Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au recours au vote électronique pour les élections professionnelles" chez HVS - HANDI VAL DE SEINE ASSOCIATION DE GESTION (Siège)

ENTRE

L’Association Handi Val de Seine,

dont le siège social est situé 1, place de la Galette – 78 480 Verneuil sur Seine,

représentée par …,

d’une part,

ET

les Organisations Syndicales, représentées par :

• …

• …

• …

d'autre part.

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique pour l'élection des Instances Représentatives du Personnel.

Préambule

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties se sont réunies afin de préparer les élections du Comité Social et Economique et, afin de simplifier l’organisation logistique de ces élections, elles ont convenu d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a donc pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Article 1 – Champ d’application territorial et professionnel

Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements d’Handi Val de Seine, actuels ou futurs. Ainsi, il est entendu qu’il s’appliquerait à un établissement venant d’être crée ou repris par l’Association.

Article 2 – Modalités d’organisation des opérations électorales

Le présent accord pose les principes du recours au vote électronique étant entendu que le protocole d'accord préélectoral définit, lui, les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges. Bien entendu, le présent accord sera donc annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que la conception et la mise en place du système de vote électronique seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Ce dernier comportera, en outre, la description détaillée du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

2.1 Modalités de vote

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour la deuxième fois à l’occasion des élections du CSE de l’Association Handi Val de Seine qui se dérouleront fin 2019.

2.2 Modalités des élections

• Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’Association, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale (ou email).

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

• Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme pour le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé de l’ouverture à la clôture du scrutin. Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R 2314-10 et 11, R 2324 -6 et 7 du Code du Travail et de l’arrêté du 25 avril 2017.

• Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

• Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote habilités et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

• Dépouillement :

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne doit être possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l'arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

• Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R. 2314-20 et R. 2324-16 du Code du travail.

2.3 Bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

2.4 Liste des candidats

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

Article 3 – Information et assistance aux votants

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

• Assistance aux électeurs

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au sein du service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

3.1 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera notamment par la saisie de l’identifiant de vote, du code confidentiel et d’un code supplémentaire déterminé par le prestataire (ex : date de naissance, matricule, etc.). Ainsi, la connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra pas accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

3.2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Ainsi, afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

3.3 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-8 à R. 2314-11 et R. 2324-4 à R. 2324-7 du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Article 4 : Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Les organisations syndicales de salariés seront informées par la direction de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Article 5 – Durée – Date d’effet – Agrément

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et il pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Il pourra faire l'objet d'une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Un exemplaire dûment signé est remis à chaque signataire. Il sera également notifié aux organisations non signataires.

Article 6 – Dépôt et publicité de l’accord

Conformément à la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, le présent accord sera déposé sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr pour être transmis à la Direccte, et remis également au greffe du conseil de prud'hommes de Poissy (78).

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la Direction dans chaque établissement et une copie sera remise aux représentants du personnel.

Fait en 5 exemplaires à Verneuil sur Seine, le 18 février 2019

Pour l’Association Handi Val de Seine

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Pour les organisations syndicales

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