Accord relatif à la mise en œuvre du vote électronique

Election professionnelle 2018

Entre la Société SEREXIM, Société par Actions Simplifiée au capital de 100 000€, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 383 700 119, dont le siège social est situé sis 19, rue des Capucines 75001 Paris, représentée par Monsieur XXX en sa qualité de Directeur Général.

D’une part,

et

Le syndicat CFE-CGC SNUHAB, représenté par Monsieur XXX, en sa qualité de Délégué Syndical.

D’autre part,

Il a été arrêté et convenu ce qui suit :

Préambule

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

Article1 : Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de SEREXIM pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le prestataire retenu est la société GEDICOM, spécialiste du vote électronique depuis de nombreuses années et dont l’expertise est reconnue sur le marché du vote électronique.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Article 2 : Modalités de vote - Protocole d’accord préélectoral

Les modalités de vote électronique sont déterminées préalablement à chaque élection. Par ailleurs, la Direction et les organisations syndicales discutent notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral et de la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Article 3 : Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

A réception du vote, la saisie du code secret par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Article 4 : Caractéristique des listes et des bulletins de votes électronique

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des Organisations Syndicales présentes au premier tour des élections.

Article 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Pour autant, les membres du bureau de vote ainsi qu’un représentant de chaque Organisation Syndicale et un représentant de la Direction auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits par le prestataire.

Article 6 : Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, le délégué syndical et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Article 7 : Sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et l’Organisation Syndicale ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 8 : Expertise et Déclaration auprès de la CNIL

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-11 du Code du travail, l’organisation syndicale représentative incluse dans le périmètre du présent accord sera tenues informée de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 9 : Durée de l’accord - Dépôt

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée des opérations électorales des prochaines élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Il s’appliquera également pendant toute la durée des mandants des élus.

Le présent accord prendra fin à l’expiration des mandats élus du comité social et économique.

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision conformément aux dispositions légales en vigueur. Les demandes de révision du présent accord doivent être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des parties habilitées à participer aux négociations de l’avenant de révision.

La demande de révision doit être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision.

Dans un délai maximum de 2 mois à compter de la demande de révision, les parties intéressées devront se rencontrer pour examiner les conditions de conclusion d’un éventuel avenant de révision.

Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur au délégué syndical, en application de l’article L 2232-2 du Code du travail.

Puis, conformément aux règles en vigueur à la date de conclusion du présent accord, à l’expiration du délai d’opposition majoritaire de 8 jours et à défaut d’opposition valablement exercée dans ce délai, le présent accord sera déposé par la Société, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la DIRRECTE et remis également en un exemplaire, au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes.

Il est précisé qu’est annexé au présent accord le cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l’intranet.

Fait à Paris, le 24/05/2018

En 4 exemplaires originaux

Pour SEREXIM :

XXX

Directeur Général

Pour le syndicat CFE-CGC SNUHAB :

XXX

Délégué Syndical