à 16 heures donc après la prise en compte des éventuelles demandes de correction adressées à la Direction avant l'expiration du délai de contestation, et au moins 2 jours ouvrés avant la date limite de dépôt des candidatures du premier tour, seront les listes de référence transmises au juge dans le cas où il lui serait demandé de valider le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures des femmes et des hommes au dit premier tour. Les listes transmises au juge pour la validation du respect des règles de répartition au second tour seraient les listes établies définitivement à la clôture du premier tour.

Article 5 – Electorat et éligibilité

Sont exclus de l’électorat et de l’éligibilité le Directeur Général, la Directrice des Ressources Humaines et les membres du Comité Exécutif (COMEX).

Article 5.1 – Conditions d’électorat

Sont électeurs, pour les deux tours de scrutins, les salariés de l'entreprise qui, à la date du premier tour de scrutin, remplissent les conditions suivantes :

- être âgé de 16 ans révolus ;

- jouir de ses droits civiques ;

- ne pas détenir de pouvoir permettant d'être assimilé au chef d'entreprise ;

- travailler depuis 3 mois au moins dans l'entreprise.

Les personnels mis à disposition, aux conditions de prise en compte dans l'effectif d'assujettissement à la date du premier tour du scrutin, peuvent choisir d’être électeurs, à la condition de renoncer à ce droit dans l’entreprise qui les emploie.

Article 5.2 – Conditions d’éligibilité

Sont éligibles, dans leur collège électoral, les électeurs qui, pour chaque tour de scrutin, remplissent les conditions suivantes:

- être âgé de 18 ans révolus ;

- travailler depuis 1 an au moins dans la Société ;

- ne pas avoir de lien proche avec le Directeur Général, la Directrice des Ressources Humaines, ni les membres du Comité Exécutif (COMEX) ;

- ne pas avoir été déchu de ses fonctions syndicales.

Si une candidature est concomitante à une procédure de licenciement, elle est valable si elle n’est pas frauduleuse. En tout état de cause, le mandat électif cesse de plein droit au terme du contrat de travail.

Les personnels mis à disposition, même enregistrés comme électeurs, ne sont pas éligibles au CSE.

Article 6 – Candidatures

Au premier tour de scrutin, les organisations syndicales suivantes peuvent présenter des candidats (articles L2314-3 et L2324-4 du Code du Travail) :

- les syndicats représentatifs dans l’entreprise,

- les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel,

- tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, est légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.

Chaque liste de candidats doit être établie en tenant compte des règles suivantes, liées au nombre de sièges à pourvoir par candidats qu'elle présente, et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque instance, pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants) :

. si la liste ne comporte qu'une seule candidature, elle peut être indifféremment celle d'une femme ou celle d'un homme,

. le nombre de femmes et d'hommes autorisés au maximum sur la liste sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège concerné,

. la règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier est un arrondi par défaut si la décimale est inférieure à 5, et par excès dans le cas contraire,

. lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire,

. lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à n'autoriser aucune candidature pour l'un des deux sexes, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour le sexe le plus représenté et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire, mais en interdisant toutefois le cas échéant au sexe le moins représenté d'être placé en tête de liste,

. la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté,

Les candidatures présentées au premier tour des élections professionnelles seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf pour le et/ou les organisations syndicales qui auraient transmis une demande contraire avant le 15 novembre 2018.

S’il est procédé à un second tour, celui-ci sera ouvert aux candidatures libres, conformément au Code du travail.

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, il est convenu que les dates limites de dépôt des listes devront parvenir :

- pour le premier tour : le 22 octobre 2018 à 15 heures au plus tard.

- pour le second tour éventuel : le 16 novembre 2018 à 15 heures au plus tard.

S’il s’avérait qu’il y avait carence de candidat pour le premier tour, les listes de candidats pour le second tour devront également être déposées le 16 novembre à 15 heures au plus tard.

Les listes, qui doivent être séparées pour les titulaires et les suppléants, et distinctes pour chaque collège, pourront être remises :

• soit par courrier recommandé à la Direction des Ressources Humaines

• soit en main propre contre décharge en double exemplaire à la Direction des Ressources Humaines. Il est précisé que les seules personnes habilitées à recevoir ces candidatures sont la Directrice des Ressources Humaines et la Chargée des Relations Sociales.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

Les listes sont affichées par la Direction, le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Elles seront également consultables sur les sites internet de l’Entreprise www.-------------- (----------------) et du prestataire, http://www.e-votez.net/----------.

Elles seront adressées le même jour par e-mail aux collaborateurs de la Société.

Article 7 – Vote par internet

Conformément à l'accord d'Entreprise en date du 12 juillet 2018 relatif au vote par voie électronique, les parties conviennent que les élections ont lieu par internet.

La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par :

SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142

144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

L’URL retenue pour le site de vote est www.e-votez.net/---------------

Article 7.1 – Paramétrage des langues proposées, du clavier virtuel, de l'ordre des instances et de l'affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont en langue française.

Le clavier virtuel disponible dans l'interface de vote n'est pas mis à la disposition des électeurs.

Les enveloppes symbolisant les scrutins sont toujours présentées Titulaires au dessus et Suppléants en dessous.

L'interface de vote prévoit deux possibilités d'affichage des listes en présence : le logo accompagné du nom de la liste, ou en plus petits caractères le nom de la liste et les noms des premiers candidats de la liste. L'électeur peut basculer d'une présentation à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste, accompagnés éventuellement de leurs photos.

L'affichage initial proposé aux électeurs est le logo accompagné du nom de la liste.

Article 7.2 - Ordre de présentation des listes

Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran, sans qu'il ne soit jamais nécessaire de les faire défiler pour les voir toutes.

La présentation de ces listes est réalisée sur une ou deux colonnes, alimentées de haut en bas puis de gauche à droite.

L'ordre de présentation des listes au 1^er tour est par ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales tels qu’apparaissant sur les courriers officiels de candidatures.

Dans l'éventualité d'un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des nom et prénom des têtes de listes.

Les logos doivent être fournis par les listes en présence à la Direction de la Société, qui les transmet au prestataire, en format GIF ou JPG, hauteur 55 pixels, largeur 55 pixels (à défaut, un logo générique est fourni par le prestataire).

Article 7.3 - Photos des candidats

L'affichage des candidats de chacune des listes en présence est accompagné d'une photo individuelle, après accord écrit de chacun d'entre eux. A défaut d'accord pour un candidat, seule une ombre est présentée.

Les photos doivent être fournies par les listes en présence à la Direction de la Société, qui les transmet au prestataire, en format GIF ou JPG, hauteur 215 pixels, largeur 175 pixels.

En cas de demande d’un candidat, la Direction peut transmettre au prestataire la photo du candidat issue du trombinoscope de l’Entreprise.

Article 7.4 - Consultation de la participation

Le nombre de votants ne peut pas être révélé pendant les scrutins.

Article 7.5 – Clefs de vote

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

Une clef de vote personnelle et unique de 8 chiffres est générée aléatoirement et lui est attribuée pour les 2 tours. Cette clef lui permet de voter, en une ou plusieurs fois, pour chacun des scrutins auxquels il peut participer.

Article 7.6 - Communication des clefs de vote

La clef de vote confidentielle de chaque électeur lui est communiquée avant le premier tour par courrier à son adresse personnelle, sans inscription de son matricule. Il sera néanmoins rappelé dans ce courrier que le matricule de l’électeur se trouve en haut à droite de son bulletin de paie.

Les retours pour adresse erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes :

- si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi,

- si temps ne permet plus à l'électeur de recevoir sa clef de vote avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution de clef de vote.

En tout état de cause, il est convenu que la Direction sensibilisera les collaborateurs sur l’importance que revêt pour chacun de s’assurer que l’adresse postale personnelle connue de la Direction des Ressources Humaines est valide.

Article 7.7 - Protocole de restitution de clef de vote

• Restitutions par le prestataire :

Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de restituer les clefs de vote personnelles des électeurs concernés. Le prestataire pourra procéder à la restitution des clefs de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

Le prestataire est présent le jour du dépouillement.

Deux protocoles complémentaires sont donc prévus selon la localisation de l'électeur concerné :

1) Électeur et prestataire présents sur le même site

Après vérification de l'identité de l'électeur par le Président, le prestataire utilise un logiciel confidentiel pour rechercher la clef de vote personnelle de l'électeur. Il note cette clef et la met sous pli, puis la remet à l'électeur concerné. Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.

A noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

2) Électeur et prestataire présents sur des sites distants

Une demande est adressée par l'électeur à la Chargée des Relations Sociales et/ou à la Directrice des Ressources Humaines, à l'attention du Président du bureau de vote, par courriel ou par télécopie. Cette demande comporte les éléments suivants :

- copie du justificatif d'identité de l'électeur et signature,

- numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote,

- mot de passe au choix de l'électeur.

A réception de la demande, et après son contrôle par le Président, le prestataire recherche la clef de vote, la note et la met sous pli. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique sa clef de vote. Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.

A noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

• Restitutions par logiciel :

Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire met à la disposition de l'entreprise un site internet permettant aux électeurs concernés de récupérer leur matricule et clef de vote.

Les demandes de restitution de clefs de vote sont enregistrées sur un site internet dédié, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :

- identification par saisie de l'adresse mail professionnelle,

- saisie d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.

Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :

- vérification de l'existence de l'adresse mail professionnelle saisie,

- génération d'un code de restitution aléatoire et unique,

- envoi de ce code de restitution à l'adresse mail saisie.

Seul l'électeur ayant effectué la demande de restitution est ainsi en capacité de récupérer ses matricule et clef de vote, en indiquant sur le site dédié à la fois le code de restitution reçu sur sa boite mail, et le mot de passe personnel sécurisant sa demande.

Il est ici précisé que la Direction des Ressources Humaines ne communique au prestataire que les adresses mail professionnelles des salariés bénéficiant d'une boite mail personnelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé.

Article 7.8 – Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, dans les locaux prévus pour le dépouillement.

Cette intervention consiste à :

- installer le logiciel de dépouillement sur la machine prévue à cet effet,

- tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

- initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

- créer deux exemplaires de la clef de scellement et des clefs de chiffrement propres aux élections considérées, et les mettre sous scellés,

- remettre les scellés à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement qui auront lieu le 29 octobre 2018 à 10 heures.

L'information et la formation sont assurées :

- pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

- pour tous les salariés, par l’envoi d'un document imprimable présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote,

- pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle donnée par le prestataire, à l'ouverture du bureau le jour du dépouillement.

Article 7.9 – Cellule d'assistance technique (articles R2314-13 et R2324-9 du Code du Travail)

La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de :

- veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet,

- procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 7.8 du présent protocole),

- assister le bureau de vote le jour du dépouillement.

Article 7.10 – Assistance aux électeurs en difficulté

Le jour du dépouillement, le prestataire peut assister les malvoyants ou personnes en difficulté qui le souhaitent à voter sur internet, en les accompagnant et en effectuant le vote selon leurs instructions. Il s'engage à respecter la confidentialité de leur vote.

Article 8 - Vote par correspondance

Le vote par internet est une forme de vote par correspondance, dans le sens où il n'est pas un vote physique.

Le vote par correspondance reste possible uniquement pour les électeurs pour lesquels la mise à disposition d’un ordinateur professionnel a été suspendue (salarié en Congé Individuel de Formation, salariés dont l’absence est supérieure à 2 mois, salariés en congé parental à temps complet, ou en congé sabbatique).

Chacun de ces électeurs reçoit à son domicile le matériel composé de :

- un courrier explicatif,

- un bulletin de vote de chacune des listes "Titulaires" et "Suppléants" de son collège,

- deux enveloppes destinées à recevoir l'expression de ses votes,

- une enveloppe d'émargement/expédition par bureau de vote, capable de contenir les enveloppes de vote correspondantes, et comportant l'indication du bureau de vote et de l'identité de l'électeur. Chaque enveloppe est pré-timbrée et doit être cachetée et signée par l'électeur sous peine de nullité.

- les professions de foi « papier » ou un tirage couleur des professions de foi électroniques.

L'envoi du matériel de vote par correspondance est réalisé par le prestataire:

- pour le premier tour : le 30 octobre 2018

- pour le second tour : le 20 novembre 2018

L'adresse retenue pour la réception du vote par correspondance est : E-VOTEZ – 144 avenue Charles de Gaulle – 92 200 Neuilly-sur-Seine.

La date limite de réception des enveloppes de vote par correspondance est fixée :

- pour le premier tour : au 14 novembre 2018 à 11h00

- pour le second tour : au 28 novembre 2018 à 11h00

Il est ici précisé que les parties s'entendent pour décider formellement que les éventuelles enveloppes de vote reçues après ces dates ne sauraient être ni comptabilisées ni prises en compte sous aucune forme, quelles que soient les potentielles influences qu'elles auraient pu avoir sur les résultats.

Émargement

Après fermeture du site de vote électronique, le Président fait procéder à l'ouverture des enveloppes d'expédition destinées à son bureau.

L'émargement électronique est réalisé en une fois pour les différentes enveloppes de vote adressées par l'électeur.

Les enveloppes de vote sont ensuite conservées sous le contrôle du Président en attente du dépouillement.

Article 9 - Bulletins de vote

Pour le vote par correspondance, les bulletins de vote et enveloppes sont fournis par le prestataire.

Ils sont d'une même couleur pour un même scrutin, mais de couleurs différentes pour des scrutins différents.

Les dimensions des bulletins, les tailles et polices de caractères, les mises en page, sont identiques pour toutes les listes dans un même collège.

Chaque bulletin porte très lisiblement :

- le sigle ou le logo de l'organisation syndicale qui présente la liste,

- la mention "liste sans étiquette" le cas échéant au second tour,

- le nom de l'établissement,

- la date et le tour,

- le collège,

- la mention "Titulaires" ou "Suppléants",

- les nom et prénom des candidats.

Chaque enveloppe porte très lisiblement :

- le nom de l'établissement,

- le collège,

- la mention "Titulaires" ou "Suppléants".

Article 10 – Dates et horaires

La participation aux scrutins n'implique aucune perte de salaire.

Les plages horaires de vote par internet pour les élections sont les suivantes :

-1^er tour : du 6 novembre 2018 à 11 heures au 14 novembre 2018 à 11 heures 

-2nd tour éventuel : du 21 novembre 2018 à 11 heures au 28 novembre 2018 à 11 heures 

Conformément à une pratique courante dans les bureaux de vote traditionnels, une tolérance est accordée aux électeurs s'identifiant quelques instants avant l'horaire de clôture prévu article 10 du présent protocole leur permettant d'enregistrer leurs bulletins de vote après cet horaire. Cette tolérance ne permet donc pas de s'identifier, et elle reste limitée à une durée de 5 minutes afin de ne pas retarder les opérations de dépouillement.

Article 11 - Propagande électorale

Les listes en présences (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi papier et/ou électroniques aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats, fixées article 6 de ce protocole.

Les professions de foi sont remises à la Direction. Elles sont obligatoirement écrites en langue française.

Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur :

- le site internet de l'entreprise www.--------------.fr,

- le site internet du prestataire, http://www.e-votez.net/-------------

Les professions de foi seront également affichées par la Direction. Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont pour chaque liste en présence :

- un logo au format GIF ou JPG, hauteur 55 pixels, largeur 55 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire),

- une profession de foi au format PDF, 2 pages maximum incluant la liste des candidats.

Les professions de foi sont proposées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes, selon la même présentation que celle des listes sur le site de vote, précisée article 7.2 de ce protocole.

Article 12 - Dépouillement

Après clôture du bureau de vote et émargement des votes par correspondance, le Président autorise les opérations de dépouillement :

Vote par correspondance

Est comptabilisé comme vote blanc :

- une enveloppe de vote vide,

- un bulletin de vote blanc, sans aucune mention,

- un bulletin de vote sur lequel tous les noms de candidats sont raturés.

Est comptabilisé comme vote nul :

- une enveloppe de vote annotée, portant une marque ou une inscription,

- un bulletin de vote modifié, annoté, portant une marque ou une inscription,

- plusieurs bulletins de vote différents (s'ils sont identiques, un seul est conservé et le vote est valable),

- un bulletin de vote modifiant l'ordre des candidats,

- un bulletin de vote sans enveloppe,

- un bulletin de vote ne correspondant pas au scrutin,

- pour un vote par correspondance, une enveloppe d'émargement vide, non signée ou non cachetée (vote nul pour chaque scrutin pour lequel l'électeur pouvait s'exprimer, exception faite des scrutins pour lesquels il s'est éventuellement exprimé par vote papier ou par vote internet).

Un ou plusieurs candidats peuvent être raturés sur un bulletin de vote sans que celui-ci ne soit invalidé. La découpe du nom d'un candidat constitue une rature valable, de même qu'une rature multiple en forme de Z.

Le résultat du dépouillement est saisi sous le contrôle du Président grâce au logiciel prévu à cet effet :

- nombre de votes,

- nombre de votes blancs et nuls,

- nombre de voix pour chaque liste, et pour chaque candidat.

Cas particulier de quantité très faible de bulletins de vote

Si le vote par correspondance reste limité à un petit nombre d'électeurs, il peut arriver que le nombre de bulletins de vote à dépouiller pour un scrutin soit très faible.

La probabilité est alors élevée de constater lors du dépouillement que les bulletins de vote sont identiques, permettant ainsi de connaître le vote des électeurs correspondants.

Dans le cadre de ce protocole, il est donc décidé pour chaque scrutin que si le nombre de bulletins de vote est inférieur à 10, de confier au prestataire la mission de saisir les votes sur internet en toute confidentialité, grâce au logiciel prévu à cet effet.

Vote par internet

Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, imprime les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.

Article 13 – Bureau de vote

Le bureau est constitué d'un Président et de deux assesseurs désignés le jour du dépouillement par la Direction des Ressources Humaines, si possible les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents, et si possible également représentant les différents collèges précisés à l’article 1.1 de ce protocole. En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

Le rôle du bureau de vote est essentiellement de superviser la restitution de clefs de vote prévue article 7.7 pour les électeurs déclarant la perte, le vol, ou la non réception de celles-ci.

En l'absence de bureau de vote constitué pendant la période de vote par internet précédant le jour du dépouillement, il est ici convenu de la constitution par la Direction des Ressources Humaines d'un bureau de vote exceptionnel en cas de difficulté de tout type nécessitant une prise de décision concernant le déroulement du scrutin.

Article 14 – Résultats

Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, imprime les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.

Article 14.1 - Résultats du 1^er tour

Au premier tour, aucune attribution ne peut être faite si le quorum n’est pas atteint, c’est-à-dire si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits et ce, même si une seule liste est présentée.

Si le quorum a été atteint dès le premier tour, les sièges sont attribués en fonction du principe de la représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Article 14.2 - Règles d’attribution des sièges

Les membres sont élus au scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle, selon le système de la plus forte moyenne.

Chaque liste reçoit autant de sièges que la moyenne de voix obtenue contient de fois le quotient électoral. Ce quotient est égal au nombre total de suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de siège à pourvoir. Il est rappelé que ce calcul tient compte de toutes les ratures.

S’il reste des sièges à attribuer, ils le sont sur la base de la plus forte moyenne. Pour ce faire, on divise le nombre de voix recueillies par la liste, par le nombre – augmenté d’une unité- de sièges qui lui ont été attribués par l’application de la règle du quotient électoral.

Le premier des sièges restant à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne : il sera procédé successivement à la même opération pour l’attribution de chacun des sièges restant à pourvoir, jusqu’à la répartition complète des sièges.

En cas d'égalité entre plusieurs candidats lors de l'attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués dans cet ordre :

- critère d'âge, le plus âgé des candidats ;

- tirage au sort électronique en dernier recours dans tous les cas.

Les candidats sont déclarés élus dans l’ordre de présentation de la liste sauf si le nombre de ratures faites sur le nom d’un candidat est égal ou supérieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle il figure. Dans ce cas, la désignation se fait alors en fonction du nombre de voix obtenues par chaque candidat.

Article 14.3 – Conditions de mise en œuvre du second tour

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

- carence de candidat au premier tour,

- quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

- un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

En l'absence de retrait de liste ou de dépôt de liste modifiée, chaque liste présentée au premier tour est automatiquement reconduite à l'identique pour le second tour, sauf pour le et/ou les organisations syndicales qui auraient transmis une demande contraire avant le 15 novembre 2018 au plus tard et sous réserve des dispositions suivantes :

- tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés,

- tous les candidats déjà élus en qualité de titulaires sont automatiquement retirés des listes pour les postes de suppléants du même collège

- toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne reste de sièges à pourvoir est interdite et donc retirée, après information préalable du candidat tête de liste de l’organisation syndicale concernée.

Article 14.4 – Proclamation des résultats et prise d’effet des mandats

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du Bureau de vote. Les résultats seront affichés le 14 novembre 2018 pour le 1er tour, et le 28 novembre 2018 pour le 2nd tour éventuel.

Ils seront communiqués par e-mail à l’ensemble des collaborateurs le jour même des résultats.

Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est ici convenu que tous les procès-verbaux sont générés et imprimés par les logiciels du prestataire, à la demande du Président du bureau de vote.

Ces procès-verbaux sont ensuite contrôlés, paraphés et signés par tous les membres du bureau de vote. Les procès-verbaux seront dressés le soir de chaque scrutin et transmis au plus tard dans les 15 jours en double exemplaire à l’inspecteur du travail. Une copie de chaque procès-verbal sera adressée par voie postale aux organisations syndicales signataires du présent protocole.

Les mandats prennent effet le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour si tous les scrutins sont clos, du second tour dans le cas contraire. La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.

Article 15- Contestations

Les contestations visant l’électorat (qui doivent être soulevées dans les 3 jours suivant la publication des listes électorales) et la régularité des opérations électorales (qui doivent être soulevées dans les 15 jours suivant la date de l’élection) sont de la compétence du Tribunal d’Instance dans le ressort duquel se déroulent les élections.

Article 16- Publicité

Le présent protocole d'accord préélectoral sera consultable par le personnel sur les panneaux d’affichage de la Direction. Il sera également envoyé à l’ensemble des collaborateurs de la Société à l’occasion de l’envoi de l’e-mail d’information relatif à l’organisation des élections et sera consultable sur le site internet de l’Entreprise www.----------.fr (-------------).

Le présent protocole est établi en deux exemplaires originaux, dont l’un sera adressé à l'Inspecteur du Travail territorialement compétent.

Fait en 2 exemplaires originaux

Le 28 septembre 2018, à -------------

La Direction

Représentée par ---------------------, Directrice des Ressources Humaines

Le syndicat CFE-CGC,

représenté par ----------------, Délégué syndical

Le syndicat CFDT,

représenté par -------------------, Délégué syndical

Le syndicat FO,

représenté par ------------------, Déléguée syndicale

Le syndicat CFTC,

Représenté par ----------------, Déléguée syndicale

Le syndicat UNSA

représenté par ------------, Déléguée syndicale