Accord collectif relatif au vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique

ENTRE LES SOUSSIGNES :

GILEAD Sciences SAS, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 391 360 971, au capital de 76.224,50 euros, ayant son siège social 65, quai Georges Gorse à Boulogne-Billancourt, représentée par XX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines.

Ci-après dénommée « la Société » ou « Gilead »

D’une part,

ET :

Les représentants des Organisations Syndicales représentatives au sein de GILEAD SCIENCES SAS :

• XX, délégué syndical CFE/CGC

• XX, délégué syndical UNSA-Pharma

D’autre part.

PREAMBULE

L’employeur et les représentants du personnel, ont souhaités, par le présent accord, prendre en considération les nouvelles dispositions relatives à l’organisation du dialogue social dans l’entreprise et notamment l’article 2314-26 du Code du travail, instaurant le vote électronique comme moyen d’organisation légitime pour l’élection du comité social et économique.

Le présent accord a pour finalité de préciser les conditions et modalités de vote par voie électronique pour les futures élections, dans le respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Une négociation a été engagée lors d’une réunion qui s’est tenue le 14 mars 2023 au sein de la Société. Cette négociation a abouti à la conclusion du présent accord.

Article 1 – Objet de l’accord & Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de Gilead Sciences SAS pour l'élection des membres du Comité Social et Economique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet.

Les Parties conviennent expressément que le vote à bulletin secret sous enveloppe et le vote par correspondance sont exclus. Seul le vote électronique est admis.

Article 2 – Champs d’application

Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de la Société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la Société) appelés à voter aux élections des membres des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Article 3 – Modalités d’organisation du vote électronique

Article 3.1 Prestataire

La conception, la mise en place et la gestion du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées aux articles R.2314-6 et suivants du Code du travail.

Article 3.2 Caractéristique du système de vote électronique

Formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel au CSE peuvent bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique. Ils sont conviés par la Direction. Cette formation est recommandée mais facultative.

Les membres du bureau de vote bénéficient obligatoirement de ladite formation.

Principes généraux

La Société s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système de vote électronique retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin, et notamment :

• La confidentialité des données transmises notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;

• La sécurité et l’adressage des moyens d’authentification ;

• La sécurité de l’émargement ;

• La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin ;

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés.

Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le Prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences légales, règlementaires ainsi qu’aux prescriptions de la CNIL.

Cette expertise doit être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du Prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par la loi.

Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistance technique a notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le cas échéant, l’entreprise garantira la mise à disposition d’un ordinateur permettant de voter électroniquement pour les votants qui n’en disposeraient pas.

Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de Ieurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les Parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier et les modalités opératoires.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources er des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, des résultats et de sauvegarde.

Article 4 – Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 05 – Révision de l’accord

A la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées par l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte.

Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l’application du présent accord. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à chacune des autres parties et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications.

L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

L’avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Article 6 – Dénonciation de l’accord

L’accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales et réglementaires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge aux autres signataires de l'accord. Le courrier de dénonciation donnera lieu à un dépôt dans le respect des dispositions légales.

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-10 et L. 2261-11 du Code du travail, une nouvelle négociation s'engagera à la demande de l'une des parties intéressées dans les trois mois suivant la date de ce dépôt. La négociation pourra donner lieu à un accord avant l’expiration du délai de préavis.

Article 7 – Formalités & Publicité

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives.

Il sera ensuite déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D.2231-6 & D.2331-7 du code du travail

• ainsi qu’au greffe du CPH de Boulogne-Billancourt

Le présent accord fera également l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comprenant ni les noms, ni les prénoms des négociateurs et signataires.

Fait à Boulogne, le 15 mars 2023

• XX, délégué syndical CFE/CGC

• XX, délégué syndical UNSA-Pharma

GILEAD Sciences SAS