Accord d'entreprise "ACCORD AUTORISANT LE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE" chez CNH INDUSTRIAL FINANCIAL SERVICES (Siège)

ACCORD AUTORISANT LE VOTE

PAR VOIE ELECTRONIQUE

ENTRE :

CNH Industrial Financial Services

Société par actions simplifiées au capital de 105 860 635.25 €

16-18 Rue des Rochettes

91150 MORIGNY CHAMPIGNY

Représentée par

Agissant en qualité de Responsable des Ressources Humaines

D'une part,

ET :

• Le Syndicat SNI / UNSA,

Représenté par

Délégué Syndical

D'autre part,

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT:

Préambule :

Afin de faciliter l’organisation des élections, de favoriser la participation des salariés, les parties conviennent d’autoriser le vote par voie électronique pour les élections professionnelles, au moyen d’un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant au présent accord.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Les parties rappellent que ce dispositif s’inscrit dans le processus de négociation du protocole préélectoral, organisé lors de la mise en place ou le renouvellement de l’institution CSE ou de chaque élection partielle.

Article 1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles. Toutefois, le principe du recours au vote électronique devra être, pour chaque élection, expressément prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales, le nom du prestataire de service s’il est prévu d’en solliciter un et fera référence au présent accord autorisant le recours au vote électronique.

Le vote électronique se déroule à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès à internet ou lorsque le site d’appartenance aura été doté d’un Kiosque de vote en libre accès (Ordinateur ou tablette)

Le système retenu par la Société doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :

- l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré,

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- la confidentialité : le secret du vote.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Ce dernier comporte en outre la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 : Propagande syndicale

Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction des Ressources Humaines le logo de son organisation en vue de le faire figurer lors du processus du choix de la liste sur le site de vote par Internet.

Il est convenu que le prestataire peut mettre en ligne, sur le site de vote, une profession de foi par organisation syndicale présentant des candidats si l’organisation syndicale le souhaite.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et de leur profession de foi.

Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

Article 5 : Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 5.1. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article 5.2. Contenu des fichiers et destinataires de ces informations

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement :

• les noms et prénoms des inscrits,

• leur date d’entrée dans l’entreprise,

• leur date de naissance,

• le collège d’appartenance.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier « électeurs » comporte exclusivement :

• Les civilités, noms, prénoms des électeurs,

• leur collège d’appartenance,

• leur moyen d’authentification,

• leurs coordonnées postales pour la transmission des codes de vote

• leur matricule

• leur date de naissance

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir.

Ce moyen d’identification doit lui permettre :

• de s’identifier et de voter,

• de compléter la liste d’émargement.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement :

• le collège des électeurs,

• leurs noms et prénoms.

• Les informations uniquement relatives à l’émargement : date / heure / n° accusé de réception du vote.

Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement :

• le collège des candidats,

• la mention « titulaires » ou « suppléants »,

• leurs civilités, noms et prénoms,

• leur date de naissance en cas d’égalité de voix.

• leur rang au sein de la liste

• le rang de leur liste par rapport aux autres listes

• le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente

• le cas échéant, leur appartenance syndicale.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur et les agents habilités des services du personnel.

Article 5.3. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture garantissant l’intégrité du vote en cours de scrutin et sauvegardé à la clôture du scrutin jusqu’au terme des délais de recours.

Article 5.4. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales^1.

Article 5.5. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification, à savoir un code d’accès personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Ces codes sont modifiés pour un éventuel 2ème tour.

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Article 5.6. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément aux articles L 2314-24 et L 2324-22 du code du travail.

Les professions de foi au format PDF seront accessibles à tous les électeurs par simple accès au site de vote.

Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.

Article 5.7. Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe des clés de chiffrement, générées lors du scellement et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord), saisissent chacun une ou plusieurs clés de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 5.8. Conservation des fichiers après le scrutin

La société (ou Le prestataire retenu) devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R. 2314-20 et R. 2324-16 du Code du travail.

A l’expiration des délais de recours, le prestataire, procède, à la demande de l’entreprise, à la destruction des fichiers supports.

Article 5.9. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis, avant sa mise en place ou avant toute modification substantielle, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-8 à R. 2314-11 et R. 2324-4 à R. 2324-7 du Code du travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 5.10. Cellule d’assistance technique²

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire^3.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique⁴ :

1°. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2°. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3°. Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 6 : Information du personnel et de ses représentants

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera transmise par courrier en même temps que les codes de vote.

Les organisations syndicales de salariés seront informées par la direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Article 7 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de quatre ans.

Il entre en vigueur à compter du jour de sa signature.

Il pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Il pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Article 8 : Dépôt et publicité

Un exemplaire signé du présent accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives par la Direction de la société CNH Industrial Financial Services.

Cette obligation ouvrira le délai d’opposition aux organisations syndicales non signataires.

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE par le biais de la plateforme de téléprocédure tété@ccord. Un exemplaire papier fera l’objet d’un dépôt au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent. Mention de son existence sera faite sur le tableau d’affichage de la Direction.

Fait à Morigny-Champigny, le 04 octobre 2018

Pour CNH Industrial Financial Services Pour le SNI / UNSA

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1. Article 6 du décret du↩

2. Articles R 2324-9 et 14 du code du travail↩

3. Article R 2324-9 du code du travail↩

4. Article R 2324-14 du code du travail↩