ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2019

DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Sommaire

DEFINITION DES Parties 3

PREAMBULE 3

Article 1. Mise en place du vote électronique 4

Article 2. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique 5

Article 3. Déroulement des opérations de vote 6

Article 4. Dépouillement des bulletins de vote 8

Article 5. Dispositions générales 9

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE 11

Préambule 11

Missions du prestataire 11

Sécurité du système de vote 111

Confidentialité des données transmises 12

Cellule d’assistance technique 12

Les fichiers 13

Contenu des fichiers 13

ListeS électorales 14

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE 14

Test - Scellement du Paramétrage 15

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe 16

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT 16

Le vote 16

Clôture et dépouillement 17

Conservation des données 18

DEFINITION DES Parties

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société « AUBAY »

Société Anonyme au capital de 6 568 398 €,

Dont le siège social est situé au 13 rue Louis Pasteur 92100 Boulogne Billancourt

Immatriculée au RCS du Tribunal de Commerce de Nanterre sous le numéro 391 504 693

Représentée par, agissant en qualité de Directeur Général Délégué ayant tous pouvoirs à effet des présentes,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives :

- L’Organisation Syndicale F3C CFDT

- L’Organisation Syndicale SNEPSSI CFE-CGC

- L’Organisation Syndicale SPECIS-UNSA

D’autre part.

PREAMBULE

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de « AUBAY ».

Le présent accord a donc pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique conformément aux articles L. 2314-26 et R.2314-5 du Code du travail, ainsi de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de « AUBAY » relèvent du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs

L'entreprise et les organisations syndicales mentionneront dans le protocole d'accord préélectoral la conclusion du présent accord conformément à l’article R.2314-13 du code du travail.

Le protocole d’accord préélectoral précisera, notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Article 1. Mise en place du vote électronique

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé et dans lequel sont précisées les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes.

Article R. 2314-6 du Code du travail

Conformément à l’article R. 2314-5 du Code du travail le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il sera mis sur l'intranet de l'entreprise.

Le prestataire choisi est KERCIA Solutions, société éditrice du logiciel AlphaVote (ci-après « LE PRESTATAIRE ») société spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.

La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

-  la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

-  l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

-  l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

-  la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport le plus récent, remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi et annexé au présent accord.

Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote, a garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL conformément à l’article R.2314-9 du code du travail.

Ce rapport daté du 21 novembre 2018 est annexé au présent accord, sous la référence : 2018 CD 24-RAP-INI-01

Il a été présenté aux organisations syndicales participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement au cours de la réunion de négociation du Protocole d’Accord Préélectoral du 22 octobre 2018.

Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

Ces formalités seront effectuées par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) de « AUBAY » d’autre part, le cas échéant.

Article 2. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les observateurs désignés ou habilités pour contrôler les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique conformément au protocole d’accord préélectoral, bénéficieront d’une autorisation d’absence rémunérée.

Il est en outre rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral et à la date définie dans le protocole d’accord préélectoral et dans le ou les formats définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Par ailleurs, il est convenu qu’au cours de chaque tour de scrutin, trois mails de rappel seront adressés à l’ensemble des électeurs sur leur messagerie professionnelle pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 3. Déroulement des opérations de vote

3.1 Information

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.

A cet effet, un courriel précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera adressé sur la messagerie professionnelle des électeurs. Ce courriel sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Il sera également mis en ligne sur le site intranet de l’entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

En outre, les délégués de liste, les membres du bureau de vote et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

3.2 Vérifications

Conformément à l'article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007, le cas échéant, les observateurs désignés ou habilités pour mener une mission d'assistance aux opérations de contrôle réalisées par la cellule d'assistance technique et/ou assurer le contrôle des opérations électorales, conformément au protocole d’accord préélectoral, bénéficieront d’une autorisation d’absence rémunérée.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence des délégués de liste, des membres du bureau de vote, des collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

-  par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-  par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

3.3 Opérations de vote

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, le prestataire expédiera conformément à la date précisée dans le calendrier électoral qui sera annexé au protocole d’accord préélectoral, un courrier postal au domicile de chaque électeur, qui contiendra un identifiant et un mot de passe personnalisé (valable pour les deux tours) et générés aléatoirement par le système de vote, ainsi que la procédure de vote.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité qui seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur de n’accéder qu’aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres du Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de sorte à assurer son anonymat et son chiffrement avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

Les délégués de liste et les collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

Les membres du bureau de vote disposeront déjà d’un code secret leur permettant d’interroger le compteur.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi chiffrée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Article R. 2314-7 du Code du travail

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres désignés de chaque bureau de vote constitué pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

Article 4. Dépouillement des bulletins de vote

Le site de vote sera accessible aux électeurs jusqu’à la fin du délai de recours.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote et, conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail, la cellule d’assistance technique contrôleront le scellement du système.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs et le président du bureau de vote.

Le dépouillement titulaires et suppléants s'effectue simultanément. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Ainsi, le bureau de vote, procède au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, confirme à voix haute la mention « élu » indiquée devant le nom du candidat élu.

Les procès-verbaux de dépouillement comprennent les listes d’émargement et ne sont signés que par l’ensemble des membres du bureau de vote (président et assesseurs).

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 5. Dispositions générales

Le présent accord est applicable pour les élections des membres du comité social et économique de l’entreprise AUBAY.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé si l’une des parties le souhaite dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

Il sera envoyé une version anonymisée au greffe du conseil des prud’hommes ainsi qu’à l’observatoire paritaire de la négociation collective de la Branche de Bureaux d’études et donnera lieu à un dépôt par voie électronique sur la plateforme en ligne TéléAccords et sera ensuite transmis à la DIRECCTE.

Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés dans l’intranet de l’entreprise.

Les présentes stipulations en ce qu’elles ont force collective, annulent et remplacent immédiatement la décision unilatérale « relative à la mise en place du vote dématérialisé par Internet au sein de la société AUBAY » prise par la direction le 22 juin 2018.

Fait à la Boulogne Billancourt le 27/02/2019

En 8 exemplaires originaux

Pour « AUBAY »

Les organisations syndicales représentatives :

- L’Organisation Syndicale F3C CFDT

- L’Organisation Syndicale SNEPSSI CFE-CGC

- L’Organisation Syndicale SPECIS-UNSA

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Annexe a L’accord relatif au recours au vote dematerialise par internet

dans le cadre des elections profeSsionnelles 2019

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement par les membres du bureau de vote, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données initiales devant être enregistrées et qui seront communiquées par la direction sont les suivantes :

• pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

  Le prestataire KERCIA établira les listes suivantes :

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, date et heure du vote ;

• pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous, représentativité des listes syndicales au premier tour.

  Les destinataires ou catégories de destinataire des informations suivantes sont précisés ci-dessous :

• pour les listes électorales : électeurs, délégués de liste et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

• pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement, sur le site de vote ;

• pour les listes d'émargement : exclusivement les membres du bureau de vote jusqu’au scellement;

• pour les listes des candidats : électeurs, membres du bureau de vote, délégués de liste et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

• pour les listes des résultats : électeurs, membres du bureau de vote, services du ministère chargé de l'emploi, délégués de liste et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

  Les procès-verbaux de dépouillement et les listes d’émargement seront mis sous scellé à la fin de la réunion de dépouillement. Les enveloppes scellées seront conservées par le prestataire KERCIA jusqu’à la fin du délai de recours.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

ListeS électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote est constitué pour chaque collège.

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

En outre et en cas de besoin, les signataires du Protocole d’Accord Préélectoral pourront opter pour un bureau de vote électronique dit centralisateur, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peut être crée, tout en conservant les bureaux de vote initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs dont les mobilités de désignation sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les signataires du Protocole d’Accord Préélectoral pourront également opter pour un bureau de vote unique pour l’ensemble des collèges dès lors qu’il est composé si possible de représentants des différents collèges. Il sera composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord préélectoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne. Ce scellement fera l’objet d’un procès-verbal établi à la fin de la réunion et précisera le numéro de la version du logiciel testé et qui sera utilisé pour les deux tours de scrutin.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

• Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

  12. PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0800 10 12 30 -        Lui seront demandés : Nom, Prénom, les six derniers chiffres de son numéro de sécurité sociale (hors clé)
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Les systèmes d’information et navigateurs compatibles avec le système de vote sont précisés sur le site de vote.

Clôture et dépouillement

Les trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des clefs sont le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord préélectoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Les électeurs, une fois leur vote accompli pour chaque scrutin, ont la possibilité de se connecter sur le site de vote avec leur code secret jusqu’à la fin du délai de recours, pour télécharger individuellement sous format PDF, l’émargement de leur vote qui en précise la date et l’heure.

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à la société « AUBAY ». Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.