ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU CSE

Entre :

PLURIMEDIA, société par actions simplifiée au capital de 185 760 €, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro B 391 817 467, ayant son siège social 52/58 avenue Jean Jaurès 92700 COLOMBES, représentée par xxxxxxxx, Directeur Général,

D’une part,

ET :

Le représentant dûment mandaté par les organisations auprès de la Société PLURIMEDIA

• La CFDT représentée par xxxxxxxx, Délégué Syndical

D’autre part.

Il est convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule 

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L2311-2) de recourir au vote électronique conformément aux dispositions du Code du travail (Article L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail).

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Il est applicable à l’ensemble des salariés de Plurimedia sur l’ensemble du territoire national.

Il est applicable aux présentes élections professionnelles. De nouvelles négociations seront menées en amont des prochaines élections à l’initiative de l’employeur ou à la demande d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives de salariés.

1. ARTICLE I

   1. RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, xxxxxxxx (ci-après dénommée « le prestataire »).

Le prestataire s’engage sur :

- la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

- l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- la confidentialité et la liberté du vote qui garantissent à chacun d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, en application du protocole d’accord préélectoral et d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2325-5 à R. 2324-17 du code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges et remis à chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise. Ils seront tenus à la disposition de la CNIL.

2. ARTICLE II

   2. MODALITE D’ORGANISATION DU VOTE

II – 1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les organisations syndicales seront informées dès la transmission des informations par l’entreprise au prestataire.

Cette transmission est faite à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral pour leur affichage.

Les listes des candidats sont établies et transmises conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi qui sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales par collège : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance,

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote,

• Pour les listes des candidats : collège, nom et prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise,

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, membres du bureau de vote, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, membres du bureau de vote, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, membres du bureau de vote, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Il y ont accès dans les conditions prévues à l’article II-3 du présent accord uniquement.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

II – 2 : Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée de 3 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Il est expressément prévu que le vote se déroulera exclusivement par voie électronique.

Aucun vote physique ne sera donc possible.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par courriel adressé à chaque électeur.

A la date d’envoi de ces courriels, ladite notice sera en outre affichée dans les locaux de l’entreprise sur les panneaux d’affichage réservés à la direction.

Chaque électeur recevra également un courriel personnel et un courrier papier contenant ses informations de connexion (code d’identification et un mot de passe générés de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe de chaque électeur.

Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Avant toute opération de vote et en présence des représentants des listes de candidats :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique et à tester spécifiquement le système de dépouillement. A l’issue de ce test, le système sera scellé.

• les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire en présence des représentants des listes de candidats, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature

Un ordinateur en libre-service sera mis à disposition des électeurs dans la salle visio dans des conditions garantissant la confidentialité du vote.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier et courriel personnel.

Après avoir cliqué sur le lien, l’électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s’authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l’électeur de s’identifier.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

Une fois connecté, chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver

Le vote est anonyme et chiffré par le système avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

II - 3 : Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Confidentialité des données personnelles

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-26 et R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l’urne électronique. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisée dans le courrier et courriel envoyé à l’électeur.

Confidentialité pendant le déroulement du scrutin

Pendant les opérations de vote électronique, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employer peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le société conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si necessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

II – 4 : Assistance, dispositive de secours et formation

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

Le prestataire fournira un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique suffisamment en amont de la date de l’élection.

II – 5 : Dépouillement et résultats 

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs.

Les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l’employeur ou de son représentant.

Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur.

Le président du bureau vérifie l’exactitude des procès-verbaux pré-remplis et signe. Le procès-verbal est vérifié et signé par tous les membres du bureau de vote, que le quorum soit atteint ou non.

A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

3. ARTICLE III

   3. REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales prévues aux articles L.2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

En cas de dénonciation du présent accord, un préavis de trois mois s’applique.

4. ARTICLE IV

   4. DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Economique (CSE). Il prendra fin à l’expiration dudit processus.

Les parties devront dès lors négocier un nouvel accord pour de futures élections.

Il sera déposé à la DIRECCTE de NANTERRE dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de NANTERRE, conformément à la procédure de droit commun prévue aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail. Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Il entrera en vigueur le lendemain de son jour de dépôt.

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage dans les locaux de la société.

Colombes, le 7 octobre 2019

Xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx

Pour la CFDT Pour la Direction