Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN OEUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL DE BGE HAUTS DE FRANCE" chez B G E - BOUTIQUE DE GESTION ESPACE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL DE BGE HAUTS DE FRANCE

Entre les soussignés

• BGE Hauts de France, dont le siège social est situé 4 rue des Buisses à Lille (59000), représenté par xxx, directeur général adjoint

d’une part

et

• L’organisation syndicale représentative Synafor -CFDT, représentée par xxx, délégué syndical

d’autre part

Il a été préalablement exposé :

Préambule

Conformément aux articles R. 2314-8 à R. 2314-21 du Code du travail modifiés en dernier lieu par le décret du 5 décembre 2016, et dans la perspective de la mise en œuvre des élections des représentants du personnel au sein de BGE Hauts de France, les parties du présent accord d’entreprise ont initié un processus de négociation relatif à la mise en place d’un scrutin électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique.

Les parties signataires conviennent de l’opportunité de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections du Conseil Social et Economique pour les raisons suivantes :

• La répartition des électeurs dans plusieurs antennes locales réparties dans le Nord et le Pas de Calais rend complexe l’organisation des élections,

• Le scrutin électronique est très simple à réaliser pour les salariés, il facilite donc le processus du vote,

• Le scrutin électronique s’intègre dans une démarche de développement durable en ce qui concerne la réduction de papier.

Ceci exposé, les parties conviennent ce qui suit :

Article 1 -

Les parties conviennent que les opérations électorales en vue des élections des représentants du personnel se dérouleront uniquement par vote électronique, à l’exception de tout autre mode.

Article 2 –

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par BGE Hauts de France sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le prestataire choisi est KERCIA Solutions, société éditrice du logiciel AlphaVote AVEx (ci-après « LE PRESTATAIRE »)

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote AVEx engage juridiquement la société KERCIA Solutions. Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi. Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote AVEx et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS). Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL. Ce rapport daté du 1er février 2017 est référencé : DM-2016-057.

Les formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés ont été effectuées.

Article 3-

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance. Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

Les salariés seront informés par courriel et les salariés absents seront informés par courrier de l’ouverture des bureaux de vote. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des ressources humaines. Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre serait alors déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 4-

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote. A cet effet, un courrier ou courriel précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courriers simples, un code ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des représentants du personnel.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. La liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Articles R2314-10 et R2324-6 du Code du travail

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 5-

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent le scellement du système.

Articles R2314-18 et R2324-14 du Code du travail.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Les membres du bureau de vote valident les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres du bureau de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 6 -

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée au titre des prochaines élections professionnelles organisées à l’occasion du renouvellement des représentants du personnel dont les mandats expirent au 27/03/2018. Il est applicable au premier et second tour des élections et jusqu’à l’élection définitive des nouveaux représentants du personnel.

Compte tenu de sa durée déterminée, il ne pourra pas faire l’objet d’une dénonciation.

Article 7 –

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires auprès de la Direccte de Lille et au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes.

Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés via l’intranet de l’entreprise.

Fait à Lille, le 02/01/2018

Pour la BGE

xxx xxx

Directeur Général Adjoint Délégué syndical Synafor -CFDT