Accord d'entreprise "Accord d’entreprise instituant le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au sein de la société Weldom" chez DOMAXEL - WELDOM (Siège)

Accord d’entreprise instituant

le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au sein de la société Weldom

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La Société WELDOM, Société Anonyme à Directoire au capital de 12.349.536 €, immatriculée au R.C.S. de BEAUVAIS sous le numéro 390 922 490, dont le siège social est situé au Rue Guy Boulet - ZI Breuil-le-Sec - 60608 CLERMONT Cedex,

Représentée par XXXXX, agissant en qualité de Leader Enjeu Humain, dûment habilité à la signature des présentes,

Ci-après désigné la « Société »,

D’UNE PART,

ET

Les organisations syndicales ci-après désignées :

• L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par XXXX, en sa qualité de délégué syndical,

• L’organisation syndicale CFDT représentée par XXXXX, en sa qualité de délégué syndical,

• L’organisation syndicale CFTC représentée par XXXX, en sa qualité de délégué syndical,

• L’organisation syndicale FO représentée par XXXX, en sa qualité de délégué syndical,

Ci-après désignées les « Organisations syndicales »,

D’AUTRE PART,

Ci-après ensemble désignées les « Parties ».

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du Comité social et économique, et de favoriser la participation des salariés à cette élection, les Parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place au sein de la société un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Le contenu du présent accord est strictement limité aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1 - Le recours au vote électronique

En application de l’article R. 2314-5 du Code du travail, les Parties au présent accord décident de recourir au vote électronique pour l’élection de la délégation du Comité social et économique.

A cet égard, et afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un prestataire extérieur, choisi par la Société, et spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, et ce dans le respect des principes énoncés par le présent accord.

Article 2 - Les principes généraux et le cahier des charges

Le système retenu par les Parties doit reposer sur les principes généraux du droit électoral garantissant la régularité du scrutin qui sont :

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• la sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

À cet effet, un cahier des charges sera établi dans le cadre de chaque élection afin d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 3 – Modalités d’Organisation des opérations de vote

Dans le cadre de chaque élection, les Parties signeront un protocole d’accord électoral définissant les modalités d’organisation des élections (notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges pour les collèges, etc.).

Il comportera la mention du présent accord et, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système du vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales ainsi que, le cas échéant, le nom du prestataire choisi.

3.1. La formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système du vote électronique retenu conformément à l’article R2314-12 du Code du travail.

Les salariés disposent quant à eux d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales afin qu’ils s’approprient au mieux possible cette technique de vote.

3.2. L’expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, l’employeur ou le prestataire retenu doit procéder à une expertise indépendante du dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat de vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote.

Un rapport est alors établi, il est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

3.3. La cellule d’assistance technique

Afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, l’employeur met en place une cellule d’assistance technique composée des représentants de l’entreprise et le cas échéant des représentants du prestataire choisi.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

3.4. L’établissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresses postales et mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, le service RH ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, le service RH ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales, le service RH ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, les organisations syndicales, le service RH, la DIRECCTE, le Conseil des Prud’hommes.

Article IV - Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément à la période délimitée prévue par le protocole d’accord préélectoral propre à chaque élection.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail..). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Il est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

4.1. Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

4.2. Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

Notamment une notice explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La validation le rend définitif.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. L’émargement indique la date et l’heure du vote.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Aucun résultat partiel ne pourra être divulgué pendant le déroulement du scrutin.

Tout dysfonctionnement ou toute intervention du prestataire sur le serveur est automatiquement consigné dans un journal, le bureau de vote en est immédiatement informé.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

4.3. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, selon des modalités garantissant leur confidentialité, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral propre à chaque élection.

À l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

Article V – La clôture et les résultats

5.1 La clôture

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

5.2. Le décompte et l’attribution des sièges

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. La présence des titulaires des clefs aux opérations de dépouillement est donc indispensable.

Une clé est remise avant l’ouverture du vote au président du bureau de vote, deux à des assesseurs tirés au sort. La génération de ces clés est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être déroulée de nouveau.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

5.3. Les délais de recours et la destruction des données

L'employeur et/ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article VI : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct, dédié et isolé d’un second support dénommé « urne électronique » contenant les données relatives à leur vote, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote sont anonymes, elles font l’objet d’un chiffrement par le système dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur et demeurent chiffrées jusqu’au dépouillement.

Le fichier dénommé « urne électronique » quant à lui recense les votes exprimés par voie électronique. Sa liaison avec le terminal de vote fait également l’objet d’un chiffrement.

Aucun de ces fichiers ne comporte de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article VII - Date d’application de l’accord, durée et révision

Sauf précision de dates d’application propres à certaines dispositions, le présent accord entrera en vigueur dès sa signature, pour une durée indéterminée.

Il remplace et annule toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’accord atypiques, d’usages ou de toute autre pratique en vigueur au sein de l'entreprise avant sa conclusion et ayant un objet identique.

Pendant sa durée d’application, il pourra être révisé par avenant dans les conditions légales prévues aux articles L2222-5, L2261-7-1 et L2261-8 du code du travail.

La demande de révision pourra intervenir à tout moment, sur demande écrite et détaillée de l’une des organisations syndicales représentatives habilitées à le faire, conformément aux dispositions légales.

Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant de révision.

Article VIII - Dénonciation de l'accord

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment conformément aux articles L2222-6 et L2261-9 du Code du travail.

En cas de dénonciation, la durée du préavis est fixée à 3 mois.

Une nouvelle négociation s'engage, à la demande d'une des parties intéressées, dans les 3 mois qui suivent le début du préavis. Elle peut donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis.

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux signataires de l’accord.

Article IX - La clause de rendez-vous

En cas de modifications des dispositions législatives ou réglementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriront sans délai, et au plus tard dans les 3 mois de la demande d’une organisation syndicale représentative, pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la règlementation et des dispositions conventionnelles visées dans le présent accord.

Article X - Dépôt et publicité

L’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’issue de sa signature.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords qui transmet ensuite à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi compétente (Direccte).

De plus, un exemplaire sera déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Beauvais.

Le présent accord sera établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties.

Fait à Breuil le Sec, le 4 avril 2019 en exemplaires originaux suffisants, dont un exemplaire anonymisé

Pour la société WELDOM,

XXXX

Pour l’organisation syndicale CFE-CGC Pour l’organisation syndicale CFDT

XXXXX XXXX

Pour l’organisation syndicale CFTC Pour l’organisation syndicale FO

XXXXXX XXXX