Accord d'entreprise "Accord de substitution relatif à la mise en place et aux modalités de fonctionnement des instances représentatives du personnel au sein de l'UES" chez NOCIBE FRANCE DISTRIBUTION (Siège)

Entre les soussignés :

Le présent accord est conclu entre les sociétés composant l’UES :

• La société Groupe Nocibé SAS, (GN), immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Lille sous le numéro SIREN 451 489 017, dont le siège social est situé 2 rue de Ticléni à Villeneuve d’Ascq, représentée par Mme , Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée à l’effet des présentes ;

• La société Groupe Nocibé France SAS, (GNF), immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Lille sous le numéro SIREN 485 332 563, dont le siège social est situé 2 rue de Ticléni à Villeneuve d’Ascq, représentée par Mme , Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée à l’effet des présentes ;

• La société Nocibé France SAS, (NF), immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Lille sous le numéro SIREN 451 489 017, dont le siège social est situé 2 rue de Ticléni à Villeneuve d’Ascq, représentée par Mme , Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée à l’effet des présentes ;

• La société Nocibé France Distribution SAS, (NFD), immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Lille sous le numéro SIREN 384 970 786, dont le siège social est situé 2 rue de Ticléni à Villeneuve d’Ascq, représentée par Mme , Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée à l’effet des présentes ;

Ci-après dénommées NOCIBE

D’une part,

Et

L’organisation syndicale CFTC représentée par Mme , Déléguée Syndicale, Mme , Déléguée Syndicale et Mme , Déléguée syndicale de l’UES.

L’organisation syndicale CGT représentée par Mme , Déléguée syndicale de l’UES, Mme , Déléguée syndicale de l’UES et Mme , Déléguée syndicale de l’UES.

D’autre part,

Préambule :

L'ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 a profondément modifié l'organisation des Instances représentatives du personnel élues dans les entreprises en créant notamment le Comité Social et Economique (CSE).

Convaincues de l'importance d'organiser la représentation du personnel afin de la rendre plus efficace et en cohérence avec la réalité de l'organisation économique de l'entreprise, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives ont souhaité mettre en place le nouveau Comité Social et Economique.

Dans ce contexte, la Direction et les Organisations Syndicales signataires ont conclu un premier accord en date du 24 Juillet 2018 afin de définir les modalités de mise en place et de fonctionnement du CSE à venir lors des prochaines élections professionnelles, déterminer les moyens dont il sera doté et définir la composition et la mise en place des commissions obligatoires.

Le CSE nouvellement constitué suite à ces élections professionnelles a pu progressivement s’approprier les modalités de fonctionnement telles qu’elles avaient été définies. Néanmoins il a été convenu avec les Organisations Syndicales représentatives de refaire un bilan de la situation et d’identifier les axes d’amélioration ou de modification nécessaires mais également d’intégrer un point spécifique concernant l’organisation des consultations obligatoires du CSE intégrant les modalités de mise en place et de fonctionnement de la BDES.

Ce nouvel accord se substitue à celui du 24 Juillet 2018 sur l’ensemble de ces dispositions.

SOMMAIRE

LIVRE 1 : Le CSE……………………………………………………………………p7

Article 1 : Le périmètre du CSE…………………………………………………………………..p8

Article 2 : La durée du mandat………………………………………………………………….p8

Article 3 : La composition du CSE…………………………………………………………….p8

Article 4 : Les réunions ordinaires du CSE……………………………………………..p8

Article 5 : Les heures de délégation………………………………………………………. P9

Article 6 : Les activités non-imputables sur le crédit d’heures…….p10

Article 7 : Contacts personnels avec les salariés……………………………… p10

Article 8 : Représentant syndical au CSE……………………………………………. p11

Article 9 : Compatibilité des fonctions………………………………………………….p11

Article 10 : La formation des membres du CSE………………………………….p11

Article 11 : Les budgets du CSE…………………………………………………………………p12

11-1 : La dévolution des biens du comité d’entreprise de l’UES.

11-2 : Le budget des activités sociales et culturelles

11-3 : Le budget de fonctionnement

11-4 : Transferts entre budget des activités sociales et culturelles et budget de fonctionnement.

Article 12 : Les commissions du comité social et économique………p13

12-1 : La commission santé, sécurité et des conditions de travail (CSSCT)

12-2 : La commission économique

12-3 : La commission de formation

12-4 : La commission de l’égalité professionnelle et de la promotion de la diversité

12-5 : La commission d’information et d’aide au logement et de la protection sociale (régimes de prévoyance et frais de santé)

Article 13 : Les modalités d’exercice des attributions du CSE…………p17

13-1 : Règles de consultation

13-2 : Délais de consultation

13-3 : Consultation sur les orientations stratégiques de NOCIBE

13-4 : Consultation sur la situation économique et financière de NOCIBE

13-5 : Consultation sur la politique Sociale, les conditions de travail et l’emploi

13-6 : Accords collectifs

13-7 : Libertés individuelles

Article 14 : Les expertises du CSE………………………………………………………………p19

14-1 : Expertises pour les consultations récurrentes du CSE

14-2 : Expertises en cas de projet ponctuel

14-3 : Expertise qualité du travail et de l’emploi

14-4 : Expertises libres

14-5 : Prise en charge du coût des expertises du CSE

14-6 : Procédure de recours à exeprtise

Article 15 : Moyens du CSE…………………………………………………………………………p22

15-1 : Local

15-2 : Rédaction des procès-verbaux de réunion du CSE

15-3 : Mises sous pli et affranchissements

15-4 : Moyens complémentaires

LIVRE 2 BDES……………………………………….………………………………p25

Article 1 : Accès à la BDES et support…………………………………………………………………..p26

Article 2 : Structure de la BDES………………………………………….……………………………….…p26

Article 3 : Fonctionnement de la BDES………………….…………………………………………..p27

Article 4 : Confidentialité…………….…………………………………………..…………………………….p27

LIVRE 3 Exercice du Droit Syndical………………………………p29

LIVRE 4 Communications et Confidentialité……………p31

Article 1 : Principe de confidentialité……………………………………………………………………p32

Article 2 : Discrétion et confidentialité……………………………………………………………… p32

Article 3 : Communication des informations sur Internet……………………………p32

LIVRE 5 : Mesures relatives aux moyens attribués aux représentants du personnel……………………………………………p35

Article 1-Affichage légal………………………………………………………………………………………… p36

Article 2-Adresse email…………………………………………………………………………………………… p36

Article 3- Avance de frais……………………………………………………………………………………… p36

Article 4-Bons de délégation………………………………………………………………………………… p37

Article 5-Prise en charge complémentaire……………………………………………………….p38

Livre 6 Gestion des carrières des représentants du personnel……………………………………………………………………………… p39

Article 1 : Evolution de carrière………………………………………………………………………………p40

Article 2 : Prise de mandat……………………………………………………………………………………… p40

Article 3 : Suivi en cours de mandat…………………………………………………………………….p40

Article 4 : A l’issue du mandat…………………………………………………………………………………p41

Dispositions finales

Article 1 : Principe général……………………………………………………………………………………….p42

Article 2 : Application de l’accord………………………………………………………………………… p42

Article 3 : Durée de l’accord – conditions de validité de l’accord………………p42

Article 4 : Suivi de l’accord et clause de rendez-vous……………………………………p42

Article 5 : Interprétation des dispositions de l’accord……………………………………p43

Article 6 : Révision et dénonciation………………………………………………………………………p43

Article 7 : Dépôt……………………………………………………………………………………………………………p43

Article 1 : Le périmètre du CSE

Le périmètre de mise en place du CSE correspond au périmètre de l’UES constitué par les sociétés Groupe Nocibé SAS ; Groupe Nocibé France SAS ; Nocibé France SAS et Nocibé France Distribution.

Les parties réaffirment que le périmètre de désignation du délégué syndical d’entreprise correspond par principe au périmètre de l’UES.

Les parties signataires conviennent que le nombre et/ou le périmètre des entreprises composant l’UES pourront évoluer en fonction de variations résultant notamment d'acquisition, de cession, de scission ou de fusion.

Il est rappelé que ces modifications font l'objet d'une information - consultation préalable du CSE concerné.

Article 2 : La durée du mandat

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-33 du code du travail, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus pour une durée de quatre ans.

Article 3 : La composition du CSE

Le nombre de membres titulaires et suppléants du CSE est déterminé en fonction des dispositions prévues à l’article R.2314-1 du code du travail.

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs maximum qui ont voix consultative conformément aux dispositions de l’article L.2315-23 du code du travail.

Le CSE désigne au cours de la première réunion suivant son élection, un secrétaire, un secrétaire adjoint et un trésorier et un trésorier adjoint parmi ses membres titulaires.

Article 4 : Les réunions ordinaires du CSE :

Le CSE tient au minimum onze réunions mensuelles ordinaires par année civile, soit une chaque mois sauf au mois d’août. Parmi ces onze réunions mensuelles de plein exercice, les quatre réunions prévues à l’article L.2315-27 alinéa 1 portant sur les attributions du CSE en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail se tiendront à raison d’une par trimestre. Cependant les élus de la commission SSCT pourront demander à faire inscrire à l’Ordre du Jour de la réunion mensuelle du CSE tout sujet qu’ils estiment pertinent, selon la procédure prescrite pour l’élaboration de l’ordre du jour des réunions du CSE.

Lorsque le CSE se réunit dans le cadre de ses attributions relatives à la santé, sécurité et conditions de travail, le médecin du travail du siège et le chargé de prévention sont invités à participer à cette réunion tout comme des personnalités extérieures non membres du CSE, conformément aux dispositions de l’article L.2314-3 du code du travail.

Par principe, les membres suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence du membre titulaire.

En revanche, un membre suppléant par organisation syndicale représentative par réunion peut assister aux réunions. En l’absence d’un titulaire ce dernier bénéficiera du droit de vote. Le temps passé par ce dernier aux réunions préparatoires correspondantes sera considéré comme du temps de travail effectif dans la limite de 5 heures par mois.

L’ordre du jour des réunions du CSE est communiqué par le président aux membres du comité, titulaires et suppléants. Cette transmission a seulement pour objet d’informer le suppléant de l’ordre du jour de la réunion de sorte que, le cas échéant, il puisse remplacer un élu titulaire empêché.

Le temps passé en réunion sur convocation de l’employeur ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de réunion sont payés comme temps de travail effectif et ne s’imputeront pas sur le crédit d’heures de délégation des représentants du personnel du CSE.

Dès que des moyens matériels le permettront, il pourra être envisagé sous réserve des dispositions réglementaires le recours à la visio-conférence et aux conférences téléphoniques.

Les modalités opérationnelles seront fixées lors d’une réunion de CSE garantissant notamment l’écoute permanente et la confidentialité des échanges

Les convocations seront envoyées par voie électronique avec accusé réception.

L’ensemble des documents transmis aux membres du CSE seront disponibles sur la BDES venant ainsi se substituer aux versions papiers.

Article 5 : Les heures de délégation

Les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE bénéficient d’un volume de crédit d’heures individuel et mensuel conformément aux dispositions prévues à l’article R.2314-1 du code du travail.

Cependant, ils peuvent chaque mois répartir entre titulaires ou entre titulaires et suppléants, le crédit d’heures dont ils disposent. La répartition ne peut toutefois conduire l’un d’eux à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures mensuel de délégation d’un titulaire.

En cas de mutualisation, les membres titulaires doivent en informer l’employeur au plus tard 8 jours calendaires avant la date prévue pour leur utilisation dans un écrit précisant l’identité et le nombre d’heures mutualisé pour chacun d’eux.

Les heures de délégation peuvent être utilisées cumulativement dans la limite de 12 mois. La période de référence s’entend par année civile. Au titre du présent accord la période de référence s’entendra à compter du 1^er janvier 2020. Toutefois, la possibilité donnée aux membres du CSE de reporter leurs heures de délégation, ne peut conduire l’un d’eux à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation.

Le membre élu du CSE doit informer l’employeur de l’utilisation cumulée de ses heures de délégation au plus tard 8 jours calendaires avant la date prévue pour leur utilisation.

En ce qui concerne, les salariés en forfait jours, le crédit d’heures doit être regroupé en demi-journées qui se déduiront du nombre annuel de jours de travail fixé dans la convention individuelle de forfait.

Compte-tenu du temps supplémentaire qu’implique l’exercice des fonctions de secrétaire ou de trésorier du CSE, ceux-ci bénéficieront respectivement d’un crédit d’heures complémentaires de 24 heures par mois mutualisables respectivement avec le secrétaire et le trésorier adjoints lorsque ces derniers sont amenés à exercer leur mission en remplacement du titulaire.

Disposition spécifique 

Dans le cadre de cumul de mandat correspondant à au moins 30 % du temps de travail annuel ou en cas de pluralité de représentants du personnel au sein d’un même service ou d’un même magasin, un entretien individuel avec le ou les représentants concernés aura lieu en début de mandat afin d’identifier les modalités pratiques de prises des heures de délégation pour préserver le bon fonctionnement du service ou du magasin sans porter entrave à l’exercice du mandat et d’identifier les moyens complémentaire pour l’assurer.

L’entretien ainsi prévu au livre 6- article 2 deviendra obligatoire et s’organisera entre la Direction des Ressources Humaines, le management et le ou les élus concernés.

Article 6 : Les activités non-imputables sur le crédit d’heures

N’est pas imputé sur le crédit d’heures de délégation, le temps passé :

• Aux réunions du CSE 

• Aux réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail

• Aux réunions des autres commissions, dans la limite de 60 heures par an pour l’ensemble des élus

• Aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave

• A la recherche de mesures préventives dans toute situation d’urgence et de gravité, notamment lors de mise en œuvre d’une procédure de danger grave et imminent

• A la formation en santé sécurité et conditions de travail et à la formation économique des membres du CSE

Article 7 : Contacts personnels avec les salariés

Les membres du CSE peuvent prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès des salariés à leurs postes de travail, à condition que ces contacts n’occasionnent pas de gêne importante au travail.

Article 8 : Représentant syndical au CSE

Chaque organisation syndicale représentative peut désigner un représentant syndical au CSE. Il assiste aux réunions plénières du CSE avec voix consultative. Il est choisi parmi les membres du personnel de l’UES et doit remplir les conditions d’éligibilité au CSE fixées par les dispositions légales.

Chaque représentant syndical peut bénéficier pour l’exercice de ses fonctions d’un crédit d’heures de délégations de 21 heures par mois.

Article 9 : Compatibilité des fonctions

Il est rappelé que les fonctions de membre élu de la délégation du personnel au CSE et le cas échéant de secrétaire ou de trésorier du CSE sont compatibles avec les fonctions de membre des commissions du CSE et de délégué syndical. Dans le cas d’un cumul de fonctions, les crédits d’heures associés à chaque fonction se cumulent.

Il en est de même des fonctions de représentant syndical au CSE avec celles de membres des commissions du CSE. Il n’est en revanche pas possible de cumuler les fonctions de membre élu de la délégation du personnel au CSE et de représentant syndical au CSE.

Article 10 : La formation des membres du CSE

Le temps consacré aux formations pour les membres du CSE devant être prises en charge par l‘employeur (Formation en santé, sécurité et conditions de travail des membres de la commission SSCT) est considéré comme du temps de travail effectif, rémunéré comme tel et n’est pas déduit des crédits d’heures de délégation légaux, réglementaires et conventionnels prévus par le nouvel accord

Par le présent accord les parties réaffirment le besoin de formation nécessaire à l’exercice de leurs mandats dans un soucis d’amélioration du dialogue social. Ainsi outre les formations réglementaires, il est convenu que l’entreprise mettra à disposition des élus sur sa proposition ou à leur demande (et avec accord de l’entreprise) des actions de formation ou d’information à travers des experts internes comme particulièrement la direction financière dans le cadre des prérogatives économiques et financières du CSE. A titre d’exemple les domaines qui touchent la mutuelle, la prévoyance et l’épargne salariale et plus généralement les résultats de l’entreprise sont des domaines sur lesquels il est important que les élus, à travers leur participation aux commissions respectives, puissent être davantage sensibilisés.

En outre, il est convenu que ces experts internes seront sollicités dans le cadre d’une phase préalable à une demande d’expertise dans les domaines prévus par les textes afin d’apporter les éclairages nécessaires qui motiveraient une telle demande. (Cf article 14 Expertises).

Article 11 : Les budgets du CSE

11-1 : La dévolution des biens du comité d’entreprise de l’UES.

Il est convenu dans le précédent accord de Juillet 2018 que le patrimoine de l’ancien comité d’entreprise de l’UES sera dévolu au nouveau CSE conformément à l’article 9 de l’ordonnance du 22 septembre 2017 n°2017-1386 modifié par l’ordonnance rectificative n°2017-1718 du 20 décembre 2017.

Ainsi, lors de la dernière réunion du comité d’entreprise de l’UES, ses membres devaient décider de l’affectation des biens de toute nature dont il disposait et le cas échéant, des conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatifs aux activités transférées, à destination du futur CSE.

Lors de sa première réunion, le CSE devait décider à la majorité de ses membres soit d’accepter les affectations prévues, soit de décider d’affectations différentes.

La réunion du 8 Novembre 2018 a permis la réalisation de cette dévolution

11-2 : Le budget des activités sociales et culturelles

Les parties au présent accord décident à compter du 1^er Janvier 2020 de fixer la contribution de l’entreprise à un pourcentage équivalent à celui versé par la direction de Nocibé au cours de l’année civile 2018, à savoir 0.6% de la masse salariale.

Crédit d’heures spécifiques

Conscient du temps nécessaire à la gestion des activités sociales et culturelle qu’il peut être nécessaire de consacrer, il est convenu qu’un crédit d’heures spécifique de 12 heures mensuelles dédiées à la gestion quotidienne des activités sociales et culturelle sera attribué au profit des élus concernés par cette gestion.

Dotation exceptionnelle au titre de l’exercice 2019

Par le présent accord il a été convenu à titre exceptionnel d’attribuer une dotation au budget des activités sociales et culturelles du CSE d’un montant de 45 000€. Elle sera versée au plus tard au 31 Janvier 2020.

Au regard du caractère exceptionnel de cette dotation, celle-ci ne sera pas pris en compte dans les règles de calcul du minimum tel que fixé par les dispositions réglementaires en vigueur relative au financement des activités sociales et culturelles.

Cette dotation est exclusivement dédiée aux activités sociales et culturelles et ne pourra faire l’objet d’un quelconque transfert en cas de reliquat vers le budget de fonctionnement.

11-3 : Le budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement du CSE est fixé à un niveau égal à 0,22% de la masse salariale brute telle que définie à l’article L.2315-61 du code du travail.

Budget supplémentaire forfaitaire

Afin de permettre à l’ensemble des élus du CSE d’intervenir sur l’ensemble des établissements de l’UES NOCIBE et d’exercer leurs attributions y compris celles résultant des commissions, telle que la CSSCT, il sera attribué chaque année un budget de montant de 50 000€ destiné à la prise en charge des déplacements occasionnés pour l’exercice de leur mandat.

Ce budget est réparti comme suit :

• 6000€ pour les membres de la CSSCT et des élus qui les accompagnent lors de leurs visites (cf. article 12-1 dernier paragraphe)

• 44 000€ pour le CSE dans la limite de 1760€ par élu par an.

La prise en charge des déplacements s’organisera à travers les procédures pour frais professionnels applicables dans l’entreprise. Chaque élu concerné fera une demande de remboursement et l’entreprise opérera la prise en charge dans la limite de 50 000€ par an et dans la limite individuelle fixée ci-dessus. Si au cours de l’année la limite individuelle et collective est dépassée, les frais de déplacements seront directement supportés par le CSE à travers son budget de fonctionnement de 0,22%.

11-4 : Transferts entre budget des activités sociales et culturelles et budget de fonctionnement.

En cas de reliquat budgétaire, les membres de la délégation du personnel du CSE peuvent décider par une délibération de transférer tout ou partie de l’excédent annuel (10% maximum de l’excédent) dans les conditions fixées par les articles L.2312-84 et L.2315-61 du code du travail.

Article 12 : Les commissions du comité social et économique

Les parties signataires conviennent de mettre en place les commissions telles que prévues aux articles L.2315-36 et suivants du code du travail. Leur mise en place interviendra par l’intermédiaire d’un vote à main levée par les élus titulaires et à la majorité des voix valablement exprimées. Afin d’éviter le cumul des mandats, il est convenu que les élus du CSE ne pourront pas siéger à plus d’une commission

Les membres de la commission sont désignés pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE. En cas de démission ou de départ de l’entreprise en cours de mandat d’un membre du CSE membre d’une commission, ce dernier sera remplacé selon les mêmes règles que celles appliquées pour sa nomination.

Chaque commission du CSE désignera un rapporteur parmi ses membres.

Le rapporteur aura la responsabilité :

• D’établir dans un délai raisonnable un compte-rendu à l’issue de chaque réunion de la commission

• De transmettre, par tous moyens, ce compte-rendu simultanément au secrétaire du CSE et à l’employeur ou à son représentant.

L’ensemble des documents transmis aux membres des commissions seront disponibles sur la BDES venant ainsi se substituer aux versions papiers.

12-1 : La commission santé, sécurité et des conditions de travail (CSSCT)

La CSSCT est composée de cinq membres désignés par le CSE parmi ses membres titulaires, dont un membre appartenant au 3^ème collège.

Chaque organisation syndicale représentative peut désigner parmi les membres élus du CSE un représentant syndical pouvant assister aux réunions de la CSSCT.

Elle est présidée par le Responsable des Relations sociales assisté du chargé de prévention, et le cas échéant de toute personne pouvant contribuer à répondre aux questions des membres de la commission.

La CSSCT se réunit ordinairement une fois par trimestre civil.

En dehors des réunions ordinaires, la commission peut tenir des réunions supplémentaires requérant une intervention rapide (dans le cadre par exemple d’un projet de restructuration ou d’un projet ayant un impact en matière de santé et sécurité au travail).

Les parties signataires conscientes des enjeux prioritaires liés à la préservation de la santé et de la sécurité de l’ensemble du personnel au sein de tous les lieux de travail et à l’objectif d’amélioration permanente des conditions de travail réaffirment leur attachement à l’existence d’une telle commission.

La CSSCT exerce par délégation du CSE tout ou partie de ses attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail qu’il précisera chaque année lors de la première réunion du CSE.

De manière générale, la CSSCT pourra remplir des missions générales d’étude de certains problèmes pour le compte du comité, de préparation de certaines de ses délibérations et de réponse à toute sollicitation de l’instance afin d’accomplir des missions particulières. Elle est dépourvue de la personnalité civile et ne peut souscrire aucun engagement de quelque nature que ce soit ni pour leur propre compte ni pour celui du comité. De plus, et en aucun cas, elle ne peut se substituer au comité pour l’exercice de ses prérogatives légales de consultation, avis et décision, ni de recours à un expert.

Il est néanmoins précisé que la CSSCT exercera :

- à intervalles réguliers (cf ci-après) les missions d’inspection et d’enquête normalement dévolues au CSE. Ce dernier fixera chaque début d’année les thèmes qu’il souhaiterait pouvoir approfondir. Cependant, celui-ci conserve la possibilité d’exercer pour une durée déterminée lui-même ces prérogatives après l’adoption d’une délibération en ce sens.

- des enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel

Les comptes-rendus d’enquêtes et d’inspections sont présentées à la CSSCT.

La commission se réunit à l’initiative de son président, lequel fixe les date et heure de réunion, convoque les participants par tous moyens à sa convenance et établit éventuellement un ordre du jour accompagné le cas échéant des documents nécessaires aux travaux de la commission. Aucun quorum de participation n’est fixé.

Lorsque la commission délibère et doit adopter une motion ou prendre une décision, elle se prononce à la majorité des membres présents qui votent à main levée.

Dans le cadre de ses activités la commission veillera à informer le CSE lors de chaque réunion trimestrielle portant sur les sujets santé, sécurité et conditions de travail.

Dans l’exercice de leur mandat et après sa cessation, les membres de la commission, représentants du personnel ou non, sont tenus à confidentialité relativement :

— aux renseignements qu’ils obtiennent et relatifs aux procédés de fabrication de l’entreprise ;

— aux informations de toutes natures données et signalées comme confidentielles par l’entreprise.

Le temps passé en réunion ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion seront payés comme temps de travail effectif et ne s’imputeront pas sur le crédit d’heures de délégation.

Un crédit d’heures annuel de 13 heures par mois est attribué à chacun des membres de la CSSCT. Ces heures ne sont pas reportables d’un mois sur l’autre.

Dans le cadre de leurs missions, il est convenu que les 5 membres élus de la CSSCT pourront réaliser leurs inspections par binôme constitué :

-soit d’un autre membre élu de la CSSCT

-soit d’un autre élu titulaire élu au CSE

Il est enfin convenu que ces inspections se réaliseront dans la limite de 10 par an et que chaque élu de la CSSCT doit pouvoir réaliser au moins 2 visites par an.

12-2 : La commission économique

Elle est composée de quatre membres titulaires du CSE. Le CSE veillera lors de la désignation, que des élus de chaque organisation syndicale représentative y siège.

Elle est présidée par le Responsable des Relations Sociales assisté d’un membre compétent en matière économique et financière et le cas échéant de toute personne pouvant contribuer à répondre aux questions des membres de la commission.

Elle se réunit une fois par semestre en tenant compte du calendrier des informations destinées à la politique économique.

La commission économique est chargée d’étudier les documents économiques et financiers recueillis par le CSE.

Elle n’a pas de voix délibérative.

Le temps passé en réunion ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion seront payés comme temps de travail effectif et ne s’imputeront pas sur le crédit d’heures de délégation.

12-3 : La commission de formation

Elle est composée de quatre membres qui peuvent être des élus du CSE, ou des salariés de l’entreprise. Ils sont désignés par le CSE. Le CSE veillera lors de la désignation, que des élus de chaque organisation syndicale représentative y siège

Elle est présidée par le responsable des relations sociales, assisté du responsable de la formation, et le cas échéant, de toute personne pouvant contribuer à répondre aux questions des membres de la commission.

Elle se réunit une fois par an. Le temps passé en réunion ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion seront payés comme temps de travail effectif et ne s’imputeront pas sur le crédit d’heures de délégation.

La commission de la formation est chargée notamment de préparer les délibérations du CSE en matière de formation.

Elle n’a pas voix délibérative.

12-4 : La commission de l’égalité professionnelle et de la promotion de la diversité

Elle est composée de quatre membres qui peuvent être des élus du CSE, ou des salariés de l’entreprise. Ils sont désignés par le CSE. Le CSE veillera lors de la désignation, que des élus de chaque organisation syndicale représentative y siège

Elle est présidée par le responsable des relations sociales, assisté du responsable de la rémunération et/ou du responsable recrutement et gestion des carrières et le cas échéant de toute personne pouvant contribuer à répondre aux questions des membres de la commission.

Elle se réunit une fois par an, préalablement à la réunion ordinaire du CSE dédiée à la présentation du rapport de situation comparée femmes hommes notamment telle que prévu par le calendrier d’information relatif à la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

La commission est notamment chargée de préparer les délibérations prévues au 3^° de l’article L.2312-17 du code du travail et d’assister le CSE dans ses attributions relatives à l’égalité professionnelle.

La politique de promotion de la diversité étant une priorité partagée entre la direction et les organisations syndicales signataires, il est convenu que cette commission préparerait les échanges sur cette thématique et suivrait plus particulièrement les actions concernant le handicap et la lutte contre les discriminations.

Elle n’a pas de voix délibérative.

Le temps passé en réunion ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion seront payés comme temps de travail effectif et ne s’imputeront pas sur le crédit d’heures de délégation.

12-5 : La commission d’information et d’aide au logement et de la protection sociale (régimes de prévoyance et frais de santé)

Elle est composée de quatre membres qui peuvent être des élus du CSE, ou des salariés de l’entreprise. Ils sont désignés par le CSE. Le CSE veillera lors de la désignation, que des élus de chaque organisation syndicale représentative y siège.

Elle est présidée par le responsable des relations sociales, assisté du responsable paye, administration du personnel et avantages sociaux, et le cas échéant de toute personne pouvant contribuer à répondre aux questions des membres de la commission.

Elle se réunit au moins deux fois par an en tenant compte de la périodicité des informations relative à la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi

La commission d’information et d’aide au logement et de la protection sociale (régimes de prévoyance et frais de santé) a en charge l’examen des mesures permettant de faciliter le logement, l’accession à la propriété et à la location des locaux d’habitation destinés à l’usage personnel pour les salariés de Nocibé.

Elle a également en charge le suivi de la mutuelle mise en place au niveau de l’entreprise.

Elle n’a pas de voix délibérative.

Le temps passé en réunion ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion seront payés comme temps de travail effectif et ne s’imputeront pas sur le crédit d’heures de délégation.

Article 13 : Les modalités d’exercice des attributions du CSE

13-1 : Règles de consultation

Les principes de la consultation du CE sont conservés pour le CSE, ainsi la consultation doit être préalable à toute décision de l’employeur sauf en cas d’OPA.

Le CSE émet des avis et des vœux dans l’exercice de ses attributions consultatives.

Le CSE dispose d’un délai d’examen suffisant et d’informations précises et écrites transmises ou mises à disposition par l’employeur notamment dans la BDES.

Pour mémoire les consultations ponctuelles se poursuivaient sous l’égide de l’ancien accord (Bilan social, Rapport de Situation Comparée). Ces thèmes étant regroupés dorénavant au sein de ces consultations obligatoires, seules et à compter du 1^er Janvier 2020, les dispositions ci-après s’appliqueront.

13-2 : Délais de consultation

Le délai préfix de consultation est celui défini par décrets. Deux délais réglementaires seront applicables : un mois dans le cas général et deux mois en cas de recours à un expert.

Ces délais permettent au CSE d’exercer utilement sa compétence, en fonction de la nature et de l’importance des questions qui lui sont soumises.

A l’expiration de ces délais, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Toutefois le CSE s’estimant suffisamment informé peut rendre un avis en dehors de ces délais.

13-3 Consultation sur les orientations stratégiques de NOCIBE

La consultation relative aux orientations stratégiques de NOCIBE est effectuée tous les deux ans et au plus tôt au mois de Janvier. Au regard de l’entrée en vigueur du présent accord, la première consultation aura lieu en 2020. Autrement dit les consultations à venir auront lieu les années paires.

Pour permettre cette consultation le CSE bénéficiera des informations nécessaires qui lui seront communiquées chaque année selon le calendrier défini à titre indicatif en Annexe 1, 2 et 3 du présent Accord.

13-4 Consultation sur la situation économique et financière de NOCIBE

La consultation relative à la situation économique et financière de NOCIBE est effectuée tous les deux ans et au plus tôt au mois de Janvier. Au regard de l’entrée en vigueur du présent accord, la première consultation aura lieu en 2020. Autrement dit les consultations à venir auront lieu les années paires.

Pour permettre cette consultation le CSE bénéficiera des informations nécessaires qui lui seront communiquées chaque année selon le calendrier défini à titre indicatif en Annexe 1, 2 et 3 du présent Accord.

13-5 Consultation sur la Politique Sociale de NOCIBE, les conditions de travail et l’emploi

La consultation relative à la Politique Sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi est effectuée tous les ans et au plus tôt au mois de Juin. Au regard de l’entrée en vigueur du présent accord, la première consultation aura lieu au plus tôt en Juin 2020.

Pour permettre cette consultation le CSE bénéficiera des informations nécessaires qui lui seront communiquées chaque année selon le calendrier défini à titre indicatif en Annexe 1, 2 et 3 du présent Accord.

13-6 : Accords collectifs

Les projets d’accords collectifs quelques soient leurs thèmes, leur révision ou leur dénonciation ne sont pas soumis à la consultation du CSE (article L .2312-14 du code du travail, alinéa 2).

13-7 : Libertés individuelles

Si un membre du CSE constate, notamment par l’intermédiaire d’un salarié, qu’il existe une atteinte aux droits des personnes, à leur santé physique et mentale ou aux libertés individuelles dans l’entreprise qui ne serait pas justifiée par la nature des tâches à accomplir ni proportionnée au but recherché, il en saisit immédiatement l’employeur. De même, s’il constate l’existence d’une mesure discriminatoire il exerce alors son droit d’alerte. Pour que ce droit d’alerte puisse s’exercer, l’acte ou le comportement reproché doit porter atteinte aux droits des personnes et aux libertés individuelles, c’est-à-dire méconnaître :

• Le droit au respect de la vie privée et le droit de mener une vie familiale normale

• La liberté d’expression et d’opinion

• Le principe de non-discrimination

• La prohibition du harcèlement moral ou sexuel

• Les règles régissant la vidéo-surveillance et la vidéo protection

L’employeur procède sans délai à une enquête avec le membre du CSE à l’origine du droit d’alerte et prend les dispositions nécessaires le cas échéant pour remédier à la situation. Le rapport d’enquête peut être présenté à la CSSCT et au CSE.

Dans cette situation il appartiendra au membre du CSE d’avoir les éléments factuels et objectifs pouvant motiver l’exercice du droit d’alerte. L’enquête qui en résultera devra s’inscrire en priorité dans une démarche prudentielle et objective de compréhension de la situation et non de jugement. Selon la nature des événements les modalités d’enquête devront être déterminées afin qu’elles ne génèrent pas d’autres difficultés susceptibles de générer d’autres atteintes aux libertés individuelles ou de restrictions au droit de chacun de se défendre.

Article 14 : Les expertises du CSE

14-1 : Expertises pour les consultations récurrentes du CSE

Dans le cas où les élus se considéreraient insuffisamment informés, le CSE pourra se faire assister par un expert dans le cadre des consultations récurrentes en lien avec le calendrier de consultation défini selon la périodicité suivante :

• Tous les deux ans sur les orientations stratégiques de l’entreprise les années paires.

• Tous les deux ans sur la situation économique et financière de l’entreprise les années paires.

• Tous les deux ans sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi les années impaires.

14-2 : Expertises en cas de projet ponctuel

Le CSE peut se faire assister par un expert-comptable de son choix lors des projets ponctuels suivants :

• Lors d’une opération de concentration

• Lors de l’exercice du droit d’alerte économique par le CSE

• Lors d’un licenciement collectif pour motif économique de plus de 10 salariés avec un PSE

• dans le cadre d'une offre publique d'acquisition

14-3 : Expertise qualité du travail et de l’emploi

Le CSE peut recourir à un expert habilité dans des conditions prévues par les articles R. 2315-51 et R. 2315-52 :

• Lorsqu’un risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel constaté dans l'établissement

• en cas d'introduction de nouvelles technologies, ou pour tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail.

• en vue de préparer la négociation sur l'égalité professionnelle dans les entreprises d'au moins 300 salariés

14-4 : Expertises libres

Le CSE peut faire appel à tout expert pour la préparation de ses travaux. Une délibération du CSE sera prise au préalable.

14-5 : Prise en charge du coût des expertises du CSE

Le CSE prend en charge 20 % du coût des expertises suivantes, l’employeur prenant en charge 80 % du coût :

• La consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise et

• Toutes celles liées à des consultations ponctuelles du CSE.

Les expertises prises en charges en totalité par l’employeur sont :

• Les expertises liées à la consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise

• Les expertises liées à la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

• L’expertise en cas de licenciement collectif pour motif économique

• L’expertise en cas de risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.

Les expertises libres sont en totalité à la charge du CSE

14-6 Procédure de décision de recours à expertise

Il est convenu que tout recourt à expertise s’organisera de la manière suivante :

-Par délibération lors d’une réunion ordinaire ou extraordinaire, le point devant être préalablement inscrit à l’ordre du jour de la réunion. Le vote portera sur le principe de recours à l’expertise

-La motivation du CSE avec les points d’éclairage nécessaires à sa compréhension

-La mise en place d’une démarche préalable avec des experts internes. A ce titre il est convenu qu’une réunion extraordinaire s’organisera avec les experts en lien avec la thématique motivant l’appel à un expert. Cette réunion interviendra dans un délai maximum d’un mois calendaire. Lors de cette réunion extraordinaire :

-Soit le CSE s’estime suffisamment éclairé mettant fin ainsi à sa volonté d’une expertise

-Soit à l’inverse il confirme sa volonté de se faire assister avec un avis motivé.

En cas de poursuite de l’appel à expertise le CSE établira par l’intermédiaire de son secrétaire une lettre de mission explicite au profit de l’expert choisi. Le choix de l’expert s’effectuera à travers un cahier des charges explicite auquel sera annexé la lettre de mission. Ce cahier des charges devra être présenté lors de la réunion où le CSE aura pu exprimer pour la première fois sa volonté d’avoir recours à un expert et s’assurera qu’au moins deux cabinets d’expertise participeront à l’appel d’offres qui sera lancé. Le choix définitif de l’expert s’effectuera lors de la seconde réunion.

L’expert désigné notifiera à l’employeur le coût prévisionnel et l’étendue de l’expertise en conformité avec la lettre de mission.

Il est en outre précise que l’expertise devra s’inscrire dans les délais fixés par les dispositions réglementaires étant précisé que ce délai court à compter de la deuxième réunion de désignation.

Article 15 : Moyens du CSE

15-1 : Local

L’employeur met à la disposition du CSE sur le site de Villeneuve d’Ascq un local aménagé et le matériel nécessaire à son fonctionnement.

15-2 : Rédaction des procès-verbaux de réunion du CSE

Au titre des réunions du CSE, le CSE peut décider de recourir à un prestataire chargé d’opérer à l’enregistrement et à la préparation des procès-verbaux, sous contrôle de la secrétaire.

Ce prestataire devra répondre aux règles de confidentialité et d’enregistrement et de retranscription fidèle des échanges.

Au titre du financement, il est convenu que le financement de la prestation se fasse directement auprès de l’entreprise laquelle sera ensuite déduite du budget de fonctionnement à hauteur de 80 %.

15-3 : Mises sous pli et affranchissements

Afin de faciliter la communication du CSE, lors de l’envoi de communication en magasin, le secrétariat du CSE pourra utiliser un système de mise sous plis automatisé ou des prestations équivalentes qui sera mis à sa disposition sur le site de Villeneuve d’Ascq et bénéficier du système d’affranchissement de l’entreprise.

Le coût d’affranchissement sera refacturé au CSE.

15-4 : Moyens complémentaires

Nocibé prend en charge le paiement du déjeuner des membres lors des réunions du CSE selon les règles en vigueur au sein de la société.

Le CSE dispose d’un espace sur l’intranet de l’entreprise, accessible par un onglet, dans lequel les informations relatives aux activités sociales sont présentées. Il est expressément convenu que le site du CSE ne sera utilisé que pour des informations relatives au fonctionnement et aux activités sociales du CSE à l’exclusion de toute communication syndicale.

Le CSE bénéficiera d’une messagerie électronique. Cette dernière ne sera pas utilisée et ne fera pas foi pour les relations officielles avec l’entreprise mais sera tolérée pour des échanges officieux ou techniques sans engagement. De même cette messagerie pourra être utilisée pour communiquer avec les salariés sur les œuvres sociales, après validation auprès de la Direction.

Les délibérations du CSE sont consignées dans des Procès-verbaux et communiquées à l’employeur et aux membres du CSE. Les Procès-verbaux de réunion des 12 derniers mois seront disponibles sur l’intranet et l’ensemble de ces derniers sur demande auprès du CSE et/ou du service Juridique Social. Un email à l’attention des Responsables de Magasin et du RRH logistique sera envoyé afin de les alerter sur la disponibilité sur l’intranet d’un nouveau Procès-verbal. Chaque Responsable devra imprimer le nouveau PV pour affichage sur le tableau prévu à cet effet.

LIVRE 2

La B.D.E.S

La Base de Données Economiques et Sociales

Préambule

Conçue pour être le principal vecteur d’information des élus du CSE et le document de référence unique regroupant les informations mise à disposition de l’entreprise, la Base de données économiques et sociales rassemble au même endroit les informations qui leur sont destinées.

Article 1-Accès à la BDES et support

La BDES est accessible en permanence et dans son intégralité aux membres du CSE ainsi qu’aux éventuels Délégués Syndicaux.

L’ensemble des membres du CSE et Délégués Syndicaux se sont vu attribuer une adresse email par l’intermédiaire de laquelle ils peuvent directement accéder à un fichier Partage intitulé « BDES » via actuellement ONEDRIVE.

En effet au sein de l’UES NOCIBE, la BDES est constituée sur support informatique, celle-ci étant disponible via un réseau partagé dont les accès sont restreints aux personnes suscitées.

L’accès aux informations mise à disposition sur la BDES se fait en lecture uniquement, aucune modification n’est possible.

Article 2-Structure de la BDES

La BDES sera organisée de la façon suivante :

• Elle comportera les domaines d’informations définis par les dispositions réglementaires en lien direct avec l’organisation et l’activité de l’entreprise. Ces domaines seront intitulés « Thèmes » au sein du document partage.

• Un onglet spécifique intitulé « Négociations » sera exclusivement accessible aux Délégués Syndicaux. Dans cet onglet seront regroupés par thème de négociation l’ensemble des informations transmises pendant les discussions.

• Les informations transmises de manière récurrente au CSE regroupées selon les trois grandes consultations récurrentes.

• Les documents présentés en séances regroupées en fonction des dates de réunions

• Les PV de CSE

• Les Accords Collectifs et Avenants et Décisions unilatérales

Article 3-Fonctionnement de la BDES

Les informations seront transmises :

• Selon la périodicité des informations récurrentes (janvier, février, mars ,…..) assurant les consultations obligatoires ( politique sociale ; politique économique et orientations stratégiques) telles que reprises dans l’annexe 1,2 et 3 du présent accord. A ce titre, 3 onglets distincts relatifs à chacune des consultations obligatoires seront réalisés.

• En cas de consultation ponctuelle ou de négociation, le CSE bénéficiera d’information inhérente lors de la première réunion d’information consultation ou de négociation.

• Sur des périodes définies ( N-1, N-2, N, N+1, ….) selon les thématiques des différents domaines concernés et tenant compte des possibilités techniques d’apporter notamment des éléments prospectifs.

A ce titre, il est précisé qu’une synthèse sera présentée indiquant pour chaque domaine les années concernées par ces informations. Cette synthèse fera partie intégrante du présent accord. Elle reprendra par domaine la nature de l’information, le support de référence, la direction garante de l’information, l’historique, les années prospectives possibles et enfin la périodicité associée.

Les informations requises sont, préalablement à chaque consultation (ponctuelle ou récurrente), mises à la disposition des membres du CSE dans la BDES venant ainsi se substituer à la version papier. Les élus sont prévenus par mail de cette mise à disposition.

De même la mise à jour des données dans la BDES vaut communication aux élus. A chaque actualisation de la base, l’employeur en informe les représentants du personnel par mail ou communication d’un pop-up.

Article 4-Confidentialité

Les informations confidentielles seront identifiées comme telles et répondront aux règles prévues dans le livre 4 du présent accord.

LIVRE 3

Exercice du Droit Syndical

Chaque organisation syndicale représentative, qui constitue une section syndicale, désigne parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli à titre personnel et dans leur collège au-moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au CSE, quel que soit le nombre de votants, dans les limites fixées à l’article L.2143-12 du code du travail, un ou plusieurs délégués syndicaux.

Ils disposent chacun d’un crédit d’heures de délégation mensuel de 24 heures pour l’exercice de leurs fonctions.

Selon que les organisations syndicales sont représentatives ou non, les sections syndicales se verront attribuer un local selon article L2142-8 du Code du Travail.

Le local commun ou non se verra aménagé et doté du matériel nécessaire à son fonctionnement (téléphone, imprimante (4 cartouches par an), fournitures (dotation 1 fois par an), 1 code du travail annoté par organisation syndicale, 1 boite aux lettres, un ordinateur avec connexion téléphone et internet). Les frais relatifs à ces abonnements seront pris en charge par l’entreprise à réception de la facture.

La publicité des accords d’entreprise auprès des représentants du personnel et des salariés sera assurée par leur mise en ligne sur l’intranet de l’entreprise et ce dans le but de remplacer le support papier.

Afin d’améliorer l'exercice du droit syndical au sein de l’entreprise, une subvention annuelle de 2 500 euros, sera attribuée à chaque organisation syndicale représentative présente dans l’entreprise.

La Direction NOCIBE et ses partenaires soucieux de construire une relation sociale de qualité, se sont accordés pour qu’au sein de l’onglet Représentants du Personnel/Organisations Syndicales de l’intranet de l’entreprise, chaque Organisation Syndicale représentative bénéficie d’un espace au sein duquel elle pourra présenter son syndicat après relecture du texte par la Direction et où l’adresse de son site internet s’il existe pourra apparaitre. L’ordre d’apparition des onglets se fera selon l’ordre alphabétique.

Afin de faciliter la communication syndicale, le système d’affranchissement du siège de l’entreprise ainsi qu’une solution de sous-traitance de l’édition et de la mise sous plis est mise à la disposition des organisations syndicales si elles le souhaitent. Les dépenses dans ce cadre sont prises en charge par l’entreprise à concurrence de 3500€ par an et par organisation syndicale représentative.

Les invitations aux réunions de négociations seront envoyées par email.

Dans le cadre des différentes négociations les informations requises seront, mises à la disposition des Délégués Syndicaux dans la BDES venant ainsi se substituer à la version papier.

Dès que des moyens matériels le permettront, il pourra être envisagé sous réserve des dispositions réglementaires le recours à la visio-conférence et aux conférences téléphoniques.

Les modalités opérationnelles seront alors fixées garantissant notamment l’écoute permanente et la confidentialité des échanges.

LIVRE 4

Communications et confidentialités

Article 1 : Principe de confidentialité

La volonté de la direction est de ne conférer le caractère confidentiel qu’à des documents ou des informations limitativement énumérés.

Lorsqu’une information et/ou un document sont présentés comme confidentiels par la Direction, chacun respectera strictement ces règles dans le cadre et l’esprit des dispositions légales et jurisprudentielles applicables.

La direction s’attachera à limiter au maximum les données confidentielles tant en ce qui concerne les documents ou informations eux-mêmes que, chaque fois que nécessaire, la durée éventuelle de cette confidentialité.

Article 2 : Discrétion et confidentialité

Les parties ont souhaité rappeler de manière très solennelle l’importance que chacun attache au respect des règles de confidentialité et de discrétion relative aux informations qui sont portées à la connaissance des représentants du personnel.

A cet égard, la direction veillera, chaque fois que nécessaire, à informer de manière très claire, le CSE et les délégués syndicaux concernés, du caractère confidentiel des informations éventuellement portées à leur connaissance.

A l’occasion de cette information, il sera précisé :

• Les documents, ou les parties des documents frappés du sceau de la confidentialité : ceux-ci ne pourront, notamment, pas figurer dans le cadre de communications syndicales.

• Le cas échéant, la durée éventuelle de cette confidentialité

Dans certaines circonstances afin de favoriser un dialogue transparent et constructif s’agissant d’informations particulièrement sensibles, la Direction pourra en accord avec le CSE, prévoir que les débats portant sur les volets frappés de confidentialité ne figureront pas au sein du ou des procès-verbaux publiés.

Ces échanges pourront alors demeurer uniquement sur une version intégrale du procès-verbal conservé en deux exemplaires :

• L’un par le secrétaire du CSE

• L’autre par le représentant de la direction.

Article 3 : Communication des informations sur Internet

Il est convenu par tous de l’importance à veiller à une communication maitrisée des informations concernant les sociétés de l’UES Nocibé mais également le personnel des sociétés.

Il est convenu :

• Qu’il doit être veillé au respect de l’image de Nocibé, et de ses salariés, dans le cadre notamment des dispositions applicables au droit de la presse (notamment la loi sur la presse du 29 juillet 1881)

• Que les organisations syndicales s’engagent à ne pas faire apparaitre des communications qui seraient diffamantes, injurieuses ou susceptibles de nuire à l’image de toutes personnes clairement identifiées.

Par ailleurs, les organisations syndicales et les membres du CSE, de manière générale, devront s’assurer, lorsqu’ils communiquent des informations ou des documents fournis par Nocibé par le biais, en particulier mais pas seulement, de sites internet et des réseaux sociaux quels qu’ils soient, que seuls les salariés de l’entreprise pourront y accéder.

Pour ce faire, elles s’engagent à demander au préalable au salarié, pour accéder aux informations qu’elles transmettent par voie numérique, de s’identifier via son nom, prénom et numéro de matricule.

A cette fin, la société enverra chaque mois un fichier à jour des salariés avec leur numéro de matricule.

Il est rappelé que le non-respect de ces dispositions, expose les personnes concernées le cas échéant

• A d’éventuelles sanctions disciplinaires prévues par le règlement intérieur

• A ce que leur responsabilité civile et ou pénale soit engagée

LIVRE 5

Mesures relatives aux moyens attribués aux représentants du personnel

Article 1-Affichage légal

Les signataires conviennent que cette obligation générale doit être adaptée à la réalité d’un réseau de magasins et à la dispersion tant des salariés que des représentants du personnel sur le territoire national. C’est pourquoi ils sont convenus que cette obligation sera valablement remplie par :

• La mise en place dans chaque magasin d’un panneau d’affichage en liège au format A4, par section syndicale présente dans l’entreprise. Les parties conviennent que ce tableau permettra l’affichage des communications syndicales.

• La mise en place dans chaque magasin d’un seul et même panneau d’affichage en liège, permettant d’accueillir 3 formats A4. Les parties conviennent que ce tableau permettra l’affichage des communications relatives au CSE.

Afin qu’ils soient accessibles au plus grand nombre de collaborateurs, ces tableaux seront apposés dans la salle de pause ou les vestiaires mis à la disposition des salariés de chaque magasin, hors la vue du public. La bonne installation de ces tableaux sera vérifiée entre autres par le service audit interne. A cet effet il en sera fait mention dans la grille d’audit interne, dans la grille d’autocontrôle et dans la check-liste utilisée par les Directeurs Régionaux.

Un exemplaire des communications syndicales et des informations relatives au CSE, sera adressé à la Direction, simultanément à son affichage par les représentants du personnel concernés sur le panneau qui leur a été attribué sous un format A4.

De même sera mis à la disposition de chaque section syndicale ainsi que du CSE, un panneau d’affichage sur le siège (Ticléni), à l’entrée du site logistique ainsi que sur l’annexe (Hadley).

Il est expressément convenu que l’affichage en dehors des panneaux mis à la disposition des représentants du personnel est formellement interdit.

Article 2-Adresse email

Chaque représentant du Personnel au sein de l’UES NOCIBE se verra attribuer une adresse email NOCIBE.

Article 3- Avance de frais

Les Représentants du Personnels se verront attribuer une unique avance de frais de 300€. Cette somme sera restituée à la fin du mandat.

Article 4-Bons de délégation :

Les parties ont réaffirmé de manière solennelle l’importance d’une gestion fluide et responsable des heures de délégation dévolues à chaque représentant du personnel qui dispose d’un crédit d’heures.

Cela induit qu’il s’instaure entre chaque représentant du personnel et son responsable hiérarchique direct, un dialogue constructif permettant :

• au représentant du personnel d’exercer ses responsabilités électives ou désignatives dans les meilleures conditions,

• à la communauté de travail à laquelle appartient ce représentant du personnel de s’organiser pour pouvoir poursuivre ses missions tout en lui assurant l’exercice serein de ses responsabilités.

Pour atteindre ces objectifs, les parties réaffirment le caractère essentiel d’un dialogue et de l’anticipation dans l’organisation de la prise des heures de délégation.

L’objet du bon de délégation est de servir de support à l’échange nécessaire entre le responsable hiérarchique d’une part, et le représentant du personnel d’autre part.

Au-delà de l’élaboration formelle de ce bon, les parties entendent souligner leur attachement à ce que chaque représentant du personnel puisse informer le plus tôt possible, dans un esprit d’anticipation, son responsable hiérarchique, des heures de délégation qu’il entend utiliser.

Ainsi, chaque fois que cela est possible, le représentant du personnel veillera à informer son responsable direct de ses prévisions d’heures de délégation au titre de la semaine suivante.

Quoi qu’il en soit, à chaque fois que cela est possible, le représentant du personnel remet, avant de s’absenter lorsqu’il part en délégation, le bon de délégation à son responsable hiérarchique.

De la même manière la Direction préviendra par tous moyens le responsable hiérarchique du représentant du personnel des dates de réunions auxquelles ce dernier est convié.

La Direction NOCIBE s’engage à la mise en place prochaine d’un process permettant la dématérialisation de ces bons de délégation.

La Direction a mis en place un outil permettant le relevé des temps de représentation (incluant les temps de délégation, les temps de trajet, les temps de réunion, etc…) disponible sur l’intranet.

Article 5-Prise en charge complémentaire

A chaque renouvellement de l'instance, les élus du CSE nouvellement désignés bénéficieront d’une prise en charge par NOCIBE, de la mise à disposition d’un téléphone (hors abonnement).

Cette prise en charge est unique et concerne la première année de mandat, c’est à dire qu’elle n’intègre pas la casse ou vol et n’intègre pas l’hypothèse où le CSE voudrait renouveler l’ensemble de son parc pour tous les élus. A titre exceptionnel et pour l’année 2019 NOCIBE accepte de prendre en charge tout ou partie du cout supporté par la CSE des téléphones dans la limite de 12 000€.

03

LIVRE 6

Gestion des carrières des représentants du personnel

Article 1 : Evolution de carrière

La mission des représentants du personnel est remplie simultanément à l’exercice d’une activité professionnelle et à une évolution de carrière professionnelle normale.

Un représentant du personnel a en effet un emploi correspondant à sa qualification et son expérience, lui permettant de progresser dans son métier en fonction de ses compétences.

Article 2 : Prise de mandat

Un salarié titulaire de mandat électif ou désignatif doit pouvoir occuper un emploi correspondant à sa qualification professionnelle, lui permettant et de progresser dans son métier et dans sa carrière, en fonction de ses compétences.

Au début du mandat, le représentant du personnel titulaire, le délégué syndical ou le titulaire d’un mandat syndical bénéficie, à sa demande, d’un entretien individuel avec son employeur portant sur les modalités pratiques d’exercice de son mandat au sein de l’entreprise au regard de son emploi. Il peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise. Cet entretien ne se substitue pas à l’entretien professionnel mentionné à l’article L6315-1 du code du travail.

Cet entretien a pour objet notamment d’évaluer sa disponibilité au poste compte tenu des différentes responsabilités liées aux mandat(s) détenu(s) et de réfléchir à l’adaptation de son poste et de sa charge de travail en veillant à préserver l’intérêt du travail et à maintenir les possibilités d’évolution professionnelle.

Article 3 : Suivi en cours de mandat

La gestion du salarié mandaté reste de la responsabilité pleine et entière de la hiérarchie, qui suit les collaborateurs au quotidien, fixe les objectifs professionnels, apprécie les compétences et propose des formations.

L’entretien individuel est obligatoire et permet de réaliser ce suivi sur la durée. Outre les finalités communes à l’ensemble des salariés (appréciation de la prestation professionnelle, identification des compétences acquises ou à développer), cet entretien a pour objet de faire un bilan de l’année écoulée sur l’équilibre trouvé entre le temps consacré à l’activité professionnelle, la vie personnelle et celui consacré aux fonctions syndicales et électives, ainsi que l’évolution de carrière.

La hiérarchie directe fixe les objectifs professionnels et évalue leur atteinte ; ces objectifs doivent tenir compte du seul temps alloué à l’activité professionnelle.

Les représentants du personnel bénéficient des garanties de rémunération telles que prévues par les dispositions réglementaires.

Chaque mois l’ensemble des heures utilisées par les représentants du personnel issus des magasins et de la logistique dans le cadre de leur mandat sont transmises au contrôle de gestion pour être neutralisées afin que le remplacement du représentant du personnel absent puisse être réalisé si besoin (fortes activités, etc.).

Concernant les absences dans le cadre des mandats des représentants du personnel issus du Siège : ces dernières seront prises en compte dans l’organisation de leur service respectif.

Article 4 : A l’issue du mandat

Lorsque l’entretien professionnel est réalisé au terme d’un mandat de représentant du personnel titulaire ou d’un mandat syndical, l’entretien permet de procéder au recensement des compétences acquises en cours de mandat et de préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise.

Si le représentant du personnel le souhaite, un membre du service Ressources Humaines pourra éventuellement participer à cet entretien qui pourrait également avoir pour but d’examiner :

• Les modalités de retour à son activité professionnelle

• Les besoins de formation nécessaires à la reprise de cette activité

• Les possibilités de retour dans un autre poste en accord avec le salarié

• Le repositionnement professionnel de l’intéressé.

Dispositions finales :

Article 1 : Principe général

Les parties conviennent de substituer le terme CSE aux anciennes appellations DP, CE et CHSCT.

Article 2 : Application de l’accord

Les dispositions du présent accord ne pourront pas être modifiées ni par les protocoles d’accords préélectoraux, ni par les règlements intérieurs du CSE sauf dispositions plus favorables.

Tous les usages et engagements unilatéraux et accords antérieurs au présent accord et portant sur les mêmes obligations cessent de s’appliquer à la date d’entrée en vigueur du présent accord.

Article 3 : Durée de l’accord – conditions de validité de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er Janvier 2020.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord n'acquerra la valeur d'un accord collectif que s'il est signé par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.

Article 4 : Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Le suivi de l'application du présent accord sera organisé de la manière suivante : une commission de suivi composée d’un représentant de l’employeur et d’un représentant de chacune des parties signataires se réunira une fois par an pour assurer le suivi de l’application de l’accord.

En outre, les signataires du présent accord se réuniront tous les quatre ans afin de dresser un bilan de son application et s'interroger sur l'opportunité d'une éventuelle révision.

Article 5 : Interprétation des dispositions de l’accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivants sa demande, pour étudier et tenter de régler tout différent d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.

Article 6 : Révision et dénonciation

Le présent accord et /ou le livre concerné pourra faire l’objet de révisions ou d’une dénonciation conformément aux dispositions légales.

Plus particulièrement, le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec avis de réception.

Dans ce cas, la direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 7 : Dépôt

En application des articles L2231-5-1 et D2231-2 du code du travail, le présent accord sera déposé via une version sur support électronique, auprès de la Direccte, et un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes de Lille.

Chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise recevra un exemplaire du présent accord.

Le présent accord est versé dans la base de données prévue à l'article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Villeneuve d’Ascq, le 29 Janvier 2020.

En 4 exemplaires originaux

Signatures

Pour la Société NOCIBE  Pour la CFTC :

Mme

Pour la CGT :