Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DE LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL DU CSE" chez

ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DE LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL DU CSE

ENTRE :

XXXXXXXXXXXXXXXXX, dûment habilitée aux fins des présentes.

ci-après désigné « XXXX »,

d'une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

• XXXXXXXXXXXXXXX, déléguée syndicale, dûment mandatée

ci-après désignée le « Syndicat »,

d'autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

Il a été convenu ce qui suit :

PRÉAMBULE

L'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R2314-5 à R2314-18 du Code du Travail définissent les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Ces élections sont organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

ARTICLE 1 – PÉRIMÈTRE D’APPLICATION

Il sera recouru au vote électronique pour les élections professionnelles de XXXXXX.

ARTICLE 2 - CHOIX DU VOTE ÉLECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen exclusif du vote par internet.

Cette mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :

• Simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• Faciliter le vote pour les salariés éloigné des locaux de travail ;

• Améliorer les conditions de vote et l’exercice du droit de voter en mettant en place une période de vote supra légale de 5 jours

• Obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés, connus et affichés en quelques minutes ;

• Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

ARTICLE 3 - RECOURS À UN PRESTATAIRE EXTÉRIEUR

XXXXXX a pris contact avec un prestataire extérieur, XXXX, ci-après dénommé « le Prestataire », spécialisé dans l'organisation des élections professionnelles.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote électronique, la mise en œuvre est confiée par XXXXX au Prestataire dont le siège est situé au XXXXXXXXXX, et ce, dans le respect du cahier des charges tenant compte des prescriptions règlementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R 2314-18 du Code du Travail.

XXXXXX a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de l'Élection.

ARTICLE 4 – PRINCIPES GÉNÉRAUX

Le système de vote qui sera retenu lors de l’élection doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont les suivants :

• La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote.

Ses utilisateurs sont :

• le gestionnaire des élections

• les électeurs

• les membres du bureau de vote

• les observateurs

Le système de vote respecte :

• Les principes généraux du droit électoral ;

• La loi sur l'informatique et les libertés ;

• Le règlement UE 2016/679 sur la protection des données personnelles ;

• Les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération n°2019-053 ;

• Les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE, inscrites dans le Code du travail ;

• Les prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du Travail ;

• La délibération no 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.

ARTICLE 5 - CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'Élection.

La Cellule d'assistance technique sera composée :

• D’un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

• D’un représentant d’ONF Vegetis, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection »

ARTICLE 6 - GESTION DES CLÉS DE DECHIFFREMENT

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et transmise de manière automatisée et sécurisée à son titulaire par courrier électronique, à l'adresse électronique de son choix. L'adresse mail de destination pourra être personnelle ou professionnelle.

ARTICLE 7 - INFORMATION DES SALARIÉS

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La note d'information sur les élections professionnelles reflètera les termes du présent protocole et de ses annexes.

La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote et affichée en même temps que les listes électorales.

ARTICLE 8 - FORMATION

Conformément aux obligations légales, les représentants de listes et les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée comme suit :

• La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;

• Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;

• L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;

• La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d'Aide de l'espace de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Les courriers contenant les codes d'accès personnels des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;

• Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de XXXXX, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;

• Le Service Support de XXXX, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;

• Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire (www.XXXXXX.com).

ARTICLE 9 - FORMALITÉS DE DÉCLARATION ET ACCES AUX DONNÉES PERSONNELLES

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par XXXXX au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition, de portabilité, d'effacement et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

ARTICLE 10 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 11 - CALENDRIER DE L'ÉLECTION

Afin de favoriser la participation des salariés au vote, les parties conviennent ainsi d’accorder aux électeurs une période de vote de 5 jours calendaires consécutifs.

Autrement dit, la période de vote pour le premier tour se déroule entre la période située entre le jeudi 16 novembre 2023 à 9h et le mardi 21 novembre 2023 à 12h.

En cas de second tour, celui-ci se déroulera durant la période située entre le jeudi 30 novembre 2023 à 9h et le mardi 5 décembre 2023 à 12h selon les mêmes modalités que le premier tour.

La participation au scrutin ainsi que la participation aux réunions du Bureau de Vote Unique Centralisateur (ci-après désigné « XXXX ») n’emporteront aucune perte de salaire. Les frais de déplacement pour participer au scrutin et aux réunions précitées seront pris en charge par XXXXXX conformément à la politique interne de remboursement de ses frais.

ARTICLE 12 – ORGANISATION DES ÉLECTIONS

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :

• Les règles des scrutins ;

• Les modalités de vote ;

• Le calendrier prévisionnel ;

• Les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• La procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• Les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :

• Les règles des scrutins ;

• Les modalités de vote ;

• Le calendrier prévisionnel ;

• Les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;

• La procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;

• Les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation des scrutins

Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrés dans le système de vote.

À l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

• Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par XXXXX selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral.

• Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

• Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi, des photographies des candidats et de vidéos de présentation.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatique des scrutins, selon le calendrier enregistré.

• Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

• Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

• Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.

• La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.

• La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).

• A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données est archivé. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.

ARTICLE 13 - ACCESSIBILITÉ ET NEUTRALITÉ DU SYSTEME DE VOTE

13.1 - Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet récents.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

Les navigateurs récents peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :

• Javascript activé

• TLS 1.3

• HTML5/CSS3

Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :

• Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;

• Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;

• À l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

13.2 - Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.

En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

• L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.

ARTICLE 14 - SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité, l'inaltérabilité et la transparence du vote.

14.1 - Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de XXXXX. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non-réception) est sécurisée.

• Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.

• Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.

14.2 - Secret du vote

Le secret du vote est assuré par :

• le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ;

• le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ;

• la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

• Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.

14.3 - Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

14.4 - Transparence du vote

La transparence du vote est assurée à l'aide d'une preuve de vote directement calculée dans le navigateur de l'électeur, à l'étape de validation du vote. Les serveurs de vote n'ont aucune connaissance de la preuve de vote.

A l'issue du vote, l'électeur peut renseigner auprès d'un Commissaire de Justice la preuve de vote calculée par son navigateur (personnelle et confidentielle) ainsi que le mot de passe (chiffré de transparence) publié par XXXXXX afin de vérifier la présence de son bulletin dans l'urne dépouillée et les résultats publiés sur le site de vote.

ARTICLE 15 - DURÉE DE L'ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.

Si une élection partielle devait être organisée pour un des collèges électoraux, le présent accord servirait de référence.

ARTICLE 16 - PUBLICITÉ ET DÉPÔT

Un exemplaire original du présent accord est remis à chacune des parties signataires.

Conformément aux dispositions du Code du Travail, il est déposé sur la plateforme de télétransmission des accords signés et un exemplaire sera remis au greffe du conseil des prud'hommes de Melun.

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel de l'entreprise par affichage dans les locaux de XXXXXXX. et notes informatives

ARTICLE 17 – RÉVISION ET DÉNONCIATION

Il pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du Travail.

Il pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7, L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Fait à XXXXXXXXX

Le . ./ ../2023

En 2 exemplaires originaux, dont un pour chacune des Parties signataires.

Pour la XXXXXXXXX La Délégué syndicale XXXXXXXXX

Pour XXXXXXXXXX La Directrice des Ressources Humaines XXXXXXXXX