ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF À LA MISE EN PLACE DU FORFAIT EN JOURS SUR L’ANNEE

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

1) La Société " ALIENOR ", Société par Actions Simplifiée au capital de 7.637,69 Euros, dont le siège social est à LA ROCHELLE 17000 – 51, avenue de Périgny, identifiée au Registre du Commerce et des Sociétés de LA ROCHELLE sous le numéro 390 182 350,

Représentée par Monsieur, en sa qualité de représentant légal, déclarant avoir tous pouvoirs à l’effet des présentes.

Ci-après dénommée la Société

D’UNE PART,

ET

2) Le personnel de la Société " ALIENOR ", statuant à la majorité des deux tiers conformément aux dispositions des articles L. 2232-21, L. 2232-22 et R. 2232-10 à R. 2232-13 du Code du travail, suivant procès-verbal de ratification et liste du personnel comportant l’émargement des salariés ayant voté, annexés aux présentes.

D’AUTRE PART,

IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule et objet de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des cadres autonomes (forfait jours) de la Société « ALIENOR ». Il fait suite à l’extension de l’avenant 22 Bis du 7 octobre 2016 (étendu par arrêté du 9 mars 2018, JO 15 mars) à la Convention Collective Nationale des Hôtels, Cafés, Restaurants relatif aux cadres autonomes et aux évolutions jurisprudentielles des dernières années.

Il a pour objet, de compléter le dit avenant applicable depuis le 1^er avril 2018.

En effet, l’arrêté d’extension du 9 Mars 2018, publié au JO le 15 mars 2018 comporte des réserves auxquelles il convient de répondre en formalisant les pratiques de l’entreprise s’agissant des modalités d'exercice du droit du salarié à la déconnexion, les conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période.

Dans le cadre du présent préambule, les parties entendent réaffirmer leur attachement au respect du principe d’équilibre entre vie professionnelle et personnelle et de droit à la déconnexion.

Conformément aux dispositions de l’article L 2232-21 et suivants du Code du travail, la Direction a transmis le présent accord à l’ensemble des salariés en vue d’une consultation organisée le
30 septembre 2022, dans les locaux de l’entreprise.

Article 1 : Salarié concerné

En application de l’article L3121-58 du Code du travail, peuvent conclure une convention de forfait en jours sur l’année :

• les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés ;

• les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

La notion d’autonomie visée ci-dessus s’apprécie par rapport à l’autonomie dans l’organisation du temps de travail, c’est-à-dire par rapport à la liberté dont bénéficie le salarié pour déterminer son emploi du temps en fonction de sa charge de travail et excluant une organisation du temps de travail préétablie, s’agissant notamment :

• des horaires de travail : heure d’arrivée et de départ,

• prise de rendez-vous,

• répartition des tâches dans la journée,

• calendrier des jours et des demi-journées de travail,

• planning des déplacements professionnels, etc.

Sont également concernés par le présent accord, les salariés en CDD ou aux intérimaires qui pourraient être mis à disposition de la société par une entreprise extérieure, éventuellement de travail temporaire, et remplissant les conditions d’application du présent article.

Article 2 : Gestion des absences, arrivées et départs en cours de période pour la rémunération

Le présent article a notamment pour objet de définir les règles de détermination de la rémunération des cadres autonomes en cas d’absence, ainsi qu’en cas d’arrivée ou de départ en cours de période.

2-1 : Nombre de jours travaillés dans l’année

Il est préalablement rappelé que, du 1er janvier au 31 décembre, le forfait annuel en jours travaillés ne peut être supérieur à 218 jours, qu’il s’agisse d’une année de 365 ou de 366 jours.

Ce nombre comprend la journée de solidarité prévue par la loi du 30 juin 2014, relative à la journée de solidarité pour l’autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées.

Ce forfait de 218 jours s’apprécie sur une année complète pour des salariés bénéficiant de droits complets à congés payés. Le décompte s’effectue par demi-journées ou journées.

La période de référence annuelle s’étend du 1er janvier au 31 décembre.

2-2 : Nombre de jours de repos supplémentaires aux congés payés à calculer chaque année (JRTT)

Pour ne pas dépasser ce forfait de 218 jours, il est accordé chaque année des jours de repos supplémentaires.

La méthode de calcul pour définir le nombre de jours de repos pour un salarié présent toute l’année est la suivante :

Nombre de jours calendaires de l’année (365 ou 366) auquel on soustrait :

• Nombre de jours de repos hebdomadaire (samedis et dimanches, sauf nécessités de service ou dérogation)

• Nombre de jours de congés payés

• Nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré

• Nombre de jours travaillés

= Nombre de jours de repos par an

Ce calcul ne comprend pas les congés supplémentaires tels que congés pour évènements familiaux, congé de maternité ou de paternité (etc.) lesquels se déduisent du nombre de jours travaillés.

Le nombre de jours de repos peut varier d’une année sur l’autre en fonction notamment des jours fériés tombant sur un jour ouvré ou non, des années bissextiles, ainsi que des éventuelles absences du salarié.

Le nombre de jours de repos complémentaires fait l’objet d’une réduction proportionnelle en cas d’entrée ou de sortie en cours d’année, d’absences assimilées ou non à du temps de travail
effectif selon les selon les modalités suivantes :

Jours de repos pour une année complète X (nombre de jours calendaire depuis l’embauche jusqu’au 31 décembre ou nombre de jours calendaire du 1er janvier jusqu’à la date de sortie / 365 jours)

Il est pratiqué un arrondi à l’entier le plus proche.

Exemple :

Nombre de jours de repos en cas d’entrée au 15 avril 2022 :

10 jours X (261 (nombre de jours calendaires entre le 15 avril et le 31 décembre 2022)/365 jours)

= 7,15 arrondis à l’entier inférieur soit 7 jours de repos supplémentaires

2-3 : Prise en compte des absences, entrées et sorties en cours d’année

2-3.1 : Embauche en cours d’année.

Les salariés embauchés en cours d’année, se voient appliquer un calcul spécifique pour la détermination du forfait applicable pour la période comprise entre leur entrée dans l’entreprise et la fin de la période de référence.

Le forfait spécifique se calcule de la manière suivante :

Il est ajouté au forfait prévu de 218 jours 25 jours ouvrés de congés payés et le nombre de jours fériés chômés compris pour l’ensemble de la période de référence.

Ce résultat est alors proratisé en multipliant la valeur obtenue par le nombre de jours calendaires qui séparent la date d’entrée de la fin de l’année, puis il est divisé par 365.

Il est déduit de cette opération les jours fériés chômés sur la période à effectuer.

Si le salarié a acquis des congés payés, le résultat doit enfin être diminué de ce nombre de jours de congés.

Si le nombre du forfait n’est pas un nombre entier, il sera pratiqué un arrondi à l’entier le plus proche.

Exemple :

La période de référence en vigueur : 1^er janvier 2022 au 31 décembre 2022.

Le salarié intègre l’entreprise le 1^er octobre 2022.

Sur la période de référence, se trouvent 7 jours fériés chômés dont 2 sur la période à effectuer. On considère que le salarié n’a le droit à aucun jour de congés payés.

Le forfait retenu par l’accord est de 218 jours.

218 (forfait accord) + 25 (jours de congés) + 7 (jours fériés chômés) = 250

91 jours séparent le 1^er octobre au 31 décembre 2022.

Proratisation : 250 x 91/365 = 62,83, arrondi à 63 jours.

Sont ensuite retranchés les 2 jours fériés.

Soit 61 jours de travail

2-3.2 - Départs en cours d’année

En cas de départ en cours d’année, une régularisation de la rémunération pourra être effectuée selon que le salarié aura ou non perçu une rémunération supérieure ou inférieure au nombre de jours travaillés, déduction faite des jours de congés payés et jours fériés chômés éventuels.

Le cas échéant, une compensation pourra être faite avec les autres sommes restant dues au salarié au titre de la rupture du contrat de travail (indemnité de congés payés,…).

Exemple :

Le salarié quitte l’entreprise le 31 juillet 2022.

Il a travaillé tous les jours ouvrés du 1^er janvier au 31 juillet 2022, soit 146 jours de travail, il n’a bénéficié d’aucun jour de congé payé et il a bénéficié de 3 jours fériés chômés et payés sur cette période.

 

La régularisation des sommes dues va s’effectuer :

 

- En calculant les 146/218ème du salaire annuel (hors congés payés et jours fériés chômés et payés) ;

- En déduisant les sommes déjà versées à titre d’acompte mensuel (dans le cadre du lissage de la rémunération annuelle) ;

Le salarié perçoit, par exemple, une rémunération annuelle de 55 000 € soit

47 960€ (55 000 / 250 x 218) bruts au titre de 218 jours travaillés par an,

5 500€ (55 000 / 250 x 25) bruts au titre des CP (salaire reconstitué pour 25 jours ouvrés de congés)

1 540 (55 000 / 250 x 7) € bruts au titre des jours fériés chômés (salaire maintenu).

Le salarié a perçu 32.083 € bruts (55 000/12 x 7) fin juillet.

Sur cette période, la Société aurait dû verser au salarié :

 

- au titre des jours travaillés : 47 960 x 146/218 = 32.120 € bruts ;

- au titre des congés payés : 0 €

- au titre des 3 jours fériés chômés et payés : 660 € bruts (55 000 / 250 x 3).

Total : 32.780 Euros

Soit une différence de 697 € devant être régularisée, auxquels doit être ajoutée l'indemnité de congés payés, déduction faite, le cas échéant, des congés déjà pris (Par exemple 5 500 € bruts dans l’hypothèse où le salarié n’a pris aucun des 25 jours ouvrés de congés qu’il a acquis au
31 mai).

A l'inverse, si un salarié part alors qu'il a pris trop de jours de repos, il peut avoir perçu plus que son dû. Une régularisation (éventuellement par compensation faite sur les indemnités de fin de contrat) peut être due au bénéfice de l'employeur.

2-3.3: Absence en cours de période

Chaque journée ou demi-journées d’absence non assimilée à du temps de travail effectif par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle, s’impute sur le nombre global de jours de la convention de forfait.

Par ailleurs, les absences non rémunérées d’une journée ou d’une demi-journée seront déduites de la rémunération mensuelle sur la base d’un salaire journalier reconstitué selon la formule :

Salaire journalier = rémunération annuelle / (nombre de jours de la convention de forfait + nombre de jours congés payés + nombre de jours fériés chômés).

Exemple :

Salarié absent deux semaines au mois de juin 2022.

Son salaire mensuel s’élève à 3 083 € (37 000 /12).

La retenue correspond au nombre de jours qui auraient été payés si le salarié avait été présent pendant les deux semaines.

Pour déterminer le salaire journalier, il convient de diviser le salaire annuel (37 000 €) par le nombre de jours fixé dans l’accord (218 + 25 jours de congés payés + 7 jours fériés chômés = 250) :

37 000 €/ 250 = 148 €. Il y donc lieu de retenir 148 € par jour d’absence.

Pour 10 jours d’absence, il conviendra de retenir : 10 jours x 148 € = 1 480 € (salaire journalier).

Salaire dû au mois de juin : 3 083 €- 1 480 € = 1 603 €

Article 3 : Modalités de garantie d’un équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Les parties entendent ici suivre/sécuriser la charge de travail et permettre l’effectivité du droit à la déconnexion de ses collaborateurs du statut « cadre au forfait jours ».

3-1 : Dispositions en matière de protection de la santé

• Repos quotidien et hebdomadaire

En application des dispositions de l’article L 3132-2 du Code du travail, et bien que le temps de travail puisse être réparti sur la semaine, en journée ou demi-journée de travail, le salarié doit bénéficier des temps de repos quotidien et hebdomadaire prévus par les articles L 3131-1 et
L 3132-2 du Code du travail.

• Temps de pause

Du fait du degré élevé d'autonomie autorisant le recours au forfait en jours et de la liberté qui en résulte en termes d'organisation du temps de travail, la pause est non seulement un droit, mais aussi une obligation dont les modalités sont laissées à l'initiative du salarié concerné.

Le temps de pause est un temps d'inactivité pendant lequel le salarié peut vaquer librement à des occupations personnelles, sans être à la disposition de l'employeur ni avoir à se conformer à ses directives. Il n'est pas rémunéré et n'est pas considéré comme du temps de travail effectif.

• Droit à la déconnexion

Le présent article vient apporter des garanties aux salariés pour un droit effectif à la déconnexion. Il revient au chef de service de répartir équitablement la charge de travail au sein de son équipe de manière à pouvoir appliquer les mesures prises ci-dessous.

• Pour le destinataire

L’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication mises à la disposition des salariés doit respecter leur vie personnelle.

A cet égard, ils bénéficient d’un droit à la déconnexion pendant leurs jours de repos et leurs congés, ainsi que sur l’ensemble des périodes de suspension de leur contrat de travail, sauf circonstances exceptionnelles définies précisément en lieu et date par la Direction ou le personnel encadrant.

Ce droit à la déconnexion consiste à pouvoir éteindre et/ou désactiver les outils de communication comme le téléphone portable, l’ordinateur portable et la messagerie électronique professionnelle en dehors des heures habituelles de travail.

Il est rappelé que nul n’est tenu de répondre aux appels, mails ou messages SMS, adressés durant ces périodes.

Aucune sanction ne peut être notifiée dans ces circonstances.

A ce titre, afin d’en informer les interlocuteurs, les parties entendent généraliser les messages d’absence durant les périodes de congés. Les détenteurs d’une adresse mail professionnelle seront ainsi incités à programmer la réponse automatique suivante :

« Absent du … au …., je ne suis pas en mesure de répondre à votre message. J’en prendrai connaissance à mon retour et vous invite, en cas d’urgence, à vous rapprocher de… »

Par le présent accord, il est admis que certains cadres au forfait jours puissent souhaiter exercer leur activité en dehors des heures habituelles de travail. Ce comportement doit être le résultat d’un aménagement différent du temps de travail et non d’une charge de travail excessive.

Par exemple, une arrivée tardive sur le lieu de travail et/ ou départ dans l’après-midi peut être compensée par une reprise de l’activité le soir et/ou le week-end.

Dans le cas contraire, le salarié devra en informer son N+1, sans délai, de manière que de nouvelles mesures permettant d’assurer un droit à la déconnexion puissent être prises.

• Pour l’expéditeur

Le droit à la « déconnexion » de chacun en dehors de son temps de travail effectif devant être respecté, l’usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone en dehors de jours travaillés doit être justifié par la gravité et l’urgence et/ou l’importance exceptionnelle du sujet traité.

Il est ainsi également demandé pendant ces périodes, de limiter au strict nécessaire et à l’exceptionnel l’envoi de courriels ou les appels téléphoniques.

Lorsque le salarié en congés a programmé un message d’absence, celui-ci s’affichera dès la rédaction d’un email à son attention et avant même son envoi.

Les parties s’engagent à faire généraliser l’ajout de la phrase suivante dans les signatures : « les e- mails que je pourrais envoyer en dehors des heures de travail ne requièrent pas de réponse immédiate. »

En cas d’urgence, évènement grave ou exceptionnel, l’objet devra préciser expressément : « URGENT » afin que le salarié ne soit pas tenté de lire chacun des mails reçus pour en découvrir le degré d’importance.

3-2 : Suivi de l’organisation du travail du salarié et de sa charge de travail

Il appartient à la hiérarchie de s'assurer, à intervalles réguliers, que la charge de travail a été évaluée de telle sorte que non seulement le forfait ne soit pas impossible à respecter, mais également que soient respectés les repos quotidien et hebdomadaire et une durée du travail raisonnable.

L'évaluation de la charge de travail est un préalable à la mise en place d'un forfait en jours. Il convient aussi d'en suivre l'évolution pour adopter d'éventuels correctifs et prendre en compte les événements imprévus.

Pour ce faire, et avec l’appui du salarié, la société a décidé d’adopter les mécanismes de suivi et de contrôle ci-après définis. Il est expressément entendu que ces modalités de suivi et de contrôle ont pour objectifs de concourir à préserver la santé du salarié et ne sauraient caractériser une réduction de son autonomie.

• Suivi régulier par la direction et le supérieur hiérarchique

Le supérieur hiérarchique du salarié ayant conclu une convention de forfait en jours assure le suivi régulier de l’organisation du travail de l’intéressé et de sa charge de travail ainsi que l’adéquation entre les objectifs et les missions assignés au salarié et les moyens dont il dispose.

A ce titre, chaque année, au minimum un entretien spécifique intitulé « Qualité de Vie au Travail – Impacts du forfait jours » sera organisé avec le salarié ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours.

A l’occasion de cet entretien seront abordés avec le salarié :

• sa charge de travail ;

• l’organisation du travail dans la société et l’organisation des déplacements professionnels ;

• l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;

• sa rémunération ;

• l’amplitude de ses journées travaillées ;

• la répartition dans le temps de son travail ;

• les incidences des technologies de communication (smartphone …) ;

• le suivi de la prise des Jours de repos et des congés.  

Par ailleurs, le forfait en jours s’accompagne d’un contrôle du nombre de jours travaillés.

Dans ce cadre, afin de garantir le suivi de la charge de travail du salarié en forfait jours et, permettre ainsi à la société, le cas échant, de remédier en temps utile à une charge de travail éventuellement incompatible avec une durée de travail raisonnable, une fiche mensuelle de suivi devra être complétée et expressément mentionner :

• les journées et demi-journées travaillées,

• la position et la qualification des jours de repos (congés payés, Jours de repos, jours de repos hebdomadaires …).

Cette fiche de suivi est validée par le supérieur hiérarchique direct ainsi que le N+2 qui peuvent ainsi prendre connaissance de la charge de travail du salarié.

• Dispositif d’alerte par le salarié en complément des mécanismes de suivi et de contrôle

Au regard de la bonne foi présumée de la Direction et du salarié quant à la mise en œuvre du forfait en jours et de l’autonomie dont bénéficie le salarié dans l’organisation de son temps de travail, ce dernier doit pouvoir exprimer ses difficultés en cas de surcharge de travail et alerter la société. Pour ce faire, le salarié pourra utiliser tous les moyens de communication mis à sa disposition par la société.

À la demande du salarié, un deuxième entretien pourra être demandé et l'entreprise ne pourra pas le refuser.

En cas d’alerte, un rendez-vous entre le salarié et la Direction de la société sera programmé afin de discuter et d’analyser l’alerte émise par le salarié. Sa finalité est d’apprécier s’il existe effectivement une surcharge de travail du salarié et, le cas échéant, d’en rechercher les causes – structurelles ou conjoncturelles – et de convenir d’un commun accord d’une organisation de la charge de travail et de l’emploi du temps du salarié qui permette une durée raisonnable du travail.

Par ailleurs, si la Direction est amenée à constater par elle-même que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que sa charge de travail aboutissent à des situations anormales, elle pourra également déclencher, de sa propre initiative, un rendez-vous avec le salarié.

• Médecine du travail

Indépendamment des examens périodiques prévus par la règlementation sur la médecine du travail, les parties rappellent que le salarié bénéficie à sa demande ou à la demande de l’employeur, d’un examen par le médecin du travail lequel, sans violer le secret médical, a la capacité d’alerter l’employeur sur toute situation qu’il jugerait anormale.

• Représentants du personnel

Sous réserve de l’existence de telles Institutions, en cas de difficulté, les salariés peuvent également s’adresser aux représentants du personnel qui devront alerter la Direction sur toute situation qu’ils jugeront anormale.

Il en relève de leur responsabilité.

Article 4 : Dispositions finales

4-1 : Durée et prise d’effet

Le présent accord est indivisible et prend effet au 1^er octobre 2022 pour une durée indéterminée.

Pour toutes les autres dispositions non prévues aux présentes, il sera fait référence aux dispositions législatives et conventionnelles HCR en vigueur.

Il pourra cependant être révisé, adapté ou dénoncé dans le cas où les dispositions législatives le régissant venaient à être modifiées, complétées ou abrogées.

4-2 : Dépôt et publicité

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera déposé à la diligence de la société de manière dématérialisée sur la plateforme de télé-procédure sur le site dédié www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, ainsi qu’en un exemplaire auprès du Conseil des Prud’hommes compétent.

Fait à LA ROCHELLE,

Le 30 septembre 2022.

Pour la Société « ALIENOR » Représentée par Monsieur

L’ENSEMBLE DU PERSONNEL Par référendum statuant à la majorité des 2/ 3 dont la liste d’émargement est jointe au présent accord