ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DU VOTE ELECTRONIQUE PAR INTERNET POUR L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL ET

DES ADMINISTRATEURS SALARIES

Entre :

La Caisse de Réassurance Mutuelle Agricole (CRAMA) du Centre Manche, (ou Caisse Régionale GROUPAMA CENTRE MANCHE), dont le siège opérationnel est situé au 30 rue Paul Ligneul – 72043 Le Mans Cedex 9 et le Siège Social au 10 rue Blaise Pascal – 28000 Chartres, représentée par son Directeur des Ressources Humaines, X,

Et,

Les Organisations Syndicales représentatives, ci-après désignées, représentées par leur délégué syndical :

• La Confédération Française Démocratique du Travail (FGA- CFDT)

Représentée par X, déléguée syndicale

• La Confédération Générale des Cadres (SNEEMA – CFE-CGC)

Représentée par X, délégué syndical

• Force Ouvrière (FO)

Représentée par X, délégué syndical

• L’Union Nationale des Syndicats Autonomes Agriculture et Agro-alimentaire (UNSA-2A)

Représentée par X, délégué syndical

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, un Accord relatif à l’utilisation du vote électronique par Internet pour l’élection des élus du Comité d’Entreprise, des Délégués du Personnel et des Administrateurs Salariés a été signé le 30 juin 2009.

Cet accord précise les conditions de mise en œuvre du vote par Internet et les garanties minimales qui y sont attachées.

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise a profondément modifié l’organisation des instances représentatives du personnel en rendant obligatoire, au plus tard le 31 décembre 2019, la mise en place du Comité Social et Economique (CSE), fusion du Comité d’Entreprise, des Délégués du Personnel et du CHSCT.

Dans ce cadre, les Parties ont décidé de réviser l’accord du 30 juin 2009 afin de prendre en compte la mise en place du Comité Social et Economique, ceci dans le cadre du nouvel environnement juridique notamment constitué des dispositions suivantes :

• les dispositions légales applicables en matière de NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication), telles que celles relatives au respect de la vie privée, au respect de la loi sur la presse et la loi dite « Informatique et libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ;

• les avis et délibérations CNIL (dont la délibération 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, et n°2013-91 du 11 avril 2013 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique) ;

• la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, notamment son article 54 qui a autorisé le recours au vote électronique pour les élections professionnelles et modifié les articles L. 2314-21 et L. 2324-19 du Code du Travail en prévoyant la possibilité du vote électronique pour l’élection des délégués du personnel et des membres du comité d’entreprise, dans les conditions et selon les modalités définies par décret en Conseil d’Etat ;

• la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels ;

• Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au CSE, et régissant les modalités du vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Le présent accord porte révision de l’accord relatif à l’utilisation du vote électronique par internet pour l’élection des élus du comité d’entreprise, des délégués du personnel et des administrateurs salariés du 30 juin 2009.

Chapitre 1 – Modalité d’organisation des opérations électorales

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections des représentants des salariés visées au préambule du présent accord. Parallèlement, les modalités pratiques d’organisation et les différentes échéances des opérations électorales seront précisées dans les protocoles d'accords préélectoraux afférents à chacune des élections concernées.

Article 1 - Recours à un prestataire extérieur spécialisé

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales, les Parties conviennent que les élections électroniques utilisant le vote par Internet seront organisées par une société mandatée par la Direction.

La société prestataire offre une plateforme technique respectant les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis par un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité : préservation du secret du vote électronique.

Les organisations syndicales pourront, préalablement à chaque élection organisée dans l’entreprise, poser toutes les questions nécessaires au fonctionnement du système de vote par Internet envisagé.

En annexe au présent accord figure un descriptif des obligations que devra respecter la société prestataire, laquelle devra utiliser les dernières technologies en matière de chiffrement et de signature électronique assurant ainsi une facilité d’accès à un vote totalement sécurisé.

Article 2 - Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signent un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitutions des bureaux de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote par internet.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3 - Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD)

Depuis la date d’entrée en application du Règlement Général sur la Protection des Données personnelles, les dispositifs n’ont plus à être déclarés à la CNIL.

En revanche, l’entreprise tiendra à jour un registre des traitements des données mises en œuvre, en particulier s’agissant du recours à un dispositif de vote électronique.

Les instances représentatives du personnel seront informées de l’inscription sur le registre.

Article 4 - Formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote par Internet retenu. La formation est renouvelée à chaque élection.

Chapitre 2 - Contrôle du système de vote électronique

Article 1 - Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier que le système de vote électronique fourni par le prestataire répond aux exigences de confidentialité et de sécurité indispensables.

Article 2 - Contrôle par le prestataire

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote.

Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Article 3 - Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Cette cellule comprend les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats et des mandataires de liste, cette cellule procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test :

• du système de vote électronique, vérifie que la liste d’émargement est vierge, les compteurs des voix sont remis à zéro et que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

• du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé.

Elle contrôle à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

Chapitre 3 - Déroulement des opérations de vote

Article 1 - Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’Entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 2 - Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée.

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le 1er tour, que pour un éventuel 2nd tour de scrutin, que les élections auront lieu sur un ou plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site Internet sécurisé dédié aux élections.

Le système est scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. De plus, le scellement est périodiquement contrôlé durant la durée du scrutin.

La liste d’émargement n’est accessible que par les membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’Entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs au moins 15 jours avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par une personne de son choix. Celle-ci est obligatoirement un salarié si le vote a lieu dans les locaux de l’entreprise.

Il est convenu entre les parties de l’exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le 1er tour et selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, les moyens d’authentification lui permettant de voter en toute confidentialité sur le site sécurisé mis en place par le prestataire, créé pour l’occasion par la société retenue ; lesquels moyens resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un 2nd tour devrait être organisé.

L’adressage de ces moyens d’authentification devra être effectué de façon à garantir leur confidentialité et leur sécurité.

Article 4 - Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Il est alors impossible à quiconque de voter, de nouveau, avec les mêmes moyens d’authentification.

Toute personne non reconnue se verra refuser l’accès au serveur de vote.

L’électeur accède aux listes de candidats de son collège et exprime son vote. Il aura également la faculté de voter blanc. Son choix doit apparaître clairement à l’écran. Il peut être modifié avant validation.

Cette validation déclenche l’envoi du bulletin de vote vers l’urne et l’émargement sur la liste des votants.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Article 5 - Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Les listes de candidats seront transmises par la Direction des Ressources Humaines à la société prestataire.

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des candidats ou les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Par ailleurs, dans un souci de stricte neutralité, la société retenue veillera à ce que la taille des logos, les caractères et la police utilisée soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Chapitre 4 - Clôture et Résultats

Article 1 - Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les informations nécessaires à un éventuel contrôle a posteriori sont également recueillies lors de cette phase. Ces éléments sont enregistrés sur un support scellé, non réinscriptible et probant.

Article 2 - Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées par les membres du bureau de vote.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés parmi les assesseurs (à défaut d'accord, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs), ainsi que le Président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon les modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ».

La présence d’au moins deux des trois titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 3 - Délais de recours et destruction des données

L’entreprise ou le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’Entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Chapitre 5 : Sécurité et confidentialité

Article 1 - Anonymat et confidentialité des suffrages

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-7 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote devra également être conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin conformément aux obligations prévues par l’article R.2314-8 du Code du Travail.

En tout état de cause, les prescriptions réglementaires du Code du Travail relatives aux garanties de sécurité et de confidentialité s’imposent également aux personnes chargées de la maintenance du système informatique.

Article 2 - Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont notamment :

• pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’Entreprise, date de naissance, collège,

• pour le fichier des électeurs : matricule, collège, noms, prénoms des électeurs, date de naissance, adresse, email, lieu de naissance, clé de sécurité sociale,

• pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants,

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, les salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines,

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines,

• pour les listes des résultats : électeurs, DIRECCTE, Organisations Syndicales, des salariés habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Article 3 - Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Chapitre 5 : Dispositions finales

Article 1 - Durée et entrée en vigueur de l’avenant

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord prend effet à la date de son dépôt auprès de l’Administration dans les conditions fixées à l’article 3 ci-dessous.

Article 2 : Dispositions antérieures

L’ensemble des dispositions envisagées dans le présent accord, annule et remplace l’ensemble des dispositions résultant d’accords collectifs notamment celui du 30 juin 2009, d’engagements unilatéraux, usages ou de toute autre pratique ayant le même objet, antérieurement applicables aux salariés de l’entreprise.

Article 3 : Révision et dénonciation

Le présent avenant pourra être révisé et dénoncé dans les conditions prévues par les articles L. 2261-7-1, L. 2261-8 et L. 2261-9 du Code du Travail.

Article 4 : Publicité et dépôt de l’accord

Un exemplaire original du présent avenant sera notifié par l’employeur à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives, en application de l’article L.2231-5 du Code du Travail.

Puis, conformément aux nouvelles modalités de dépôt et de publicité des accords collectifs d’entreprise, le texte du présent avenant fera l’objet d’un dépôt électronique par l’employeur auprès de la DIRECCTE via la plateforme « TéléAccords » mise en ligne par le Ministère du Travail.

Ce dépôt sera accompagné :

• de la version intégrale de l’avenant signée des parties (en « .pdf ») ;

• et, pour permettre à l’Administration la publication du présent avenant dans la Base de données nationale des accords collectifs sur le site de Legifrance : d’une version en « .docx », de laquelle aura été supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures des signataires.

Un exemplaire sera en outre adressé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Chartres.

Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés par publication sur l’intranet.

A , le  Pour la CRAMA du Centre Manche Le Directeur des Ressources Humaines, X : Pour les Organisations Syndicales Représentatives, les Délégués Syndicaux : ORGANISATION NOM SIGNATURES FGA- CFDT X SNEEMA CFE-CGC X FO X UNSA 2A X

ANNEXE – Cahier des charges

L’organisation des élections par Internet des représentants des salariés de Groupama Centre Manche est confiée à un prestataire spécialisé qui devra respecter les obligations prévues aux articles R 2314-5 et suivants du code du travail.

Présentation de la prestation de service :

Le prestataire propose des services sécurisés d’élections professionnelles par Internet et s’engage à organiser, selon les lois et règlements en vigueur, les élections des représentants des salariés par Internet au sein de la Société Groupama Centre Manche et à créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres de bureaux de vote qui lui auront été fournies préalablement.

Caractéristiques techniques du système :

Le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales (par collèges électoraux), ainsi que la sécurité de l’adressage par moyens d’authentification, de l’émargement et du dépouillement des votes ;

• les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote doit être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique » ;

• l’application sera hébergée sur un site sécurisé 24 h/24, et un dispositif de secours

Le traitement du « fichier des électeurs » sera établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

La notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales et les codes de vote seront adressés aux électeurs par courrier postal.

Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote feront l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier « contenu de l’urne » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible.

A l’issue des opérations de dépouillement, le décompte des voix devra apparaître lisiblement à l’écran et faire l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal de l’élection.