Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE" chez AGA MEDICAL SA - LINDE HEALTHCARE - LINDE GAS - LINDE FRANCE

Accord d’entreprise

sur la mise en place du vote électronique

Entre, d’une part :

LINDE FRANCE, Société Anonyme, dont le siège social se situe 70 avenue Tony Garnier – 69007 LYON, représentée par M XXXX agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,

Ci-après dénommée « la Société »

Et, d’autre part :

Les organisations syndicales représentatives :

• CGT, représentée par ……… en sa qualité de délégué syndical

• CFE-CGC, représentée par …………. en sa qualité de délégué syndical

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique propose d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Les dispositions du Code du travail précisent les conditions et les modalités du vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (C.trav.art. L.2314-26, R. 2314-5 et suivants).

Ce canal favorise le vote des salariés en leur proposant une solution simple, rapide et plus confortable. En effet, le vote électronique permet de voter via un accès personnel sécurité, en quelques minutes, sans avoir à se déplacer. En outre, il permet aussi de fiabiliser la procédure car il sécurise les informations collectées et contrôle que les règles en vigueur de dépouillement soient respectées.

C’est pourquoi, les parties signataires conviennent de mettre en place, pour les prochaines élections professionnelles, le vote électronique.

La société NEOVOTE (ci-après dénommée « le prestataire ») a été choisie pour organiser ce scrutin. Le choix de ce prestataire a été fait conformément aux articles R. 2314-5 à 22 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique du prestataire a été audité, et a été mis à la disposition de la commission nationale informatique et liberté (CNIL).

Le présent accord collectif a pour objet de préciser les conditions et les modalités du vote électronique.

Le protocole d’accord préélectoral (ci-après dénommé « le P.A.P ») détaillera les modalités et le déroulement précis des opérations électorales.

CECI EXPOSE, LES PARTIES ONT CONVENUES :

ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• Vérifier l’identité des électeurs ;

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique. ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur. ;

• L’unité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin. ;

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. ;

• Publicité du scrutin : permettre d’accéder aux résultats du scrutin.

ARTICLE 2 – RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la Société sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de la Société. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de CNIL environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

ARTICLE 3 – MODALITES DE VOTE

Par le présent accord, il est décidé d’adopter un processus de vote électronique.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote, à partir de n'importe quel terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d’un système d’exploitation et d’un navigateur internet. Aucune installation ne sera nécessaire sur le terminal utilisé.

Pendant la période ouvrée du scrutin et pour les salariés n’ayant pas accès à un dispositif informatique, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à leur disposition par la société dans un lieu préservant la confidentialité du vote (salle de réunion ou bureau dédié(e) et identifié(e)).

Les assistantes de site, seront impliquées pour expliquer aux salariés qui le demanderons, les modalités d’accès au site sécurisé. Une permanence sera dédiée à cela.

Pour les opérateurs en poste, les Managers veilleront à leur laisser un temps au cours des 7 jours dédiés au vote pour se connecter et voter (temps à mettre en place en fonction des contraintes sites : début ou fin de poste, pause…).

En amont des élections, les sites organiseront des réunions d’explications sur les moyens mis à disposition et des informations/formations à l’utilisation de l’outil.

Par ailleurs, les salariés absents (et notamment ceux en home office statutaire) auront la possibilité de voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix. Dans l’hypothèse où ils le souhaiteraient, ils pourraient également se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ceci s’applique aussi aux salariés en vacances durant la période des élections.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

En outre, le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins et par collège.

ARTICLE 4 – PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Dans le cadre de chaque élection, l’entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

ARTICLE 5 – INFORMATION ET FORMATION

En amont de l’ouverture du scrutin, une note d’information, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs afin de faciliter l’appropriation du vote électronique. Cette note d’information sera consultable et téléchargeable à partir du site du vote.

Malgré tout, la Direction s’engage à envoyer cette procédure à l’ensemble des salariés, dès que cela sera rendue possible (Cette note d’information pourra être imprimée par les responsables de service et remise au salarié-électeur).

ARTICLE 6 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Le prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Neovote veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

ARTICLE 7 – MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :

• son identifiant personnel de connexion par un premier canal,

• son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,

• l'adresse de connexion au site de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

ARTICLE 8 – GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE

Le système Neovote assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de Neovote, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

ARTICLE 9 – DEPOUILLEMENT – PROCES-VERBAUX – RESULTATS

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Ainsi, dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et du représentant de l’employeur.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

ARTICLE 10 – CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE ET SECURITE

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 11 – DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt et prendra fin à l’issue de la proclamation des résultats des élections.

Le présent accord pourra être révisé, ou être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signatures, dans les conditions prévues par la loi ou encore en cas de difficulté dans sa mise en œuvre. L’avenant de révision fera l’objet des mêmes formalités de dépôt et de publicité que l’accord initial.

ARTICLE 12 – DEPOT – PUBLICITE

Le représentant légal de l’entreprise déposera l’accord sur la plateforme nationale « TéléAccords » à l’adresse suivante : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Par ailleurs, un exemplaire de l’accord sera déposé par la Société au greffe du Conseil de Prud’hommes.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Il sera également communiqué à l’ensemble des salariés.

Les parties conviennent qu’aucune mesure prévue au présent accord ne présente un caractère confidentiel, et que celui-ci pourra être publié en intégralité sur les bases de données nationale.

Fait à Lyon, le 23 janvier 2023

Pour la direction :

XXXX, Directeur des Ressources Humaines

Pour les organisations syndicales :

XXXX, DSC CGT XXXX, DSC CFE-CGC